1. Tư duy quản lý dự án

Quản lý dự án không chỉ là tập hợp các quy trình, phương pháp hay nhóm năng lực cần thực hiện. Quan trọng hơn, đó là một tư duy - thường được gọi là “tư duy phát triển” (growth mindset). Tư duy này đóng vai trò nền tảng trong việc thực thi chiến lược, thúc đẩy khả năng thích ứng, dẫn dắt sự thay đổi và tạo ra giá trị thực sự cho tổ chức.

Tư duy có thể hiểu là hệ thống niềm tin, cách suy nghĩ và thói quen làm việc, giúp chúng ta lý giải hành vi, góc nhìn của người khác, đồng thời biết cách phản ứng và xử lý các tình huống khác nhau. Trong quản lý dự án, tư duy này được thể hiện qua 3 khía cạnh chính và 6 nguyên tắc cốt lõi, đóng vai trò định hướng cho việc áp dụng các công cụ và kỹ thuật quản lý dự án trong thực tế.

Tư duy quản lý dự án gồm 3 khía cạnh chính:

• Chủ động (Proactive): luôn đi trước một bước, dự đoán rủi ro và cơ hội thay vì chỉ phản ứng khi vấn đề xảy ra.
• Tinh thần làm chủ (Ownership): coi dự án là trách nhiệm của mình, dám chịu trách nhiệm đến cùng cho kết quả.
• Định hướng giá trị (Value-driven): mọi quyết định và hành động đều hướng đến việc tạo ra giá trị cho khách hàng, tổ chức và các bên liên quan.

Ba khía cạnh này gắn kết với nhau tạo thành một tư duy thống nhất, đặc biệt quan trọng trong bối cảnh kinh doanh ngày nay - nơi môi trường thay đổi nhanh chóng, và yêu cầu từ khách hàng ngày càng đa dạng, đồng thời đòi hỏi doanh nghiệp phải quan tâm nhiều hơn đến tính bền vững. Hình 3-1 minh họa mối quan hệ giữa ba khía cạnh của tư duy quản lý dự án và sự liên kết của chúng với các nguyên tắc quản lý dự án được trình bày trong phần này.

Hình 3-1. Tư duy quản lý dự án

Khi kết hợp ba khía cạnh Chủ động (Proactive), Làm chủ (Ownership) và Định hướng giá trị (Value-driven), tổ chức sẽ hình thành một khung tư duy quản lý dự án toàn diện và vững chắc, giúp đạt được những kết quả dự án vượt trội.

Cách tiếp cận toàn diện này giúp đảm bảo rằng:

• Dự án được lập kế hoạch và triển khai một cách chủ động, hướng đến việc đáp ứng hoặc vượt xa các mục tiêu kinh doanh đã đề ra
• Đội ngũ được dẫn dắt bằng trách nhiệm và trao quyền, thay vì kiểm soát vi mô
• Mọi quyết định đều xoay quanh giá trị và tính bền vững, không chỉ vì lợi ích ngắn hạn

Nhờ đó, các dự án không chỉ giúp hiện thực hóa chiến lược của tổ chức, mà còn góp phần xây dựng trách nhiệm xã hội và bảo vệ môi trường, tạo ra giá trị lâu dài cho cả doanh nghiệp và cộng đồng.

1.1. Tư duy chủ động trong quản lý dự án (Proactive)

Chủ động là một thói quen cốt lõi định hình nên hoạt động quản lý dự án hiệu quả và dẫn dắt đội ngũ hướng tới việc đạt được các mục tiêu chiến lược. Tư duy chủ động trong quản lý dự án nhấn mạnh tư duy hệ thống (systems thinking) và mức độ lập kế hoạch phù hợp, nhằm đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng mục tiêu được lồng ghép xuyên suốt mọi giai đoạn của dự án - chứ không phải chỉ kiểm tra chất lượng ở cuối dự án. 

Tư duy chủ động tích hợp các nguyên tắc: Áp dụng tư duy tổng thể và lồng ghép chất lượng vào quy trình và sản phẩm bàn giao, từ đó thúc đẩy văn hóa cải tiến liên tục và hành động mang tính định hướng tương lai. Tư duy này cho phép nhà quản lý dự án dự đoán sớm các thách thức, xử lý kịp thời, và điều chỉnh quy trình phù hợp với nhu cầu thay đổi của dự án và các bên liên quan, qua đó nâng cao khả năng phục hồi và mức độ thành công của dự án.

1.2. Tư duy trách nhiệm trong quản lý dự án (Ownership)

Tinh thần làm chủ và chịu trách nhiệm tập trung vào trách nhiệm giải trình của người lãnh đạo và việc xây dựng văn hóa đội ngũ hiệu suất cao. Ở đây, vai trò lãnh đạo không chỉ dừng lại ở việc ra quyết định, mà còn là tạo ra một môi trường nơi mỗi cá nhân hiểu rõ trách nhiệm của mình, dám chịu trách nhiệm và phối hợp hiệu quả với người khác.

Khía cạnh này kết hợp hai nguyên tắc quản lý dự án quan trọng:

• Lãnh đạo có trách nhiệm
• Xây dựng văn hóa trao quyền

Nhờ đó, đội ngũ dự án được khuyến khích chủ động ra quyết định trong phạm vi cho phép, cùng chia sẻ quyền sở hữu dự án và cam kết mạnh mẽ với mục tiêu chung. Kết quả là hình thành các đội nhóm vững vàng, tự chủ, đóng vai trò then chốt trong việc đưa dự án đến thành công.
 
1.3. Tư duy định hướng giá trị trong quản lý dự án (Value-driven)

Tư duy này nhấn mạnh việc tạo ra giá trị cao nhất cho tổ chức và xã hội, thông qua việc lồng ghép yếu tố bền vững xuyên suốt toàn bộ vòng đời dự án – từ khâu khởi động, lập kế hoạch cho đến triển khai và kết thúc.

Khía cạnh này gắn với hai nguyên tắc:

• Tập trung vào giá trị
• Tích hợp tính bền vững trong tất cả các lĩnh vực của dự án

Bằng cách đảm bảo dự án luôn bám sát mục tiêu chiến lược của tổ chức, đồng thời cân nhắc tác động đến cộng đồng và môi trường, khía cạnh này hướng đến việc đạt được “ba trụ cột bền vững - 3P” – Con người (People), Lợi nhuận (Profit) và Hành tinh (Planet). Nhờ đó, kết quả dự án không chỉ “thành công trên giấy tờ” mà còn có ý nghĩa lâu dài và bền vững.

2. Các nguyên tắc và lĩnh vực hiệu suất (Performance Domains)

Các lĩnh vực hiệu suất được thiết kế nhằm hỗ trợ việc áp dụng các nguyên tắc quản lý dự án vào thực tiễn, đồng thời đảm bảo rằng tư duy quản lý dự án được vận dụng hiệu quả và tạo ra kết quả cụ thể trong quá trình triển khai dự án. Có thể hiểu đơn giản, đây chính là “phần vận hành” của quản lý dự án, bao gồm kiến thức cốt lõi, quy trình làm việc và phương pháp - công cụ cần thiết để triển khai và bàn giao dự án một cách hiệu quả. 

Các lĩnh vực hiệu suất quản lý dự án bao gồm: Quản trị, Phạm vi (bao gồm cả Chất lượng), Tiến độ, Tài chính, Các bên liên quan, Nguồn lực, và Rủi ro. 

Mỗi lĩnh vực hiệu suất đóng vai trò quan trọng trong việc hiện thực hóa các nguyên tắc quản lý dự án, thông qua việc cung cấp một cách tiếp cận có cấu trúc để quản lý các khía cạnh khác nhau của dự án. Ngược lại, các nguyên tắc quản lý dự án chính là nền tảng của tư duy để hình thành và định hướng cho các lĩnh vực hiệu suất.

Nói cách khác, nguyên tắc trả lời câu hỏi “nên làm như thế nào”, còn các lĩnh vực hiệu suất trả lời câu hỏi “làm bằng cách gì và quản lý ở đâu” - hai yếu tố này bổ trợ lẫn nhau để đảm bảo dự án được quản lý một cách nhất quán và hiệu quả.

Mặc dù tất cả các nguyên tắc đều có liên quan đến tất cả các lĩnh vực hiệu suất, nhưng mức độ liên kết giữa chúng không hoàn toàn giống nhau. Ví dụ, nguyên tắc Áp dụng tư duy tổng thể (Adopt a Holistic View) được hỗ trợ bởi tất cả các lĩnh vực hiệu suất, nhằm đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án đều được xem xét một cách toàn diện và đồng bộ. Nguyên tắc Lồng ghép chất lượng vào quy trình và sản phẩm bàn giao (Embed Quality Into Processes and Deliverables) và Tập trung vào giá trị (Focus on Value) chủ yếu được thể hiện trong các lĩnh vực hiệu suất Quản trị, Phạm vi, Rủi ro, Tiến độ, Tài chính và Các bên liên quan, qua đó đảm bảo rằng các sản phẩm bàn giao thực sự góp phần hiện thực hóa các mục tiêu kinh doanh mục tiêu của dự án. Nguyên tắc Trở thành nhà lãnh đạo có trách nhiệm (Be an Accountable Leader) giao thoa mạnh mẽ với các lĩnh vực hiệu suất Quản trị, Các bên liên quan và Rủi ro, nhấn mạnh vai trò then chốt của năng lực lãnh đạo đối với sự thành công của dự án. Cuối cùng, các nguyên tắc Tích hợp tính bền vững trong mọi lĩnh vực của dự án (Integrate Sustainability Within All Project Areas) và Xây dựng văn hóa trao quyền (Build an Empowered Culture) có tính liên quan xuyên suốt tất cả các lĩnh vực hiệu suất. 

2.1. Nguyên tắc Áp dụng tư duy tổng thể (Adopt a Holistic View)

Nguyên tắc này nhấn mạnh việc hiểu và quản lý dự án bằng cách xem xét toàn bộ các thành phần của dự án và mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau giữa chúng, như một phần của một hệ thống lớn hơn (xem Bảng 3-2). 

Góc nhìn này phù hợp với khái niệm tư duy hệ thống (systems thinking), vốn nhấn mạnh tính liên kết và phụ thuộc lẫn nhau giữa các yếu tố trong dự án. Thay vì nhìn dự án qua những “ảnh chụp tĩnh” rời rạc, nguyên tắc này giúp PM nhận ra các mối quan hệ, xu hướng và mô hình vận hành của toàn bộ hệ thống.

Việc áp dụng góc nhìn tổng thể đặc biệt quan trọng khi quản lý các dự án phức tạp, bởi nó giúp người quản lý dự án nắm được bức tranh toàn cảnh thay vì chỉ tập trung vào từng phần riêng lẻ, hiểu rõ sự phụ thuộc và tương tác giữa các hạng mục, con người và quyết định. Nhờ đó, PM có thể xác định đúng nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, thay vì chỉ xử lý triệu chứng bên ngoài. Đồng thời, khi nhìn dự án như một chỉnh thể thống nhất, việc truy ngược vấn đề về đúng nguồn gốc trở nên dễ dàng hơn, từ đó cho phép áp dụng cách tiếp cận liên chức năng (cross-functional). Điều này mở ra nhiều giải pháp sáng tạo và hiệu quả hơn, thay vì các giải pháp cục bộ, ngắn hạn.

2.1.1. Tác động đến dự án

Việc áp dụng tư duy tổng thể trong quản lý dự án dẫn đến cách tiếp cận tích hợp và gắn kết hơn trong quá trình đạt được các mục tiêu dự án. Những đặc điểm chính của các dự án được quản lý theo tư duy tổng thể bao gồm:

• Liên kết với chiến lược và mục tiêu của tổ chức: Các dự án có nhiều khả năng đóng góp tích cực vào các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
• Ra quyết định tích hợp: Các quyết định được đưa ra dựa trên nhiều quan điểm khác nhau trong toàn bộ hệ sinh thái dự án, đảm bảo rằng kết quả đầu ra dẫn đến các kết quả bền vững và hiệu quả hơn.
• Tăng cường giao tiếp: Giao tiếp rõ ràng và nhất quán giữa tất cả các bên liên quan giúp đảm bảo mọi người đều được cập nhật thông tin đầy đủ và có sự thống nhất.
• Quản lý sự không chắc chắn và phức tạp: Trong những dự án có mức độ không chắc chắn cao, việc áp dụng góc nhìn tổng thể giúp đảm bảo rằng quá trình lập kế hoạch và triển khai không cố gắng “đoán trước mọi thứ ngay từ đầu”, mà kết hợp các kỹ thuật phù hợp để từng bước làm rõ các yếu tố chưa chắc chắn. Tương tự, với những dự án có độ phức tạp cao, cách tiếp cận toàn diện giúp người quản lý dự án nhìn rõ các mối liên kết chằng chịt giữa các thành phần – con người, quy trình, công nghệ và quyết định. Thay vì xử lý rời rạc từng phần, PM tìm cách hiểu bản chất của sự phức tạp và đơn giản hóa nó, từ đó khám phá ra sự đơn giản tiềm ẩn trong một hệ thống tưởng chừng rất phức tạp. Điều này giúp dự án được điều hành hiệu quả hơn, giảm rủi ro phát sinh và nâng cao khả năng ra quyết định đúng đắn.
• Quản lý rủi ro chủ động và thực tiễn: Khi áp dụng góc nhìn tổng thể ngay từ giai đoạn đầu, đội ngũ quản lý dự án có thể hiểu rõ bức tranh chung và các mối liên kết cốt lõi của dự án, thay vì chỉ nhìn từng rủi ro riêng lẻ. Nhờ đó, đội dự án có được nền tảng thông tin đầy đủ và nhất quán để ra quyết định kịp thời, có cơ sở và mang tính phòng ngừa. Cách tiếp cận này giúp dự án giảm thiểu rủi ro một cách hiệu quả, không chỉ bằng việc phản ứng khi sự cố xảy ra, mà còn bằng cách chủ động nhận diện sớm các mối đe dọa tiềm ẩn. Đồng thời, việc nhìn nhận tổng thể cũng giúp dự án nhận ra và tận dụng các cơ hội, qua đó tối ưu hóa kết quả và gia tăng giá trị mang lại cho tổ chức.

Bảng 3-2. Áp dụng Tư duy tổng thể

Việc áp dụng cách tiếp cận bền vững dựa trên góc nhìn tổng thể giúp đảm bảo rằng mọi khía cạnh của dự án đều tạo ra đóng góp tích cực; trong trường hợp không tránh khỏi tác động tiêu cực, các tác động này cũng được nhận diện, đo lường và quản lý rõ ràng. Cách tiếp cận này không chỉ xem xét chi phí và tác động môi trường phát sinh trong quá trình triển khai dự án, mà còn đánh giá lợi ích môi trường (hoặc tác động tiêu cực) do chính kết quả của dự án mang lại sau khi hoàn thành. Điều này phù hợp chặt chẽ với nguyên tắc Tích hợp tính bền vững trong mọi lĩnh vực của dự án (Integrate Sustainability Within All Project Areas).

Khi áp dụng góc nhìn tổng thể, người quản lý dự án và các bên liên quan có khả năng xem xét đầy đủ mọi khía cạnh của dự án trước khi ra quyết định, từ đó đưa ra các quyết định tốt hơn và thực thi dự án hiệu quả hơn. Không chỉ giúp dự án phù hợp với mục tiêu của tổ chức, cách tiếp cận này còn tăng cường khả năng phục hồi và thích ứng của dự án. 

2.1.2. Áp dụng thực tiễn

Để minh họa việc áp dụng nguyên tắc Áp dụng tư duy tổng thể trong thực tế, hãy xem xét một tổ chức phi lợi nhuận, phi chính phủ (NGO) đang triển khai một dự án nhằm thúc đẩy các hoạt động y tế công cộng tại một địa phương, được hỗ trợ bởi một nhóm tình nguyện viên tận tâm.

Theo cách tiếp cận truyền thống và mang tính cục bộ, dự án sẽ tập trung chủ yếu vào việc xây dựng tài liệu truyền thông giáo dục, sau đó tổ chức các sự kiện tuyên truyền. Tuy nhiên, trong quá trình triển khai, tổ chức này nhận thấy rằng chính quyền địa phương đang có một sáng kiến với mục tiêu tương tự, đồng thời cung cấp nguồn tài trợ cho các dự án cùng định hướng.

Nhờ áp dụng góc nhìn tổng thể, đội dự án nhanh chóng nhận ra cơ hội tạo ra tác động lớn hơn. Họ chủ động điều chỉnh thông điệp truyền thông và cách tiếp cận dự án để phù hợp với sáng kiến của chính quyền, từ đó đủ điều kiện nhận tài trợ. Dù điều này kéo theo các yêu cầu chặt chẽ hơn về chính sách và nội dung truyền thông, dự án giờ đây có thêm nguồn lực tài chính và phạm vi ảnh hưởng rộng hơn.

Kết quả là tổ chức không chỉ triển khai dự án hiệu quả hơn, mà còn tạo ra tác động tích cực, sâu rộng và bền vững hơn đối với sức khỏe cộng đồng tại địa phương – minh chứng rõ ràng cho giá trị của việc nhìn dự án trong bức tranh tổng thể, thay vì chỉ tập trung vào các hoạt động ban đầu.

2.1.3. Các lĩnh vực hiệu suất có tính liên thông

Nguyên tắc Áp dụng tư duy tổng thể tương tác và nâng cao hiệu quả của tất cả các lĩnh vực hiệu suất trong quản lý dự án. Khi áp dụng nguyên tắc này, từng lĩnh vực không còn được quản lý riêng lẻ, mà được điều phối theo một cách tiếp cận thống nhất và tích hợp, giúp dự án vận hành trơn tru và nhất quán hơn.

Cụ thể, nguyên tắc này mang lại giá trị cho từng lĩnh vực hiệu suất như sau:

Quản trị dự án (Governance)
Nguyên tắc này thúc đẩy tính minh bạch và trách nhiệm giải trình, cho phép lãnh đạo đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu và hiểu biết toàn diện về phạm vi tác động. Nhờ đó, các quyết định đầu tư dự án được đưa ra theo hướng tối đa hóa giá trị mang lại, không chỉ cho từng dự án riêng lẻ mà còn cho toàn bộ chương trình và danh mục dự án.

Phạm vi (Scope)
Nguyên tắc này giúp đồng bộ mọi hoạt động của dự án với phạm vi tổng thể, hạn chế tình trạng trượt phạm vi (scope creep) và lệch hướng so với mục tiêu ban đầu. Thay vì chỉ tập trung vào các sản phẩm bàn giao cuối cùng, PM và đội dự án được khuyến khích làm rõ mục tiêu chiến lược mà tổ chức muốn đạt được. Cách tiếp cận này mở ra không gian cho các giải pháp sáng tạo, giúp tìm ra những phương án đơn giản hơn, hiệu quả hơn, bền vững hơn và có giá trị lâu dài.

Tiến độ (Schedule)
Nguyên tắc này giúp việc lập và quản lý tiến độ thực tế hơn, nhờ xem xét đầy đủ các mối phụ thuộc giữa các công việc. Tiến độ trở nên linh hoạt hơn trước sự thay đổi và luôn bám sát mục tiêu dự án. Đồng thời, đội dự án có thể xây dựng và đánh giá các kịch bản “nếu – thì” (what-if scenarios), từ đó lựa chọn phương án điều chỉnh kế hoạch cơ sở mang lại tỷ suất đầu tư (ROI) cao nhất, không chỉ cho dự án mà còn trong bối cảnh chương trình và danh mục liên quan.

Tài chính (Finance)
Nguyên tắc này giúp tối ưu hóa quản lý ngân sách, đảm bảo việc phân bổ chi phí phù hợp với các ưu tiên của dự án, kiểm soát chi phí hiệu quả và dự báo trước tác động tài chính của các thay đổi trong bức tranh tổng thể. Mục tiêu cuối cùng là tối đa hóa hiệu quả đầu tư cho dự án.

Các bên liên quan (Stakeholders)
Nguyên tắc này giúp nâng cao mức độ gắn kết của tất cả các bên liên quan – từ các phòng ban nội bộ, nhà cung cấp cho đến khách hàng. Việc đảm bảo sự tham gia đầy đủ và có ý nghĩa trong quá trình ra quyết định giúp tích hợp đa chiều các góc nhìn vào chiến lược dự án, từ đó tăng sự hài lòng và hợp tác giữa các bên.

Nguồn lực (Resources)
Nguyên tắc này giúp PM hiểu rõ cách các thành phần của dự án cần được kết nối với nhau để tối đa hóa giá trị. Điều này giúp:

• Duy trì dòng chảy công việc liên tục
• Tránh xung đột và lãng phí nguồn lực không cần thiết
• Tối ưu việc sử dụng nguồn lực trong bối cảnh chương trình và danh mục dự án
• Trang bị và trao quyền cho đội ngũ để thực thi công việc hiệu quả, tập trung vào những gì tạo ra giá trị cao nhất

Rủi ro (Risk)
Nguyên tắc này giúp quản lý rủi ro chủ động hơn, bằng cách nhận diện và quản lý rủi ro xuyên suốt tất cả các lĩnh vực, hiểu rõ mối liên hệ và tác động chéo giữa các rủi ro. Từ đó, đội dự án có thể xây dựng chiến lược quản lý rủi ro toàn diện và vững chắc hơn.

2.2. Nguyên tắc Tập trung vào giá trị (Focus on Value)

Giá trị dự án là chỉ số thành công cuối cùng và là động lực thúc đẩy các dự án. Giá trị có thể được mô tả và đánh giá thông qua các chỉ số đo lường được, chẳng hạn như tỷ suất hoàn vốn (ROI), hoặc thông qua các đánh giá định tính như phản hồi của người dùng và lợi ích xã hội. Giá trị thể hiện tổng giá trị của kết quả dự án cũng như lợi ích ròng mang lại cho các bên liên quan (xem Bảng 3-3). Giá trị này bao gồm các sản phẩm bàn giao và các kết quả liên quan, đặc biệt khi xem xét từ góc nhìn của các bên liên quan chủ chốt.

Giá trị có thể được thể hiện dưới nhiều hình thức khác nhau, chẳng hạn như đóng góp tài chính cho tổ chức tài trợ hoặc tổ chức tiếp nhận, lợi ích xã hội, hoặc lợi ích mà khách hàng cảm nhận được từ kết quả dự án. Dù được thể hiện dưới hình thức nào, mọi dự án đều tồn tại nhằm theo đuổi các mục tiêu chiến lược của tổ chức, với giá trị thu được lớn hơn chi phí đầu tư để đạt được các mục tiêu đó - thường là lớn hơn đáng kể so với các lựa chọn đầu tư thay thế khác.

Việc chứng minh tính khả thi của dự án và mức độ phù hợp với chiến lược của tổ chức - thường được thể hiện trong business case - cung cấp cho nhóm dự án cơ sở thông tin quan trọng để ra quyết định, nhằm đạt được hoặc vượt qua giá trị kinh doanh kỳ vọng. Các kết quả mong muốn của dự án cần được mô tả rõ ràng ngay từ đầu, đánh giá thường xuyên và cập nhật liên tục trong suốt vòng đời dự án. Quá trình này được thực hiện thông qua các “cổng” chất lượng (quality gates), vòng phản hồi (feedback loops) và các đợt rà soát định kỳ, giúp đảm bảo dự án luôn đi đúng hướng. Trong suốt quá trình triển khai, nhóm dự án cần linh hoạt thích ứng với thay đổi, đồng thời liên tục đánh giá mức độ phù hợp giữa mục tiêu và kết quả mong muốn, các đường cơ sở đã phê duyệt (baselines), Business case, và kết quả thực tế dự kiến đạt được. Trong trường hợp sự không phù hợp này kéo dài hoặc dự án không còn khả năng tạo ra giá trị như kỳ vọng ban đầu, thì việc chấm dứt dự án có thể là quyết định hợp lý và có trách nhiệm, nhằm tránh lãng phí nguồn lực và bảo vệ lợi ích chung của tổ chức.

Bảng 3-3. Nguyên tắc Tập trung vào giá trị

Việc tập trung vào giá trị nhằm tối đa hóa lợi ích thu được từ khoản đầu tư dự án cho khách hàng, tổ chức thực hiện và/hoặc các bên liên quan khác. Điều này bao gồm việc cung cấp chức năng và chất lượng cần thiết, tối ưu hóa quy trình làm việc với mức độ rủi ro chấp nhận được, sử dụng nguồn lực ở mức tối thiểu cần thiết, đồng thời tránh làm lại không cần thiết và các dạng lãng phí khác. Trong các dự án thích ứng không có phạm vi cố định, nhóm dự án phối hợp chặt chẽ với khách hàng để xác định những tính năng nào xứng đáng để đầu tư cả về thời gian lẫn chi phí.

Giá trị mà dự án tạo ra có thể ngắn hạn hoặc dài hạn, và nhiều khi gắn liền với hoạt động vận hành, nên khó tách riêng để đo lường. Khi dự án nằm trong một chương trình, cần đánh giá giá trị ở cấp độ chương trình để định hướng đúng cho từng dự án thành phần. Thông tin về giá trị dự án là cơ sở quan trọng cho quản lý danh mục đầu tư, giúp quyết định chọn, ưu tiên hoặc tiếp tục dự án. Việc đánh giá giá trị cần xem xét toàn bộ vòng đời và bối cảnh của dự án, bao gồm cả thời gian hoàn vốn, vốn có thể kéo dài sau khi dự án kết thúc.

2.2.1. Tác động đến dự án

Việc chuyển trọng tâm từ sản phẩm bàn giao sang kết quả mong muốn cho phép nhóm dự án hiện thực hóa tầm nhìn hoặc mục đích của dự án, thay vì chỉ tạo ra một sản phẩm cụ thể. Mặc dù một sản phẩm bàn giao có thể hỗ trợ cho kết quả mong muốn, nhưng nó có thể không hoàn toàn đạt được tầm nhìn hoặc mục đích của dự án.

Ví dụ, khách hàng có thể mong muốn một phần mềm cụ thể vì họ tin rằng nó sẽ giải quyết nhu cầu kinh doanh về nâng cao năng suất. Phần mềm là đầu ra của dự án, nhưng bản thân nó chưa tự tạo ra năng suất. Việc bổ sung thêm một sản phẩm bàn giao khác, chẳng hạn như đào tạo sử dụng phần mềm, có thể giúp đạt được kết quả có giá trị cao hơn. Nếu đầu ra của dự án không giúp hiện thực hóa mức năng suất mong muốn, thì giá trị đề xuất của dự án sẽ bị suy giảm, thậm chí có thể gây tác động tiêu cực, xét đến khoản đầu tư về thời gian và nguồn lực.

Vì vậy, nhóm dự án, các bên liên quan, và đặc biệt là các thành viên trong nhóm, cần hiểu rõ cả sản phẩm bàn giao và kết quả mong muốn mà sản phẩm đó hướng tới.

2.2.2. Áp dụng thực tiễn

Để minh họa cho nguyên tắc Tập trung vào giá trị trong thực tế, hãy xem xét một dự án triển khai hệ thống công nghệ nội bộ mới cho một công ty. Theo cách tiếp cận truyền thống, dự án có thể tập trung vào việc lựa chọn sản phẩm có nhiều tính năng nhất trong cùng mức chi phí, sau đó tùy chỉnh để đáp ứng tất cả các yêu cầu do các bên liên quan đề xuất.

Ngược lại, cách tiếp cận lấy giá trị làm trung tâm sẽ định hướng dự án theo các kết quả kinh doanh, chẳng hạn như tối đa hóa mức độ sử dụng và khả năng chấp nhận của người dùng. Khi xem xét sâu hơn, nhóm dự án có thể nhận ra rằng tổ chức này có văn hóa làm việc nhanh, đề cao trải nghiệm đơn giản hơn là sự phức tạp của tính năng. Bằng cách giảm bớt số lượng tính năng và mức độ tùy chỉnh, giải pháp được đơn giản hóa có thể phù hợp hơn với văn hóa tổ chức, từ đó gia tăng mức độ sử dụng và sự hài lòng tổng thể.

2.2.3. Các lĩnh vực hiệu suất có tính liên thông

Nguyên tắc Tập trung vào giá trị tác động và nâng cao hiệu quả của tất cả các lĩnh vực hiệu suất trong quản lý dự án. Khi áp dụng nguyên tắc này, từng lĩnh vực được quản lý hiệu quả hơn, giúp dự án tối đa hóa giá trị cho các bên liên quan.

​​Quản trị dự án (Governance)
Cách tiếp cận tập trung vào giá trị giúp thiết lập cơ chế và quy trình ra quyết định phù hợp với mục tiêu giá trị của dự án. Hoạt động quản trị được thiết kế vừa đủ, tập trung vào tạo giá trị thay vì thủ tục rườm rà.

Phạm vi (Scope)
Tập trung vào giá trị giúp xác định và kiểm soát phạm vi để đảm bảo mọi công việc đều đóng góp vào giá trị mong muốn. Việc quản lý phạm vi diễn ra liên tục nhằm tránh trượt phạm vi và làm thừa (gold plating), giữ dự án tập trung vào các kết quả chính.

Tiến độ (Schedule)
Định hướng giá trị giúp quản lý thời gian hiệu quả, đảm bảo dự án mang lại giá trị đúng hạn hoặc sớm hơn kế hoạch. Điều này bao gồm việc lập và kiểm soát tiến độ để tránh chậm trễ làm giảm giá trị dự án.

Tài chính (Finance)
Nguyên tắc Tập trung vào giá trị giúp phân bổ và sử dụng ngân sách hiệu quả, tối đa hóa giá trị đầu tư. Hiệu quả tài chính được đánh giá liên tục so với business case để đảm bảo dự án vẫn khả thi và đạt lợi ích kỳ vọng.

Các bên liên quan (Stakeholders)
Tư duy giá trị hỗ trợ việc hiểu nhu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan, đảm bảo dự án tạo ra giá trị theo góc nhìn của họ. Việc gắn kết hiệu quả giúp đồng bộ đầu ra với kết quả mong muốn và nâng cao mức độ hài lòng.

Nguồn lực (Resources)
Khi luôn đặt giá trị dự án làm trung tâm, các quyết định về nhân sự và tài sản được đưa ra hợp lý hơn. Ví dụ, khi không đủ ngân sách để tuyển chuyên gia, nhóm dự án có thể đào tạo chéo nguồn lực hiện có để vẫn đạt mục tiêu giá trị.

Rủi ro (Risk)
Tập trung vào giá trị giúp việc xử lý rủi ro và cơ hội trở nên thực tế, hiệu quả và minh bạch hơn, đảm bảo các phản ứng trước sự bất định luôn hướng tới bảo vệ và gia tăng giá trị dự án.

2.3. Nguyên tắc Lồng ghép chất lượng vào quy trình và sản phẩm bàn giao (Embed Quality Into Processes and Deliverables)

Chất lượng là mức độ mà sản phẩm bàn giao hoặc quy trình dự án đáp ứng hoặc vượt quá các mục tiêu đã đặt ra. Việc lồng ghép chất lượng vào quy trình và sản phẩm đáp ứng các nhu cầu rõ ràng hoặc ngầm hiểu của khách hàng và các bên liên quan, với mức hiệu quả đạt hoặc vượt ngưỡng mục tiêu.

Chất lượng của sản phẩm bàn giao và các quy trình tạo ra sản phẩm được đánh giá thông qua việc đáp ứng các tiêu chí chấp nhận, định nghĩa hoàn thành (DoD), mức độ phù hợp khi sử dụng và hiệu quả tổng thể. Dù các ngưỡng chất lượng thường gắn với yêu cầu về phạm vi, chúng cũng có thể áp dụng cho tiến độ và chi phí, đặc biệt với những dự án mà giá trị mang lại phụ thuộc nhiều vào các yếu tố này.

Việc áp dụng tư duy cải tiến liên tục giúp tối ưu hóa quy trình, nâng cao hiệu suất và thúc đẩy sự trưởng thành về năng lực cho toàn bộ tổ chức, từ đó mang lại kết quả dự án tốt hơn và góp phần vào thành công chung của tổ chức trong cả hiện tại lẫn tương lai.

Nền tảng để lồng ghép các ngưỡng chất lượng mục tiêu là cải tiến liên tục và loại bỏ lãng phí. Các thực hành này giúp nhóm dự án hoàn thiện quy trình, sử dụng nguồn lực hiệu quả hơn và đạt hoặc vượt các mục tiêu đề ra. Cải tiến liên tục cho phép nhóm dự án chủ động phát hiện và xử lý các cơ hội cải thiện trong cả sản phẩm bàn giao lẫn cách làm việc, trong khi loại bỏ lãng phí giúp tinh giản quy trình, tiết kiệm nguồn lực và nâng cao hiệu suất. Chất lượng có nhiều khía cạnh khác nhau, áp dụng cho cả sản phẩm và quy trình, bao gồm nhưng không giới hạn ở các yếu tố sau:

• Hiệu năng (Performance): Sản phẩm bàn giao hoặc quy trình có hoạt động đúng như mục đích dự kiến của nhóm dự án và các bên liên quan hay không?
• Sự phù hợp (Conformity): Sản phẩm bàn giao và quy trình có phù hợp với các đặc tả, đồng thời đáp ứng yêu cầu sử dụng thực tế hay không?
• Độ tin cậy (Reliability): Sản phẩm bàn giao và quy trình có duy trì được tính ổn định và nhất quán cần thiết để đạt hoặc vượt các kết quả mong muốn hay không?
• Khả năng phục hồi (Resilience): Sản phẩm bàn giao và các quy trình hỗ trợ có thể ứng phó với những sự cố không lường trước và phục hồi nhanh chóng hay không?
• Mức độ hài lòng (Satisfaction): Sản phẩm bàn giao và quy trình có thu nhận được phản hồi có giá trị từ khách hàng và/hoặc người dùng cuối hay không, bao gồm các khía cạnh về tính dễ sử dụng và trải nghiệm người dùng?
• Tính đồng nhất (Uniformity): Sản phẩm bàn giao và quy trình có thể hiện sự nhất quán giữa các đầu ra hoặc quy trình làm việc tương tự hay không?
• Hiệu quả (Efficiency): Sản phẩm bàn giao và quy trình đã được tối ưu hóa để tạo ra đầu ra có giá trị lớn nhất với giá trị đầu vào ít nhất hay chưa?
• Tính bền vững (Sustainability): Sản phẩm bàn giao và quy trình có đóng góp tích cực vào các kết quả kinh tế, xã hội và môi trường hay không?
• Tuân thủ (Compliance): Sản phẩm bàn giao và quy trình có tuân thủ các yêu cầu pháp lý, tiêu chuẩn ngành liên quan, cũng như các tiêu chuẩn nội bộ của tổ chức hay không?

Bảng 3-4. Áp dụng Lồng ghép chất lượng vào quy trình và sản phẩm bàn giao

Nhóm dự án đo lường chất lượng thông qua các chỉ số đo lường và tiêu chí chấp nhận dựa trên các thông số kỹ thuật của dự án. Thông số kỹ thuật (specification) là một thuộc tính cần phải có trong sản phẩm bàn giao giúp đáp ứng hoặc vượt qua mục tiêu đề ra. Chất lượng gắn chặt với tiêu chí chấp nhận sản phẩm, như được mô tả trong hiến chương dự án (project charter), tuyên bố công việc (Statement of Work - SOW) hoặc các tài liệu quan trọng khác.

Trong một số dự án, khi dự án tiến triển thông qua thử nghiệm và học hỏi, các tiêu chí này cần được cập nhật và tinh chỉnh thường xuyên. Việc bảo đảm các tiêu chí này được xác nhận trong quá trình nghiệm thu là yếu tố then chốt để đạt được mục tiêu dự án và bàn giao sản phẩm thành công.

Chất lượng cũng liên quan trực tiếp đến cách tiếp cận và các hoạt động dự án được sử dụng để tạo ra sản phẩm bàn giao. Nhóm dự án có thể theo đuổi các ngưỡng chất lượng mục tiêu của cả dự án và sản phẩm thông qua các hoạt động như đào tạo, kiểm tra và thử nghiệm. Bên cạnh đó, các hoạt động và quy trình dự án còn được đánh giá thông qua rà soát và đánh giá tuân thủ (audits). Cả hai cách tiếp cận này đều nhằm phát hiện và ngăn ngừa lỗi và khiếm khuyết, từ đó duy trì tốc độ hoàn thành công việc nhanh chóng và ổn định, đồng thời vẫn theo đuổi các ngưỡng chất lượng đã đề ra.

2.3.1 Tác động đến dự án

Mục tiêu của các hoạt động chất lượng là bảo đảm rằng những gì được bàn giao đáp ứng mục tiêu của khách hàng và các bên liên quan phù hợp khác. Trọng tâm là giảm thiểu lãng phí nguồn lực và tối đa hóa khả năng đạt được kết quả mong muốn. Nỗ lực này mang lại các kết quả sau:

• Đưa sản phẩm đến điểm bàn giao cuối cùng mà không xảy ra các trì hoãn không cần thiết; và
• Giảm thiểu nhu cầu làm lại và/hoặc giảm lãng phí vật tư thông qua việc phát hiện sớm và ngăn ngừa khiếm khuyết.

Mục tiêu của các hoạt động chất lượng luôn không thay đổi, dù dự án xác định toàn bộ yêu cầu ngay từ đầu hay làm rõ dần và bàn giao theo từng phần. Các quy trình và thực hành quản lý chất lượng giúp đảm bảo sản phẩm bàn giao và kết quả dự án đáp ứng mục tiêu, đồng thời phù hợp với kỳ vọng, yêu cầu và tiêu chí chấp nhận của tổ chức và các bên liên quan..

Việc tập trung chặt chẽ vào chất lượng trong cả quy trình dự án và sản phẩm bàn giao mang lại nhiều kết quả tích cực, bao gồm:

• Sản phẩm bàn giao phù hợp với mục đích sử dụng, đáp ứng tiêu chí chấp nhận, kỳ vọng của các bên liên quan và mục tiêu của tổ chức;
• Bàn giao đúng hạn, kiểm soát chi phí hiệu quả và đảm bảo chất lượng sản phẩm, từ đó đạt hoặc vượt các mục tiêu đã đề ra;
• Giảm thiểu việc làm lại, phế phẩm, khiếu nại của khách hàng và các dạng lãng phí khác;
• Tích hợp chuỗi cung ứng hiệu quả, nâng cao năng suất và năng lực cung cấp dịch vụ ổn định;
• Nâng cao tinh thần và mức độ hài lòng của đội ngũ dự án;
• Giảm tác động tiêu cực đến môi trường, bao gồm việc tránh tiêu thụ tài nguyên thiên nhiên không cần thiết và phát thải do hoạt động làm lại, cũng như giảm chi phí phát sinh từ việc quản lý các hoạt động cần di chuyển; và
• Ra quyết định tốt hơn và thúc đẩy cải tiến quy trình liên tục.

2.3.2 Áp dụng trong thực tiễn

Để minh họa cho nguyên tắc Lồng ghép chất lượng vào quy trình và sản phẩm bàn giao trong thực tế, hãy xem xét một công ty mở rộng dịch vụ vận chuyển sang một thị trường khu vực mới. Theo cách tiếp cận truyền thống, dự án sẽ tập trung vào việc đáp ứng các quy định vận chuyển của cơ quan quản lý nhà nước cho từng thị trường mục tiêu và bảo đảm tuân thủ các yêu cầu pháp lý.

Ngược lại, cách tiếp cận lấy chất lượng làm trọng tâm sẽ xem xét kỳ vọng của tất cả các bên liên quan, bao gồm cả nhà phân phối và nhà bán lẻ. Qua phân tích, nhóm dự án có thể nhận ra rằng một số khách hàng quan trọng yêu cầu tiêu chuẩn cao hơn so với quy định pháp lý, ảnh hưởng đến cách đóng gói, thời gian giao hàng hoặc xử lý sản phẩm. Khi đáp ứng các tiêu chuẩn này, doanh nghiệp không chỉ tuân thủ pháp luật mà còn vượt kỳ vọng của khách hàng, từ đó nâng cao sự hài lòng, tăng khả năng thâm nhập thị trường và mở rộng thị phần.

2.3.3. Các lĩnh vực hiệu suất có tính liên thông

Nguyên tắc Lồng ghép chất lượng vào quy trình và sản phẩm bàn giao đóng vai trò quan trọng trong tất cả các lĩnh vực hiệu suất quản lý dự án, vì nó đảm bảo kết quả dự án đáp ứng nhu cầu và kỳ vọng của các bên liên quan. Nguyên tắc này cần được tích hợp ngay từ khâu thiết kế dự án, bao gồm con người, quy trình và cấu trúc tổ chức.

Mỗi ngành, mỗi tổ chức và bối cảnh có cách tiếp cận chất lượng khác nhau, nhưng việc cam kết đạt đúng mức chất lượng luôn là yếu tố cốt lõi dẫn đến thành công của dự án. Nếu thiếu cam kết về chất lượng ở bất kỳ lĩnh vực nào, kết quả cuối cùng của dự án có thể bị suy giảm và dẫn đến hiệu quả kém. Nguyên tắc tập trung vào chất lượng tác động đến các miền hiệu suất như sau:

Quản trị (Governance) 
Lồng ghép chất lượng vào các quy trình quản trị giúp tăng tính minh bạch và trách nhiệm giải trình. Cấu trúc quản trị hỗ trợ đảm bảo các tiêu chuẩn chất lượng được đáp ứng và giúp đưa ra quyết định ưu tiên chất lượng trong mọi hoạt động của dự án.

Phạm vi (Scope) 
Mối liên hệ giữa chất lượng và phạm vi rất chặt chẽ, vì quản lý phạm vi luôn bao gồm các hoạt động quản lý chất lượng. Việc đảm bảo sản phẩm bàn giao đáp ứng yêu cầu, tiêu chuẩn và thông số kỹ thuật giúp tránh làm lại và nâng cao sự hài lòng của các bên liên quan.

Tiến độ (Schedule) 
Tập trung vào chất lượng ảnh hưởng trực tiếp đến tiến độ dự án, chẳng hạn như rà soát kế hoạch để đảm bảo đầy đủ và chính xác, đưa các hoạt động đánh giá chất lượng vào các cột mốc tiến độ, và áp dụng cách tiếp cận “dịch chuyển sớm” bằng cách chú trọng chất lượng ngay từ đầu vòng đời dự án.

Tài chính (Finance) 
Lồng ghép chất lượng vào quản lý tài chính giúp kiểm soát chi phí tốt hơn thông qua việc giảm lãng phí và tránh làm lại. Việc gắn quản lý tài chính với mục tiêu chất lượng giúp dự án đạt mục tiêu mà vẫn kiểm soát được ngân sách.

Các bên liên quan (Stakeholders) 
Chú trọng chất lượng giúp đáp ứng tốt hơn kỳ vọng của các bên liên quan. Thông qua trao đổi thường xuyên và tiếp nhận phản hồi, dự án tăng mức độ hài lòng, hợp tác và uy tín.

Nguồn lực (Resources) 
Lồng ghép chất lượng giúp phân bổ đúng nguồn lực cần thiết để duy trì các ngưỡng chất lượng mục tiêu, bao gồm nhân sự có kỹ năng phù hợp và công cụ thích hợp để hỗ trợ dự án đạt kết quả mong muốn.

Rủi ro (Risk) 
Quản lý rủi ro bao gồm việc chủ động nhận diện và xử lý các rủi ro liên quan đến chất lượng. Khi chất lượng được tích hợp vào mọi khía cạnh của dự án, các vấn đề tiềm ẩn có thể được dự đoán và giảm thiểu, từ đó hạn chế lỗi và tình trạng không tuân thủ.

Tạm kết

Trong Phần 2, bài viết sẽ tiếp tục giới thiệu các nguyên tắc còn lại, tập trung vào vai trò lãnh đạo có trách nhiệm, tích hợp tính bền vững và xây dựng văn hóa trao quyền trong dự án. Những nội dung này giúp hoàn thiện bức tranh quản lý dự án toàn diện, nhấn mạnh yếu tố con người, sự bền vững dài hạn và năng lực thích ứng của tổ chức. Mời bạn đọc đón theo phần tiếp theo để tiếp tục hành trình khám phá các nguyên tắc quản lý dự án trong bối cảnh hiện đại.

Nguồn: PMBOK Guide 8th edition, 2025

Xem thêm:

Mô hình SMART là gì? Nguyên tắc & cách thiết lập mục tiêu SMART hiệu quả

Kaizen là gì? Triết lý & phương pháp cải tiến liên tục trong doanh nghiệp

Các Vai Trò Trong Quản Lý Dự Án Theo PMBOK8