Bài viết "9 Ways to Be a Better Feedback Receiver - 9 cách để trở thành một người tiếp nhận phản hồi tốt hơn", đã đề cập đến 9 yếu tố quan trọng giúp một người có thể tiếp nhận phản hồi một cách hiệu quả. Dù kỹ năng tiếp nhận phản hồi một cách khéo léo và mang tính xây dựng là vô cùng quan trọng, nhưng không phải ai cũng có thể làm được.

Đôi khi, vấn đề là do người nhận không sẵn sàng lắng nghe ý kiến phản hồi. Nhưng cũng có trường hợp, vấn đề là do người gửi không tạo ra một môi trường phù hợp để việc trao đổi phản hồi diễn ra trọn vẹn. Người gửi đóng một vai trò thiết yếu trong quá trình trao đổi. Điều này đặc biệt quan trọng nếu người gửi muốn trở thành một nhà cố vấn đáng tin cậy.

Cốt lõi của việc trở thành một nhà cố vấn đáng tin cậy là nắm vững nguyên tắc sau: "Việc của tôi là chia sẻ suy nghĩ của mình, còn quyết định làm gì với nó là việc của bạn."

Một cố vấn đáng tin cậy không chỉ đưa ra những lời khuyên hữu ích mà còn phải hiểu rằng quyền quyết định cuối cùng thuộc về người nhận. Có 4 cách mà người nhận phản hồi có thể lựa chọn, bao gồm:

• Từ chối phản hồi: Người nhận không sẵn sàng tiếp nhận ý kiến và không cho người gửi cơ hội phản hồi.
• Chống lại phản hồi: Người nhận tranh luận với người gửi về tính đúng sai của ý kiến nhận được.
• Chấp nhận phản hồi nhưng quyết định không sử dụng: Người nhận lắng nghe phản hồi nhưng quyết định không tiếp thu. 
• Chấp nhận phản hồi và sử dụng: Người nhận lắng nghe phản hồi và thay đổi dựa trên những ý kiến ghi nhận được.

Dù người nhận ý kiến lựa chọn cách phản ứng nào, vai trò của nhà cố vấn là đảm bảo rằng mình đã làm hết khả năng để hỗ trợ người nhận. Nếu bạn đã đưa ra lời khuyên đúng đắn mà họ vẫn không áp dụng, thì hãy nhớ rằng bạn có thể dắt ngựa đến nguồn nước, nhưng không thể bắt nó uống nước (bạn có thể tạo ra cơ hội cho ai đó nhưng bạn không thể buộc họ phải nắm lấy cơ hội đó).

8 mẹo giúp bạn trở thành một cố vấn đáng tin cậy và hiệu quả

1. Lời khuyên phải có tính thực tiễn: Nếu bạn mong đợi người nhận hành động, hãy đảm bảo rằng lời khuyên của bạn có thể áp dụng được. Lời khuyên cần rõ ràng để người nhận có thể hình dung ra cách họ sẽ thực hiện góp ý của bạn. Những lời nhận xét chung chung như "Bạn cần phải có chiến lược hơn" sẽ không giúp ích gì vì quá mơ hồ và người nhận không biết phải làm gì với nó.
2. Nêu rõ tác động: Đừng chỉ đưa ra lời khuyên, hãy giải thích những hậu quả có thể xảy ra nếu người nhận không làm theo lời khuyên ấy. Điều này không ám chỉ việc đe dọa người nhận mà là cung cấp đủ thông tin để giúp họ đưa ra quyết định đúng đắn.
3. Cân bằng quan điểm: Bạn có thể nghĩ lời khuyên của mình là con đường tốt nhất, tuy nhiên, một cố vấn tốt không chỉ nói về lợi ích mà còn đề cập đến cả những rủi ro trong lời khuyên của mình. Định hướng người nhận theo một hướng nhất định mà không nêu rõ cả mặt tích cực và tiêu cực là điều không công bằng và thiếu đạo đức.
4. Dựa vào kinh nghiệm thực tế: Một cố vấn đáng tin cậy và tuyệt vời sẽ có một kho kinh nghiệm để tham khảo khi đưa ra lời khuyên cho người khác. Khi bạn nói điều gì đó như "Tôi đã từng ở trong tình huống tương tự và đây là những gì tôi học được", người nhận sẽ dễ đồng cảm hơn và nghiêm túc cân nhắc lời khuyên của bạn. Những câu chuyện thực tế có sức nặng hơn nhiều so với lý thuyết suông.
5. Chỉ tư vấn trong phạm vi chuyên môn của bạn: Có kinh nghiệm sâu rộng trong một lĩnh vực không có nghĩa là bạn biết mọi thứ. Nếu gặp vấn đề ngoài tầm hiểu biết, hãy thẳng thắn thừa nhận rằng “Điều này nằm ngoài khả năng của tôi” và đề xuất một người khác phù hợp hơn.
6. Đảm bảo lời khuyên của bạn được lắng nghe: Tôi đã gặp rất nhiều tình huống mà rõ ràng rằng, người nhận cần lời khuyên nhưng lại từ chối lời đề nghị tư vấn của tôi. Thậm chí chưa đi đến quyết định có nên chấp nhận lời khuyên hay không, họ đã không muốn nghe tôi nói. Trong trường hợp này, bạn cũng không thể ép buộc – đôi khi, người ta phải tự trải nghiệm để học hỏi.
7. Chấp nhận quyết định của người nhận: Một cố vấn đáng tin cậy sẽ chỉ đưa ra lời khuyên, không phải là mệnh lệnh. Nếu người nhận quyết định không hành động theo đề xuất của bạn, hãy tôn trọng lựa chọn đó.
8. Tránh nói câu "Tôi đã nói rồi mà": Khi người nhận phản hồi mắc sai lầm do không nghe theo lời khuyên của bạn, đừng chỉ trích họ. Hãy giúp họ hiểu rõ điều gì đã được thực hiện sai, bài học rút ra là gì và nếu trong tương lai, chúng ta sẽ làm khác đi như thế nào. Điều này không chỉ giúp họ trưởng thành mà còn củng cố vị thế của bạn như một cố vấn đáng tin cậy.

Là một cố vấn đáng tin cậy, việc của bạn là chia sẻ những điều tốt nhất có thể với người nhận, nhưng quyết định cuối cùng vẫn là của họ. Điều quan trọng không phải là chứng minh bạn đúng, mà là giúp họ phát triển và thành công hơn.

Nguồn: projectmanagement.com