Các nhóm dự án và người quản lý dự án đang phải đối mặt với một thách thức vẫn đang hiện diện: Mô hình làm việc kết hợp (Hybrid work environment). 

Trong thời kỳ đại dịch, những nhóm dự án làm việc từ xa, buộc phải có sự thay đổi về cách quản lý dự án, cũng như đổi mới quy trình và cơ chế hoàn thành công việc để thích ứng với điều kiện hiện tại. Khi tình trạng khủng hoảng qua đi, các doanh nghiệp yêu cầu nhân viên trở lại văn phòng, ít nhất là những nhân viên đang ở gần văn phòng. Những nhóm trước đây phối hợp làm cùng nhau, giờ đây một số người trong số họ sẽ làm việc tại văn phòng, và một số khác vẫn tiếp tục duy trì việc làm việc từ xa.

Trước đại dịch, hầu hết các nhóm làm việc ở cùng địa điểm, khi đại dịch diễn ra, các nhóm phân tán khắp nơi. Ở thời điểm hiện tại, các nhóm dự án đang "trộn lẫn" cả hai yếu tố đó, điều này làm gia tăng thách thức cho người quản lý dự án trong việc điều phối công việc cũng như giữ lửa, tạo động lực để đội nhóm đi đúng hướng. Một trong những bất lợi khi làm việc theo môi trường kết hợp là có thể tạo ra mâu thuẫn giữa các thành viên trong quá trình làm việc bắt đầu từ sự khác nhau trong quá trình nhận thông tin khác nhau, xử lý thông tin,...

Người quản lý dự án sẽ cần điều hướng môi trường làm việc kết hợp này trong tương lai gần - làm việc kết hợp (hybrid work) đang nhanh chóng trở thành một điều bình thường mới.

Làm việc kết hợp cũng đem đến một số lợi ích. Thay vì bị giới hạn trong những nguồn lực sẵn có ở địa phương, nhóm dự án có thể thu hút các thành viên từ khắp đất nước hoặc trên toàn thế giới. Làm việc với một nhóm nhỏ thành viên hoặc chuyên gia cũng trở nên dễ dàng hơn vì những nguồn lực đó có thể tham gia dự án khi cần và rời đi khi công việc của họ hoàn tất.

Giao tiếp và hợp tác

Khi các nhóm dự án cùng làm việc tại một địa điểm (hoặc cùng làm việc từ xa), phần lớn hoạt động giao tiếp được thực hiện trực tiếp (hoặc trong các cuộc họp trực tuyến) trong thời gian thực. Việc này có lợi ích là hầu hết các thành viên trong nhóm đều nghe cùng một thông tin vào cùng một thời điểm và theo cùng một cách. Trong môi trường kết hợp, điều này không hoàn toàn đúng nữa, có thể có một số thành viên trong nhóm làm việc tại nhà, những người khác ở cùng nhau tại văn phòng và một số ở những nơi xa khác. Việc giao tiếp có thể bị xáo trộn bởi đường truyền liên lạc, hoặc các thành viên trong nhóm ở gần nhau thường có xu hướng nói chuyện trước và sau cuộc họp, vô tình loại trừ những người khác đang ở xa, hoặc đơn giản là thảo luận về vấn đề trong cuộc họp vào lúc cùng nhau ăn trưa/uống cà phê. Thông thường, việc này xảy ra ngoài tầm kiểm soát của người quản lý dự án, gây khó khăn cho việc nắm bắt và cập nhật thông tin từ đội nhóm.

Người quản lý dự án không nên tìm cách kiểm soát cũng như không nên cố gắng hạn chế việc giao tiếp này, đó có thể là cơ hội để cải thiện sự hợp tác giữa nhóm. Cách tốt để nắm bắt thông tin là hỏi các thành viên trong nhóm, theo cách khuyến khích điều đó chứ không phải như đang cố gắng quản lý hoặc ngăn cản. 

Xây dựng mối quan hệ lành mạnh, tích cực giữa các thành viên trong nhóm là một phần trong nhiệm vụ của nhà quản lý. Thách thức lớn nhất là các mối quan hệ tiêu cực dễ dàng nhận thấy khi mọi người ngồi cùng nhau, chúng khó phát hiện hơn nhiều khi mọi người gặp nhau qua màn hình. Nhà quản lý hãy đảm bảo việc thúc đẩy các mối quan hệ tích cực, ngay cả với những người ngoài tầm nhìn và đừng ngại nói chuyện với các thành viên trong nhóm về tình hình của họ.

Sự công bằng và hòa nhập

Khi thế giới chuyển sang làm việc chủ yếu qua hình thức trực tuyến, cách chúng ta xử lý các cuộc họp cũng đã thay đổi. Việc tham gia theo hình thức trực tuyến tạo môi trường bình đẳng cho các thành viên trong nhóm, họ có thể giơ tay qua phần mềm và chờ cơ hội để phát biểu, ý tưởng của họ cũng sẽ được xem xét nghiêm túc hơn. Việc gặp trực tiếp hoặc trong một cuộc họp kết hợp, việc thể hiện quan điểm là không dễ dàng; việc phát biểu trước nhiều người cần nhiều sự tự tin lẫn kinh nghiệm. 

Là người quản lý dự án, vai trò của bạn là đảm bảo rằng tất cả thành viên trong nhóm đều có thể tham gia. Trong các cuộc họp, hãy đảm bảo rằng mọi người đều có cơ hội phát biểu, bằng cách để lại những khoảng dừng đủ dài để mọi người tham gia hoặc thậm chí trực tiếp kêu gọi mọi người. Khi ai đó đã tham gia cả cuộc họp mà không phát biểu nhưng có vẻ như họ có điều gì đó muốn nói, thì người quản lý nên chủ động khơi gợi và tạo cơ hội để họ nêu ý kiến. Ngoài các cuộc họp, người quản lý dự án nên thu thập phản hồi từ những thành viên có vẻ trầm lặng, xem liệu họ có điều gì muốn nói hay không và tìm kiếm phản hồi về chính cuộc họp mà họ đã tham gia. Tìm hiểu xem có cách nào bạn để giúp họ tham gia trao đổi và đóng góp trong cuộc họp hay không. Chắc chắn không phải ai cũng có điều muốn nói, nhưng việc đảm bảo rằng tất cả mọi người có đều có cơ hội để nêu ý kiến là điều quan trọng để dự án thành công.

Quản lý dự án Hybrid

Tôi đã làm việc với nhiều nhà quản lý dự án thành công, những người theo mô hình quản lý tương tự. Họ sẽ tổ chức các cuộc họp cập nhật hàng tuần vào thứ Tư, và dành ngày thứ Năm để theo dõi các hoạt động và thông tin còn thiếu, sau đó gửi email hàng tuần cho tất cả các bên liên quan ngay trước hoặc ngay sau bữa trưa thứ Sáu. Sau đó, họ sẽ dành thời gian từ khi gửi bản cập nhật đến khi kết thúc ngày làm việc thứ Sáu để đi dạo quanh văn phòng, chào các thành viên trong nhóm dự án và các bên liên quan, đồng thời tiếp tục công việc còn dang dở. Áp dụng phong cách quản lý không chính thức này, là họ hàng của “Management by Walking Around” (MBWA), người quản lý dự án sẽ trong trạng thái sẵn sàng tiếp đón những thành viên cần trò chuyện, kiểm tra tình trạng các thành viên trong nhóm và giám đốc điều hành, đồng thời tìm ra các điểm nóng “hotspots” của dự án và con người thông qua trực giác và các mối quan hệ. Cách này sẽ không hoạt động hoặc ít nhất trở nên kém hiệu quả hơn rất nhiều khi một nửa nhóm ở trong văn phòng và nửa còn lại thì hoạt động qua màn hình. Trên thực tế, điều này có thể gây hiểu nhầm; nhóm dự án ở gần người quản lý dự án có thể làm việc rất tốt, trong khi các thành viên không ở gần người quản lý dự án lại cảm thấy khó khăn hoặc bối rối. Falling victim to proximity bias, the project manager may decide all is well, and coast into the weekend. Điều này có thể làm cho người quản lý dự án tài ba của chúng ta phải đối mặt với thất bại không lường trước được. 

Đối với người quản lý dự án kết hợp, cách đầu tiên có thể thực hiện được, nhưng cách thứ hai cần phải xem xét lại. Việc đi dạo quanh văn phòng và hiểu xem dự án đang diễn ra như thế nào là chưa đủ, mặc dù hoạt động này vẫn có ảnh hưởng nhất định. Người quản lý kết hợp cần đảm bảo không nhầm lẫn cách nhóm làm việc trực tiếp đang hoạt động với toàn bộ nhóm, hoặc đưa ra các giả định (đánh giá) dựa trên sự hạn chế về tương tác. Tiếp xúc với các thành viên trong nhóm một cách không chính thức vẫn là một ý tưởng hay và người quản lý kết hợp có thể sử dụng nhiều công cụ khác, thay cho tiếp xúc gần về mặt vật lý. Người quản lý dự án có thể sử dụng tính năng trò chuyện trực tuyến, chẳng hạn như Slack hoặc Teams, trò chuyện video, tổ chức giờ họp trực tuyến cố định hoặc cố gắng liên lạc với càng nhiều thành viên trong nhóm càng tốt để đạt được sự hiểu biết mà cô ấy có được bằng cách đi bộ xung quanh văn phòng. Lúc đầu, điều này có vẻ kỳ lạ hoặc xâm phạm riêng tư; đi ngang qua bàn của ai đó và vẫy tay có cảm giác ít xâm phạm hơn nhiều so với Slack ping. Nhưng khi các nhóm đã quen với việc nhìn hoặc nghe từ người quản lý dự án thì điều đó sẽ trở nên tự nhiên hơn. Thậm chí có thể xảy ra trường hợp các thành viên trong nhóm làm việc trực tiếp thích cách này hơn vì biết rằng người quản lý dự án của họ luôn sẵn sàng trò chuyện nếu cần, nhưng có thể dễ dàng bị loại bỏ nếu họ không thích.

Người quản lý dự án cần phải làm việc với nhóm để tìm ra cách tốt nhất để có được loại dữ liệu không chính thức này từ các thành viên trong nhóm - tất cả thành viên - khi dự kiến ​​rằng một số thành viên hoặc tất cả thành viên nhóm sẽ không ở gần quản lý.

Bài học rút ra

• Sau nhiều thập kỷ làm việc trực tiếp tại văn phòng và ba năm hoàn toàn làm việc từ xa, các đội nhóm đang bắt đầu làm việc trong môi trường kết hợp được cả hai yếu tố, làm việc tại chỗ và làm việc từ xa. 
• Phong cách làm việc kết hợp này có thể đem lại những lợi ích vượt ra khỏi khía cạnh chi phí.
• Các nhóm kết hợp có phương thức giao tiếp kết hợp; một số thành viên sẽ nói chuyện với những người khác theo những cách không ngờ tới và có phong cách cũng như tần suất khác nhau. Người quản lý dự án nên khuyến khích kiểu hợp tác này và không nên cố gắng kiểm soát nó. 
• Làm việc từ xa tạo ra cảm giác công bằng và hòa nhập, và cảm giác này có nguy cơ bị ảnh hưởng trong môi trường kết hợp. Điều quan trọng đối với người quản lý dự án là duy trì sự hòa nhập trong nhóm, ngay cả khi một số thành viên ở văn phòng cùng nhau và một số thì không.
• Việc hiểu được ý thức của nhóm làm việc trực tiếp (tại chỗ) và cho rằng toàn bộ nhóm cũng cảm thấy như vậy là chưa đủ và khá phiến diện. Người quản lý dự án kết hợp phải chú ý quan tâm, thúc đẩy cảm xúc của mọi người và không nên để tình trạng thiên vị xảy ra. 

Nguồn: projectmanagement.com