Hướng dẫn chuẩn bị hồ sơ thi PfMP®
Việc chuẩn bị hồ sơ thi chứng chỉ quốc tế PfMP (Portfolio Management Professional)® là bước bắt buộc mà mọi học viên phải hoàn thành trước khi được phép đặt lịch và tham gia kỳ thi. Đây là một trong những giai đoạn đòi hỏi nhiều công sức và nỗ lực nhất trong hành trình chinh phục chứng chỉ. Trong bài viết này, Atoha hướng dẫn chi tiết về cách viết hồ sơ thi PfMP nhằm giúp học viên tự tin vượt qua vòng hồ sơ của PMI một cách tốt nhất.
Học viên tham gia khoá học Luyện thi chứng chỉ PfMP® tại Atoha sẽ được cung cấp template và giảng viên hỗ trợ review 1-1 hồ sơ này, với xác suất thành công là 100%.
I. Điều kiện dự thi PfMP®
Theo điều kiện từ PMI®, học viên cần thoả mãn một trong các bộ tiêu chí sau:
Trình độ học vấn | Kinh nghiệm Quản lý Kinh doanh | Kinh nghiệm Quản lý Danh mục |
Bằng tốt nghiệp trung học phổ thông hoặc cao đẳng hay tương đương | Tối thiểu 96 tháng kinh nghiệm quản lý kinh doanh chuyên nghiệp trong vòng 15 năm | Tối thiểu 84 tháng kinh nghiệm quản lý danh mục chuyên nghiệp không trùng lắp |
Hoặc | ||
Bằng tốt nghiệp Đại học 04 năm hoặc cử nhân hay bằng cấp quốc tế tương đương | Tối thiểu 96 tháng kinh nghiệm quản lý kinh doanh chuyên nghiệp trong vòng 15 năm | Tối thiểu 48 tháng kinh nghiệm quản lý danh mục chuyên nghiệp không trùng lắp |
Hoặc | ||
Bằng cử nhân hoặc sau đại học từ chương trình được GAC công nhận hay bằng thạc sỹ hoặc bằng cấp quốc tế tương đương | Tối thiểu 96 tháng kinh nghiệm quản lý kinh doanh chuyên nghiệp trong vòng 15 năm | Tối thiểu 36 tháng kinh nghiệm quản lý danh mục chuyên nghiệp không trùng lắp |
Lưu ý:
(1) Kinh nghiệm được tính trong vòng 15 năm trở lại đây. Tức là nếu học viên nộp hồ sơ thi vào tháng 6/2025 thì chỉ được phép khai báo kinh nghiệm từ tháng 6/2010 đến tháng 5/2025.
(2) Tổng số tháng kinh nghiệm Quản lý Danh mục là không trùng lắp. Ví dụ danh mục 1 kéo dài 6 tháng từ đầu tháng 1/2018 đến cuối tháng 6/2018; danh mục 2 kéo dài 8 tháng từ đầu tháng 5/2018 đến cuối tháng 12/2018; thì tổng số tháng kinh nghiệm Quản lý Danh mục hợp lệ của cả 2 là 12 tháng (bị trùng lắp 2 tháng 5/2018 và 6/2018) - chứ KHÔNG phải là 14 tháng.
II. Quy trình đăng ký thi PfMP®
1. Thời hạn hoàn thành hồ sơ đăng ký thi:
Sau khi nhấn nút "Apply" để bắt đầu quy trình đăng ký, bạn có 90 ngày để hoàn tất và nộp hồ sơ thi PfMP®.
2. Thời gian PMI xét duyệt hồ sơ:
PMI sẽ mất khoảng 10 ngày làm việc để đánh giá mức độ hoàn chỉnh của hồ sơ bạn đã nộp.
3. Vòng kiểm tra hồ sơ (Audit) – nếu có:
Trong một số trường hợp, hồ sơ của bạn có thể được chọn để kiểm tra (audit). Nếu điều này xảy ra, bạn sẽ nhận được thông báo qua email và có 90 ngày để chuẩn bị, nộp đầy đủ các tài liệu yêu cầu phục vụ cho quá trình kiểm tra này.
- Nếu vượt qua vòng audit, bạn sẽ tiếp tục sang bước tiếp theo.
- Nếu không đạt, bạn sẽ cần quay lại từ đầu để hoàn thiện và nộp lại hồ sơ đăng ký.
4. Thanh toán phí thi:
Sau khi vượt qua vòng audit (nếu có), bạn sẽ được yêu cầu thanh toán phí thi.
Lưu ý: Bạn nên thanh toán phí thi và phí hội viên PMI cùng lúc để tiết kiệm chi phí và nhận thêm các quyền lợi từ PMI.
5. Xét duyệt bởi Ban hội đồng đánh giá (Panel Review):
Hồ sơ của bạn sẽ tiếp tục được chuyển đến Hội đồng PMI để đánh giá chuyên sâu. Thời gian xét duyệt ở bước này có thể kéo dài tối đa 60 ngày.
6. Đặt lịch thi:
Khi hồ sơ được Hội đồng thông qua, bạn sẽ nhận được email xác nhận đủ điều kiện đặt lịch thi. Từ thời điểm này, bạn có 365 ngày để hoàn thành kỳ thi, với tối đa 3 lần thi trong khoảng thời gian này.
III. Hướng dẫn khai báo hồ sơ thi PfMP®
Trong hồ sơ thi PfMP® gồm 4 nội dung:
1. Personal Details: Bạn khai báo các thông tin bao gồm:
1. 1. Thông tin cá nhân
(1) Home Address / Địa chỉ nhà
(2) Name on Identification / Tên theo giấy tờ tùy thân (Lưu ý: Đúng trật tự họ và tên của bạn, theo hướng dẫn)
(3) Name as it should appear on your certificate / Tên in trên chứng chỉ (Lưu ý: Có thể giống hoặc khác với tên trên giấy tờ tuỳ thân)
(4) Preferred Email Address / Địa chỉ email thường sử dụng
(5) Preferred Phone Number / Số điện thoại thường sử dụng
(6) Exam Location (Country) / Quốc gia dự thi
1.2. Trình độ học vấn
(1) Highest Level of Education Attained / Trình độ học vấn cao nhất (Cao đẳng, Cử nhân, Thạc sĩ, v.v.)
(2) Year Degree was Awarded – Start or End/ Năm bắt đầu và kết thúc chương trình học
(3) Country of Institution / Quốc gia của trường cấp bằng
(4) Name of Institution / Tên trường học
(5) Field of Study / Ngành học
2. Portfolio Experience: Bạn khai báo các thông tin bao gồm:
2.1. Chi tiết về danh mục
(1) Organization Name / Tên tổ chức
(2) Job Title / Vị trí hoặc Chức danh tại công ty
Lưu ý: Job Title không ảnh hưởng đến Role của bạn trong danh mục. Có thể khai báo Title là Portfolio Manager (nếu đúng) hoặc các Title khác như Program Manager, Senior Program Manager, PMO Head,... và khai báo Role là Portfolio Manager.
(3) Functional Reporting Area / Phòng ban chức năng: mục này có sẵn các lựa chọn bao gồm:
- Customer Service
- Finance
- Human Resources
- IT or IS
- Marketing
- Operations
- PM Department or PMO
- Research/R&D
- Sales
- Training/Education
- Not Applicable
- Other
(4) Organization Primary Focus / Lĩnh vực: mục này có sẵn các lựa chọn bao gồm:
- Aerospace
- Armed Forces
- Automotive
- Construction
- Consulting
- Energy (gas, electric, oil)
- Financial Services
- Food and Beverage
- Government
- Healthcare
- Information Technology
- Legal
- Manufacturing
- Mining
- Pharmaceutical
- Telecom
- Training/Education
- None or Unemployed
- Not Applicable
- Other
(5) Number of Projects/Programs Within Portfolio / Số dự án/chương trình trong danh mục
(6) Portfolio Size ($) / Ngân sách của danh mục (tính bằng tiền USD)
(7) Start Date & End Date / Ngày triển khai và ngày kết thúc danh mục
2.2. Mô tả mục tiêu chiến lược của danh mục
Cung cấp một đoạn mô tả ngắn gọn khoảng 400 đến 500 từ ở mức high-level, tóm tắt kinh nghiệm của bạn. Bao gồm:
- Portfolio objective / Mục tiêu danh mục
- Portfolio outcome / Đầu ra và kết quả danh mục
- Your role on the portfolio / Vai trò của bạn trong danh mục
- Your responsibilities / Trách nhiệm của bạn trong danh mục
- Deliverables / Giao phẩm của danh mục
3. Business Experience: Bạn khai báo các thông tin bao gồm:
(1) Business Experience Title / Nội dung kinh nghiệm làm việc
(2) Organization Name / Tên tổ chức
(3) Job Title / Vị trí hoặc Chức danh tại công ty
(4) Functional Reporting Area / Phòng ban chức năng: mục này có sẵn các lựa chọn bao gồm:
- Customer Service
- Finance
- Human Resources
- IT or IS
- Marketing
- Operations
- PM Department or PMO
- Research/R&D
- Sales
- Training/Education
- Not Applicable
- Other
(5) Organization Primary Focus / Lĩnh vực: mục này có sẵn các lựa chọn bao gồm:
- Aerospace
- Armed Forces
- Automotive
- Construction
- Consulting
- Energy (gas, electric, oil)
- Financial Services
- Food and Beverage
- Government
- Healthcare
- Information Technology
- Legal
- Manufacturing
- Mining
- Pharmaceutical
- Telecom
- Training/Education
- None or Unemployed
- Not Applicable
- Other
(6) Start Date & End Date / Ngày triển khai và ngày kết thúc danh mục
4. Portfolio Experience Statements:
Đây là phần tóm tắt kinh nghiệm quản lý danh mục tương ứng với 5 domains của bài thi gồm: Strategic Alignment, Governance, Portfolio Performance, Portfolio Risk Management, Communications Management.
Experience Summary 1 | Experience Summary 2 | Experience Summary 3 | Experience Summary 4 | Experience Summary 5 |
Strategic Alignment | Governance | Portfolio Performance | Portfolio Risk Management | Communications Management |
A. Identified and prioritized portfolio criteria and evaluated portfolio component priorities based on the organization's strategic goals and objectives | A. Defined and implemented a governance framework for the portfolio and/or portfolio components | A. Managed portfolio performance to optimize portfolio effectiveness and efficiency (may include resource utilization, revenue enhancement, expense reduction) | A. Defined and/or enhanced the portfolio risk strategy, including tolerance and thresholds, based on the portfolio goals and objectives | A. Developed and/or updated a portfolio communications strategy to support effective decision making and achievement of portfolio goals and objectives |
B. Created and/or updated a portfolio roadmap based on the organization's strategic goals and objectives | B. Implemented and enhanced the governance aspects of the portfolio management plan in support of portfolio goals and objectives | B. Evaluated continuous progress toward the achievement of business or strategic goals through the measurement of portfolio value | B. Enabled the organization to capitalize on opportunities or manage threats based on portfolio risk management processes, methods, and/or techniques | B. Engaged stakeholders to set and manage expectations and influence the success of the portfolio |
Học viên lựa chọn Option A hoặc B cho mỗi domain, và Lựa chọn Portfolio tương ứng cho từng domain để viết bài luận.
Bài luận nên mô tả cụ thể các khía cạnh ở cấp độ danh mục trong kinh nghiệm của bạn với vai trò Quản lý/Giám đốc Danh mục. Bài luận phù hợp và được đánh giá tốt cần có những phương pháp và chiến lược cụ thể đã sử dụng, cũng như các mục tiêu và kết quả có thể định lượng được của danh mục, phù hợp và đóng góp cụ thể đến tầm nhìn và sứ mệnh của doanh nghiệp.
Bài luận này cần giúp hội đồng đánh giá dễ dàng nhận thấy rõ ràng cách bạn đã áp dụng kỹ năng quản lý ở cấp độ danh mục đối với danh mục mà bạn mô tả.
Đội ngũ chuyên gia Atoha khuyến khích khai báo 1 - 2 portfolios nhằm thể hiện được tính chặt chẽ và liên kết về mặt nội dung của bài luận, đồng thời giúp hội đồng cũng dễ dàng nhận thấy sự liên kết của các dự án/chương trình trong danh mục.
IV. Lưu ý khi hoàn thành phần Tóm tắt Kinh nghiệm trong hồ sơ PfMP®
Nội dung cần rõ ràng, ngắn gọn và sử dụng tiếng Anh chuẩn.
Bạn có thể sử dụng phần mềm soạn thảo văn bản để viết trước câu trả lời, sau đó sao chép và dán vào phần đơn đăng ký.
Hãy đảm bảo giải quyết rõ ràng tất cả các yếu tố của lựa chọn mà bạn chọn cho mỗi bản tóm tắt trải nghiệm.
Bài luận đầy đủ thường dài ít nhất 350 từ, tối đa là 500 từ.
Hồ sơ của bạn sẽ được xem xét bởi một nhóm các chuyên gia về chủ đề quản lý danh mục. Nhóm chuyên gia này sẽ xem xét các nội dung như là bằng chứng chứng minh về kinh nghiệm của bạn trong quản lý danh mục. Do đó, trong bài luận của mình, hãy đảm bảo rằng bạn tóm tắt:
How: Bạn đã triển khai / vận hành các khái niệm quản lý danh mục đầu tư như thế nào
How: Bạn đã áp dụng các khái niệm/công việc bằng cách gì
Why: Tại sao bạn lựa chọn triển khai các khái niệm/công việc đó
Results: Kết quả bạn đạt được là gìViết bài luận ở ngôi thứ nhất. PMI muốn biết bạn đã đóng góp cá nhân như thế nào vào danh mục.
Đúng: Tôi đã phát triển mô hình quản trị danh mục bằng cách…
Sai: Chúng tôi/đội ngũ danh mục đã phát triển mô hình quản trị danh mục bằng cách…Hãy nhớ cung cấp các ví dụ có liên quan từ kinh nghiệm của bạn. Việc lặp lại hoặc diễn giải lại nội dung trực tiếp từ các tài liệu có sẵn là không đủ. Thay vào đó, hãy cung cấp các ví dụ cụ thể từ kinh nghiệm cá nhân của bạn với tư cách là người quản lý danh mục.
Mô tả cách bạn thực hành quản lý danh mục – tránh các câu trả lời lý thuyết.
Không mô tả hoạt động quản lý danh mục do người khác thực hiện. Một lần nữa, PMI chỉ quan tâm đến những đóng góp của cá nhân bạn.
Đúng: Tôi đã đảm bảo chương trình luôn phù hợp với các mục tiêu chiến lược của tổ chức bằng cách…
Sai: Nhà tài trợ chương trình đã đảm bảo chương trình phù hợp với các mục tiêu tổ chức bằng cách…
Trước khi nộp đơn, hãy đọc lại toàn bộ câu trả lời của bạn để đảm bảo đầy đủ và chính xác.
Lưu ý: Câu trả lời cần phản ánh chính xác trải nghiệm cá nhân của bạn – không nên để người khác viết hộ vì điều này vi phạm Quy tắc đạo đức PMI.
Chúc bạn may mắn và thành công. Nếu cần người đồng hành hỗ trợ trên hành trình chinh phục chứng chỉ PfMP® này, đừng ngần ngại liên hệ Atoha theo Hotline 0707 666 8666 để được hỗ trợ nhé!
Xem thêm
Tài liệu PfMP (Portfolio Management Professional)®