SERIES 100 quy luật sống còn của Giám đốc dự án NASA (phần 1)
Quy tắc 20: Bạn không thể giám sát mọi thứ 24/7, chỉ cần quan sát con người thôi. Hãy đảm bảo rằng họ biết: Bạn không hề chấp nhận những sản phẩm kém chất lượng.
Quản lý dự án
Quy tắc 1: Giám đốc dự án (GDDA) nên thăm hỏi những người đang hỗ trợ triển khai dự án giúp mình, bất kể công việc của họ là gì. Đặc biệt cần biết rõ các nhân vật quản lý cấp cao (cả chính phủ và bên thầu). Cần thể hiện rằng GDDA có mối quan tâm cụ thể tới từng cá nhân và những việc họ làm, vì điều đó đánh trúng tâm lý cần được quan tâm của họ.
Quy tắc 2: GDDA phải biết được điều gì thúc đẩy tinh thần thầu dự án (chế độ khen thưởng, chính sách đãi ngộ, quy định và văn hoá công ty?)
Quy tắc 3: Giữ vững nguyên tắc quản lý: tìm đúng người-làm được đúng việc.
Quy tắc 4: Luôn công tâm. Không gian ngoài vũ trụ là sân chơi nhỏ bé, rất thường xuyên phải làm việc chung với người khác. Tốt nhất mọi người nên tôn trọng bạn, thay vì ôm mối hận thù.
Quy tắc 5: Những ông to bà lớn đáng ghét, xấu xa thường lại đảm nhiệm chức vụ GDDA, chứ không phải là những tâm hồn thiện lành, nghệ sĩ lạc lối, người thích trì hoãn và những kẻ mộng mơ.
Quy tắc 6: Hào hứng chờ nhiệm vụ tiếp theo, hoặc lo âu đón nhận bờ vực thất bại. Sự an toàn không nằm trong khái niệm của GDDA.
Quy tắc 7: Ma mới thì ai cũng thích giải quyết vấn đề giùm họ. Ma cũ thì bị lơ “Tự giải quyết đi. Tôi thuê anh để làm việc đó mà.”
Quy tắc 8: Trong công việc, cần dành nhiều thời gian để cân nhắc kỹ hậu quả.
Quy tắc 9: Sếp có thể không biết cách làm, nhưng cần phải biết rõ mình muốn gì. Người lãnh đạo mù quáng thường đưa ra yêu cầu mập mờ.
Quy tắc 10: Không phải tất cả các nhà quản lý thành công đều có năng lực và không phải tất cả các nhà quản lý thất bại đều bất tài. May mắn tuy là yếu tố bất ngờ, nhưng thường vẫn đứng về phía những GDDA chăm chỉ, kiên trì.
Quy tắc 11: Không nên sân si, cố trả thù trong dự án. Điều này kéo giá trị của bạn xuống và tạo nên những tiền lệ xấu. Và nhất định sẽ ảnh hưởng đến kết quả dự án đang triển khai.
Quy tắc 12: Đừng quá tự cao, nhất là khi nhân viên nói bạn sai. Nên nuôi dưỡng môi trường tích cực, nơi nhân viên có quyền chia sẻ nếu họ thấy quyết định của bạn là không phù hợp.
Quy tắc 13: Một GDDA kiêm thêm vai trò kỹ sư dự án và quản lý tài chính thường cũng sẽ tự đưa mình lên bàn mổ tim khẩn cấp. Đừng mặc chiếc áo quá rộng, ôm đồm quá nhiều thứ vào người.
Quy tắc 14: Hầu hết các nhà quản lý thành công dựa trên sức mạnh và kỹ năng của nhân viên.
Công việc ban đầu
Quy tắc 15: Hạt giống của vấn đề được nêu ra từ sớm. Kế hoạch ban đầu là phần quan trọng nhất của một dự án. Review những dự án đã thất bại hoặc các vấn đề thường gặp thường nên được triển khai từ đầu để tránh đi vào vết xe đổ.
Truyền thông
Quy tắc 16: Cần duy trì nỗ lực truyền thông chính xác-nhanh chóng và cập nhật tình hình sớm nhất đến các bên liên quan. Nên tham khảo ý kiến mọi người kể cả khi vai trò của họ là rất nhỏ. GDDA nào có xu hướng che mắt cộng sự và đối tác thường là những người không đáng tin cậy.
Quy tắc 17: Giao tiếp là cách tốt nhất để hiểu lòng nhân viên hoặc nắm rõ vấn đề kỹ thuật.
Quy tắc 18: Các cuộc họp quốc tế thường được tổ chức bằng tiếng Anh. Đây là ngôn ngữ chung đối với hầu hết khách mời đến từ Mỹ, Đức, Ý, v.v ... Điều quan trọng là làm rõ ý khi thảo luận để không truyền đạt sai thông tin.
Quy tắc 19: Đừng thờ ơ với văn hoá, con người, ngôn ngữ nơi bạn công tác. Có những khoá đào tạo cơ bản về công nghệ, giao tiếp… chất lượng tốt mà một GĐDA hiện đại không nên bỏ qua. Hãy ghi nhớ, trau dồi kiến thức & tư duy chứng minh đẳng cấp của 1 GĐDA.
Con người
Quy tắc 20: Bạn không thể giám sát mọi thứ 24/7, chỉ cần quan sát con người thôi. Hãy đảm bảo rằng họ biết: Bạn không hề chấp nhận những sản phẩm kém chất lượng.
Quy tắc 21: Nhiều GĐDA lão làng lại ưu tiên lợi ích cá nhân, và chỉ trích GĐDA trẻ rằng họ chuộng hình thức hơn chất lượng. Quan điểm có trái chiều, nhưng sự cân nhắc và quyết định luôn nằm trong tay bạn.
Quy tắc 22: Con người quan trọng hơn máy móc, cần cân nhắc nhận xét của nhân viên kỹ thuật nhiều hơn các báo cáo và đánh giá.
Quy tắc 23: Thường thì nguồn gốc của vấn đề là con người, nhưng sẽ chẳng ai thừa nhận điều đó. Tiếp xúc nhiều hơn với đội dự án để hiểu rõ, đâu mới là điểm yếu thật sự.
Quy tắc 24: Nên quan tâm hơn đến những người nghiện công việc, vì họ sẽ dễ rơi vào tình trạng cạn kiệt năng lượng do ôm đồm việc vào người, từ đó tạo ảnh hưởng xấu lên kết quả dự án và team.
Quy tắc 25: Hãy nỗ lực đàm phán để duy trì được sự hỗ trợ nội bộ quý giá cho dự án, với cái giá thấp nhất.
Quy tắc 26: Nếu ai đó không hứng thú với công việc, đơn giản hãy yêu cầu họ nhường lại vị trí.
Quy tắc 27: Thời gian cá nhân là vàng bạc. Với vai trò GDDA, cần hết sức tôn trọng thời gian cá nhân của người khác (chỉ giao việc và họp khi thật sự thấy cần thiết). Nên tiết kiệm sức lực nhân viên: bỏ qua yêu cầu vô lý và từ chối những lời đề nghị nếu thấy nó quá ảnh hưởng.
Quy tắc 28: Người giám sát mà không trực tiếp tham gia sẽ không biết công việc được hoàn thành như thế nào (chìa khoá cho thành công là tham gia vào công việc)
Quy tắc 29: Không động lực nào lớn hơn đưa cho người nhân viên giỏi câu đố để anh ta giải đáp, trong khi vẫn động viên và khen ngợi lúc cần.
Quy tắc 30: Người bất tài sẽ không thích show off công việc họ làm.
Quy tắc 31: Một người hiếm khi làm tốt hết được tất cả mọi việc. Nhiều lĩnh vực cần nhiều “nghệ thuật” và kỹ năng hơn bình thường. Trân trọng nhân viên, nhưng cố thúc đẩy họ hoàn thiện công việc càng sớm càng tốt. Nhờ người không chuyên môn làm sẽ tốn thời gian hơn mà lại không được việc.
Quy tắc 32: Mọi người hầu hết đều muốn hoàn thành công việc. Và nếu họ không làm tốt, có thể họ không biết cách làm, hoặc không biết đáp ứng nhu cầu như thế nào.
Quy tắc 33: Nếu có vấn đề bắt buộc cần thêm nhân lực giải quyết, nên ứng phó chủ động nhất có thể.
Đánh giá và báo cáo
Quy tắc 34: NASA đã thiết lập các quy chuẩn đánh giá mẫu mực. Hãy tận dụng nó để phục vụ công việc đang triển khai
Quy tắc 35: Tinh gọn số lượng biểu đồ và tài liệu, tránh tình trạng nhiều review nhưng không cải thiện tình hình.
Quy tắc 36: Đừng che giấu, hãy thành thật. Và dẫn chứng sự thật, chứ đừng bào chữa.
Quy tắc 37: Luôn cập nhật tình hình với đội ngũ kỹ thuật và phòng kinh doanh, để đưa ra phản hồi nhanh chóng nhất, trong bất cứ mọi thời điểm nào.
Quy tắc 38: Không bao giờ tuyên bố cắt giảm nhân viên ở nơi đông người (đặc biệt đừng nên tuyên bố quyết định sa thải/cắt giảm/chuyển vị trí nhân sự trong các cuộc họp).
Quy tắc 39: Mục đích của Review là cải thiện công việc, không phải nhắm vào cá nhân. Sẽ là thất bại nếu ta không học hỏi được từ những Review đó.
Quy tắc 40: Số lượng người tham dự phù hợp nhất cho một cuộc họp là 06 người. Khoa học quản lý đã chỉ ra rằng, cuộc họp lớn hơn 12 người thì chắc chắn có người đang phí phạm thời gian.
Quy tắc 41: Người Quản lý giỏi sẽ nắm rõ công việc và ít đòi hỏi review và report. Hãy giữ các bảng biểu này đơn giản, phục vụ mục đích thu thập thông tin.
Quy tắc 42: Không nên phụ thuộc duy nhất vào phương pháp paperwork để làm báo cáo.
Quy tắc 43: Tài liệu và giấy tờ, vì tính mau lỗi thời, sẽ không thay thế được nền tảng vững chắc của kiến thức.
Quy tắc 44: Chỉ vì bạn làm báo cáo hàng tháng, đừng nghĩ rằng bạn có thể viết tắt bất cứ điều gì trong một báo cáo hàng năm.
Quy tắc 45: Mỗi dự án hiện có một vài ngàn từ viết tắt, rất dễ gây hiểu lầm. Nên tránh sử dụng chúng để không gây nhầm lẫn không đáng có.
Quy tắc 46: Công việc nào cần làm để “đánh bóng” giấy tờ, dù mất nhiều sức lực và thời gian, cũng đừng ngại làm. Đối đầu để né tránh công việc này chỉ thêm tốn thời gian vô ích.
(còn tiếp)
Tác giả: Jerry Madden và Rod Stewart
Nguồn: Projectsmart.co.uk
Lược dịch: Kat – Atoha
Xem thêm: