Quá trình "Form team" bao gồm việc xem xét cấu trúc nhóm, thành phần nhân sự và các yếu tố tổ chức. Việc xây dựng nhóm ban đầu rất quan trọng vì:

• Thứ nhất, cần có người để khởi động dự án. Chúng ta cần có đủ thành viên để bắt tay ngay vào triển khai các công việc trong giai đoạn đầu dự án.
• Thứ hai, các quyết định quan trọng cần được đưa ra từ sớm. Ngay từ giai đoạn đầu, nhóm sẽ phải đưa ra các quyết định quan trọng về phạm vi, chiến lược phát triển, lịch trình và các khía cạnh khác của dự án. Những quyết định này cần được nhóm đưa ra vì chính họ là người chịu trách nhiệm triển khai.

 
Hình 1. Sơ đồ mục tiêu của quy trình hình thành đội nhóm
 

Tại sao quy trình hình thành đội nhóm lại quan trọng?

Có nhiều lý do khiến quá trình này trở nên quan trọng:

1. Xây dựng một đội nhóm đòi hỏi nhiều yếu tố.

Cần sự kết hợp hoàn hảo giữa các nhân sự có kỹ năng phù hợp, một văn hóa làm việc cởi mở và an toàn, sẵn sàng hợp tác và học hỏi lẫn nhau. Để đạt được điều đó, họ cần có sự hỗ trợ bởi hệ sinh thái tổ chức nơi họ làm việc.

2. Cần có thời gian để hình thành một đội nhóm tuyệt vời. 

Chúng ta nên bắt đầu càng sớm càng tốt để có thể mời gọi những nhân sự phù hợp tham gia. Sự kết hợp giữa kỹ năng và phong cách làm việc sẽ dần thay đổi theo thời gian và các thành viên có thể gia nhập hoặc rời khỏi nhóm tùy theo tình hình thực tế. 

3. Thành công của dự án phụ thuộc chủ yếu vào con người và cách họ làm việc cùng nhau.

Giá trị đầu tiên trong Agile Manifesto đã nhấn mạnh điều này: “Cá nhân và sự tương tác quan trọng hơn quy trình và công cụ”.

Những câu hỏi quan trọng cần xem xét khi hành thành đội nhóm:

• Các thành viên trong nhóm đến từ đâu?
• Quy trình phát triển đội nhóm như thế nào?
• Quy mô đội nhóm là bao nhiêu?
• Nếu cần các nhóm nhỏ, chúng sẽ được tổ chức ra sao?
• Chúng ta cần những kiểu nhân sự nào trong đội?
• Đội nhóm sẽ được hoàn thiện ở mức nào?
• Đội nhóm sẽ tồn tại trong bao lâu?
• Các thành viên sẽ làm việc tại đâu?
• Các thành viên thuộc tổ chức nào?
• Đội nhóm sẽ làm việc qua những múi giờ nào?
• Chúng ta sẽ hỗ trợ đội nhóm như thế nào?
• Độ sẵn sàng của các thành viên trong nhóm ra sao?

Những điểm chính cần lưu ý:

• Cần quyết định xem dự án mới có thể được giao cho đội nhóm hiện có hay không, liệu có cần phát triển đội nhóm hiện tại hoặc tạo một nhóm mới hay không.
• Đội nhóm cần được thiết lập với quy mô phù hợp, xác định loại công việc mà họ có thể thực hiện tốt nhất, đảm bảo đáp ứng được khối lượng công việc. 
• Đội nhóm của bạn có đủ nguồn lực để hoạt động một cách toàn diện hay không và chiến lược phát triển những kỹ năng hoặc trách nhiệm còn thiếu trong nhóm là gì?
• Nên cố gắng để có được các thành viên phù hợp, nếu không bạn cần tìm hiểu rõ về chi phí tuyển dụng/thuê nhân sự. 
• Chiến lược tổ chức nhóm sẽ thay đổi tùy thuộc vào thực tế doanh nghiệp như thuê ngoài (outsourcing), phân tán nhân lực (distributed teams) và múi giờ làm việc.
• Cần có chiến lược đào tạo, cố vấn, huấn luyện và tạo điều kiện để đội nhóm tiếp cận các bên liên quan.
• Ai sẽ chịu trách nhiệm phát triển đội nhóm và họ sẽ thực hiện điều đó như thế nào?