Hành động phòng ngừa (Preventive Action) là một hoạt động có chủ ý nhằm đảm bảo hiệu suất của công việc dự án trong tương lai phù hợp với kế hoạch quản lý dự án.

Đây là những hành động được thực hiện khi dự án có xu hướng ra khỏi phạm vi, tiến độ, chi phí hoặc kế hoạch chất lượng để đảm bảo hiệu suất dự án được căn chỉnh theo đường cơ sở.

Hành động phòng ngừa (Preventive Action) là hành động chủ động.

Đây là những hành động được thực hiện để ngăn chặn các vấn đề, sự cố xảy ra trong tương lai.

Trong khi thực hiện hành động khắc phục (Corrective Action) liên quan đến việc xử lý các sai lệch thực tế so với đường cơ sở đo lường hiệu suất (performance measurement baseline) hoặc các số liệu khác, thực hiện hành động phòng ngừa (Preventive Action) có nghĩa là xử lý các sai lệch dự đoán hoặc có thể xảy ra so với đường cơ sở đo lường hiệu suất và các số liệu khác. Quá trình thực hiện hành động phòng ngừa không rõ ràng như đối với hành động khắc phục.

Biết khi nào cần hành động phòng ngừa đòi hỏi nhiều kinh nghiệm hơn tính toán vì bạn đang đánh giá xu hướng trong phân tích đo lường và dự đoán rằng, nếu tiếp tục, chúng có thể dẫn đến sai lệch so với đường cơ sở đo lường hiệu suất hoặc các số liệu khác. Ví dụ về các hành động phòng ngừa bao gồm:

- Điều chỉnh dự án để ngăn vấn đề tương tự xảy ra sau đó trong dự án

- Thay đổi một nguồn lực vì hoạt động cuối cùng của nguồn lực đó gần như không đáp ứng các tiêu chí chấp nhận

- Sắp xếp cho các thành viên trong nhóm được đào tạo trong một lĩnh vực kiến thức nhất định vì không có ai có các kỹ năng cần thiết để dự phòng trường hợp một thành viên trong nhóm có thể bất ngờ bị bệnh

Thông thường, các hành động phòng ngừa được thực hiện để điều chỉnh hiệu suất của các đường cơ sở dự án hiện có; các hành động này không thay đổi đường cơ sở. Tất cả các hành động phòng ngừa nên được xem xét và phê duyệt hoặc từ chối như là một phần của quy trìnhThực hiện kiểm soát thay đổi tích hợp (Perform Integrated Change Control). Những thay đổi được đề xuất mà ảnh hưởng đến kế hoạch quản lý dự án, đường cơ sở, chính sách hoặc thủ tục, hiến chương / điều lệ dự án, hợp đồng hoặc tuyên bố công việc có thể phải thông qua Ban kiểm soát thay đổi (Change Control Board - CCB) hoặc nhà tài trợ để phê duyệt, như được nêu trong kế hoạch quản lý thay đổi. Hành động phòng ngừa có thể được thực hiện bất cứ lúc nào trên bất kỳ quy trình quản lý dự án.

Hành động khắc phục và hành động phòng ngừa, cái nào được ưa tiên đối với PMI?

PMI luôn ưu tiên các giám đốc dự án chủ động trong vai trò của mình, các hành động phòng ngừa luôn được ưu tiên. Giám đốc dự án nên làm việc chăm chỉ để dự đoán và xác định bất kỳ sự cố nào có thể xảy ra thông qua các biện pháp chủ động và phản hồi kịp thời để ngăn chặn điều đó xảy ra.

Các hành động phòng ngừa sẽ đảm bảo dự án tiến hành thuận lợi và theo sát các đường cơ sở.

Mặt khác, hành động khắc phục và hành động phòng ngừa là các hoạt động được thực hiện (thường là cho các quy trình dự án) để đảm bảo hiệu suất dự án phù hợp với đường cơ sở và không có mối quan hệ trực tiếp với chất lượng của sản phẩm cuối cùng.

Xem thêm:

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Corrective Action vs. Preventive Action vs. Defect Repair

Corrective Action - Hành động khắc phục