Giai đoạn mới làm PM, khoảng khắc tôi lo lắng nhất chính là trước buổi kick-off meeting. Tôi biết mọi người trong nhóm dự án đủ để xã giao một câu “chào”, nhưng tôi chỉ mới làm việc với vài người trong số họ. Tất cả đều có kinh nghiệm nhiều hơn tôi; và họ biết, đây là dự án đầu tiên của tôi.

Tôi sợ mọi người lờ đi mình, vì tôi là “lính mới”. Trong thâm tâm, tôi nghĩ họ thấy phiền khi phải làm cộng sự trong dự án tôi chạy, và họ sẽ không nỗ lực hết sức.

Bây giờ nghĩ lại tối thấy mình thật ngớ ngẩn. Nhưng thời điểm đó tôi rất lo. Và tôi chắc chắn có rất nhiều PM cũng đã trải qua cảm giác tương tự trong giai đoạn đầu của sự nghiệp.

• Vậy làm sao để không lâm vào tình huống này?
• Có cách nào để hiểu rõ hơn nhóm dự án mà bạn sẽ làm việc trước khi dự án được triển khai?
• Làm sao để động viên các thành viên trong nhóm?
• Và làm sao để khai phá, tận dụng khả năng, phát huy điểm mạnh của cộng sự trong dự án không?

Tận dụng người chủ sở hữu nguồn lực

Điều đầu tiên cần giải quyết: Hãy trao đổi với người quản lý thành viên của nhóm dự án (hay người đề cử hoặc chỉ định họ đến với dự án). Người chủ sở hữu nguồn lực nhìn chung sẽ có trách nhiệm quản lý trực tiếp các cá nhân làm việc trong dự án và họ cũng thường là người quyết định người nào sẽ làm việc gì trong dự án.

Trái với suy nghĩ của nhiều người: việc phân bổ nguồn lực này là sự sắp xếp ngẫu nhiên hay cơ hội để “dằn mặt” nhân viên; thực tế đây là việc được suy nghĩ và cân nhắc rất kỹ lưỡng. Các nhà quản lý nguồn lực rất sẵn lòng trao đổi với PM về giá trị của từng thành viên. Họ sẽ không chỉ giải thích lý do lựa chọn từng cá nhân cụ thể vào nhóm dự án mà còn cung cấp quan điểm sâu sắc về cách khai phá và phát huy điểm mạnh của từng người.

Trường hợp họ biết bạn có rất ít kinh nghiệm lãnh đạo hay quản lý cũng không sao. Thực tế, như vậy còn khuyến khích họ giúp đỡ bạn nhiều hơn. Theo kinh nghiệm của tôi, điều này cũng ảnh hưởng đến quyết định của họ trong việc lựa người chọn việc trong dự án. Những nhà quản lý nguồn lực thường có xu hướng sắp xếp những người nhiều kinh nghiệm hơn cho những PM non nớt. Từ đó cho phép các thành viên trong nhóm dự án sẵn sàng hỗ trợ mà không tạo ra thêm những thử thách.

Rào cản ngăn nhà quản lý nguồn lực hỗ trợ, thường lại là tâm lý của các PM. Họ nắm ít thông tin về PM hơn các thành viên nhóm và có thể họ giữ chức vụ cao hơn PM trong hệ thống phân cấp của tổ chức. Nên nhìn chung, PM sẽ e dè và lo sợ khi yêu cầu thông tin cũng như nhận sự trao đổi, hướng dẫn của họ.

Tôi thực sự khuyến khích các PM – đặc biệt là các PM mới, ít kinh nghiệm, nên liên hệ với các nhà quản lý nguồn lực để được giúp đỡ. Điều này không chỉ mang lại những lợi ích rất thực tế trước mắt mà trong dài hạn, nó còn giúp bạn xây dựng được danh tiếng cá nhân với các nhà quản lý. Thực tế, họ đánh giá cao việc bạn tiếp cận họ, ngưỡng mộ việc bạn tự nhận thức về bản thân và ghi nhớ những hành động của bạn.

Trò chuyện với nhóm dự án

Điều tiếp theo cần thực hiện là trò chuyện với nhóm dự án của bạn. Đừng chờ một buổi gặp mặt chính thức mà hãy liên hệ với mọi người theo từng cá nhân và cả theo nhóm, cố gắng làm quen và tìm hiểu về họ trước. Nếu bạn cảm thấy lo lắng khi phải làm việc với một nhóm mà bạn không quen, thì tôi đảm bảm với bạn rằng, họ cũng cảm thấy e ngại khi phải làm việc với một PM mà họ không biết.

Bắt đầu vượt qua những nỗi sợ hãi lẫn nhau ngay khi bạn có thể, bằng cách kết nối ở cấp độ cá nhân. Việc xây dựng một nhóm dự án làm việc hiệu quả sẽ dễ dàng hơn khi mọi người biết tôn trọng lẫn nhau. Với tư cách là một PM, bạn cần là người thực hiện việc nối kết này đầu tiên, đơn giản vì bạn là người lãnh đạo của cả nhóm.

Một điểm cảnh báo ở đây là: Đừng bao giờ quên rằng, bạn là giám đốc dự án chứ không chỉ là một thành viên trong nhóm dự án. Bạn có thể muốn cho họ thấy mình chỉ là một phần của nhóm và cũng bình đẳng giống như những thành viên khác – đây là cách tiếp cận bản năng của một PM thiếu kinh nghiệm. Tuy nhiên, điều này không hiệu quả. Các thành viên trong nhóm sẽ không chấp nhận việc bạn ngang hàng với họ, bởi vì bạn là người quản lý họ. Bạn có thể không có trách nhiệm quản lý chính thức nhưng trong khuôn khổ dự án, bạn vẫn đang ở cương vị thành viên ban quản lý. Bạn cần nhận thức rõ về vấn đề này để có hành động phù hợp với vị trí của mình.  

Nói chung, bạn cần tìm cách để được tin tưởng, tôn trọng và thậm chí là được họ yêu thích, nhưng đừng cố gắng để trở thành bạn bè của họ, vì bạn là người quản lý của dự án.

Trao đổi với đồng nghiệp

Đừng chỉ vì bạn không biết mọi người trong nhóm dự án của mình mà cho rằng những người khác cũng không. Hãy trao đổi với các PM khác, những người đã từng làm việc với nhóm của bạn trước đây để hiểu hơn cách họ làm việc, những vấn đề nào cần đề phòng và những xung đột tính cách đã xảy ra trước đây, v.v.

Những người quản lý dự án sẽ cho bạn thấy một quan điểm khác so với những nhà quản lý nguồn lực vì các cá nhân thường có những hành xử khác khi làm việc với đồng nghiệp từ những phòng ban khác (cũng giống như trong một dự án với môi trường hoạt động khác). Việc thấu hiểu những điểm khác biệt đó sẽ giúp hạn biết được những thách thức tiềm năng trong dự án của bạn có thể đến từ đâu, làm sao để dẫn dắt các thành viên tốt nhất và ai sẽ là người có thể hỗ trợ bạn trong các lĩnh vực khác nhau.

Học hỏi không ngừng

Có lẽ điều quan trọng nhất mà bạn có thể làm là nhận ra rằng, bạn sẽ không bao giờ có thể hiểu hoàn toàn nhóm dự án của bạn, cũng như từng cá nhân trong đó, hay cách mà họ phản ứng với những tình huống khác nhau.

Thật sự thì dưới áp lực công việc, con người có xu hướng hành xử rất biến hoá– điều này có nghĩa rằng, các nhà lãnh đạo cần không ngừng học hỏi. Mỗi dự án tôi quản lý, tôi đều học được một thứ gì đó mới – và tôi không mong rằng điều này sẽ dừng lại.

Nếu bạn tiếp tục làm dự án – dù là dự án đầu tiên hay dự án thứ một trăm – thì cũng đừng quá hy vọng rằng bản thân sẽ ít mắc lỗi trong cách dẫn dắt mọi người. Lãnh đạo không phải là một môn khoa học chuẩn xác, hãy tin vào chính mình và bạn sẽ nhận thấy rằng khi lỗi lầm xảy ra, người PM của ngày mai sẽ giải quyết tốt hơn người PM của hôm nay.

Viện Quản lý dự án Atoha.

Nguồn: Projectmanagement.com 

✍️Tác giả: Andy Jordan. Biên dịch (Như Hợp Trần)

Xem thêm:

📚 MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

📚 Kick-off Meeting có quan trọng không?

📚 12 lời khuyên khi quản lý dự án