Trong quy trình khai báo hồ sơ thi PMI-CP thì đáng chú ý nhất là việc mô tả các dự án đã thực hiện:

- Cần phải có kinh nghiệm ở 3 nội dung chính bao gồm:

• Front-End Planning, 
• Execution, 
• Transition & Closeout.

- Miêu tả dự án tối thiểu 200 từ và tối đa 500 từ. Nếu vượt quá số từ tối đa, hệ thống sẽ tự động cắt bớt nội dung nên học viên cần đảm bảo số lượng trong khoảng 200-350 từ là tốt nhất.

HƯỚNG DẪN VIẾT MÔ TẢ DỰ ÁN

Mô tả dự án cần có các nội dung, bao gồm:

• Mục tiêu dự án (project objective): Dự án được thực hiện để giải quyết vấn đề gì hay thực hiện sứ mệnh gì (lý do thực hiện), có thể bắt đầu bằng một động từ như "xây dựng", "phát triển, "kiến tạo",... 

Ví dụ: The project focused on the design, construction, equipment supply and installation, operational testing, acceptance, training, and technology transfer for a wastewater treatment plant at the ABC Beer Factory in Cambodia.

Cấu trúc tham khảo: [Hành động] + [Sản phẩm / Dịch vụ] + [Ở đâu / Cho ai] + [Với mục đích gì]

• Đầu ra dự án (outcome): Dự án có đạt được theo như mục tiêu đề ra về thời gian, ngân sách, tiêu chí chất lượng và có làm hài lòng các bên liên quan/khách hàng và nhà tài trợ không,...? Dự án mang lại kết quả đo lường được là gì?

Ví dụ: The wastewater treatment plant was successfully handed over on schedule, within budget, and met all the sponsor’s requirements/expectations. The project resulted in a 30% increase in yield within the first quarter after launch.

Cấu trúc tham khảo: [Giao phẩm] được hoàn thành như thế nào + có đạt/không đạt [schedule, budget], và đáp ứng [sponsor’s requirements] như thế nào? + [Kết quả đo lường được]. 

• Vai trò của bạn trong dự án (your role on the project): Theo yêu cầu từ PMI, các ứng viên không cần có chức danh (Job Title) là Project Manager để nộp hồ sơ thi PMI-CP, vì các tổ chức có thể có các chức danh khác nhau để phản ánh công việc quản lý dự án. Tuy nhiên, ứng viên phải thể hiện rõ vai trò “leading hoặc directing” cho toàn bộ hoặc một phần dự án. Do đó, những vai trò (Project Role) là Project Manager hoặc Project Leader sẽ phù hợp.

• Giao phẩm của dự án (deliverables): Kết quả dự án là các sản phẩm hoặc dịch vụ được bàn giao để chứng minh dự án đã hoàn thành thành công/thất bại hoặc báo cáo dự án bị chấm dứt, thể hiện việc kết thúc dự án hoặc một giai đoạn trong dự án.

Ví dụ: A wastewater treatment plant with a total capacity of 3,000 m³/day.

Cấu trúc tham khảo: [Sản phẩm/dịch vụ] + mô tả chi tiết [Đặc điểm, tính năng, cấu trúc]

• Trách nhiệm của bạn trong dự án? (your responsibilities): Mô tả nội dung công việc hoặc những nhiệm vụ bạn đã hoàn thành và triển khai trong suốt dự án bằng ngôn ngữ của mình, có thể sử dụng công cụ dịch tự động để trình bày trách nhiệm của bản thân.

Từ lúc khởi tạo đến lúc đóng dự án, các công việc thuộc các nhóm quy trình có thể xen lẫn nhau và lặp lại liên tục trong suốt vòng đời dự án. Do đó, khi khai báo kinh nghiệm trong hồ sơ, bạn chỉ cần phân bố công việc vào 3 phần chính là Front-End Planning, Execution, và Transition & Closeout.

Cập nhật quan trọng từ tháng 6/2022, việc mô tả các dự án đã thực hiện cần sử dụng "ngôn ngữ của ứng viên" thay vì copy paste 100% mẫu câu từ Atoha. Nếu phần mô tả dự án được phát hiện là copy paste vào hồ sơ, PMI sẽ xem đây là hành vi đạo văn về mặt kỹ thuật và vi phạm chính sách của PMI, bao gồm cả Quy tắc đạo đức. Trong trường hợp này, PMI sẽ từ chối đơn đăng ký hồ sơ và cấm cá nhân đó đăng ký thi lại trong suốt một năm dương lịch.

VÍ DỤ MẪU THAM KHẢO ĐỂ KHAI BÁO TRONG HỒ SƠ PMI-CP

• Assessed the current situation and project requirements. 
• Engaged with the sponsor to collect project requirements and expectations. 
• Defined the scope of work across construction, wastewater treatment equipment, piping and control systems, and operational systems. 
• Established the project budget, resource needs, procurement plans, and equipment import schedules.
• Identified communication channels and stakeholders to develop communication plan, stakeholder manage plan and created a Master Interface Plan. 
• Determined appropriate contract types and identified potential risks, analyzed risks, and developed risk response strategies. 
• Consolidated all plans and secured approval for the comprehensive project plan.

2. Execution:

• Implemented project activities in accordance with the approved plan and introduced changes to minimize any negative impact. 
• Enhanced team performance through team-building activities. 
• Managed changes to scope, schedule, and cost through Change Management procedure. 
• Monitored and controlled project progress through regular meetings and maintained consistent communication with stakeholders to ensure engagement and participation. 
• Monitored & controlled project status, quality as planned.
• Monitored project progress & risks/issues.

3. Transition & Closeout:

• Conducted testing and commissioning, delivering a wastewater treatment system compliant with government standards. 
• Documented lessons learned, prepared and distributed the final project report.
• Provided training, and ensured effective process integration within the organization. 
• Secured final acceptance from stakeholders for operational readiness and formally closed out the project.

Xem thêm

Mẫu template chuẩn bị hồ sơ thi PMI-CP

Kinh nghiệm thi pass chứng chỉ PMI-CP từ Trainer Lương Minh Hải

PMP và PMI-CP khác nhau như thế nào?

Hướng dẫn luyện thi PMI-CP toàn diện

Khoá học luyện thi chứng chỉ PMI-CP tại Atoha