Project Management là gì? Quản lý dự án là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, đáp ứng các yêu cầu để hoàn thành tốt nhất dự án được giao. Thực tế, đây là việc khởi tạo, lập kế hoạch, tiến hành việc thực hiện, kiểm soát giám sát và hoàn thiện công việc dự án giúp đạt được các mục tiêu cụ thể, đáp ứng các tiêu chí tại thời điểm được chỉ định.

Project Management – Quản lý dự án là gì?

Project Management – Quản lý dự án không phải là điều đơn giản

Project Management - Quản lý dự án, theo Viện Quản lý Dự án (PMI) là việc áp dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào các hoạt động của dự án, nhằm đáp ứng các yêu cầu chung của dự án. Việc Quản lý dự án được thực hiện thông qua ứng dụng phù hợp, tích hợp các quy trình quản lý được xác định cho dự án một cách hiệu quả.

Trong đó, dự án – Project là một nỗ lực tạm thời được thực hiện để tạo ra một sản phẩm, dịch vụ duy nhất. Ví dụ về dự án được triển khai như:

• Phát triển một hợp chất mới cho thị trường.
• Cải thiện quy trình kinh doanh trong một tổ chức (tạo ra một bộ quy trình mới).
• Sửa đổi một chương trình phần mềm máy tính được sử dụng trong một tổ chức.
• Tiến hành nghiên cứu để phát triển một quy trình sản xuất mới.
• Phát triển một ứng dụng phần mềm.
• Thiết lập một quy trình nghiệp vụ trong một ngân hàng.

Project Management (Quản lý dự án) không phải là một khái niệm mới, mà ngược lại đã được đưa vào sử dụng từ hàng trăm năm nay. Những thành tựu mà quản lý dự án mang lại ở Việt Nam và trên thế giới có thể kể đến:

• Địa đạo Củ Chi
• Tòa nhà Landmark 81
• Tòa nhà Quốc Hội Việt Nam
• Sân vận động Quốc gia Mỹ Đình
• Bitexco Financial Tower (TP.HCM)
• Dự án Cá Rồng Đỏ
• Dự án đào tạo nâng cao năng lực cán bộ công ty X
• Kim tự tháp Giza
• Thế vận hội Olympic
• Vạn Lý Trường Thành
• Đền Taj Mahal
• Vắc xin bại liệt
• Các ứng dụng phần mềm thương mại
• ...

Chức năng của Project Management là gì?

Project Management là khái niệm đã được đưa vào sử dụng từ hàng trăm năm nay

Những thành tựu của các dự án kể trên có được là nhờ những người lãnh đạo và quản lý đã áp dụng các thực tiễn, nguyên lý, quy trình, công cụ và kỹ thuật trong quản lý dự án vào công việc của họ.

Các nhà quản lý dự án đã sử dụng một tập hợp các kỹ năng và kiến thức ứng dụng để thỏa mãn khách hàng và những người có liên quan (stakeholder - là những bên có thể tác động đến dự án hoặc bị tác động bởi dự án).

• Chức năng lập kế hoạch: Xác định mục tiêu, khối lượng công việc, dự tính nguồn lực cần thiết
• Chức năng tổ chức: Thể hiện bằng việc phân phối nguồn lực: Tiền bạc, lao động, công việc, trang thiết bị, điều phối, quản lý quỹ và thời gian.
• Chức năng lãnh đạo.
• Chức năng kiểm soát: Bao gồm quá trình theo dõi kiểm tra tiến độ dự án, phân tích tình hình, tổng hợp, đánh giá, báo cáo kết quả thực hiện và đề xuất các giải pháp giải quyết các khó khăn trong quá trình thực hiện dự án.
• Chức năng phối hợp.

Các giai đoạn/nhóm quy trình của Project Management

Meeting trước, trong và sau dự án

Project Management có các giai đoạn/nhóm quy trình (process group):

• Khởi động dự án. Các quy trình được thực hiện để xác định một dự án mới (hoặc một giai đoạn mới của một dự án hiện có) bằng cách có được sự cho phép để bắt đầu dự án (hoặc giai đoạn).
• Lập kế hoạch dự án. Các quy trình cần thiết để thiết lập phạm vi của dự án, tinh chỉnh các mục tiêu và xác định tiến trình hành động cần thiết để đạt được các mục tiêu mà dự án đã thực hiện để đạt được.
• Thực hiện dự án. Các quy trình được thực hiện để hoàn thành công việc được xác định trong kế hoạch quản lý dự án để đáp ứng các yêu cầu của dự án.
• Theo dõi và kiểm soát dự án. Các quy trình cần thiết để theo dõi, xem xét và điều chỉnh tiến độ và hiệu suất của dự án; xác định bất kỳ lĩnh vực nào cần thay đổi kế hoạch; và bắt đầu những thay đổi tương ứng.
• Kết thúc dự án. Các quy trình được thực hiện để chính thức hoàn thành hoặc đóng dự án, giai đoạn hoặc hợp đồng.

Các hình thức và mô hình tổ chức quản lý dự án - Project Management

Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: Chủ đầu tư sử dụng bộ máy có sẵn để trực tiếp quản lý thực hiện hoặc lập ra ban quản lý riêng cho từng dự án.

Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án: Là hình thức chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một doanh nghiệp, tổ chức có năng lực chuyên môn đứng ra làm quản lý toàn bộ quá trình chuẩn bị, thực hiện dự án. Đây là khi ban quản lý hoạt động như một pháp nhân độc lập, chịu trách nhiệm trước pháp luật và chủ đầu tư về toàn bộ quá trình chuẩn bị cũng như thực hiện dự án.

Hình thức chìa khóa trao tay: Nghĩa là chủ đầu tư giao cho một nhà thầu hoặc nhiều nhà thầu liên kết với nhau thực hiện toàn bộ các công việc chung của dự án. Bao gồm: lập dự án, thực hiện và bàn giao toàn bộ dự án khi đã hoàn thành cho chủ đầu tư tiến hành khai thác, sử dụng trong thời hạn nhất định.

Các loại cấu trúc tổ chức đối với các dự án

• Hữu cơ hay đơn giản
• Theo chức năng (tập trung)
• Nhiều phòng ban (có thể lặp chức năng trong từng phòng ban với mức độ tập trung thấp)
• Ma trận – mạnh
• Ma trận – yếu
• Ma trận – cân bằng
• Theo dự án (hỗn hợp, lai)
• Ảo
• Lai
• PMO

Xem thêm chi tiết về Ảnh hưởng của cấu trúc tổ chức đối với các dự án - Organizational structure

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Dự án là gì? - What is a Project?

Quản trị dự án là gì? What is Project Governance?

Sự khác nhau giữa QUẢN LÝ dự án và QUẢN TRỊ dự án?

Quản lý dự án là gì? - What is Project Management?

Quản lý chương trình là gì? What is Program Management?

Quản lý danh mục là gì? - What is Portfolio Management?

Project vs. Program vs. Portfolio

BÍ KÍP THI ĐẬU PMP^® - CHUẨN BỊ TRƯỚC KHI THI, TRONG PHÒNG THI VÀ SAU KHI THI