Trong suốt vòng đời của một dự án, một lượng dữ liệu đáng kể được thu thập, phân tích và chuyển đổi. Dữ liệu dự án được thu thập do kết quả của các quá trình khác nhau và được chia sẻ trong nhóm dự án. Dữ liệu thu thập được phân tích theo ngữ cảnh, tổng hợp và biến đổi để trở thành thông tin dự án trong các quy trình khác nhau. Thông tin được truyền đạt bằng lời nói hoặc được lưu trữ và phân phối ở các định dạng khác nhau dưới dạng báo cáo.

Dữ liệu dự án thường xuyên được thu thập và phân tích trong suốt vòng đời dự án. Các định nghĩa sau đây xác định thuật ngữ chính liên quan đến dữ liệu và thông tin dự án:

DỮ LIỆU hiệu suất công việc (Work Performance Data - WPD)

Là các quan sát thô và các phép đo được xác định trong  lúc thực thi dự án. Các ví dụ bao gồm phần trăm báo cáo hoàn thành công việc, chất lượng và hiệu suất kỹ thuật, ngày bắt đầu và kết thúc một hoạt động, số lượng yêu cầu thay đổi, số lỗi, chi phí thực tế, thời lượng thực tế,… Dữ liệu dự án thường được ghi lại trong Hệ thống thông tin quản lý dự án (PMIS) và trong các tài liệu dự án.

THÔNG TIN hiệu suất công việc (Work Performance Information - WPI)

Dữ liệu hiệu suất được thu thập từ các quy trình kiểm soát khác nhau, được phân tích theo ngữ cảnh và được tích hợp dựa trên các mối quan hệ giữa các lĩnh vực. Ví dụ về thông tin hiệu suất là trạng thái của các giao phẩm, trạng thái thực hiện cho các yêu cầu thay đổi và dự toán sẽ hoàn thành.

BÁO CÁO hiệu suất công việc (Work Performance Reports - WPR)

Biểu diễn vật lý hoặc điện tử của thông tin hiệu suất công việc được biên soạn trong các tài liệu dự án, nhằm tạo ra các quyết định hoặc đưa ra các vấn đề, sự cố, hành động hoặc nhận thức. Ví dụ bao gồm báo cáo trạng thái, ghi nhớ, biện giải, ghi chú thông tin, bảng điều khiển điện tử, khuyến nghị và cập nhật.

Ví dụ:

Giả sử một nhóm dự án thực hiện công việc được giao theo kế hoạch quản lý dự án. Họ cung cấp thông tin và dữ liệu về tiến độ của họ: một hoạt động nhất định AAA mất 4 ngày và được hoàn thành vào ngày 21 tháng 3 năm 2019. Đây là dữ liệu hiệu suất công việc.

Bước tiếp theo là xem xét dữ liệu này so với kế hoạch quản lý dự án như thế nào (trong trường hợp này là tiến độ dự án). Hoạt động trong ví dụ này được ước tính mất 3 ngày, với ngày hoàn thành ước tính là 20 tháng 3 năm 2019. Bạn cần phân tích lý do tại sao hoạt động này mất nhiều thời gian hơn 1 ngày so với kế hoạch và điều này sẽ có ý nghĩa gì đối với phần còn lại của dự án. Tại sao công việc hoàn thành trễ tiến độ? Điều này có nghĩa là hiệu suất cho phần còn lại của dự án có cần phải cải thiện để nén tiến độ dự án? Các hoạt động trong tương lai có nên được đánh giá lại nếu các nguồn lực tương tự sẽ thực hiện công việc tương tự? Các ảnh hưởng nếu có đến chi phí, chất lượng, truyền thông,…? Kết quả của phân tích này là thông tin hiệu suất công việc.

Thông tin này sau đó có thể được sắp xếp thành các báo cáo hiệu suất công việc được phân phối thông qua quy trình Quản lý Truyền thông (Manage Communications). Nếu hoạt động nằm trên đường tới hạn (Critical Path) và mất nhiều thời gian hơn dự kiến, yêu cầu thay đổi chính thức có thể được yêu cầu để điều chỉnh phần còn lại của tiến độ dự án.

Luồng Dữ liệu, Thông tin và Báo cáo của Dự án

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Các thuật ngữ dễ nhầm lẫn trong bài thi PMP^® và Giải thích chuyên sâu