Trong bài viết “4 Ways Your PM Career Sustainability Can Go Wrong” (Tạm dịch là: 4 Sai lầm khiến sự nghiệp PM không bền vững) trước đó, tôi đã giới thiệu khái niệm tính bền vững trong sự nghiệp và nhấn mạnh rằng để xây dựng một sự nghiệp bền vững, bạn cần tư duy đường dài như chạy marathon, thay vì chỉ chạy nước rút.

Bài viết tập trung vào bốn nhân vật hư cấu nhưng đại diện tiêu biểu cho các kiểu người mà ai trong ngành cũng dễ dàng nhận ra:

• Stan - Người ủng hộ phương pháp quản lý waterfall cứng nhắc
• Trish - PM làm việc liên tục 24/7
• Jerry - CEO
• Alex - Nhân viên kinh doanh tinh ranh

Mỗi nhân vật đều có những điểm mạnh riêng, nhưng cũng mang theo những “điểm mù” có thể làm tổn hại đến khả năng duy trì sự nghiệp lâu dài:

• Stan cho thấy kỹ năng làm việc lâu dài chưa vững
• Trish khiến lối sống chưa cân bằng, khó bền bỉ
• Jerry làm các mối quan hệ thiếu bền vững
• Alex với khả năng quản lý và điều phối chưa lâu dài

Tôi là người rất ủng hộ tính bền vững trong sự nghiệp. Tôi tin rằng kỹ năng, lối sống, các mối quan hệ và tư duy trách nhiệm là những yếu tố then chốt giúp bạn trở thành một chuyên gia vừa hiệu quả, vừa hài lòng trong cả công việc lẫn cuộc sống cá nhân. Vì vậy, tôi quyết định sẽ viết một chuỗi 4 bài, tập trung vào từng yếu tố:

• Năng lực bền vững (Sustainable skills)
• Lối sống bền vững (Sustainable lifestyle)
• Các mối quan hệ bền vững (Sustainable relationships)
• Tư duy trách nhiệm bền vững (Sustainable stewardship)

Hãy bắt đầu với yếu tố đầu tiên: Năng lực bền vững (Sustainable skills)

Tôi bắt đầu học chơi trống từ lớp bốn. Mỗi tuần, tôi đều mang theo dùi trống, mặt đệm tập trống cùng cuốn sách Alfred’s Drum Method Book for Beginners đến lớp học nhóm với thầy Crumrine. 

Chúng tôi luyện tập các kỹ thuật nền tảng như các cú đánh đơn, đánh nhiều lần, flams, flam-taps, và các biến thể như paradiddle đơn, đôi, ba. Mọi học viên đều háo hức được ngồi vào bộ trống thật để mô phỏng phong cách huyền thoại của Buddy Rich, nhưng thầy Crumrine luôn nhắc nhở chúng tôi tập trung vào những kỹ thuật nền tảng với dùi trống và mặt đệm tập.

Theo thời gian, cùng với việc tiến bộ về kỹ năng, tôi tiếp tục học thêm nhiều kỹ thuật mới, bổ sung tom và cymbal vào bộ trống, đồng thời thử nghiệm các loại nhịp điệu đa dạng. Khi có thêm trang thiết bị mới, tôi lại học cách sử dụng và kết hợp chúng vào phong cách chơi của mình.

Tôi chưa bao giờ đủ giỏi để trở thành một nhạc công chuyên nghiệp (sự nghiệp mà tôi từng mơ ước), nhưng những năm tháng chơi nhạc trong các ban nhạc hòa tấu, jazz, biểu diễn sân khấu và diễu hành đã mang lại nhiều trải nghiệm quý giá. Nếu ngày đó tôi không được thầy Crumrine truyền dạy những kỹ thuật nền tảng một cách chắc chắn, việc tiếp cận các kỹ thuật nâng cao sau này chắc chắn sẽ gặp rất nhiều khó khăn.

Câu chuyện học chơi trống này là một ví dụ rất phù hợp để minh họa cho công việc quản lý dự án. Mỗi PM cần làm chủ những kỹ năng nền tảng, hay còn gọi là kỹ năng cứng (hard skills), trước khi có thể dẫn dắt dự án một cách thành công. Trên cơ sở đó, kỹ năng mềm (soft skills) xuất hiện để bổ trợ cho kỹ năng cứng. Khi được kết hợp hài hòa, kỹ năng mềm giúp nhà quản lý dự án nâng cao năng lực lãnh đạo, tạo ảnh hưởng và thúc đẩy đội nhóm hướng đến hoàn thành các mục tiêu chung.

Bên cạnh đó, còn có những xu hướng và thay đổi đang ảnh hưởng sâu sắc đến vai trò của PM, buộc họ phải không ngừng tiếp thu và thích nghi nhằm nâng cao năng lực. Ba trụ cột nền tảng gồm kỹ năng cứng, kỹ năng mềm, và khả năng nâng cao năng lực chính là những yếu tố cấu thành nên năng lực bền vững.

Nắm vững các kỹ năng cứng

Tôi đã nhắc đến vấn đề này nhiều lần trong các bài viết trước. Những kỹ năng thiết yếu bao gồm thực thi dự án theo đường găng, chia nhỏ công việc để báo cáo tiến độ hiệu quả, quản lý RAID (Rủi ro. Giả định. Vấn đề. Sự phụ thuộc.), xác định các bài học kinh nghiệm hữu ích, và tạo nên những thông điệp truyền đạt ngắn gọn, súc tích. Đây là những kỹ năng tối thiểu mà bất kỳ PM nào muốn được đánh giá là có năng lực chuyên môn thực thụ đều phải sở hữu.

Lấy ví dụ về quản lý dự án theo đường găng, tôi nhận thấy các PMs thường thuộc một trong ba nhóm:

• Nhóm nhầm lẫn giữa đường găng với các nhiệm vụ quan trọng trong dự án, nghĩ rằng “mọi công việc đều nằm trên đường găng vì chúng đều quan trọng”.
• Nhóm hiểu khái niệm đường găng cùng các yếu tố như thời gian trễ tự do (free slack) và tổng thời gian được phép trễ (total float), nhưng chưa biết cách áp dụng hiệu quả vào thực tế.
• Nhóm thành thạo kỹ năng quản lý dự án với đường găng để điều hành dự án một cách hiệu quả, kiểm soát tiến độ và dẫn dắt dự án đi đúng hướng.

Trong thực tế, phần lớn PM rơi vào nhóm 1 hoặc nhóm 2, và điều đáng ngạc nhiên là chỉ rất ít người có thể diễn giải được khái niệm đường găng, xác định thời gian trễ tự do và tổng thời gian được phép trễ (free và total slack), gán đúng mối quan hệ bắt đầu-kết thúc cho các nhiệm vụ, xác định dự phòng khi lập kế hoạch tiến độ dự án, và báo cáo mức tiêu thụ dự phòng dựa trên tổng thời gian được phép trễ của dự án.

Điều này đòi hỏi sự tỉ mỉ và tính kỷ luật trong quản lý thực thi; đồng thời nó cũng cho thấy cho việc bạn làm chủ được tiến độ dự án và thật sự hiểu mức độ triển khai công việc đang hiệu quả đến đâu (hoặc kém hiệu quả đến mức nào) so với kế hoạch. Nếu phần trình bày trên khiến bạn khó theo dõi, đó có thể là dấu hiệu cho thấy bạn cần củng cố thêm một trong những kỹ năng cứng cơ bản nhất mà một PM cần phải thuần thục. Đừng bỏ qua việc làm chủ các kỹ năng cứng này một cách sâu sắc và bài bản.

Tinh chỉnh các kỹ năng mềm

Khi nói về kỹ năng mềm, tôi muốn nhấn mạnh cách một PM làm việc hiệu quả với mọi người - từ cấp trên đến cấp dưới và các bên liên quan bên ngoài để đạt được mục tiêu chung. Việc sở hữu các kỹ năng như trí tuệ cảm xúc, xây dựng các bài thuyết trình thu hút, thuyết phục cấp trên chấp thuận ý tưởng và nghệ thuật thuyết phục sắc bén là vô cùng quan trọng để đạt được sự đồng thuận từ những người có khả năng ảnh hưởng đến kết quả dự án.

Nghệ thuật thuyết phục đặc biệt quan trọng trong môi trường làm việc ngày nay. Tôi nhận thấy có ba nhóm người với mục tiêu thuyết phục người khác khác nhau:

• Nhóm sao chép thông tin (Critical Copy/Paster) - biết cách thu thập thông tin nhưng không hiểu rõ lý do và nội dung sâu xa phía sau.
• Nhóm suy nghĩ phản biện (Critical Thinker) - hiểu được lý do và nội dung nhưng chưa biết cách vận dụng để thuyết phục người khác.
• Nhóm thuyết phục sắc bén (Critical Persuader) - hiểu rõ lý do, nội dung và biết cách vận dụng kỹ năng để thuyết phục người khác hiệu quả.

Không cần tìm đâu xa, mạng xã hội chính là minh chứng rõ ràng nhất. Chỉ cần lướt qua Facebook hoặc LinkedIn, bạn sẽ thấy vô số bài đăng chia sẻ lại các meme hoặc câu nói nhằm tác động đến cách suy nghĩ của người khác về một chủ đề nào đó. Bất kể nội dung đó đúng hay sai, nhiều người vẫn lan truyền mà không hiểu thấu đáo ý nghĩa sâu xa. Đó chính là những người sao chép thông tin.

Người có tư duy phản biện có thể hiểu rõ nội dung mà mình đăng tải, nhưng đôi khi lại chọn cách truyền đạt khiến người họ muốn thuyết phục cảm thấy bị coi thường hoặc hạ thấp. Ngược lại, người thuyết phục sắc bén không chỉ hiểu vấn đề, mà còn biết cách sử dụng thông tin đó để thuyết phục người khác một cách tích cực và xây dựng.

Kỹ năng mềm là yếu tố then chốt, và một PM bền vững cần không ngừng rèn luyện và hoàn thiện những kỹ năng này.

Có tư duy nâng cao năng lực

Tôi định nghĩa “nâng cao” theo hai hướng:

• Phát triển con người theo chiều hướng tích cực
• Tiếp nhận và vận dụng các khái niệm giúp phát triển kỹ năng cứng và kỹ năng mềm

Những khái niệm này bao gồm vượt qua những giai đoạn khó khăn của dự án, xây dựng danh tiếng là một nhà lãnh đạo theo sát tiến độ, quản lý hiệu quả nhiều dự án mà không bị kiệt sức, và kết hợp các phương pháp quản lý dự án một cách linh hoạt để đáp ứng nhu cầu bàn giao.

Điểm mấu chốt chính là tư duy. Một PM bền vững không bao giờ ngừng học hỏi. Cô ấy liên tục quan sát môi trường xung quanh để tìm kiếm các kỹ thuật và công cụ mới giúp mình trở thành một PM xuất sắc hơn. Ví dụ, cô ấy đã chủ động tìm hiểu về trí tuệ nhân tạo (AI) và cách mà một PM có thể ứng dụng AI để nâng cao năng lực quản lý. Cô ấy không trì hoãn hay lo ngại rằng AI sẽ thay thế vai trò của mình. Thay vào đó, cô ấy định vị bản thân là một trong những người sẽ phát triển mạnh mẽ trong kỷ nguyên AI, chứ không bị công nghệ này thay thế. Một PM bền vững cần nhìn nhận nghề nghiệp của mình như một hành trình liên tục, nơi luôn có điều mới để học hỏi và hoàn thiện.

Việc xây dựng kỹ năng cứng, kỹ năng mềm và có tư duy nâng cao năng lực chính là những yếu tố then chốt để trở thành một PM có năng lực bền vững. Hãy đảm bảo bạn tập trung củng cố những kỹ năng cốt lõi (rudiments) - nền tảng mà mọi nhà quản lý dự án xuất sắc đều cần trang bị.

Nguồn: PMI | Tác giả: Lonnie Pacelli