PDCA - Chu trình cải tiến liên tục

28/10/20

Viện Quản lý dự án Atoha

Việc cải tiến liên tục là một trong những yếu tố tiên quyết giúp doanh nghiệp có thể tồn tại, duy trì và cạnh tranh trong bối cảnh thị trường hiện nay. Và chúng ta không thể không nhắc đến PDCA - một trong những chu trình cải tiến dựa trên việc đề xuất thay đổi, thực hiện thay đổi, đo lường kết quả và tích hợp thay đổi trên toàn bộ hệ thống. Để có thể sử dụng PDCA một cách trơn tru nhất, mang lại hiệu quả nhất, chúng ta sẽ cùng nhau tìm hiểu nguyên tắc hoạt động, tác động của PDCA trong quá trình triển khai…trong bài viết bên dưới đây!

PDCA là gì?

PDCA (Plan - Do - Check - Act) - hay còn gọi là chu trình PDCA - là cách tiếp cận gồm bốn giai đoạn lặp đi lặp lại để cải tiến liên tục các quy trình, sản phẩm hoặc dịch vụ và để giải quyết các vấn đề. Nó liên quan đến việc thử nghiệm một cách có hệ thống các giải pháp khả thi, đánh giá kết quả và thực hiện những giải pháp đã cho thấy hiệu quả. PDCA dựa trên phương pháp giải quyết vấn đề khoa học và được phổ biến bởi Tiến sĩ W. Edwards Deming, người được coi là cha đẻ của quản lý chất lượng hiện đại.

Chu trình PDCA cung cấp một cách tiếp cận đơn giản và hiệu quả để giải quyết vấn đề và quản lý sự thay đổi. Nó cho phép các doanh nghiệp phát triển các giả thuyết về những gì cần thay đổi, kiểm tra các giả thuyết này trong một vòng phản hồi liên tục, đồng thời thu được kiến thức và bài học có giá trị. Nó thúc đẩy các cải tiến thử nghiệm trên quy mô nhỏ trước khi cập nhật các quy trình và phương pháp làm việc trong toàn quy trình. Chu trình PDCA bao gồm bốn bước:

Plan - Lập kế hoạch: Xác định vấn đề, thu thập dữ liệu có liên quan và hiểu nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, phát triển các giả thuyết về vấn đề có thể là gì và quyết định thử nghiệm cái nào.
Do - Thực hiện: Phát triển và thực hiện một giải pháp; quyết định một phép đo để đánh giá hiệu quả của nó, thử nghiệm giải pháp tiềm năng và đo lường kết quả.
Check - Kiểm tra: Xác nhận kết quả thông qua so sánh dữ liệu trước và sau. Nghiên cứu kết quả, đo lường hiệu quả và quyết định xem giả thuyết có được ủng hộ hay không.
Act - Hành động: Ghi lại kết quả, triển khai diện rộng trên toàn bộ quy trình, thông báo cho những người khác về những thay đổi trong quy trình và đưa ra khuyến nghị cho các chu trình PDCA trong tương lai. Nghĩa là nếu giải pháp thành công, chúng ta sẽ thực hiện nó. Nếu không, chúng ta giải quyết vấn đề còn tồn đọng và lặp lại chu trình PDCA một lần nữa.

Chúng ta sẽ đi sâu hơn vào từng bước trong bốn bước này:

1. Plan - Lập kế hoạch

Lập kế hoạch thực sự là một quá trình gồm ba bước: xác định vấn đề, phân tích vấn đề và phát triển một thử nghiệm để kiểm tra nó. Một số điều cần xem xét trong quá trình này bao gồm:

Nhận dạng vấn đề
- Đây có phải là vấn đề thích hợp để giải quyết?
- Vấn đề này có quan trọng và có tác động đối với tổ chức không?
- Vấn đề ảnh hưởng đến ai và tác động của việc giải quyết nó là gì?
Phân tích vấn đề
- Thông tin cần thiết để hiểu đầy đủ các vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của nó là gì?
- Chúng ta đã có dữ liệu nào liên quan đến vấn đề này và cần thu thập dữ liệu gì?
- Ai nên tham gia và được hỏi để hiểu rõ hơn vấn đề?
- Sau khi hiểu rõ vấn đề, việc giải quyết nó có khả thi không? Giải pháp có kinh tế và thiết thực không?
Phát triển một thử nghiệm
- Một số giải pháp khả thi là gì?
- Ai sẽ tham gia vào quá trình này và ai sẽ chịu trách nhiệm về nó?
- Kết quả mong đợi của thử nghiệm là gì và làm thế nào chúng ta có thể đo lường hiệu suất?
- Các nguồn lực cần thiết để chạy một thử nghiệm quy mô nhỏ là gì?
- Làm thế nào để kết quả từ thử nghiệm quy mô nhỏ chuyển sang việc triển khai chính thức?

2. Do - Thực hiện

Giai đoạn thực hiện là nơi chúng ta thực hiện các giải pháp hoặc thay đổi được đề xuất. Tốt nhất, chúng ta nên được thực hiện trên quy mô nhỏ. Các thử nghiệm quy mô nhỏ cho phép chúng ta học hỏi nhanh chóng, điều chỉnh khi cần thiết và thường ít tốn kém hơn để thực hiện. Chúng ta cũng cần phải đo lường hiệu suất và thu thập dữ liệu cần thiết để thực hiện đánh giá sau này.

3. Check - Kiểm tra

Trong giai đoạn này, hãy xem lại thử nghiệm, phân tích kết quả và xác định những gì đã học được. Hãy xem xét các câu hỏi sau:

Việc thực hiện thay đổi có đạt được kết quả mong muốn không?
Điều gì đã không hoạt động?
Điều gì đã học được từ việc thực hiện?
Có đủ dữ liệu để cho thấy rằng thay đổi có hiệu quả không?
Có cần chạy thử nghiệm khác không?
Làm thế nào để thử nghiệm quy mô nhỏ có thể triển khai chính thức?
Giải pháp được đề xuất có còn khả thi và thực tế không?

4. Act - Hành động

Trong giai đoạn này, việc triển khai diện rộng trên toàn bộ quy trình dựa trên những gì chúng ta đã học được trong quá trình thử nghiệm. Nếu thay đổi không hiệu quả, chúng ta sẽ thực hiện lại chu kỳ với một kế hoạch khác. Nếu kế hoạch hiệu quả, chúng ta sẽ cần phải chuẩn hóa quy trình và triển khai nó trong toàn doanh nghiệp. Sử dụng những gì đã học để lập kế hoạch cải tiến mới và bắt đầu lại chu trình. Trong giai đoạn này của chu trình PDCA, nên trả lời những câu hỏi sau:

Những nguồn lực nào cần thiết để triển khai giải pháp trên toàn công ty?
Có cần thiết training để thực hiện đầy đủ cải tiến?
Làm thế nào để sự thay đổi được duy trì lâu dài?
Làm thế nào chúng ta có thể đo lường và giám sát tác động của giải pháp?
Một số lĩnh vực cải tiến khác là gì?
Làm thế nào chúng ta có thể sử dụng những gì chúng ta đã học được trong thử nghiệm này để tạo ra các thử nghiệm khác?

Khi nào chúng ta có thể sử dụng chu trình PDCA?

Khi bắt đầu một dự án cải tiến chất lượng mới.
Khi thực hiện thay đổi.
Khi cải tiến hoặc phát triển một thiết kế mới cho một quy trình hoặc dịch vụ.
Là một mô hình để cải tiến liên tục.
Khi lập kế hoạch thu thập dữ liệu để xác minh và đánh giá độ ưu tiên cho các vấn đề hoặc nguyên nhân gốc rễ.
Điều quan trọng là chúng ta phải biết chúng ta muốn đạt được gì, sẽ đo lường sự cải thiện như thế nào và rõ ràng về ý tưởng được kiểm tra.

Sử dụng chu trình PDCA để hỗ trợ Kaizen

Quy trình PDCA hỗ trợ cả các nguyên tắc và thực hành cải tiến liên tục cùng Kaizen. Kaizen tập trung vào việc áp dụng những thay đổi nhỏ hàng ngày dẫn đến những cải tiến lớn theo thời gian. Chu trình PDCA cung cấp một khuôn khổ và cấu trúc để xác định các cơ hội cải tiến và đánh giá chúng một cách khách quan.

Sử dụng PDCA, một tổ chức đề cao việc cải tiến liên tục có thể tạo ra văn hóa kết hợp giữa 2 thái cực đó là những người có tư duy phản biện và những người có tư duy giải quyết vấn đề. Các ý tưởng cải tiến có thể được kiểm tra nghiêm ngặt ở quy mô nhỏ. Sử dụng dữ liệu, nhóm có thể điều chỉnh giải pháp và đánh giá lại giải pháp. Sau khi một ý tưởng được chứng minh là có hiệu quả, nó có thể được tiêu chuẩn hóa và thực hiện trên toàn công ty. Quá trình lặp đi lặp lại của chu trình PDCA cho phép các ý tưởng liên tục được kiểm tra, thúc đẩy cải tiến liên tục và văn hóa học hỏi liên tục.

Tổng kết

Chu trình PDCA là một công cụ hữu ích có thể giúp một nhóm/tổ chức giải quyết vấn đề hiệu quả hơn nhiều. PDCA có một số ưu điểm đáng kể:

Nó kích thích sự cải tiến liên tục của sản phẩm, con người và quy trình.
Nó cho phép nhóm/tổ chức thử nghiệm các giải pháp khả thi ở quy mô nhỏ và trong môi trường được kiểm soát.
Nó ngăn chặn sự tái diễn những sai sót quá trình làm việc.
...

Vì vậy, chúng ta nên khuyến khích việc áp dụng chu trình PDCA vào quá trình hoạt động để cải tiến liên tục, giúp gia tăng lợi thế cạnh tranh trên thị trường về mặt công nghệ, sản phẩm, dịch vụ một cách hiệu quả nhất.

Kiến thức tổng hợp bởi Trainer Nguyễn Hải Hà (PMP^®, PMI-ACP^®, PMI-ATP Instructor)

References: theleanway.net, online.visual-paradigm.com, kanbanize.com