Lĩnh vực hiệu suất quản lý dự án là tập hợp các quy trình có liên quan chặt chẽ với nhau và đóng vai trò then chốt trong việc bảo đảm dự án tạo ra giá trị một cách hiệu quả. Các lĩnh vực này đại diện cho những trọng tâm quản lý có tính tương tác, liên kết và phụ thuộc lẫn nhau, cùng phối hợp như một thể thống nhất nhằm đạt được các kết quả mong đợi của dự án. 

PMBOK8 phần Hướng dẫn đã liệt kê bảy lĩnh vực hiệu suất quản lý dự án, không quy định thứ tự hay mức độ ưu tiên cụ thể, bao gồm: 

1. Quản trị (Governance),
2. Phạm vi (Scope),
3. Tiến độ (Schedule),
4. Tài chính (Finance),
5. Các bên liên quan (Stakeholders),
6. Nguồn lực (Resources), và
7. Rủi ro (Risk).

Các lĩnh vực hiệu suất quản lý dự án không hoạt động độc lập mà cùng phối hợp như một thể thống nhất. Theo đó, chúng hình thành một hệ thống tích hợp, trong đó mỗi lĩnh vực đều phụ thuộc lẫn nhau nhằm bảo đảm dự án được thực hiện thành công và đạt được các kết quả mong đợi.

Các lĩnh vực hiệu suất được triển khai đồng thời xuyên suốt vòng đời dự án, bất kể giá trị được chuyển giao theo hình thức thường xuyên, định kỳ hay tại thời điểm kết thúc dự án. Ví dụ, lãnh đạo dự án luôn phải quan tâm đến các bên liên quan, tiến độ và các yếu tố quản lý khác ngay từ khi khởi động cho đến khi kết thúc dự án. Những lĩnh vực này không được xử lý như các hoạt động tách rời, bởi giữa chúng luôn tồn tại sự giao thoa và liên kết. Mối quan hệ giữa các lĩnh vực hiệu suất có thể khác nhau tùy thuộc vào môi trường dự án, tuy nhiên chúng luôn hiện diện trong mọi dự án.

Mỗi lĩnh vực hiệu suất được trình bày với các nội dung chính sau:

1. Các khái niệm cốt lõi

Các lĩnh vực hiệu suất bao gồm nhiều phương pháp và cách tiếp cận khác nhau. Chính sự đa dạng này thường tạo ra thách thức cho các nhà lãnh đạo dự án trong việc xác định nên bắt đầu từ đâu và thực hiện bước tiếp theo như thế nào. Vì vậy, mỗi lĩnh vực hiệu suất đều mở đầu bằng việc trình bày các ý tưởng, khái niệm và yếu tố cần cân nhắc quan trọng nhất trong lĩnh vực đó. Đây thường là nền tảng cho những thảo luận ban đầu trong hoạt động quản lý dự án và hỗ trợ việc ra quyết định về thời điểm cũng như cách thức áp dụng các hoạt động thuộc lĩnh vực hiệu suất tương ứng.

2. Các quy trình chính yếu

Các hoạt động quản lý dự án trong từng lĩnh vực hiệu suất có thể được mô tả dưới nhiều hình thức khác nhau, từ các chính sách chính thức đến các thủ tục không chính thức. Dù tổ chức hay nhóm dự án xây dựng hoạt động quản lý dự án theo cách nào, việc tham khảo các thông lệ phổ biến của ngành cho từng lĩnh vực vẫn mang lại giá trị đáng kể.

Theo đó, PMBOK8 bản Hướng dẫn đã trình bày 40 quy trình nhằm mô tả cơ chế vận hành nền tảng của các hoạt động thuộc các lĩnh vực hiệu suất. Mỗi quy trình bao gồm ví dụ về đầu vào, công cụ và kỹ thuật, cũng như đầu ra (ITTO). Do tính đa dạng của thực tiễn quản lý dự án hiện nay, các quy trình và danh mục liên quan chỉ mang tính minh họa thay vì bao quát toàn diện. Chúng cung cấp góc nhìn kỹ thuật về quản lý dự án và không được thiết kế như một khuôn khổ hay phương pháp luận bắt buộc.

Nhiều tài liệu và sản phẩm công việc (artifacts) cũng như phương pháp được sử dụng xuyên suốt trong nhiều quy trình khác nhau. Vì vậy, phần này tập trung vào cách ITTO được vận dụng trong bối cảnh của từng lĩnh vực hiệu suất cụ thể. 

Các quy trình thuộc từng lĩnh vực hiệu suất được trình bày trong Bảng 2-1 cùng với mối liên hệ của chúng đối với các lĩnh vực trọng tâm trong quản lý dự án gồm Khởi tạo (Initiating), Lập kế hoạch (Planning), Thực thi (Executing), Giám sát và Kiểm soát (Monitoring and Controlling), và Kết thúc (Closing).

Cân nhắc điều chỉnh (Tailoring)

Do mỗi dự án được triển khai trong một môi trường riêng biệt, các hoạt động quản lý dự án cần được điều chỉnh để phù hợp với đặc điểm và bối cảnh cụ thể của dự án đó. Bên cạnh hướng dẫn chính thức về điều chỉnh dự án, mỗi lĩnh vực hiệu suất còn đưa ra các nội dung cần xem xét bổ sung. Những cân nhắc điều chỉnh này nên được áp dụng cho các hoạt động quản lý dự án tương ứng nhằm đảm bảo sự phù hợp với mục tiêu dự án, ngay cả khi các hoạt động đó đã được xác định thông qua chính sách, thực tiễn hoặc quy trình của tổ chức.

Tương tác với các lĩnh vực khác

Mặc dù cả 7 lĩnh vực hiệu suất đều có mối liên hệ với nhau, nhưng các kết nối cụ thể giữa chúng cũng đặc biệt quan trọng. Vì vậy, mỗi lĩnh vực hiệu suất đều làm rõ những điểm giao thoa, sự phụ thuộc hoặc các mối quan hệ mà người thực hành cần xem xét trong quá trình quản lý dự án.

Kiểm tra kết quả

Thành công của dự án đòi hỏi sự tập trung vào việc chuyển giao giá trị, nhấn mạnh các kết quả có ý nghĩa thay vì chỉ quan tâm đến đầu ra. Bản thân các hoạt động quản lý dự án không trực tiếp tạo ra giá trị; chúng được thực hiện nhằm hỗ trợ việc chuyển giao và tối đa hóa giá trị từ khoản đầu tư của dự án. Vì vậy, mỗi lĩnh vực hiệu suất đều kết thúc bằng các hướng dẫn nhằm duy trì sự tập trung vào việc tạo ra giá trị.

Đối với bất kỳ đầu ra nào của mỗi quy trình, cần xác định rõ kết quả ở cấp độ cao hơn mà đầu ra đó hướng tới. Ví dụ, bản thân lịch trình dự án không trực tiếp tạo ra giá trị; giá trị thực sự của nó nằm ở việc thúc đẩy sự thống nhất giữa các bên liên quan về mốc thời gian tổng thể cho việc chuyển giao giá trị của dự án.

Bảng 2-1. Mapping các lĩnh vực trọng tâm quản lý dự án với các lĩnh vực hiệu suất

Sau bài viết này, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu lần lượt về 7 lĩnh vực hiệu suất quản lý dự án theo PMBOK8. Bắt đầu từ Governance.

Xem thêm: 

Các lĩnh vực trọng tâm trong quản lý dự án theo PMBOK8

Các nguyên tắc quản lý dự án theo PMBOK8 (Phần 1)

Các nguyên tắc quản lý dự án theo PMBOK8 (Phần 2)