1. Background (before PMP)

• Hơn 6.5 năm kinh nghiệm trong phát triển phần mềm, xuất thân thuần túy từ Developer, đến nay đang là Bridge SE (Japanese)
• Hơn 5 năm kinh nghiệm leadership, trải dài từ Frontend Leader, Mobile Leader trong dự án, đến Senior Agile Leader trong tổ chức
• Các chứng chỉ đã sở hữu: PMI-ACP®, PSM II™, PSPO II™, SPS™, PSM I™, PSPO I™, PSD I™
• Là một tín đồ của các mô hình nhân sự T-shaped, Pi-shaped và Comb-shaped

2. Motivation for Pursuing PMP (Why PMP?)

• Chưa thấy được tính hệ thống trong quản lý dự án nếu chỉ với mỗi PMI-ACP®
• Halo effect (hiệu ứng hào quang) mà PMP mang lại là khá lớn, từ đó cơ hội được chú ý và cất nhắc sẽ lớn hơn
• PMP như thể là một "Digital Twin" (simulation, phiên bản số) của real-world project management
• Có cái nhìn trung lập hơn về các vấn đề trong dự án (ví dụ: OT, conflict...), từ đó mở ra cơ hội kaizen cho bản thân lẫn dự án
• "The value of project managers is not in their position, but in their ability to make everyone else better" - Agile Practice Guide

3. Study Plan

a/ Study Duration: ~13 weeks

• From: 30/06/2024 - ngày bắt đầu khóa PMPONLINEPRO40 tại Atoha
• To: 09/10/ 2024 - ngày đạt chứng chỉ PMP

b/ Materials Used: (theo trình tự ưu tiên)

- PGPG: giúp định hình cấu trúc tư duy rõ ràng hơn trong việc quản lý dự án (Process Groups, ITTO, Project Management Plan...). Đây là một sự nâng cấp so với PMI-ACP - vốn tập trung vào agile mindset/values/principles nhằm triển khai thành các methodologies/practices/techniques

- PMBOK 7th: rất tâm đắc với các chủ đề như:

• 12 Project Management Principles: gợi nhắc mình đến Seven Testing Principles trong lĩnh vực kiểm thử, hoặc UI/UX Design Principles (Nielsen 10, Shneiderman 8, Norman 7) trong lĩnh vực thiết kế, hoặc cũng chính là Agile Principles trong môi trường thực hành agile 

>>> Dù là lĩnh vực nào thì mình luôn cố gắng bắt đầu từ principles của lĩnh vực đó. Lý do thì PMBOK có giải thích hay hơn mình như sau: "Principles for a profession serve as foundational guidelines for strategy, decision making, and problem solving. They are intended to guide the behavior of people involved in projects." 

• Tailoring: để cân bằng giữa lý thuyết và thực hành quản lý dự án trong môi trường thực tế, và để hiểu rằng không có quy trình nào là one-size-fits-all hoặc silver bullet
• Commonly used models: communication (cross-cultural), motivation (hygiene/motivational factors, theory of needs, theory X-Y-Z), conflict (collaborating, compromising...), negotiation (win-win, win-lose, lose-lose)...

- Rita 11: dùng để khai thác kiến thức về procurement như quy trình mua sắm, các loại hình hợp đồng, đấu thầu...

- Agile Practice Guide, Mike 2019: bổ sung/cân bằng kiến thức về agile tốt hơn PGPG và PMBOK

- PMI Authorized PMP Exam Prep: chủ yếu để lấy thông tin trước mỗi buổi học, hoặc tìm nhanh lại kiến thức bị rớt mất

c/ Tools Used:

• Duy nhất tại Atoha moodle để làm ngân hàng đề thi
• Không flashcards, không mind maps, không ghi chép riêng (trông có vẻ hơi ngược với cách học phổ biến, nhưng mình sẽ giải thích ở mục kế tiếp)

d/ Study Strategies:

Phương châm chính: hãy rèn bản thân hình thành thói quen lật sách (hoặc bám sách) mỗi khi có nhu cầu tra cứu kiến thức. 

• Flashcards, mind maps hoặc các công cụ tương tự khác, tuy không thể phủ nhận mục đích tốt của chúng, nhưng sẽ có trade-off là về mặt vật lý bạn sẽ dần vô tình bị tách rời khỏi sách. Việc bị giải phóng khỏi sách sẽ làm giảm đi rất nhiều cơ hội để bạn thực hành Serendipitous learning (học hỏi ngẫu nhiên) - ám chỉ quá trình bạn tình cờ khám phá ra những thông tin hữu ích trong khi đang tìm kiếm một thông tin đối tượng trong sách, từ đó giúp tích lũy kiến thức một cách bất ngờ
• Flashcards, mind maps giúp bạn rất tốt trong việc recall/retain nhóm kiến thức nào đó, nhưng theo mình cách recall/retain kiến thức tốt nhất chính là học cần đi đôi với hành - nhận diện kiến thức PMP thông qua công việc dự án hằng ngày. Bất kể bạn có đang là PM của dự án hay không, nhưng việc rèn phản xạ bám sách để tìm lời giải cho các vấn đề thực tiễn, sẽ giúp bạn tăng tỉ lệ chuyển đổi PMI mindset thành your mindset
• Đó là chưa kể một khoảng thời gian dài trước hoặc sau khi thi chứng chỉ, bạn sẽ phải đối mặt với tình trạng memory decay - kiến thức dần bị suy giảm hoặc mất đi nếu không được sử dụng thường xuyên. Đây cũng là lý do mình đề xuất học hiểu ITTOs (không cố gắng học thuộc)

>>> Nếu PMI mindset đã ăn sâu vào tiềm thức, thì làm sao có thể suy giảm?

e/ Time Management (How you balanced your study time with your work or personal life)

- Trước khi khai giảng, mình đã dành 2-3 tuần trước đó để thực hiện Knowledge surfing - skim nhanh qua tất cả tài liệu MUST READ của Atoha hướng dẫn. Kể từ lúc bắt đầu khóa học cho đến ngày thi, giờ giấc đọc sách của mình không còn cố định hay khoa học như các thầy cô/bạn bè khác hướng dẫn nữa, mà mình sẽ:

• Đọc ngay trong giờ làm việc để tìm lời giải cho vô vàn vấn đề thực tiễn
• Trích dẫn nội dung trong sách, hoặc trực tiếp show sách để phản biện/trình bày ý tưởng cải thiện cho bất kể đối tượng là ai
• Liên tục "lật phao" trong lúc làm test, cho đến khi hết nhu cầu "gian lận" (đã nhuần nhuyễn PMI Gaps)

- Còn nếu là giờ giấc cố định, thì mình thường làm test vào mỗi tối của ngày trong tuần (1-2 tiếng), hoặc mỗi chiều của ngày cuối tuần (3-4 tiếng). Nếu thời gian cho phép thì mình thậm chí không cần chờ đến sang hôm sau mới fill gaps và retest, mà sẽ trực tiếp đóng gói sau first try attempt luôn.

4. Challenges Faced

Bên dưới là các thử thách mình đã gặp phải trong quá trình ôn luyện, kèm theo giải pháp tham khảo cho bạn đọc.

- Cám dỗ của Procrastination (thói quen trì hoãn) hoặc Student Syndrome (hội chứng sinh viên) là không thể tránh khỏi

>>> Giải pháp: Serendipitous learning (mục 3.4), nghĩ về lý do bắt đầu (mục 2)

- Là một tín đồ của Agile trước khi bắt đầu PMP, mình có hơi ngợp khi tiếp cận với mô hình tư duy rất hệ thống của PMP (Process Groups > ITTOs), hoặc nảy sinh ý nghĩ phân biệt đối với các predictive components (WBS, Network Diagram, Critical Path...)

>>> Giải pháp: emotional intelligence, grey thinking, tìm đọc lessons learned để khoanh vùng kiến thức trong bài thi thật, tìm cách ứng dụng kiến thức vào thực tiễn

- Bị mắc kẹt với kiến thức Procurement như bidding, fixed-price/T&M contract... khi làm test

>>> Giải pháp: Rita 11, hoặc tham khảo OPAs trong tổ chức của bạn

- Bị điểm thấp ở những lượt attempts đầu tiên khi làm test (~5x%)

>>> Giải pháp: break thành 60 câu/block để attempt, sau đó fill gaps và retest. Đừng cố gắng attempt một block với số lượng lớn câu hỏi (120, 180) ở những lượt đầu tiên, vì nó sẽ làm chậm quá trình fill gaps của bạn -> Fill gaps là mắt xích quan trọng trong quá trình ôn luyện.

- Không biết nên bắt đầu từ bài test nào trên Atoha moodle

>>> Giải pháp: tìm đọc lessons learned trên trang Atoha để chiết xuất các bài test tiềm năng, hoặc trực tiếp nhảy vào các bài tests có tiêu đề "PMI - Must Try" mà Atoha mô tả.

- Không biết làm bao nhiêu test là đủ
>>> Giải pháp: bám theo pattern "3 full-tests liên tục 75%" của Atoha, hoặc tham khảo mục 5 kế tiếp của mình

5. Practice Exams

Bên dưới là lịch sử thống kê các bài tests mình đã làm, kèm theo điểm số trên Atoha moodle (chỉ tính từ Minitests). Hy vọng có tính tham khảo cho bạn đọc.

5.1 Minitests 
Dao động từ 25-60 câu tùy mỗi bài. Ở bài thi thật, có ít nhất 5 câu giống đến 99% mà mình đã từng gặp ở các minitests bên dưới:

• 10h: 54.24%
• 10i: 64.1%
• 10j: 60%
• 10k: 74.67%
• 10l: 54%

5.2 Full-tests/SUPER

• Mình chưa từng làm trọn vẹn 180 câu/block trong suốt quá trình ôn luyện, mà với mỗi attempt mình chỉ làm 60 câu/block trong timebox 70 phút một cách nghiêm ngặt.
• Bằng việc tuân theo đấu pháp này, với điều kiện môi trường của Atoha moodle (bị delay tầm 5 giây mỗi khi chuyển câu hỏi), mình đã dư đến 30 phút sau khi hoàn thành 180 câu ở bài thi thật (chi tiết mình sẽ mô tả ở mục 6).
• Để tránh quen cách ra đề, cứ attempt, fill gaps và retest xong 60 câu/block ở đề nào đó, thì mình sẽ liên tục xoay tua đề theo thứ tự.

Ví dụ: 60 câu đầu của Q4 >>> 60 câu đầu của 10f >>> 60 câu đầu của 10g >>> 60 câu kế của Q4 >>> 60 câu kế của 10f >>> ...

• Best first try attempt mình đạt được là 51/60 câu (85%) ở đề SUPER PLUS Q4 - đề có nội dung rất giống với format bài thi thật, thậm chí có ít nhất 5-7 câu giống 99%.
• Còn nếu là average first try attempt thì sẽ rơi vào tầm 44.32/60 câu (73%) -> đủ tự tin đi thi.

6. The Exam Experience

6.1 Exam Day Preparation:

- Do đã kê khai kinh nghiệm dự án từ đợt thi PMI-ACP, nên mình đã hoàn tất hồ sơ thi PMP với Atoha ngay khi khóa học vừa bắt đầu (June 30, 2024)

- Về khoản thanh toán lệ phí thi, công ty mình có hỗ trợ trả trước 100% thông qua B2B Platform Partner của PMI. Mình chỉ cần cung cấp personal email đã đăng ký PMI trước đó để đồng bộ với work email, sau đó enroll vào gói PMP đã được công ty purchased sẵn trên B2B platform, cuối cùng là submit hồ sơ thi như bình thường

- Đến đầu tháng 9/2024 (chỉ mới 50% chặng đường của khóa học), mình đã đặt lịch thi vào ngày 09/10/2024, vào lúc 13:00 chiều (trước 1 tháng). Cũng từ thời điểm này mình đã bắt đầu đẩy tiến độ full-tests, sau khi hoàn tất 5 bài minitests ở mục 5.1

- Do mình đang ở Tokyo, nên PMI chỉ hiện ra test center gần nhất là trung tâm PearsonVue tại Shinjuku (cách nhà mình ngồi tàu 40 phút). Do tính bó cẩn nên mình đã đi khảo sát hiện trường ngay sau khi book lịch, nhưng đến hôm thi vẫn bị lạc do ra nhầm cửa nhà ga. Cũng may là mình đi sớm nên vẫn đến test center trước 1 tiếng rưỡi

- Do thi trực tiếp tại trung tâm chính hãng của PearsonVue, so với đợt thi PMI-ACP tại trung tâm SaigonCTT ở HCM, mình có chút bất ngờ với một số thủ tục khá nghiêm ngặt. 

• Tại quầy checkin: đọc quy chế thi, chụp ảnh thí sinh, ký tên điện tử (căn bản giống nhau); giám thị yêu cầu spell name, làm rỗng túi quần lẫn ống quần, tắt nguồn điện thoại trước sự chứng kiến của giám thị, tách thức ăn/thức uống ra khỏi balo khi cho vào locker. 
• Trước khi vào khu vực thi: cởi kính và đặt lên thiết bị dò sóng, tiếp tục làm rỗng túi quần lẫn ống quần; nghe giám thị phổ biến quy chế, nếu muốn break hoặc kết thúc bài thi hoặc gặp vấn đề gì khác thì cần ngồi yên tại chỗ và giơ tay, không được viết lên nháp (brain dumping) nếu câu hỏi chưa hiện lên màn hình... Sau khi vượt qua hết các thủ tục, mình được cho vào thi sớm hơn 30 phút trước lịch hẹn

6.2 Time Management During the Exam:

Tiền đề: bài thi PMP chia thành 3 sessions, mỗi session 60 câu, không thể quay lại sau khi đã submit session trước đó, được break 10 phút giữa 2 sessions.

Mình vẫn giữ nguyên đấu pháp cho bài thi thật: attempt 60 câu trong timebox 70 phút. Do total ideal time của bài thi là 230 phút, nên nếu tuân thủ nghiêm ngặt đấu pháp thì mình mặc định sẽ có reserve là 230 - (70 x 3) = 20 phút ở session #3 - rất cần thiết cho một kèo thể lực dài hơi như vậy. 

-----
- Để bản thân luôn trong tình trạng nhận thức được thời gian, mình sử dụng bảng trắng được phát chỉ với mục đích duy nhất: phác họa timeline làm bài. Cụ thể như sau:
230 ----(70 phút) >>> 160 ----(70 phút) >>> 90 ----(70 phút) >>> 20 >>> 0
- Như có đề cập trước đó, do đã quen với điều kiện môi trường delay trên Atoha moodle khi attempt 60 câu/block trong timebox 70 phút, vậy nên:

• Đối với các session #1 và session #2: mình chỉ cần 60 phút đầu của mỗi session để chọn đến đáp án của câu cuối cùng, nhưng vẫn dành trọn vẹn 10 phút còn lại để review chắc các câu flagged. Mình không lục tìm các câu không flagged vì tin tưởng tuyệt đối đáp án ban đầu
• Đối với session #3: mình dư khoảng 30 phút sau khi chọn xong đáp án cho câu cuối cùng. Tuy nhiên, mình vẫn dành thêm 5 phút để review chắc các câu flagged của session #3 (rất ít, tầm 5 câu), và giơ tay báo hiệu kết thúc bài thi cho giám thị khi left time là khoảng 25 phút. Nếu đối chiếu với timeline, thì mình đã không cần đến 20 phút reserve cuối cùng

- Tip quan trọng để save time: Hãy tận dụng shortcut Alt+N trên bàn phím để Next câu tiếp theo, tránh việc rê chuột vào phía cuối góc phải màn hình để click chữ “Next”. Màn hình của trung tâm PearsonVue mình thi, theo cảm nhận cá nhân là khá lớn - tầm 18 inch (mình quen dùng laptop 13 inch để luyện đề trên Atoha moodle). Với việc độ phân giải là cố định (mặc dù tutorial có mô tả chức năng zoom in/out, nhưng mình không thử để tránh trải nghiệm bị xáo trộn), thì sau 2-3 câu đầu tiên, mình cảm giác bị bất tiện khi phải rê chuột quá xa để next, nên quyết định cố định tay trái trên bàn phím theo shortcut Alt+N để next. Nếu 1 lần rê chuột để next mất khoảng 2 giây lý tưởng, thì với shortcut bạn có thể tiết kiệm 2 phút trong session đó

6.3 Question Types:

- Mình đã tiết lộ phần lớn ở mục 5, phần còn lại trông cậy vào bạn
- Mình đã gặp 2 câu tính toán trực tiếp:

• EMV = Risk Probability x Risk Impact. 

Tình huống: dự án đang quản lý 1 risk X với 80% probability. Biết rắng nếu X xảy ra thì gây thiệt hại 5000$ cho dự án. Hỏi EMV của risk là bao nhiêu? 4 đáp án: 5000$, 4000$, 3000$, 2000$.

• Communication links/channels = N x (N – 1) / 2. 

Tình huống: Bạn là PM của project có 15 stakeholders cần quản lý, vì sự kiện nào đó mà có 2 stakeholders rút khỏi dự án, đồng thời công ty tiến hành merge với smaller project có 10 stakeholders. Hỏi số lượng communication links sau khi merged? 4 đáp án: 300, 123, 150, 25

6.4 Stress Management: [How did you stay calm and focused during the exam?]

• Mình tận dụng tối đa thời gian break để phục hồi, chứ không skip như một số bạn hướng dẫn. Như có đề cập ở mục 5.2, một nhược điểm trong đấu pháp ôn luyện full-test của mình là thiếu cảm giác dài hơi giống bài thi thật, nên việc tận dụng break là cách mình bù đắp ở đây, bên cạnh việc có một giấc ngủ ngon vào tối hôm trước, hoặc tắm nước lạnh trước khi ra nhà để tâm trạng sảng khoái, tinh thần tốt hơn
• Như mục 5.2 có mô tả chi tiết, mình nắm rất rõ capability của bản thân trong việc solve 60 câu/block - trung bình đạt 44.32 câu (73%), kèm theo đấu pháp rõ ràng từ trước, thì việc bị off track trong mỗi session là rất khó xảy ra
• Cũng xuất phát từ việc nắm rõ capability của bản thân, nên mình mạnh tay flag các câu lưỡng lự, vì mình biết sẽ luôn có một lượng thời gian reserve nhất định (5-10 phút)  ở cuối mỗi session để review flagged

>>> Lời khuyên: hãy định lượng capability của bản thân để làm cơ sở stay calm trong bài thi thật

7. Final Lessons Learned

Chặng đường PMP của bạn không dừng lại sau khi bạn đạt chứng chỉ - ít nhất sẽ luôn có PMI yêu cầu bạn không ngừng trau dồi/củng cố kiến thức, thông qua việc tích lũy PDU để duy trì hiệu lực của chứng chỉ. Với mình thì đỉnh cao nhất trên chặng đường PMP, chính là khả năng chuyển đổi explicit knowledge (tất cả những gì được viết trong PMBOK) thành tacit knowledge - đơn giản là niềm vui trong công việc cho tất cả stakeholders của dự án.

Mình nhớ đã từng đọc được nội dung này trên Atoha moodle: bản chất của project là giúp organization thực hiện transition from current state to future state. Thực vậy, mình hy vọng bạn đọc có thể thông qua PMP để đặt chân đến future state - một phiên bản tốt hơn của chính bạn.

Transformation takes time, and a little bit of courage too.

Song Văn Cẩm

Xem thêm

PMP^® GUIDE - HƯỚNG DẪN LUYỆN THI PASS PMP^® ON THE FIRST TRY TOÀN DIỆN

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP®

MỌI CHUẨN BỊ CHO PMP®

LUYỆN THI PMPPRO 14 BUỔI

PMI Gaps

Agile Gaps 

PMP Mindset