Giai đoạn "Form team" – kiến tạo đội ngũ – không chỉ đơn thuần là việc tập hợp nhân sự. Đó là một quá trình chiến lược, bao gồm việc định hình cấu trúc nhóm, lựa chọn thành viên phù hợp và thiết lập các yếu tố tổ chức cần thiết. Việc đầu tư vào việc xây dựng một đội ngũ vững mạnh ngay từ đầu rất quan trọng vì:

• Thứ nhất, cần có người để khởi động dự án. Chúng ta cần có đủ thành viên để bắt tay ngay vào triển khai các công việc trong giai đoạn đầu dự án.
• Thứ hai, các quyết định quan trọng cần được đưa ra từ sớm. Ngay từ giai đoạn đầu, nhóm sẽ phải đưa ra các quyết định quan trọng về phạm vi, chiến lược phát triển, lịch trình và các khía cạnh khác của dự án. Những quyết định này cần được nhóm đưa ra vì chính họ là người chịu trách nhiệm triển khai.

 
Hình 1. Sơ đồ mục tiêu của quy trình hình thành đội nhóm
 

Tại sao quy trình hình thành đội nhóm lại quan trọng?

Có nhiều lý do khiến quá trình này trở nên quan trọng:

1. Xây dựng một đội nhóm đòi hỏi nhiều yếu tố.

Để tạo nên một đội ngũ xuất sắc, đòi hỏi sự pha trộn tinh tế giữa các cá nhân sở hữu kỹ năng chuyên môn phù hợp, một môi trường làm việc cởi mở, an toàn, khuyến khích sự hợp tác và tinh thần học hỏi lẫn nhau. Nền tảng cho sự phát triển này chính là sự hỗ trợ từ hệ sinh thái tổ chức mà họ đang làm việc.

2. Cần có thời gian để hình thành một đội nhóm tuyệt vời. 

Việc hình thành một đội ngũ gắn kết và hiệu quả không diễn ra trong một sớm một chiều. Chúng ta cần chủ động bắt đầu quá trình này càng sớm càng tốt để thu hút những nhân tố phù hợp. Sự tương thích về kỹ năng và phong cách làm việc sẽ được vun đắp theo thời gian, và việc điều chỉnh thành viên (thêm hoặc bớt) có thể xảy ra tùy theo diễn biến thực tế của dự án.

3. Thành công của dự án phụ thuộc chủ yếu vào con người và cách họ làm việc cùng nhau.

Giá trị đầu tiên trong Agile Manifesto đã nhấn mạnh điều này: “Cá nhân và sự tương tác quan trọng hơn quy trình và công cụ”.

Những câu hỏi quan trọng cần xem xét khi hành thành đội nhóm:

• Các thành viên trong nhóm đến từ đâu (bộ phận/phòng ban nào)?
• Quy trình phát triển đội nhóm như thế nào?
• Quy mô đội nhóm là bao nhiêu?
• Nếu cần thiết lập các nhóm nhỏ hơn, cơ cấu tổ chức của chúng sẽ ra sao
• Chúng ta cần những kiểu nhân sự nào trong đội?
• Đội nhóm sẽ được hoàn thiện ở mức nào?
• Đội nhóm sẽ tồn tại trong bao lâu?
• Các thành viên sẽ làm việc tại đâu?
• Các thành viên thuộc tổ chức nào?
• Đội nhóm sẽ làm việc qua những múi giờ nào?
• Chúng ta sẽ hỗ trợ đội nhóm như thế nào?
• Mức độ sẵn sàng tham gia dự án của từng thành viên là như thế nào?

Những điểm chính cần lưu ý:

• Cần quyết định xem dự án mới có thể được giao cho đội nhóm hiện có hay không, liệu có cần phát triển đội nhóm hiện tại hoặc tạo một nhóm mới hay không.
• Đội nhóm cần được thiết lập với quy mô phù hợp, xác định loại công việc mà họ có thể thực hiện tốt nhất, đảm bảo đáp ứng được khối lượng công việc. 
• Đội nhóm của bạn có đủ nguồn lực để hoạt động một cách toàn diện hay không và chiến lược phát triển những kỹ năng hoặc trách nhiệm còn thiếu trong nhóm là gì?
• Nên cố gắng để có được các thành viên phù hợp, nếu không bạn cần tìm hiểu rõ về chi phí tuyển dụng/thuê nhân sự. 
• Chiến lược tổ chức nhóm sẽ thay đổi tùy thuộc vào thực tế doanh nghiệp như thuê ngoài (outsourcing), phân tán nhân lực (distributed teams) và múi giờ làm việc.
• Cần có chiến lược đào tạo, cố vấn, huấn luyện và tạo điều kiện để đội nhóm tiếp cận các bên liên quan.
• Ai sẽ chịu trách nhiệm phát triển đội nhóm và họ sẽ thực hiện điều đó như thế nào?