Giám đốc dự án (Project Manager) là những chuyên gia trong việc kiểm soát và đảm bảo dự án đi đúng hướng, nhưng lại thường bỏ qua bản thân trong quá trình quản lý dự án. Mặc dù sức khỏe tinh thần là một yếu tố quản lý rủi ro cực kỳ quan trọng, nhưng thường bị xem nhẹ. Các chuyên gia dự án cần thực hiện các chiến lược thực tế như thiết lập ranh giới, đề cao sự linh hoạt và ưu tiên nghỉ ngơi để ngăn ngừa tình trạng kiệt sức.
 
Giám đốc dự án giúp vận hành mọi thứ trơn tru bao gồm tiến độ và thời hạn công việc, lựa chọn đưa ra các quyết định đến sản phẩm bàn giao. Họ là cầu nối giữa các đội nhóm, chuyên gia giải quyết vấn đề và là người hoàn tất mọi việc. Thế nhưng, phía sau những bảng báo cáo được trình bày chỉn chu và các thông tin được cập nhật liên tục là hình ảnh thực tế của các chuyên gia dự án đang dốc mình chạy hết công suất để đạt được.

Sức khỏe tinh thần không phải là một phần trong các cuộc thảo luận về dự án – nhưng nó nên là một phần thiết yếu của dự án. Các chuyên gia quản lý dự án được đào tạo để giảm thiểu rủi ro, quản lý các công việc với nhiều biến động, và duy trì sự nhất quán giữa các bên liên quan. Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi rủi ro thực sự là kiệt sức?

Chuyên gia trị liệu Valerie Carmel Dorsainvil, LCSW, nhận định: “Sức khỏe tinh thần chính là quản lý rủi ro. Bạn không thể chờ đến khi mình bị nhấn chìm hoàn toàn trong biển lửa mới quyết định rằng bạn cần một bình chữa cháy.”

Đó là lý do chúng tôi mời đến hai chuyên gia am hiểu sâu sắc về tầm quan trọng của cảm xúc trong việc duy trì dự-án-và-con-người đều đi đúng hướng. Michele Badie, PMP, CPMAI, một giám đốc chương trình (program manager) dày dạn kinh nghiệm và là người ủng hộ sức khỏe tinh thần, cùng với Valerie - chuyên gia trị liệu mang đến góc nhìn lâm sàng từ việc từng hợp tác với nhiều chuyên gia có thành tích cao, bao gồm cả các giám đốc dự án như bạn – để giúp chúng tôi định hình lại việc chăm sóc sức khoẻ tinh thần như một ưu tiên chiến lược.

Vì vậy, trước khi dự án của bạn - hoặc chính bạn - bắt đầu vượt khỏi tầm kiểm soát và đi xuống, hãy hít một hơi thật sâu và cùng khám phá những bí quyết sau đây từ các chuyên gia quản lý dự án có kinh nghiệm.

1. Thiết lập ranh giới và kiên định với chúng

Một trong những nguyên nhân hàng đầu gây ra tình trạng kiệt sức - mà Valerie cho rằng thường biểu hiện dưới sự thờ ơ, chất lượng công việc giảm sút và thiếu sự gắn kết – là thiếu ranh giới rõ ràng và cảm giác tội lỗi khi cố gắng thiết lập chúng. Valerie đưa ra một phép ẩn dụ đáng ngạc nhiên nhưng rất hợp lý: “Hãy giống như Chick-fil-A.” Tại sao?

Valerie giải thích: “Họ đóng cửa vào mỗi Chủ nhật. Vì đó là ranh giới họ đặt ra dựa trên giá trị cốt lõi của mình. Họ duy trì điều này một cách nhất quán và chấp nhận những ảnh hưởng kèm theo.”

Nếu các giá trị của bạn bao gồm gia đình, tập luyện thể thao, hoặc đơn giản chỉ là thời gian tập trung không bị gián đoạn, bạn nên thiết lập ranh giới để thể hiện điều đó. Hãy truyền đạt chúng một cách rõ ràng và củng cố chúng một cách khéo léo.

Như Michele chia sẻ: “Tôi luôn chủ động nói rõ ranh giới của mình. Khi tôi nghỉ là nghỉ hẳn, còn khi tôi sẵn sàng thì tôi sẽ thật sự có mặt”.

Nhưng việc thiết lập ranh giới  không chỉ là về thời gian mà còn là việc sử dụng đúng công cụ để quản lý thời gian một cách khôn ngoan. Đối với Michele, việc tận dụng công nghệ, đặc biệt là trí tuệ nhân tạo (AI), là một cách thiết thực để giữ vững ranh giới và bảo toàn năng lượng tinh thần.

Michele nhận định: “AI không phải là xu hướng nhất thời – nó sẽ tiếp tục phát triển mạnh mẽ. Hãy tận dụng công cụ để lên lịch trước cho email hay tin nhắn, đảm bảo chương trình của bạn được chuẩn bị chặt chẽ, và chắc chắn rằng bạn đã xem qua trước các nội dung này. Giống như việc sử dụng công cụ là tiêu chuẩn khi quản lý dự án, công cụ cũng giúp bạn quản lý hiệu quả sức khoẻ tinh thần.”

2. Đừng làm quá sức của mình

Là giám đốc dự án, bạn cần giữ nhịp cho toàn bộ dự án – nhưng bạn cũng là một con người, có giới hạn về cảm xúc và thể chất. Việc luôn hỗ trợ người khác có thể khiến bạn trở nên căng thẳng về mặt cảm xúc nếu bạn không dành thời gian để lắng nghe chính mình.

Michele cho biết: “Các giám đốc dự án và giám đốc chương trình vốn dĩ là những người luôn tìm kiếm giải pháp. Chúng tôi dẫn dắt một dự án đến mục tiêu cuối cùng, đảm bảo tính khả thi, có lợi nhuận và đúng tiến độ. Nhưng là người gắn kết mọi thứ, chúng tôi thường xuyên đánh giá, hỗ trợ người khác, và đôi khi việc chúng tôi làm vượt quá giới hạn của bản thân chỉ vì luôn cố gắng hiện diện vì mọi người”.

Việc thiết lập ranh giới chỉ là khởi đầu. Nếu không được kiểm soát, những áp lực cảm xúc trong công việc dự án có thể đẩy bạn vào trạng thái mà Valerie gọi là “power overdose” (Tạm dịch là: quá tải nguồn).

Điều này vượt xa những căng thẳng hàng ngày. Bà giải thích rằng: “Quá tải nguồn là tình trạng làm việc vượt ngưỡng chịu đựng về tinh thần, thể chất, cảm xúc và cả tâm linh, đến mức việc nghỉ ngơi cũng không còn giúp bạn phục hồi”.

Vậy giải pháp là gì? Hãy dành sự ưu tiên cho khả năng xử lý nội tại của bạn như cách bạn theo dõi các mối quan hệ bên ngoài. Michele chia sẻ rằng không có gì phải xấu hổ khi dành thời gian để tạm dừng, suy ngẫm và xử lý thông tin.

Bà cho rằng: “Bằng cách này, tôi có thể tiếp tục là người kết nối mọi thứ, nhưng cũng đồng thời không khiến bản thân bị quá tải bởi lượng thông tin dồn dập mà không có thời gian xử lý”.

3. Giao tiếp có chừng mực

Đôi khi, những cuộc giao tiếp hiệu quả nhất lại đến từ những khoảnh khắc ngắn gọn, có chủ đích. Michele khuyến nghị nên thực hiện những “cuộc trò chuyện chớp nhoáng” như một cách để xử lý các vấn đề phức tạp theo từng bước, mà không khiến bản thân hoặc nhóm của bạn bị quá tải.

Điều này đặc biệt quan trọng khi bạn đang cảm thấy cạn kiệt năng lượng. Michele chia sẻ: “Hãy thể hiện sự tôn trọng khi giao tiếp. Bạn sẽ không muốn ai đó phải cảm thấy như: ‘Nếu hôm nay mình gặp Michele, liệu cô ấy sẽ phản ứng thế nào nhỉ?’”

Và khi bạn cảm thấy căng thẳng, đừng che giấu - mà hãy đối diện và giải quyết một cách trung thực và khéo léo. Điều này bao gồm cả việc xem lại giọng điệu và thái độ của chính bạn.

Michele giải thích: “Nếu bạn lỡ buông lời gắt gỏng, đừng ngại quay lại để nói chuyện một lần nữa. Hãy nói với họ rằng: ‘Bạn biết không? Lúc nãy tôi đã phản ứng theo cách tôi không nên làm, và tôi muốn gửi lời xin lỗi đến bạn vì điều này’. Đó không phải là một lời biện minh, mà là dám đối diện thừa nhận”.

Michele khuyến khích việc thường xuyên kiểm tra trạng thái cảm xúc - không chỉ vì đội nhóm của bạn, mà còn vì chính bản thân bạn. Những khoảnh khắc nhỏ của sự tự nhận thức như vậy sẽ giúp duy trì các mối quan hệ, ngay cả trong những giai đoạn căng thẳng nhất của dự án.

Valerie cũng đồng tình với việc cần có những khoảng dừng và hiệu chỉnh này. “Nếu bạn làm việc mỗi ngày, bạn cũng cần nghỉ ngơi mỗi ngày. Hãy tạo ra càng nhiều cơ hội để phục hồi và hiệu chỉnh càng tốt.”

Cô gọi chúng là “pressure release valves” (Tạm dịch là: van giảm áp lực) – chúng là những hành động tạm dừng nhỏ nhưng có chủ đích giúp bạn lấy lại sự bình tĩnh trước khi phản ứng.

Hãy xem việc nghỉ ngơi và suy ngẫm như một phần của việc bảo dưỡng tinh thần. Nó sẽ giúp bạn không bị kiệt sức - và duy trì sự tôn trọng khi giao tiếp, ngay cả khi bạn đang bị quá tải.

4. Bạn không cần phải biết tất cả mọi thứ

Valerie cho biết cô nhận thấy một mô hình chung ở các giám đốc dự án là: chủ nghĩa hoàn hảo, lo âu, mệt mỏi vì phải ra quyết định và sự nghi ngờ bản thân. Nhiều người đang thúc ép bản thân vượt quá khả năng của mình - và phải trả giá bằng sức khỏe tinh thần và cảm xúc.

Kết quả là gì? Quá tải nhận thức. Valerie giải thích rằng, khi chúng ta ngừng cố gắng “giải quyết mọi thứ” và thay vào đó là cố gắng hiểu vấn đề trước, chúng ta sẽ giảm được tình trạng quá tải nhận thức của chính mình.
Giải pháp là gì? Hãy bắt đầu bằng sự tò mò. Tư duy tò mò là chất xúc tác quan trọng cho sự hợp tác, thấu cảm và xây dựng môi trường an toàn tâm lý cho chính bạn và đội ngũ. Khi bạn thể hiện sự tò mò - đặt câu hỏi thay vì giả định – bạn sẽ tạo ra một không gian nơi người khác cảm thấy an tâm để chia sẻ, làm rõ và hợp tác.

Michele khuyến nghị: “Hãy bắt đầu cuộc trò chuyện với sự tò mò để tìm hiểu điều gì đang diễn ra, lý do, cách thức, và thời điểm xảy ra - thay vì đi theo những định kiến sẵn có”.
Lối tư duy này không chỉ giúp đội nhóm phát triển – mà còn bảo vệ sự sáng suốt của chính bạn.

5. Hãy linh hoạt với những điều bạn không thể kiểm soát

Các kế hoạch bị thay đổi. Phạm vi bị mở rộng. Sự kiểm soát mà bạn luôn mong muốn với vai trò là một giám đốc dự án đôi khi sẽ không thể duy trì được theo ý bạn. Và khi điều đó xảy ra, bạn dễ dàng coi những thay đổi là vấn đề cá nhân của bạn.

Michele chia sẻ: “Từ góc nhìn Agile, chúng ta phải linh hoạt, và học cách buông bỏ. Góc nhìn là tất cả. Là giám đốc dự án, ai cũng muốn thấy dự án thành công. Đôi khi, nếu dự án bị tạm dừng hoặc trì hoãn, chúng ta dễ cảm thấy tổn thương và xem đó là vấn đề cá nhân, dù lý trí hiểu rằng điều đó không đúng. Vì sau cùng, chúng ta vẫn là con người.”

Thay vì vậy, sức mạnh thực sự đến từ việc thừa nhận nhu cầu của chính mình - có thể là dành một chút thời gian để giải tỏa áp lực và hít thở nếu dự án đi chệch hướng. Hãy chấp nhận sự thay đổi. Linh hoạt không phải là thất bại – mà là một công cụ mạnh mẽ để bạn vừa điều hướng dự án, vừa bảo vệ sức khỏe tinh thần của chính mình.

6. Lãnh đạo một cách có trách nhiệm - nhưng không phải hy sinh bản thân

Bạn không chỉ lập kế hoạch – mà còn định hình văn hoá làm việc của cả đội ngũ. Cách bạn thể hiện mỗi ngày sẽ được cả đội quan sát và học theo.

Michele giải thích: “Điều quan trọng nhất đối với tôi là làm gương về những gì mình chia sẻ và đối xử với người khác theo cách mà tôi muốn được đối xử. Tôi thường chủ động nhắn riêng cho từng người kiểu như: ‘Này, bạn vẫn ổn chứ?’” Lãnh đạo trong môi trường dự án không chỉ là quản lý tiến độ hay ngân sách - mà còn là quản lý con người từ nhiều phòng ban, chức danh, múi giờ và cả trạng thái cảm xúc. Việc cảm thấy căng thẳng khi phải điều phối quá nhiều tính cách khác nhau là điều hoàn toàn dễ hiểu.

Michele chia sẻ: “Chúng ta có thể cảm thấy mệt mỏi vì phải liên tục quản lý những người khác nhau. Và chúng ta cần giao tiếp rõ ràng điều đó.”

Hãy bình thường hóa việc kiểm tra trạng thái cảm xúc, và nhận sự hỗ trợ từ những người xung quanh, bao gồm cả đồng nghiệp và cấp trên. “Có thể bạn nghĩ mình đang trải qua điều gì đó rất riêng – nhưng thực ra không phải vậy,” Michele nói. “Hãy dành thời gian để xây dựng những mối quan hệ lành mạnh và hỏi họ: ‘Bạn sẽ làm gì trong tình huống này?’ hoặc ‘Bạn đã từng trải qua điều tương tự chưa?’”

Trước khi bị kiệt sức, hãy thể hiện sự quan tâm. Những nhà lãnh đạo giỏi nhất thể hiện sức mạnh không phải bằng cách giữ mọi thứ cho riêng mình, kìm nén tất cả - mà bằng cách tạo ra không gian cho người khác, và cho chính mình.

7. Phân quyền thay vì ôm đồm

Chỉ vì bạn có thể làm tất cả, không có nghĩa là bạn nên làm tất cả. Các giám đốc dự án không phải là người ra quyết định - mà là người điều phối toàn cục. Nhưng trong thực tế, ranh giới này khá mờ nhạt.

“Hãy chủ động nhờ hỗ trợ. Đừng ngại phân quyền. Chúng ta là những người mang ánh sáng vào những không gian tối tăm. Đó là công việc của chúng ta,” Michele chia sẻ.

Valerie cũng nhấn mạnh: “Bạn không thể là người giải quyết cho mọi vấn đề.” Và cô khuyến nghị nên lặp lại câu đó như một “thần chú” cho đến khi nó thấm nhuần.

8. Xem sức khỏe tinh thần như một nghi thức hàng ngày, không phải là một giải pháp khẩn cấp

Kiệt sức không xảy ra chỉ sau một đêm - và sự cân bằng cũng vậy. Sức khỏe tinh thần không phải là thứ bạn cố gắng nhồi nhét vào lịch trình. Đó là một thói quen. Một tư duy.

Việc chăm sóc sức khỏe tinh thần mỗi người mỗi khác. Đối với Michele, đó là băm tỏi. Cô chia sẻ: “Khi cần tái tạo năng lượng, tôi thường bước ra khỏi bàn làm việc và vào bếp nấu gì đó. Không hiểu sao, nhưng việc tôi thường làm là băm tỏi. Sau đó tôi quay lại và đầu óc sáng rõ hơn.”

Cô ấy cũng là người hâm mộ cái mà cô ấy gọi là “công thức năm phút.” “Tôi tìm kiếm thứ gì đó khiến mình bật cười, sau đó uống nước, rồi vươn vai.”

Nó không cần phải hoành tráng. Cũng không phải để trình diễn cho ai xem. Nhưng nó hiệu quả. Những nghi thức nhỏ bé ấy tạo ra khoảng không cần thiết để tái tạo năng lượng.

Valerie cũng nhấn mạnh giá trị của việc giải tỏa áp lực mỗi ngày: “Chỉ cần năm phút dừng giữa các cuộc họp là đủ. Hãy thay đổi cách bạn nhìn nhận công việc – từ năng suất liên tục sang hiệu suất bền vững.”

Và điều quan trọng nhất có lẽ là khi bạn dừng lại cũng là cơ hội để người khác được nghỉ ngơi.
Michele chia sẻ: “Đừng ngần ngại tạo ra những khoảng dừng cho chính mình. Bởi đôi khi, điều đó có thể là nguồn cảm hứng cho người khác.”

Công việc này là một cuộc chạy đua marathon

Cuối cùng, hãy nhớ rằng: công việc quản lý dự án hiếm khi là một cuộc chạy nước rút - mà là một cuộc chạy đua marathon. Và như Michele nhắc nhở: “Có lúc chúng ta phải chạy hết tốc lực, có lúc gần như chỉ đi bộ - nhưng dù thế nào, ta vẫn đang tiến về phía trước.”

Góc nhìn đó rất quan trọng. Vậy nên, hãy cho phép mình tạm dừng. Thiết lập ranh giới. Lùi lại một bước. Vì đội ngũ của bạn xứng đáng có một người lãnh đạo khỏe mạnh – cả thể chất lẫn tinh thần.

Lắng nghe podcast "Calm In The Chaos (Tạm dịch là: Bình tĩnh trong hỗn loạn)", một podcast về sức khoẻ tinh thần hàng tháng thuộc chuỗi Keep Your Stride®, dành riêng cho các chuyên gia quản lý dự án. Michele Badie và Valerie Carmel Dorsainvil là những người dẫn chương trình, chia sẻ các nguồn tài nguyên hỗ trợ nâng cao nhận thức về sức khỏe tinh thần quanh năm dành cho các nhà quản lý dự án như bạn.

Nguồn: The PMI Blog