Trong tài liệu PMBOK8, PMI đề cập đến các lĩnh vực trọng tâm trong quản lý dự án là các hoạt động cốt lõi diễn ra trong suốt vòng đời của một dự án bất kỳ, bất kể dự án đó áp dụng phương pháp dự đoán (predictive), thích ứng (adaptive) hay kết hợp (hybrid).

Các hoạt động quản lý dự án này được nhóm thành năm lĩnh vực trọng tâm, bao gồm:

• Khởi tạo (Initiating),
• Lập kế hoạch (Planning),
• Thực thi (Executing),
• Giám sát và kiểm soát (Monitoring and Controlling), 
• Kết thúc (Closing)

Các lĩnh vực này được triển khai thông qua các quy trình chính thức, những thói quen không chính thức, hoặc các chính sách, thủ tục hay kỹ thuật khác. Chúng có thể bao gồm các hoạt động mang tính lặp lại, liên tục và/hoặc chồng chéo, được thực hiện theo kế hoạch hoặc khi cần thiết trong suốt dự án và/hoặc trong từng giai đoạn của dự án.

Mặc dù các lĩnh vực này được trình bày theo thứ tự nhưng trên thực tế chúng thường chồng chéo và tương tác linh hoạt trong suốt vòng đời dự án.

Các lĩnh vực trọng tâm trong quản lý dự án không nên bị nhầm lẫn với các giai đoạn của dự án. Dù trong một số trường hợp, cách đặt tên có thể tương tự hoặc một giai đoạn của dự án có thể chủ yếu bao gồm các hoạt động thuộc một lĩnh vực trọng tâm.

Ngoài ra, các lĩnh vực trọng tâm này có sự giao thoa với các miền hiệu suất quản lý dự án theo nhiều cách. 

1. Lĩnh vực Khởi tạo

Lĩnh vực Khởi tạo bao gồm các quy trình, thực hành hoặc hành động được thực hiện nhằm xác định một dự án mới hoặc một giai đoạn mới của dự án hiện có. Lĩnh vực này thường bao gồm việc phê duyệt chính thức để bắt đầu dự án hoặc giai đoạn.

Mục tiêu của lĩnh vực Khởi tạo là đảm bảo sự thống nhất giữa kỳ vọng của các bên liên quan và mục tiêu của dự án; cung cấp thông tin về phạm vi và mục tiêu; thống nhất các bên liên quan chủ chốt; đồng thời thảo luận cách thức tham gia vào dự án của họ và các giai đoạn liên quan nhằm đảm bảo đáp ứng kỳ vọng.

Trong giai đoạn khởi động dự án, team sẽ thực hiện xác định phạm vi ban đầu của dự án và phân bổ nguồn lực tài chính ban đầu. Đồng thời nhận diện các bên liên quan sẽ tham gia và có ảnh hưởng đến kết quả dự án, thực hiện phân công các vai trò quản lý dự án. Những thông tin này thường được ghi nhận trong các tài liệu như Điều lệ dự án (Project Charter) hoặc Sổ đăng ký các bên liên quan (Stakeholder Register).

Lợi ích chính của lĩnh vực này là các dự án chỉ được phê duyệt khi phù hợp với mục tiêu chiến lược của tổ chức. Đồng thời, ngay từ đầu dự án đã xem xét đầy đủ các yếu tố như business case (lý do kinh doanh), lợi ích mang lại và các bên liên quan.

Trong một số tổ chức, Giám đốc Dự án tham gia xây dựng business case và xác định lợi ích. Ở một vài tổ chức khác, một nhóm quản lý dự án mở rộng sẽ hỗ trợ xây dựng điều lệ dự án chính thức; ở một số trường hợp, các công việc chuẩn bị ban đầu được thực hiện bởi nhà tài trợ dự án, PMO, ủy ban điều hành danh mục dự án, hoặc nhóm các bên liên quan khác.

Các tài liệu kinh doanh là những tài liệu thường được hình thành bên ngoài dự án nhưng được sử dụng làm đầu vào cho dự án, chẳng hạn như business case và kế hoạch quản lý lợi ích. Hình 4-12 minh họa cách mà nhà tài trợ dự án và các tài liệu kinh doanh có liên quan tác động đến các hoạt động khởi tạo.

Hình 4-12. Phạm vi dự án

Trong các tài liệu kinh doanh, nhà tài trợ nên cung cấp lượng thông tin tối thiểu cần thiết để nhà quản lý dự án có thể bắt đầu các hoạt động. Việc tham gia của nhà tài trợ, khách hàng và các bên liên quan khác trong giai đoạn khởi tạo giúp tạo ra sự hiểu biết chung về các tiêu chí thành công. Sự tham gia này cũng giúp tăng cường sự thống nhất về các sản phẩm bàn giao cũng như mức độ hài lòng của các bên liên quan trong suốt dự án.

2. Lĩnh vực Lập kế hoạch

Lĩnh vực lập kế hoạch bao gồm các quy trình, thực hành hoặc hành động nhằm xác định phạm vi công việc dự kiến, xác định và tinh chỉnh các mục tiêu, đồng thời xây dựng phương án hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu đó. Các hoạt động này có thể bao gồm việc xây dựng nhiều tài liệu như product backlog hoặc kế hoạch quản lý dự án.

Tính chất của dự án có thể yêu cầu sử dụng các vòng phản hồi lặp lại để phục vụ việc phân tích bổ sung. Khi thông tin hoặc đặc điểm của dự án được thu thập và hiểu rõ hơn, có thể cần thực hiện lập kế hoạch bổ sung. Trong bối cảnh này, việc lập kế hoạch có thể áp dụng phương pháp tiến triển dần (progressive), lặp lại (iterative) hoặc cuốn chiếu (rolling wave) tùy theo giai đoạn hoặc vòng đời dự án.

Ngoài ra, khi phát sinh thay đổi trong dự án, việc cập nhật kế hoạch có thể cần được thực hiện tại bất kỳ thời điểm phù hợp nào trong một giai đoạn dự án. Quá trình hoàn thiện liên tục kế hoạch quản lý dự án này được gọi là xây dựng chi tiết dần (progressive elaboration), thể hiện rằng lập kế hoạch là một hoạt động mang tính lặp lại và liên tục.

Các phương pháp mang tính dự đoán cao thường tập trung nhiều hoạt động lập kế hoạch ở giai đoạn đầu, mặc dù việc cập nhật và hoàn thiện kế hoạch trong suốt vòng đời dự án vẫn có thể diễn ra. Ngược lại, các phương pháp lặp lại nhiều lần thường thực hiện lập kế hoạch ban đầu ở mức tổng quan (roadmapping), sau đó duy trì việc lập kế hoạch và điều chỉnh kế hoạch với tần suất cao trong suốt vòng đời dự án.

Lợi ích chính của lĩnh vực này là xác định phương án hành động để hoàn thành thành công dự án hoặc giai đoạn.

Khi hoạt động lập kế hoạch ban đầu hoàn tất, tất cả kiến thức và tài liệu mô tả phương án hành động được gọi là kế hoạch quản lý dự án. Trong một số tổ chức, kế hoạch này được trình bày để phê duyệt chính thức và được sử dụng làm tài liệu tham chiếu.

Khi đội ngũ quản lý dự án đã hiểu rõ và tự tin với phương án hành động, họ sẵn sàng bước vào giai đoạn thực thi. Lưu ý rằng nhiều nhóm dự án xem một hoạt động roadmapping đơn giản, ở mức tổng quát là đủ cho giai đoạn lập kế hoạch ban đầu, đặc biệt trong môi trường mà phạm vi dự án được dự kiến có sự thay đổi đáng kể. Do đó, nhóm dự án có thể cho rằng việc phân tích chi tiết các đánh đổi giữa phạm vi/thời gian/chi phí là không còn nhiều giá trị; tuy nhiên, việc thảo luận về mức độ nhạy cảm của các đề xuất giá trị đối với thời gian thực hiện hoặc các mốc thời gian cụ thể thường rất quan trọng, cũng như mức độ nhạy cảm khi vượt ngưỡng chi phí đầu tư.

3. Lĩnh vực Thực thi

Lĩnh vực thực thi bao gồm các quy trình, thực hành hoặc hành động nhằm hoàn thành công việc theo đúng phương án hành động đã được thống nhất.

Các hoạt động trong lĩnh vực này bao gồm điều phối nguồn lực, quản lý sự tham gia của các bên liên quan, thực hiện các công việc của dự án cũng như các nhiệm vụ liên quan khác. Lợi ích chính của lĩnh vực này là thúc đẩy việc thực thi tập trung nhằm đạt được giá trị dự án theo đường cơ sở tích hợp.

Kế hoạch quản lý dự án có thể và nên được điều chỉnh khi việc thay đổi đó giúp nâng cao giá trị dự án. Lĩnh vực này cũng là nơi thể hiện rõ nhất việc lựa chọn phương pháp phát triển dự án (thích ứng, dự đoán hay kết hợp).

4. Lĩnh vực Giám sát và kiểm soát

Lĩnh vực giám sát và kiểm soát bao gồm các hành động nhằm theo dõi, đo lường, xem xét và điều chỉnh tiến độ cũng như hiệu suất của dự án; xác định các nội dung cần thay đổi trong kế hoạch; và triển khai các thay đổi tương ứng.

Hoạt động giám sát có thể bao gồm việc so sánh dữ liệu hiệu suất dự án, xây dựng thước đo các chỉ số hiệu suất, so sánh hiệu suất thực tế với kế hoạch, hoặc báo cáo và truyền thông hiệu suất.

Hoạt động kiểm soát có thể bao gồm việc phân tích sai lệch, đánh giá xu hướng nhằm cải thiện quy trình, xem xét các phương án thay thế và đề xuất các điều chỉnh phù hợp khi cần thiết.

Lợi ích chính của lĩnh vực này là đảm bảo dự án đang đi đúng hướng để đáp ứng kỳ vọng. Hoạt động này thường bao gồm việc đo lường và phân tích hiệu suất dự án theo định kỳ, sự kiện hoặc khi phát sinh tình huống đặc biệt. Khi phát hiện sai lệch, đội ngũ quản lý dự án xác định các hành động khắc phục cần thiết (nếu có). Các hành động này sau đó được trao đổi và thống nhất với các bên liên quan.

Đối với các dự án có kế hoạch ổn định, mức độ nỗ lực cho hoạt động giám sát và kiểm soát thường tương đối ổn định trong suốt quá trình thực thi. Ngược lại, với các dự án có nhiều những thay đổi lớn và thường xuyên - điển hình trong các cách tiếp cận thích ứng - mức độ nỗ lực cho hoạt động này có thể biến động.

Lĩnh vực giám sát và kiểm soát sẽ theo dõi và kiểm soát công việc trong từng giai đoạn của vòng đời cũng như toàn bộ dự án. Lĩnh vực này được thực hiện song song với các lĩnh vực khác, không phải là một lĩnh vực tách biệt.

5. Lĩnh vực kết thúc

Lĩnh vực kết thúc bao gồm các hành động nhằm hoàn tất hoặc đóng dự án, giai đoạn, hợp đồng một cách chính thức, hoặc trong một số trường hợp, nhằm kết thúc sớm dự án trước khi hoàn thành. Hoạt động này có thể bao gồm việc xác nhận rằng hành động của các lĩnh vực khác đã hoàn thành trước khi dự án hoặc giai đoạn được công bố hoàn tất.

Lợi ích chính của lĩnh vực này là đảm bảo các giai đoạn, dự án và hợp đồng được đóng đúng cách, đồng thời chuyển giao sang vận hành theo cách hỗ trợ đạt hoặc vượt mục tiêu kinh doanh của dự án.

Việc xác nhận đạt được các đầu ra, kết quả và lợi ích là yếu tố quan trọng nhằm đảm bảo dự án đã đáp ứng hoặc vượt giá trị kỳ vọng và mong đợi của các bên liên quan.

Lĩnh vực này cũng có thể bao gồm việc tạm dừng hoặc kết thúc sớm dự án (ví dụ: khi việc hủy dự án là phương án tốt nhất để tối đa hóa lợi ích đầu tư hoặc chính xác hơn là giảm thiểu tổn thất).

6. Tổng thể các lĩnh vực

Năm lĩnh vực này không phụ thuộc vào lĩnh vực ứng dụng (như marketing, dịch vụ thông tin hoặc kế toán) và ngành nghề (như xây dựng, hàng không vũ trụ hoặc viễn thông).

Các lĩnh vực này cũng không phụ thuộc vào phương phát phát triển dự án, vì mọi phương pháp đều áp dụng năm lĩnh vực này theo một cách nào đó. Các quy trình, thực hành hoặc hành động trong các lĩnh vực thường được lặp lại trước khi hoàn thành một giai đoạn hoặc toàn bộ dự án.

Các lĩnh vực trọng tâm trong quản lý dự án là nền tảng cần thiết để hiểu và áp dụng nguyên tắc quản lý dự án cho tất cả phương pháp phát triển (dự đoán, thích ứng hoặc kết hợp).

Việc điều chỉnh các lĩnh vực này theo nhu cầu cụ thể của từng dự án giúp đảm bảo lập kế hoạch, thực thi và giám sát – kiểm soát hiệu quả, đồng thời phù hợp với mục tiêu tổ chức và kỳ vọng của các bên liên quan.

Các lĩnh vực không phải là các giai đoạn của dự án. Nếu dự án được chia thành các giai đoạn, danh sách hoạt động trong các lĩnh vực sẽ tương tác trong từng giai đoạn. Ngoài ra, năm lĩnh vực này không diễn ra theo trình tự cứng nhắc mà thường chồng chéo trong cùng một giai đoạn. Ví dụ, lập kế hoạch và giám sát có thể diễn ra đồng thời. Sự chồng chéo này được minh họa trong Hình 4-13 và Hình 4-14, thể hiện cách các yếu tố quản lý dự án tương tác trong suốt vòng đời dự án.

Hình 4-13 minh họa một ví dụ về cách các lĩnh vực tương tác trong một dự án/giai đoạn khi áp dụng phương pháp dự đoán. Mức độ nỗ lực dành cho mỗi lĩnh vực có thể thay đổi theo từng giai đoạn và trong toàn bộ vòng đời dự án.

Hình 4-13. Ví dụ về sự tương tác của các lĩnh vực trong một dự án/giai đoạn theo phương pháp dự đoán

Hình 4-14. Ví dụ về sự tương tác của các lĩnh vực trong một dự án/giai đoạn theo phương pháp thích ứng

Hình 4-14 minh họa một ví dụ về cách các lĩnh vực tương tác trong một dự án/giai đoạn khi áp dụng phương pháp thích ứng. Trong môi trường linh hoạt, các lĩnh vực khởi tạo, lập kế hoạch, thực thi, giám sát và kiểm soát, và kết thúc không diễn ra theo trình tự tuyến tính, tuần tự hoặc thực hiện một lần duy nhất. Thay vào đó, chúng tương tác trong các vòng lặp ngắn theo cách linh hoạt và thường chồng chéo.

Mỗi lĩnh vực được xem xét lại thường xuyên trong suốt dự án, cho phép liên tục điều chỉnh và hoàn thiện dựa trên dữ liệu thời gian thực, phản hồi và nhu cầu thay đổi của dự án. Cách tiếp cận lặp này giúp tăng khả năng phản ứng với thay đổi và đảm bảo dự án luôn phù hợp với kỳ vọng và mục tiêu của các bên liên quan.

Các lĩnh vực trọng tâm trong PMBOK 8 không tồn tại độc lập, mà cùng nhau tạo thành một hệ thống giúp dự án vận hành hiệu quả và tạo ra giá trị bền vững. Điều quan trọng không nằm ở việc ghi nhớ từng lĩnh vực, mà là hiểu được chúng tương tác với nhau như thế nào trong thực tế dự án.

Khi kết nối các mảnh ghép này lại, bạn sẽ dần nhận ra rằng quản lý dự án không chỉ là “làm đúng việc”, mà là làm đúng điều, vào đúng thời điểm, với đúng cách tiếp cận.

Xem thêm:

Các nguyên tắc quản lý dự án theo PMBOK8 (Phần 1)

Các nguyên tắc quản lý dự án theo PMBOK8 (Phần 2)

Các phương pháp triển khai dự án & tiêu chí lựa chọn phù hợp theo PMBOK8

Các Vai Trò Trong Quản Lý Dự Án Theo PMBOK8