Ai Cập có hơn 100 kim tự tháp, trong đó nổi tiếng nhất là quần thể Giza. Đáy của đại kim tự tháp rộng khoảng 230 mét và chiều cao gần 138 mét, được ghép từ hàng triệu khối đá vôi và đá granite.

Khi đánh giá độ phức tạp của công trình này, cần nhớ rằng nó được xây dựng từ thời Cổ Vương Quốc. Khi ấy, người Ai Cập phải vượt qua muôn vàn thách thức về kỹ thuật, vận chuyển và tổ chức, trong bối cảnh công cụ rất thô sơ.

Để một dự án như vậy có thể hoàn thành sau nhiều năm, qua tay nhiều thế hệ thợ xây, rõ ràng họ phải áp dụng những năng lực mà ngày nay ta xếp vào nhóm kỹ năng quản lý dự án, bao gồm quản lý các dự án lớn trong doanh nghiệp, tổ chức.

Bên cạnh đó, họ còn đối mặt với những yêu cầu đặc biệt: quy mô đồ sộ, độ chính xác tuyệt đối, và các kỹ thuật xây dựng đặc thù của thời đại.

Điều gì giúp họ làm được điều đó?

Kim tự tháp chỉ có thể xuất hiện nhờ những cách làm mà ngày nay ta gọi là “phương pháp quản lý dự án”.

Nền tảng đầu tiên là xác định rõ phạm vi và mục tiêu. Với người Ai Cập, mục tiêu rất minh bạch: dựng nên lăng mộ vĩ đại cho các Pharaoh. Khi mục tiêu rõ ràng, họ có thể xây dựng bản thiết kế chi tiết để biến điều đó thành hiện thực.

Điều cần nhấn mạnh là trong giai đoạn lập kế hoạch, quản lý rủi ro giữ vai trò không thể thiếu. Ngay trong quá trình xây dựng các kim tự tháp, công tác này đã đóng vai trò then chốt: giúp đánh giá các kịch bản có thể xảy ra, nhận diện những điểm mạnh và những điểm dễ phát sinh vấn đề, đồng thời lựa chọn phương án hậu cần phù hợp nhất cho việc khai thác và vận chuyển các khối đá xây dựng.

Kế hoạch này giúp người Ai Cập có thể khai thác và vận chuyển hàng triệu khối đá bằng xe trượt, dây kéo và thuyền. Điều đó cho thấy rằng, dù đối mặt với những thách thức to lớn đến mức nào, mọi việc đều có thể thực hiện được khi có một kế hoạch vững chắc và cách quản lý nguồn lực thật hiệu quả.

Và khi nói đến nguồn lực, điều cốt yếu là phải nhìn thấy cơ hội trong khó khăn. Chẳng hạn như người Ai Cập đã tận dụng mùa nước sông Nile dâng hằng năm để huy động và sử dụng lao động cho công trình, bởi vào thời điểm ấy việc canh tác nông nghiệp không thể tiếp tục. Cách làm này giúp họ khai thác tối đa nguồn nhân công, xoay vòng lực lượng một cách hiệu quả và điều chỉnh tiến độ thi công khi cần thiết.

Để bảo đảm dự án có thể kéo dài suôn sẻ qua nhiều năm, họ cần một đội ngũ lãnh đạo vững vàng và một hệ thống phân cấp với vai trò rõ ràng. Cũng giống như trong các dự án hiện đại, những người đứng đầu chịu trách nhiệm truyền động lực và gắn kết lực lượng lao động, giải quyết các mâu thuẫn phát sinh, đồng thời duy trì sự giao tiếp hiệu quả giữa tất cả những người tham gia.

Việc lập ra các nhóm chuyên trách cho từng hạng mục công việc trong dự án cũng là một yếu tố quan trọng, giúp chia nhỏ đầu việc và giảm thiểu sai sót có thể xảy ra nếu chỉ một người phải gánh vác toàn bộ. Cách làm này là một chiến lược hiệu quả để quản lý những dự án phức tạp và kéo dài, vì nó giúp kiểm soát tiến độ tốt hơn, sử dụng nguồn lực hợp lý hơn và theo dõi phạm vi dự án một cách chặt chẽ hơn.

Bên cạnh đó, có thể thấy rõ rằng những quy trình được thiết lập bài bản là điều kiện không thể thiếu để các kim tự tháp được xây dựng với độ tinh xảo và chính xác đến vậy. Việc tiêu chuẩn hoá kích thước các khối đá giúp việc lặp lại thao tác trở nên dễ dàng hơn, tăng năng suất làm việc của đội ngũ và nâng cao chất lượng.

Những bài học còn nguyên giá trị cho quản lý dự án hiện đại