Các khóa học đã đăng ký

10 công cụ hữu ích mà các nhà quản lý dự án cần biết

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy TOP 10 công cụ được sử dụng thường xuyên nhất bởi các nhà quản lý dự án, nhằm phục vụ tốt hơn cho quá trình triển khai dự án liên tục. 

Người quản lý sản phẩm có một vai trò phức tạp. Anh ta phải hoạch địch mục tiêu, theo dõi quá trình làm việc nhóm, nghiên cứu nhu cầu thị trường, khái niệm hóa sản phẩm cuối cùng và giám sát triển khai dự án ở tất cả các giai đoạn. Tất cả những việc này, song song với các nhiệm vụ quan trọng khác! Khối lượng công việc lớn như trên khiến anh ta gần như không thể đảm bảo chất lượng của các dự án mà không có sự trợ giúp từ những công cụ và phần mềm đặc biệt. May mắn thay, chúng ta có các ứng dụng phù hợp cho các nhà quản lý dự án; đáp ứng từng yêu cầu cụ thể từ hợp tác làm việc nhóm, theo dõi thời gian, vẽ biểu đồ, ghi chú đến xử lý sự cố.

Trong bài viết này, bạn sẽ tìm thấy TOP 10 công cụ được sử dụng thường xuyên nhất bởi các nhà quản lý dự án.

1. Microsoft Project

Microsoft Project được tạo ra để giúp các nhà quản lý dự án lập kế hoạch, phân phối nguồn lực, theo dõi tiến độ và phân tích khối lượng công việc. Mặc cho tính chất phức tạp, MS Project lại sở hữu giao diện trực quan. Đây là một giải pháp phần mềm được đánh giá cao; có thể đóng góp rất lớn vào thành công của dự án. Nó vận hành thành ba khối: Task, Resources, Calendar; và có sự liên kết giữa các khối này. Phần mềm này về cơ bản là một cơ sở dữ liệu với khả năng tự động hóa khá đơn giản.

Ưu điểm chính của việc sử dụng Microsoft Project là:

  • Tổ chức công việc hiệu quả bằng công cụ MS Project scheduling
  • Theo dõi đầy đủ và thuận tiện tất cả các thay đổi và phát triển dự án
  • Tiến độ có khả năng tùy biến cao để phù hợp với các dự án cụ thể
  • Khả năng đại diện cho các dự án, thêm ý tưởng, lọc dữ liệu
  • Dự đoán và phòng ngừa rủi ro
  • Tóm tắt báo cáo và quản lý hồ sơ hiệu quả

Microsoft Project là một lựa chọn tuyệt vời cho các tổ chức, đặc biệt là khi các dự án yêu cầu sự tương tác thường xuyên giữa các bộ phận khác nhau.

2. Skype for Business

Skype cho phép người quản lý dự án kết nối ngay lập tức với nhóm, đồng nghiệp và khách hàng của họ mọi lúc mọi nơi. Skype hỗ trợ bốn loại cuộc gọi hội nghị: web, video với giọng nói, kết nối điện thoại và hội nghị với tin nhắn tức thời. Skype for Business có thể kết nối người dùng từ hầu hết mọi thiết bị, giúp họ cộng tác trên các tài liệu, chia sẻ màn hình máy tính để bàn và truy cập các ứng dụng hoặc tệp cụ thể trên máy tính với những người tham gia khác.

 

Skype for Business được thiết kế dành riêng cho đối tượng doanh nghiệp nhằm tạo điều kiện giao tiếp kinh doanh và tiết kiệm chi phí các cuộc gọi điện thoại đường dài và quốc tế. Tất cả các phiên trên Skype for Business đều được bảo vệ bởi các thuật toán xác thực và mã hóa, vì vậy đây là một công cụ an toàn để các PM tương tác với khách hàng và đồng nghiệp của họ.

3. Trello

Hệ thống Trello được xây dựng theo nguyên tắc "kanban" của Nhật Bản, bao gồm giám sát nhất quán tất cả các giai đoạn sản xuất. Nó là một công cụ tuyệt vời cho các dự án tiêu chuẩn và thuận tiện cho cả chỉ thị lệnh và assignment cá nhân. Giao diện bao gồm các bảng khác nhau, đại diện cho các dự án hoặc quy trình trong công ty. Mỗi bảng bao gồm danh sách các nhiệm vụ, thẻ với mô tả, nhận xét, tệp file, thẻ màu và thời hạn. Menu có thể được hiển thị dưới dạng Calendar. Các chức năng cơ bản của Trello đều miễn phí và cho phép bạn làm việc không bị ràng buộc giới hạn.

 

4. Evernote

Evernote là một công cụ có thể giúp xây dựng một nền tảng kiến thức khổng lồ cho các nhà quản lý dự án. Nó có thể được sử dụng để tạo danh sách việc cần làm và lưu trữ tất cả các loại thông tin về các dự án của bạn trong các tệp và ghi chú. Ngoài ra, Evernote có thể hỗ trợ các công cụ cần thiết cho các PM. Evernote quản lý dự án dựa trên "đám mây", đồng nghĩa là bạn có thể truy cập từ bất kỳ thiết bị nào - smartphone, máy tính bảng hoặc PC. Có một số công cụ trong Evernote, khi kết hợp lại cho phép bạn quản lý các nhiệm vụ của mình một cách hiệu quả. Evernote cung cấp quyền truy cập được chỉ định cho những người dùng khác nhau. Đối với các nhiệm vụ cá nhân, bạn có thể sử dụng notebook cá nhân. Nếu bạn làm việc với một nhóm và muốn thử thách nhân viên của mình, bạn nên sử dụng quyền truy cập công cộng, cho phép bạn xác định mức độ truy cập của các đối tượng đồng nghiệp khác nhau.

 

5. Microsoft Visio

MS Visio là một ứng dụng đồ họa vector được tạo cho Hệ Điều hành Windows và được các nhà quản lý dự án sử dụng rộng rãi. Nó là một công cụ mạnh mẽ để trình bày thông tin phức tạp dưới dạng sơ đồ, hình khối và flowchart.

Ngay cả khi bạn không có năng khiếu về thiết kế hoặc kỹ năng kỹ thuật, Visio vẫn có khả năng giúp bạn phác thảo tư duy của mình thành hình ảnh trực quan nhất. Visio sử dụng một set diagram để đơn giản hóa và tăng cường tính trực quan của các quy trình trừu tượng. Cho dù bạn muốn tạo sơ đồ tổ chức, mạng lưới hoặc sơ đồ quy trình, Microsoft Visio vẫn cung cấp được nhiều mẫu và hình dạng được thiết kế sẵn. Hơn nữa, với Visio, bạn có thể tương tác với người dùng khác và minh họa ngắn gọn một số điểm nhất định. Ví dụ, từ một sơ đồ tổ chức, bạn có thể nêu lên một vấn đề và thảo luận về giải pháp, sau đó có thể áp dụng cho một dự án mới. Với Visio, bạn cũng có thể nhập dữ liệu từ MS Excel để tạo đồ họa rõ ràng cho các bản trình bày và báo cáo công khai.

6. VSDX Annotator

VSDX Annotator là trình xem Visio cho những người làm việc trên Mac. Nó được sử dụng rộng rãi bởi các nhà quản lý dự án để cộng tác trên các tệp Visio trong môi trường đa nền tảng. Nó bao gồm 12 công cụ chú thích cho phép bạn thực hiện các thay đổi trong bản vẽ ngay trên máy Mac cũng như thêm ghi chú, câu hỏi và nhận xét của bạn. Sau đó, bạn có thể lưu dưới dạng tiện ích mở rộng PDF (.pdf) hoặc Visio (.vsdx) để chỉnh sửa thêm trong Visio. Ứng dụng này hiển thị tất cả các bản vẽ nội dung với hình ảnh sắc nét trực quan.

7. SmartDraw

SmartDraw là một công cụ nữa để tạo ra nhiều biểu đồ, sơ đồ và bản trình bày. Với ứng dụng này, bạn có thể nhanh chóng và dễ dàng xây dựng flowchart, presentation PowerPoint, bản đồ tư duy và các hình ảnh khác. SmartDraw cung cấp hơn 70 loại vật liệu tương tự và một bộ các mẫu cho nhiều mục tiêu khác nhau như biểu đồ dự án, cây quyết định, genogram và nhiều loại dữ liệu trực quan khác. Nó hỗ trợ dịch vụ đám mây, vì vậy bạn có thể chia sẻ biểu đồ, sơ đồ và bảng biểu với nhóm dự án. SmartDraw dễ sử dụng hơn nhiều so với Visio và có cả phiên bản MS và macOS.

8. JIRA

JIRA là một ứng dụng quản lý dự án được phát triển bởi công ty Atlassian của Úc. Công cụ dựa trên web này cung cấp cho người quản lý dự án khả năng quản lý nhiều nhóm, dự án và quy trình làm việc hiệu quả hơn. Các khái niệm chính trong JIRA là các dự án và nhiệm vụ. Các dự án được sử dụng để phân nhóm các nhiệm vụ. Nhiệm vụ được tạo trong các dự án để người biểu diễn có thể được chỉ định cho các nhiệm vụ này. Nhiệm vụ cũng có thể có các nhiệm vụ phụ và được liên kết với các vấn đề khác. Khi các dự án hoàn thành, trạng thái nhiệm vụ sẽ tự động thay đổi. Công cụ này hoạt động tốt với các nhóm và tổ chức có quy mô lớn, khi nhân viên và người quản lý không thể trực quan hóa toàn bộ dự án và đôi khi gặp phải sai sót: bỏ qua một số nhiệm vụ cần thiết.

9. Slack

Slack là một dịch vụ web và ứng dụng có sẵn cho máy tính để bàn, iOS và Android. Mục đích của Slack là tạo cơ hội cho các cá nhân hoặc nhóm tương tác với đồng nghiệp hoặc khách hàng về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến dự án. Đây là một ứng dụng đơn giản với giao diện người dùng trực quan. Bạn có thể tạo profile, gửi tệp, gửi và đọc tin nhắn. Các nhóm riêng được gọi là "kênh" và các tin nhắn được gửi trong kênh chỉ hiển thị cho những người tham gia kênh cụ thể đó. Slack hỗ trợ hơn 100 dịch vụ web, bao gồm Dropbox, Twitter, Google Docs và thậm chí cả Trello (được đề cập ở trên). Bạn có thể sử dụng Slack để tích hợp bất kỳ dịch vụ nào trong số này và nhận thông báo khi có bất kỳ thay đổi và hoạt động nào.

 10. GanttPro

GanttPro là giải pháp phần mềm dựa trên biểu đồ Gantt. Nó cho phép bạn lập kế hoạch và quản lý các dự án trực tuyến, trực quan hóa các quy trình, tạo và phân công nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm, đặt thời hạn và xem tỷ lệ phần trăm các nhiệm vụ riêng lẻ đã hoàn thành so với các mốc thời gian dự kiến. Bạn có thể chia sẻ biểu đồ Gantt mà bạn đã tạo với nhóm và khách hàng, gán cho người dùng chuyên dụng quyền xem hoặc chỉnh sửa. GanttPro có một bộ các tính năng chính, một số tính năng tương thích với các phương thức Agile, ví dụ:

  • phân bổ thời gian các nhiệm vụ dựa trên mức độ ưu tiên
  • phân phối nhiệm vụ giữa những người tham gia dự án
  • phân tích critical path để tăng tốc tiến độ
  • lịch trình tự động
  • theo dõi tiến độ hiện tại để biết giai đoạn thực hiện dự án

 

Với sự đa dạng trong việc lựa chọn ứng dụng để quản lý dự án, bạn hoàn toàn có thể tìm thấy phần mềm phù hợp nhất với nhu cầu của tổ chức. Hy vọng từ danh sách này, bạn sẽ khoanh vùng được phần mềm phù hợp và tăng năng suất làm việc của đội ngũ Quản lý dự án trong công ty bạn!

Happy hunting!

Tác giả: Asya Karapetyan

Nguồn: Skateholdermap

Người dịch: Kat - Atoha.


Một số bài viết có chủ đề liên quan:

1. 6 cách quản lý tiến độ dự án hiệu quả

2. Mẹo để tương tác tốt hơn với nhà tài trợ


Cũ hơn Mới hơn


Từ khóa

PMP Program Management Professional Quản lý chương trình chuyên nghiệp Lịch thi PMP PMP application Project Management Professional Practical Project Management Quản trị dự án ĐÀO TẠO IN-HOUSE Đào tạo PMP Quản lý dự án Quản lý dự án chuyên nghiệp Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMO AI Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp PPM CAPM Đào tạo Quản lý dự án thực hành Quản lý dự án thực hành PMP Program Management Professional Quản lý chương trình chuyên nghiệp Lịch thi PMP PMP application Project Management Professional Practical Project Management Quản trị dự án ĐÀO TẠO IN-HOUSE Đào tạo PMP Quản lý dự án Quản lý dự án chuyên nghiệp Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMO AI Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp PPM CAPM Đào tạo Quản lý dự án thực hành Quản lý dự án thực hành PMP Program Management Professional Quản lý chương trình chuyên nghiệp Lịch thi PMP PMP application Project Management Professional Practical Project Management Quản trị dự án ĐÀO TẠO IN-HOUSE Đào tạo PMP Quản lý dự án Quản lý dự án chuyên nghiệp Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMO AI Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp PPM CAPM Đào tạo Quản lý dự án thực hành Quản lý dự án thực hành PMP Program Management Professional Quản lý chương trình chuyên nghiệp Lịch thi PMP PMP application Project Management Professional Practical Project Management Quản trị dự án ĐÀO TẠO IN-HOUSE Đào tạo PMP Quản lý dự án Quản lý dự án chuyên nghiệp Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMO AI Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp PPM CAPM Đào tạo Quản lý dự án thực hành Quản lý dự án thực hành PMP Program Management Professional Quản lý chương trình chuyên nghiệp Lịch thi PMP PMP application Project Management Professional Practical Project Management Quản trị dự án ĐÀO TẠO IN-HOUSE Đào tạo PMP Quản lý dự án Quản lý dự án chuyên nghiệp Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMO AI Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp PPM CAPM Đào tạo Quản lý dự án thực hành Quản lý dự án thực hành PMP Program Management Professional Quản lý chương trình chuyên nghiệp Lịch thi PMP PMP application Project Management Professional Practical Project Management Quản trị dự án ĐÀO TẠO IN-HOUSE Đào tạo PMP Quản lý dự án Quản lý dự án chuyên nghiệp Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMO AI Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp PPM CAPM Đào tạo Quản lý dự án thực hành Quản lý dự án thực hành PMP Program Management Professional Quản lý chương trình chuyên nghiệp Lịch thi PMP PMP application Project Management Professional Practical Project Management Quản trị dự án ĐÀO TẠO IN-HOUSE Đào tạo PMP Quản lý dự án Quản lý dự án chuyên nghiệp Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMO AI Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp PPM CAPM Đào tạo Quản lý dự án thực hành Quản lý dự án thực hành

Thông tin liên hệ

Đăng ký khóa Public
Chúng tôi hỗ trợ các học viên cá nhân đăng ký khóa học public
Đăng ký khóa Inhouse
Tư vấn về các nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp
Đăng ký khóa online
1000PMPPROGRAM
Câu hỏi thường gặp

“Có. Atoha sẽ có chứng nhận hoàn thành chương trình đào tạo dành cho học viên và cung cấp 35 giờ đào tạo bắt buộc (1 trong 3 điều kiện thi lấy chứng chỉ PMP quốc tế)."

“Cả 2. Tài liệu có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Việt tùy vào lớp. Atoha có thể đào tạo bằng cả tiếng Anh hoặc tiếng Việt."

“Chưa. Học viên sẽ cần đóng phí thi trực tiếp cho viện PMI nếu muốn đăng ký thi, phí thi tham khảo 555 USD/học viên. Tham khảo thêm tại: www.pmi.org"

“Một số khách hàng tiêu biểu giảng viên chúng tôi đã triển khai như: GE, Apave, Square Group, GEA, Heineken, Sonion, Vinamilk, Mobifone, VNPT, Vascara, Lazada, Suntory Pepsico, VNT19, BIDV, PVcombank, Vietinbank, FECON, Harvey Nash, NTU, FPT, RHDHV, Nestle, Hoa Binh, Coteccons, Cofico,.."

Liên hệ ngay với Atoha để được tư vấn về chương trình phù hợp