Chuỗi bài viết “The Sustainable PM” (Nhà Quản lý Dự án Bền vững) tập trung vào bốn yếu tố cốt lõi nhằm xây dựng sự nghiệp toàn diện và lâu dài, gồm:

• Năng lực bền vững (Sustainable skills)
• Lối sống bền vững (Sustainable lifestyle)
• Các mối quan hệ bền vững (Sustainable relationships)
• Tư duy trách nhiệm bền vững (Sustainable stewardship)

Trong bài viết đầu tiên của chuỗi “The Sustainable PM”, tôi đã chia sẻ ba trụ cột nền tảng giúp duy trì sự bền vững trong sự nghiệp. Bài viết này sẽ tập trung vào yếu tố thứ hai: lối sống bền vững (sustainable lifestyle).

Trong bài viết “4 Ways Your PM Career Sustainability Can Go Wrong” (Tạm dịch là: 4 Sai lầm khiến sự nghiệp PM không bền vững), nhân vật Trish là một PM luôn năng nổ và dường như lúc nào cũng bận rộn. Cô tin rằng mình đã duy trì được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống khi vẫn đảm bảo thời gian cho việc ăn uống và tập luyện. Cô làm việc hết mình và cũng tận hưởng cuộc sống trọn vẹn. Thế nhưng, dù có nhiều cơ hội để “giảm tốc”, Trish vẫn tiếp tục chạy hết công suất - cho đến khi cô bất ngờ ngã quỵ giữa một cuộc họp trực tuyến. Quyết định “chậm lại” khi ấy không còn nằm trong tay cô nữa.

Bạn có thể từng gặp một người như Trish, hoặc chính bạn là “Trish”: người gửi email lúc nửa đêm và tin rằng cân bằng công việc - cuộc sống có thể đạt được bằng cách thêm nhiều hoạt động vào lịch trình vốn đã rất dày đặc.

Điều tệ hơn là khi một PM kỳ vọng người khác cũng làm việc như mình. Tôi từng làm việc với một PM mà khi dự án bước vào giai đoạn nước rút, người này mang túi ngủ vào phòng họp, đặt nó xuống và tuyên bố là sẽ ngủ lại văn phòng cho tới khi sản phẩm ra mắt vì anh quá tận tâm với dự án. Điều này khiến cuộc họp trở nên khó xử, bởi hành động đó ngầm ám chỉ rằng bất kỳ ai không làm như vậy đều thiếu tận tâm.

Nếu bạn muốn phát triển bền vững, bạn phải đặt lối sống lên vị trí trung tâm như một ưu tiên trong chiến lược bền vững. Để nhấn mạnh điều này, hãy tham khảo lời khuyên sau:

1. Thành thật với chính mình về sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống 

Chủ đề này rất riêng tư với tôi. Ở tuổi đôi mươi, tôi dành toàn bộ tâm huyết cho sự nghiệp. Dù tôi thường nói rằng những thứ ngoài công việc quan trọng với tôi hơn, nhưng hành động lại cho thấy công việc luôn được đặt lên hàng đầu.

Mọi thứ chỉ thay đổi khi tôi trải qua những biến cố lớn - đặc biệt là hành trình nuôi dạy một đứa trẻ khuyết tật. Trải nghiệm đó buộc tôi phải nhìn lại cách mình đánh giá sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, và học cách sống đúng với điều mình cho là quan trọng nhất.

Điều cốt lõi nằm ở việc hiểu rõ mình đang dùng thời gian vào đâu và chủ động sắp xếp lịch trình. Với tôi, đó là:

• Bắt đầu mỗi thứ Hai bằng cách lên kế hoạch cho cả tuần và giải quyết các lịch trình bị trùng lặp, rồi đặt một cuộc họp với chính mình vào thứ Sáu lúc 5 giờ chiều để xem lại những gì mình đã hoàn thành trong tuần..
• Biến các việc cần làm (to-do list) thành các kết quả cụ thể (deliverables) rồi sắp xếp lịch cho các việc đó.
• Ghi lại mọi hoạt động tiêu tốn thời gian, kể cả việc cá nhân.
• Xác định rõ tiêu chuẩn “đủ tốt” (good enough) cho từng kết quả và tránh mất thời gian không cần thiết để hoàn thiện quá mức.
• Chủ động sắp xếp thời gian cho những công việc thuộc Góc phần tư thứ II – những việc quan trọng nhưng không khẩn cấp.

Sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống không đơn thuần là một cụm từ sáo rỗng. Một nhà quản lý dự án bền vững không chỉ nói về điều đó mà phải sống đúng với nó.

2. Nhận thức rõ giới hạn của bản thân

Không cần trích dẫn số liệu, tôi đoán rằng phần lớn các PMs đều thuộc nhóm tính cách loại A: định hướng mục tiêu mạnh mẽ, chăm chỉ, cạnh tranh, có tổ chức và chịu được áp lực cao.

Đây đều là những phẩm chất đáng quý, nhưng người thuộc nhóm tính cách loại A cũng thường mang tư duy "hoàn thành mục tiêu bằng mọi giá" và làm việc xuyên đêm. Khi gặp khó khăn, họ có xu hướng kiên cường chịu đựng và hy sinh việc nghỉ ngơi để hoàn thành nhiệm vụ.

Đôi khi công việc sẽ có những lúc cần tăng tốc và dồn hết năng lượng, nhưng biến điều đó thành thói quen thay vì ngoại lệ thì về lâu dài sẽ không bền vững. Căng thẳng từ công việc cộng dồn với áp lực từ các khía cạnh khác trong đời sống sẽ tăng gánh nặng tinh thần, và sớm muộn cũng sẽ ảnh hưởng đến cả hiệu suất công việc lẫn sức khỏe.

Hãy nhớ rằng gánh nặng tinh thần không thể tách riêng từng phần - và khi có quá nhiều áp lực kéo dài sẽ ảnh hưởng đến hiệu quả trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.

Một nhà quản lý dự án bền vững hiểu rõ giới hạn của bản thân, theo dõi mức độ căng thẳng tích tụ, và chủ động điều chỉnh trước khi cơ thể hoặc hoàn cảnh buộc họ phải dừng lại.

3. Cân nhắc đến yếu tố “stresspensation” khi đánh giá lựa chọn nghề nghiệp

Đôi khi, bạn nhận được một cơ hội nghề nghiệp lý tưởng, đáp ứng đầy đủ các tiêu chí về tài chính và thăng tiến. Cơ hội ấy giống như lời khẳng định rằng “mọi nỗ lực của tôi cuối cùng cũng được đền đáp”.

Bạn nhận lời và khởi đầu công việc rất thuận lợi, nhưng áp lực công việc lại rất cao. Bạn tự nhủ rằng hãy “cố gắng chịu đựng” vì đó là cách mọi người xung quanh vẫn đang làm và họ cũng mong bạn làm vậy. Dần dần, căng thẳng từ công việc lan sang đời sống cá nhân và ảnh hưởng đến các mối quan hệ, khiến bạn bỏ bê sức khỏe, xa cách gia đình. Cuối cùng, bạn rời bỏ công việc vì áp lực quá lớn khiến cả bạn và những người thân yêu không thể chịu đựng nổi.

Mặc dù đôi khi một người có thể không biết công việc đòi hỏi những gì cho đến khi thực sự bắt tay vào làm, nhưng trong nhiều trường hợp, tác động từ áp lực cá nhân, các mối quan hệ và công việc lại không được cân nhắc trước khi quyết định thay đổi nghề nghiệp. Đây chính là lúc “stresspensation” (Tạm dịch: bù trừ căng thẳng) phát huy vai trò - một phương pháp đơn giản giúp so sánh mức độ áp lực giữa vị trí hiện tại và cơ hội mới, từ đó hỗ trợ quá trình ra quyết định.

"Bù trừ căng thẳng" không phải là một phương pháp khoa học để đo lường áp lực mà là một cách tư duy thực tế giúp bạn cân nhắc những thay đổi tiềm năng về mức độ căng thẳng, so sánh chúng với trạng thái hiện tại, và nhìn nhận liệu vị trí mới có xứng đáng với sự thay đổi hay không.

Một nhà quản lý dự án bền vững luôn cân nhắc đến “chi phí của căng thẳng” trước khi nhận lời với một cơ hội nghề nghiệp mới.

Thông điệp gửi đến bạn: 

Đừng trì hoãn việc xây dựng một lối sống bền vững vì nó sẽ không thể dài lâu. Hãy thừa nhận rằng đôi khi bạn cần “đốt đèn làm việc đến khuya” - nhưng những lúc đó nên là ngoại lệ hiếm hoi, thay vì là thói quen cố hữu.

Nguồn: PMI | Tác giả: Lonnie Pacelli