1. Scrum Master là ai?

Scrum Master là người lãnh đạo đóng vai trò hỗ trợ cho Scrum Team, Product Owner và cả tổ chức. Họ chịu trách nhiệm cho sự thành công và phát triển của nhóm thông qua việc đảm bảo Scrum được áp dụng đúng cách và mang lại hiệu quả. Họ hỗ trợ loại bỏ các rào cản, đóng vai trò là người hướng dẫn, cố vấn, huấn luyện viên, người truyền đạt – và bất kỳ vai trò nào cần thiết – để dẫn dắt nhóm đi đến một phiên bản tốt hơn mà không áp đặt.

Với định nghĩa này, nhiều người có thể nghĩ Scrum Master là một dạng Project Manager trong khuôn khổ Scrum. Nhưng thực tế không phải vậy.

Khi Scrum được triển khai đúng cách, sẽ không có vai trò Project Manager. Bởi vì toàn bộ Nhóm Scrum cùng nhau quản lý việc lập kế hoạch, phát triển và bàn giao sản phẩm.

“Nhóm Scrum chịu trách nhiệm cho tất cả các hoạt động liên quan đến sản phẩm, bao gồm hợp tác với các bên liên quan, xác minh, bảo trì, vận hành, thử nghiệm, nghiên cứu & phát triển, và bất kỳ hoạt động nào khác nếu cần thiết. Họ được tổ chức cấu trúc và trao quyền để tự quản lý công việc của mình.” - Trích dẫn từ Scrum Guide 2020.

Điều đó có nghĩa là không có một cá nhân nào “quản lý dự án”. Thay vào đó, nhóm vận hành theo hình thức tự quản. Việc chia sẻ trách nhiệm chung thúc đẩy đổi mới, tăng cường hợp tác, phát hiện vấn đề sớm hơn, giảm thiểu rủi ro nhanh hơn và tạo ra giá trị nhanh hơn.

Việc để một nhóm tự quản mà không có Project Manager là điều khá khó hiểu đối với nhiều tổ chức. Câu hỏi đặt ra là: “Làm sao Scrum Team có thể gánh vác hết các công việc vốn thuộc về một Project Manager?” Câu trả lời nằm ở cách Scrum hoạt động: nhóm tạo ra sự minh bạch và tuân theo nguyên tắc thực nghiệm – ra quyết định dựa trên dữ liệu thực tế. Họ cũng duy trì năm giá trị cốt lõi của Scrum: cởi mở, tập trung, dũng cảm, cam kết và tôn trọng.

Nếu bạn đang hình dung Scrum Master giống như người giám sát, thì hãy thử thay đổi góc nhìn một chút. Họ không phải “người thi hành luật”, mà giống như một chuyên gia tâm lý, hoặc nếu bạn là fan Star Wars thì… họ chính là Yoda. Yoda không cầm tay bạn chỉ việc, không ép buộc, nhưng ông ấy luôn xuất hiện đúng lúc để chỉ cho bạn con đường sáng suốt nhất – nhẹ nhàng, kiên nhẫn, và đầy trí tuệ. Còn đi con đường nào, là do bạn quyết.

Trách nhiệm cốt lõi của Scrum Master

Trách nhiệm chính của Scrum Master là thúc đẩy khả năng tự quản của nhóm, đồng thời nâng cao tính linh hoạt và khả năng thích ứng trong các dự án phức tạp và tiềm ẩn nhiều rủi ro. Scrum Master đóng vai trò như chất xúc tác, giúp tổ chức thay đổi tư duy theo hướng hiện đại, loại bỏ các rào cản hành chính truyền thống, từ đó mang lại sản phẩm chất lượng hơn và một môi trường làm việc tích cực hơn.

Scrum Master thực hiện sứ mệnh này thông qua các hành động cụ thể sau:

• Hướng dẫn và truyền đạt khung làm việc Scrum cho Nhóm Scrum, nhằm tối đa hóa giá trị tạo ra và giảm thiểu rủi ro trong quá trình giải quyết các vấn đề phức tạp
• Tác động đến việc loại bỏ các rào cản có thể cản trở tiến độ hoặc hiệu suất của nhóm
• Bảo vệ nhóm khỏi các tác động từ bên ngoài, giúp duy trì sự tập trung và dòng công việc thông suốt
• Tạo điều kiện kết nối giữa nhóm và các bên liên quan, đảm bảo không có khoảng trống trong giao tiếp hay hiểu lầm trong kỳ vọng
• Hỗ trợ Product Owner trong việc tối ưu hóa giá trị sản phẩm, thông qua các thực hành bổ trợ và chiến lược nâng cao
• Huấn luyện và cố vấn để nhóm phát triển năng lực tự quản lý, nâng cao tính chủ động và trách nhiệm cá nhân
• Thúc đẩy tinh thần học hỏi và cải tiến liên tục, giúp nhóm ngày càng hoàn thiện
• Xây dựng văn hóa hợp tác, làm việc nhóm hiệu quả và giao tiếp minh bạch, từ đó nâng cao hiệu quả tổng thể

Không ai báo cáo trực tiếp cho Scrum Master. Họ không có quyền sa thải thành viên trong nhóm, và quan trọng nhất, họ không chịu trách nhiệm trực tiếp về việc bàn giao sản phẩm. Trách nhiệm duy nhất của họ là đảm bảo hiệu quả hoạt động của Nhóm Scrum.

2. Project Manager là ai?

Project Manager là người chịu trách nhiệm triển khai kế hoạch dự án theo đúng tiến độ, phạm vi công việc và ngân sách đã được xác định từ trước.

Project Manager thường hoạt động tốt trong những môi trường có áp lực cao và có khả năng xử lý linh hoạt giữa hai cấp độ: vừa nắm bắt chi tiết công việc, vừa nhận diện được những thay đổi ở tầm nhìn tổng thể và bối cảnh của dự án. Họ cần hiểu rõ mối quan hệ và sự tương tác giữa tất cả các bên liên quan trong dự án.

Một kỹ năng then chốt của Project Manager là quản lý mối quan hệ với các nhà tài trợ (sponsors) và thúc đẩy sự hợp tác đúng lúc, đúng người với các thành viên dự án – nhằm đảm bảo mọi bên có thể thích ứng và đồng hành hiệu quả trong quá trình thay đổi.

Ở nhiều khía cạnh, Project Manager nắm giữ “chìa khóa” để hiểu và kiểm soát bức tranh toàn cảnh của dự án tại bất kỳ thời điểm nào. Họ cũng là người điều chỉnh hướng đi khi phát sinh những yếu tố có thể đe dọa đến kết quả kinh doanh mà dự án đang hướng tới.

Trách nhiệm cốt lõi của Project Manager

Một Project Manager cần có nhiều kỹ năng để đảm đương khối lượng công việc đa dạng và phức tạp. Họ phải liên tục thích nghi với môi trường thay đổi không ngừng nhằm đảm bảo kiến thức và năng lực quản lý luôn phù hợp và cập nhật.

Các trách nhiệm chính của Project Manager bao gồm:

• Xác định và duy trì phạm vi công việc của dự án
• Lập kế hoạch và theo dõi tiến độ, đảm bảo mọi nhiệm vụ được thực hiện đúng thời hạn
• Quản lý nguồn lực và nhân sự, theo dõi và báo cáo thời gian làm việc của nhóm
• Cập nhật liên tục tình trạng của từng giai đoạn dự án cho các bên liên quan tương ứng
• Ngăn ngừa và loại bỏ các phụ thuộc hoặc yếu tố gây cản trở tiến độ dự án
• Ghi chép và lưu trữ đầy đủ quy trình thực hiện ở từng bước
• Đảm bảo chất lượng và sự thành công cao nhất cho dự án

Trong Scrum, những nhiệm vụ mà Scrum Master không trực tiếp thực hiện thường sẽ được Nhóm Scrum thực hiện theo cách của họ. 

Ví dụ, các Developer (Lập trình viên) sẽ quản lý các nhiệm vụ và tiến độ công việc. Product Owner thường đảm nhận việc giao tiếp với các bên liên quan, báo cáo tiến độ với lãnh đạo, và quản lý các mục tiêu sản phẩm, các vấn đề cần giải quyết, giá trị và ngân sách.

3. Vậy có thể kết hợp giữa Scrum Master và Project Manager?

Việc kết hợp 2 vị trí này có thể gây rắc rối nếu không được quản lý đúng cách

Scrum Master và Project Manager là hai vai trò khác nhau. Mỗi vai trò có một vị trí và mục đích riêng trong từng hoàn cảnh cụ thể. Việc áp dụng trách nhiệm, kỳ vọng và cách làm việc của một vai trò vào vai trò còn lại có thể dẫn đến kết quả không mong muốn.

Nếu chúng ta đang làm việc trong một môi trường quen thuộc và có thể lập kế hoạch các công việc cần làm với mức độ chắc chắn cao và rủi ro thay đổi thấp, thì những công cụ trong bộ công cụ của Project Manager có thể hoạt động rất hiệu quả.

Quản lý thời gian, phạm vi và ngân sách sẽ rất hợp lý trong trường hợp này. Chúng ta có thể sử dụng tư duy của một Project Manager với quy trình được xác định rõ ràng để quản lý công việc và theo dõi tiến độ. Project Manager sẽ kiểm soát phạm vi công việc và tổ chức các thành viên trong nhóm để đảm bảo công việc hoàn thành đúng hạn và trong ngân sách.

Tuy nhiên, nếu công việc có nhiều yếu tố chưa rõ ràng, yêu cầu thay đổi liên tục, công nghệ mới hoặc môi trường không ổn định, chúng ta sẽ cần một cách tiếp cận khác. Lúc này, chúng ta cần một người có khả năng huấn luyện, hướng dẫn, cố vấn và giúp nhóm tự quản lý để giải quyết vấn đề. Ý tưởng "kiểm soát phạm vi" không còn phù hợp vì không có phạm vi cố định. Trong trường hợp này, chúng ta cần tư duy sản phẩm với quy trình thực nghiệm để có thể phản ứng và điều chỉnh nhanh chóng với những thay đổi từ môi trường bên ngoài.

Danh sách công việc ở vị trí Project Manager và Scrum Master

Khi tìm kiếm cơ hội nghề nghiệp, việc hiểu rõ sự khác biệt giữa Project Manager và Scrum Master là rất quan trọng – không chỉ đối với bạn mà còn đối với nhà tuyển dụng. Nếu bạn chỉ muốn tham gia vào một trong hai vị trí này, hãy chắc chắn rằng những người trong tổ chức mà bạn đang phỏng vấn hiểu rõ sự khác biệt giữa chúng

Nếu bạn muốn trở thành Scrum Master, hãy đặt những câu hỏi như:

• Tại sao bạn lại muốn tuyển dụng một Scrum Master?
• Bạn có thể cho tôi biết cách bạn đánh giá hiệu quả công việc của một Scrum Master không?
• Hiện tại bạn có Scrum Master nào không? Nếu có, họ mang lại giá trị gì cho tổ chức của bạn?
• Những kỹ năng nào mà ứng viên lý tưởng cho vị trí này cần có?

Nếu câu trả lời liên quan đến việc chỉ đạo công việc, tăng năng suất, cải thiện độ chính xác của ước tính thời gian, kiểm soát phạm vi hay báo cáo công việc, rất có thể bạn đang nói chuyện với người tuyển dụng cho vị trí Scrum Master nhưng thực ra họ lại muốn một Project Manager.

Một Scrum Master hành xử như một Project Manager đối với nhóm của mình có thể làm hỏng sự tự quản lý, điều này sẽ làm giảm hiệu quả của nhóm Scrum một cách đáng kể.