Các khóa học đã đăng ký

Mẹo để tương tác tốt hơn với nhà tài trợ dự án

Những nhà tài trợ dự án thường đóng vai trò như một nhân sự quan trọng của tổ chức. Họ đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ quan trọng trong một quỹ thời gian eo hẹp. Vây quanh họ là những cuộc họp chiến lược, cuộc họp quản lý danh mục đầu tư, cân nhắc về ngân sách thường niên, đối mặt với đồng nghiệp…

Vậy làm thế nào để họ có thể dành thời gian cho dự án của bạn?

Để xử lý kịp thời các hạng mục công việc phụ thuộc vào nhà tài trợ, bạn cần chiến thuật tương tác như sau: 

Joe Wynne 

Đề xuất sớm để nhận sự hỗ trợ dễ dàng hơn

Giao tiếp cụ thể với nhà tài trợ về các trở ngại thời gian, ngân sách và tiến độ ngăn cản bạn hoàn thiện dự án. Ví dụ, bạn có thể nói:

“Hãy sẵn sàng vì chúng ta sẽ phổ biến tiến độ dự án sau khi kết thúc giai đoạn thu thập yêu cầu. Thời điểm đó tất nhiên ta sẽ phải đối diện với phản ứng từ những nhóm bị hạn chế về nguồn lực. Điều quan trọng là chúng ta cần nhắc nhở họ về mức độ ưu tiên cao của dự án. Giao tiếp sớm sẽ ngăn chặn sự chậm trễ và giúp tiết kiệm thời gian hơn. ”

Đưa ra một lời đề nghị khó từ chối

Nếu như bạn đã thông báo trước với nhà tài trợ thì khi bạn có yêu cầu, họ sẽ dễ dàng nhận lời hơn. Tuy nhiên, cũng có trường hợp khi bạn yêu cầu một sự can thiệp ở một mức độ nào đó, lại như sự áp đặt đối với nhà tài trợ. Hãy nhớ rằng nhà tài trợ có thể đang lập kế hoạch cho chiến lược năm sau của tổ chức, và nếu làm sai họ có thể làm thất thoát hàng triệu đô la. Hoặc nhà tài trợ đang tham gia vào quá trình tái cơ cấu tổ chức và có khả năng sẽ thay đổi cơ cấu quyền lực của các nhà lãnh đạo. Rất nhiều thứ phân tán họ.

Hãy nhớ rằng nhà tài trợ thường hướng tới kết quả, như một phần của cách đánh giá hiệu suất dự án. Vì vậy, bạn phải có khung yêu cầu cho sự can thiệp về kết quả. Các biện pháp đo lường kết quả thường liên quan đến lịch trình, chi phí và chất lượng. Nhưng đừng quên rằng nhà tài trợ cũng nghĩ về lợi nhuận và kết quả kinh doanh sau thuế.

 Ví dụ, tiếp tục từ ví dụ trước, giả định rằng các yêu cầu đã hoàn thành và bây giờ các phòng ban nhất định đang né tránh bạn thay vì cung cấp nguồn lực cho dự án. Bạn có thể nói với nhà tài trợ:

 “Sự hỗ trợ từ anh/chị là rất cần thiết để truyền đạt mức độ ưu tiên dự án cho các bên liên quan. Chúng tôi đã hoàn thành các yêu cầu và đang bắt đầu nhận ra sự phản ứng từ các phòng ban. Họ báo cáo rằng họ không thể chuyển nhượng nguồn lực cho dự án tại thời điểm này như đã thỏa thuận trước đây. Như đã từng thảo luận, ta đều hiểu được mức độ nghiêm trọng của vấn đề. Điều này sẽ ảnh hưởng tiến độ và có thể anh/chị sẽ không thể giảm chi phí vận hành trong năm như mục tiêu đề ra. Đây là bản giao tiếp nháp để chỉnh sửa nếu anh/chị thấy phù hợp."

Tránh hành vi phản tác dụng

Những gì bạn không làm cũng quan trọng. Đừng "khóc như sói", nghĩa là yêu cầu can thiệp quá sớm hoặc không có giải trình hợp lý. Bạn sẽ tiêu tốn thời gian của nhà tài trợ một cách lãng phí.

Không bao che cho các xu hướng tiêu cực. Nhà tài trợ nên tin tưởng báo cáo/khả năng của bạn, nếu không yêu cầu của bạn sẽ bị nghi ngờ. Rất hữu ích nếu khi bạn trình bày một xu hướng theo thời gian mà dẫn dắt được hành động của nhà tài trợ, hiển nhiên cũng thể hiện được bạn có giải pháp cuối trong tay.

Cuối cùng, đừng quên những điều cơ bản nhất. Tự tin thể hiện quan điểm. Chuẩn bị cho mọi tương tác. Dự đoán các câu hỏi và có sẵn câu trả lời ngắn gọn. Cho thấy rằng bạn coi trọng giá trị của nhà tài trợ.

Nhà tài trợ dự án đóng vai trò vô cùng quan trọng trong dự án. Giữ liên lạc hiệu quả và nâng cấp mối quan hệ sẽ giúp đỡ bạn rất nhiều khi dự án cần sự xuất hiện của họ.

Nguồn: (https://www.projectmanagement.com/articles/286674/Tips-for-Better-Sponsor-Interactions)

Người dịch: Kat Trần - Atoha

Xem thêm:


Cũ hơn Mới hơn


Thông tin liên hệ

Đăng ký khóa Public
Chúng tôi hỗ trợ các học viên cá nhân đăng ký khóa học public
Đăng ký khóa Inhouse
Tư vấn về các nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp
Đăng ký khóa online
1000PMPPROGRAM
Câu hỏi thường gặp

“Có. Atoha sẽ có chứng nhận hoàn thành chương trình đào tạo dành cho học viên và cung cấp 35 giờ đào tạo bắt buộc (1 trong 3 điều kiện thi lấy chứng chỉ PMP quốc tế)."

“Cả 2. Tài liệu có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Việt tùy vào lớp. Atoha có thể đào tạo bằng cả tiếng Anh hoặc tiếng Việt."

“Chưa. Học viên sẽ cần đóng phí thi trực tiếp cho viện PMI nếu muốn đăng ký thi, phí thi tham khảo 555 USD/học viên. Tham khảo thêm tại: www.pmi.org"

“Một số khách hàng tiêu biểu giảng viên chúng tôi đã triển khai như: GE, Apave, Square Group, GEA, Heineken, Sonion, Vinamilk, Mobifone, VNPT, Vascara, Lazada, Suntory Pepsico, VNT19, BIDV, PVcombank, Vietinbank, FECON, Harvey Nash, NTU, FPT, RHDHV, Nestle, Hoa Binh, Coteccons, Cofico,.."

Liên hệ ngay với Atoha để được tư vấn về chương trình phù hợp