Ngày nay, những ưu điểm của việc mở rộng Nhà cung cấp (NCC) trên toàn thế giới là không thể chối cãi. Thị trường được mở rộng, giảm thiểu chi phí, tiếp cận những công nghệ mới… chỉ là một trong số đó. Dù tìm Nhà cung cấp cho một sản phẩm thuộc thị trường ngách, hay làm việc với những “tay chơi” lớn trong “Đại dương đỏ”, những bước đầu tiên cho hoạt động mở rộng chuỗi cung ứng này là như nhau. Những bước đó chính là Due diligence – tạm dịch là hoạt động thẩm tra bao gồm việc đánh giá chi phí sản xuất, các quy định, nguồn lực, chất lượng, địa điểm, và các năng lực khác cũng như việc thu hút Nhà cung cấp để đi đến những cuộc thảo luận mang tính nền móng cho việc hợp tác lâu dài.

Trong bất kỳ dự án mua hàng nào, điều quan trọng nhất là phải biết được mình đang tìm kiếm điều gì, không chỉ là sản phẩm hay dịch vụ đang mua, mà còn là NCC mình muốn làm việc. Dĩ nhiên, khi tìm nguồn hàng, mục đích đầu tiền là tìm kiếm được nơi cung cấp được mặt hàng chất lượng. Tuy nhiên, nguồn hàng chất lượng đó phải được cung cấp bởi một đối tác chiến lược, để từ đó, chúng ta có thể hợp tác với họ lâu dài, biến họ trở thành một mắt xích trong chuỗi cung ứng của Công ty. Và sức mạnh Chuỗi cung ứng sẽ phụ thuộc vào mắt xích yếu nhất. Nếu làm việc trúng một Công ty “cùi bắp”, hậu quả ảnh hưởng đến việc kinh doanh của Công ty không thể lường hết được. Việc tìm NCC ở nước ngoài sẽ tốn nhiều thời gian, công sức và tiền bạc hơn NCC trong nước vì nhiều lý do: khoảng cách, khác biệt về văn hóa, quy tắc ứng xử, tiêu chuẩn kinh doanh, giá cả…

Tùy thuộc vào mặt hàng đang tìm kiếm, có thể may mắn có những khu vực nổi trội trong việc cung ứng sản phẩm đó. Ví dụ như may mặc thì tập trung ở châu Á, cà phê thì ở Brazil, Columbia, dịch vụ IT thì Ấn Độ… Mặc dù có thể giúp thu hẹp khu vực tìm kiếm, nhưng những trở ngại và khó khăn để tìm đúng NCC phù hợp với Công ty vẫn còn rất nhiều.

Bên cạnh việc nghiên cứu kỹ lưỡng các NCC sẵn có, cần phải phát triển thêm danh sách các NCC này với đầy đủ thông tin bao gồm tên, địa chỉ công ty, số điện thoại, trang web của công ty và bất kỳ thông tin thích hợp nào khác có thể có ích khi đến lúc liên hệ với các NCC đó. Càng nhiều NCC, cơ hội tìm được đối tác thích hợp càng cao. Ở giai đoạn đầu, phần lớn tập trung vào việc nghiên cứu các thông tin thể hiện trên trang web về lịch sử công ty, ngành nghề kinh doanh, danh sách khách hàng, mạng lưới phân phối… để có đánh giá tổng quát về NCC này, trước khi tiến hành các bước kế tiếp.

Rào cản đầu tiên và lớn nhất cho việc tìm kiếm NCC ở nước ngoài là ngôn ngữ. Nếu NCC sử dụng được tiếng Anh, thì thật may mắn (với điều kiện bạn cũng sử dụng được tiếng Anh ^^). Còn nếu không, cố gắng tìm cho được người đại diện trong Công ty sử dụng được tiếng Anh. Thông thường, nếu NCC có khả năng xuất hàng đi nước ngoài, thì sẽ có tối thiểu 01 người đại diện sử dụng được tiếng Anh, đặc biệt là các Công ty ở Trung Quốc, Đài Loan, Hàn Quốc… Email theo địa chỉ trên trang web là cách dễ dàng nhất để tiếp cận người này. Nhớ là viết tiếng Anh, đừng viết tiếng Việt hen ^^

Với email đầu tiên gửi cho NCC, mục đích chính là thu hút họ hợp tác với mình, bằng cách giới thiệu Công ty, sản phẩm đang tìm kiếm, sản lượng… Làm y chang như đang đi sales cho khách hàng vậy. Công việc này được định nghĩa là “reverse marketing”, marketing ngược từ khách hàng đến NCC, để thu hút các NCC tiềm năng. Trong email này, cần cẩn thận câu cú chữ nghĩa, tìm hiểu về văn hóa của họ tí xíu, đừng để họ đọc email của mình mà tưởng đang bị chửi, xúc phạm…thì xong. Sau email, có thể là một cuộc nói chuyện bằng điện thoại, hoặc conference, sẽ giúp mở đầu một mối quan hệ tốt đẹp.

Một trở ngại khác không thể không nhắc tới, đó là chênh lệch múi giờ. Cần phải tìm hiểu xem chênh lệch giữa giờ mình với họ là bao nhiêu, để tìm thời điểm nói chuyện cho phù hợp. Ví như, đang giờ làm việc của mình ở Việt Nam, mà gọi điện cho NCC bên Mỹ, rồi than phiền “Công ty gì gọi hoài không ai bắt máy!!!”, là xong (nghĩa là mình thiển cận!). Việc chênh lệch múi giờ làm giảm tốc độ phản hồi, nhiều khi mỗi email là 01 ngày chờ đợi, nên cần phải viết cô đọng, súc tích, hỏi tất cả thông tin cần hỏi (nhưng đừng giống hỏi cung nhé ) 

Một công việc khác, là đánh giá tiêu chuẩn chất lượng của khu vực mà NCC đang hoạt động, hàng Tây Âu khác với Đông Âu, Đức với Thổ Nhĩ Kỳ là một trời một vực. Tuy nhiên, điều này không đảm bảo chất lược thực sự của NCC, vì phụ thuộc vào nhiều yếu tố khác như tình hình kinh tế đất nước đó, tình hình nguyên vật liệu… Vì vậy, cần phải kiểm tra kỹ lưỡng tư duy và quan điểm về chất lượng của NCC, các quy trình, chứng chỉ chất lượng họ đang sở hữu… Nhớ kỹ điều này, nếu không hậu quả sẽ rất nặng nề.

Gợi ý: nếu NCC đó không có đại diện ở Việt Nam, mình không bay qua nước đó được và không có ai đó làm trung gian tin tưởng được... thì ngoài việc kiểm tra trên mạng internet thì nên gửi thư cho đại sứ quán Việt Nam và/hoặc nhờ cộng đồng Việt Nam bên đó nhờ kiểm tra hộ. Không đảm bảo họ sẽ kiểm tra hộ vì ai cũng có việc của mình, nhưng cá nhân tác giả đã thử thì ok, và kết quả rất chi tiết, xác thực. 

Còn nhiều vấn đề lắm, tuy nhiên hãy bắt đầu với những bước đầu tiên như ở trên. Việc tìm kiếm NCC quốc tế chắc chắn là sẽ khó khăn, nhưng không thể tránh khỏi trong xu thế hiện nay. Cho dù có nhiều rào cản như ngôn ngữ, vận chuyển, văn hóa, tiêu chuẩn chất lượng…, nhưng đây là những rủi ro phải chấp nhận và là việc phải làm để nâng cao lợi thế cạnh tranh của Công ty, mang lại sự phát triển lâu dài và bền vững. Và người làm Nghề mua hàng, phải đủ khả năng làm công việc này, nếu không sẽ sớm bị đào thải. 

(Tổng hợp)

Nguồn: KYAN Supply & Purchasing

Xem thêm:

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Chỉ tiêu của Mua hàng / Procurement KPIs

Mô hình năng lực mua hàng / Procurement Competencies