Những người tham gia vào lĩnh vực quản lý dự án có thể nhận thấy những thay đổi nhanh chóng trong cách tiếp cận, phương pháp và kỹ thuật được giới thiệu. Sự phát triển toàn cầu về phương thức quản lý dự án (PM) được giải quyết là điều rất quan trọng và mức độ thay đổi vẫn tiếp tục diễn ra với tốc độ chóng mặt. Những thay đổi này đã gây khó khăn cho việc theo kịp sự phát triển; và hơn thế nữa, nó gây thách thức trong việc nỗ lực liên kết các tiêu chuẩn quản lý dự án hiện tại với các cách tiếp cận mới. Ngay sau khi một tiêu chuẩn mới được cập nhật, thì một số phương thức tiếp cận hoặc kỹ thuật mới được phát triển.

Các tổ chức thiết lập tiêu chuẩn hiện đang đi theo khái niệm xác định các Nguyên tắc nhằm định hình các khái niệm cơ bản liên quan đến việc thực hành quản lý dự án và tạo ra kết quả. Không giống như các tiêu chuẩn về quy trình hoặc lấy việc tiếp cận làm trung tâm, theo đó liệt kê một loạt các khuyến nghị về quy trình để đáp ứng các thách thức trong việc quản lý dự án một cách hiệu quả; việc tập trung vào các Nguyên tắc đưa ra định hướng chuyển giao rộng hơn và dễ thích nghi hơn.

Quan điểm của tôi về Nguyên tắc Quản lý dự án là chúng thể hiện được bản chất hoặc chuẩn mực cơ bản nhằm định hình hành vi và suy nghĩ cho tất cả các cấp quản lý dự án. Tuân thủ các Nguyên tắc giúp các nhà quản lý dự án mang lại kết quả tốt hơn. Nguyên tắc đưa ra định hướng, nhưng nó không áp đặt phải tuân thủ rập khuôn theo một quy trình hoặc phương pháp tiếp cận theo quy định nào đó.

Vậy tuân theo các Nguyên tắc này tạo ra giá trị ở đâu?

Một bộ Nguyên tắc chỉ được sử dụng để định hướng hơn là chỉ ra cách các quyết định được đưa ra hoặc phương pháp tiếp cận phù hợp được thông qua. Các Nguyên tắc vẫn vững chắc, cung cấp sự ổn định và tập trung vào việc điều chỉnh hành vi và suy nghĩ trong một thế giới thay đổi nhanh chóng như quản lý dự án. Nguyên tắc nắm bắt và tóm tắt các khái niệm, hành động, điều kiện hoặc các xem xét thường được cho là cần thiết để định hướng hoặc tác động đến thành công của dự án.

Một ví dụ về việc sử dụng Nguyên tắc cơ bản có thể xoay quanh việc chủ động tham gia tương tác với các bên liên quan. Loại Nguyên tắc này sẽ giúp lựa chọn cách tiếp cận cụ thể để xác định hiệu quả các bên liên quan – là những người có ảnh hưởng đáng kể đến kết quả chuyển giao dự án. Nó cũng sẽ đưa ra định hướng cho việc lựa chọn các quy trình để lợi ích, quyền và kỳ vọng của các bên liên quan được hiểu ở một mức độ mà các bên liên quan sẽ tham gia tương tác một cách hiệu quả. Cách tiếp cận hoặc quy trình sử dụng cần phải linh hoạt và thích ứng với môi trường chuyển giao/kinh doanh cụ thể để thu hút các bên liên quan một cách hiệu quả. Tuân theo Nguyên tắc tham gia tương tác của các bên liên quan, so với việc bị ràng buộc theo các quy trình, kỹ thuật hoặc công cụ cụ thể được nêu ra trong các tiêu chuẩn dựa trên quy trình, thì Nguyên tắc này sẽ đảm bảo hiệu quả cho sự tham gia tương tác của các bên liên quan. Các quyết định dựa trên Nguyên tắc có thể cho phép nhiều thay đổi đa dạng về tình huống hoặc môi trường nếu cần thiết đối với dự án đó.

Một ví dụ thứ hai có thể xoay quanh Nguyên tắc cơ bản là duy trì sự tập trung vào giá trị. Nhận ra giá trị là một yếu tố quyết định chính yếu cho sự thành công của dự án; tổ chức hoặc nhận ra giá trị mong muốn hoặc không. Một nguyên lý cơ bản của trọng điểm này là đánh giá liên tục trong quá trình chuyển giao dự án xét cả về lợi ích và chi phí để nhận ra chúng lợi ích đó, và đây được gọi là Benefits Realization Management. Tuân thủ theo nguyên tắc tập trung vào giá trị giúp các nhóm dự án đảm bảo sự phù hợp với các mục tiêu kinh doanh và kết quả dự định thay vì chỉ một giao phẩm hoặc kết quả cụ thể. Điều này thiết lập cách tiếp cận mà trong đó các kết quả giúp đảm bảo lợi ích dự kiến từ công việc dự án được nhận ra và giá trị mong muốn cho tổ chức có thể đạt được. Khi thiết lập các số liệu để theo dõi tiến độ dự án, việc tập trung vào nguyên tắc giá trị đòi hỏi phải có phương tiện để đo lường và đánh giá xem dự án có còn đi đúng hướng để chuyển giao giá trị mong muốn hay không. Mỗi dự án đều khác nhau, cho nên không có số liệu quy định hoặc quy trình đánh giá nào có thể hoạt động trong mọi trường hợp. Tuân theo Nguyên tắc tập trung vào giá trị cho phép đội dự án tạo các số liệu và quy trình mà chúng hoạt động hiệu quả trong một môi trường cụ thể.

Các tiêu chuẩn dựa trên nguyên tắc cung cấp sự linh hoạt cao hơn và khả năng thích ứng với môi trường chuyển giao dự án. Nguyên tắc Quản lý dự án định hướng suy nghĩ và hành vi của những người tham gia vào việc tạo ra kết quả dự án. Những người liên quan đến việc lựa chọn và tuân theo một cách tiếp cận, phương pháp hoặc kỹ thuật để tạo ra một kết quả dự án cụ thể có thể dựa vào Nguyên tắc bất khả tri để định hướng suy nghĩ và hành vi của họ so với việc tuân theo một loạt các phương pháp hoặc quy trình định trước mà có thể không thỏa mãn những thách thức duy nhất mà chỉ có dự án đó mới xuất hiện.

Các nguyên tắc phù hợp cung cấp định hướng mà không cần phải tuân thủ rập khuôn theo một chuỗi các quy trình hoặc phương pháp tiếp cận theo quy định, trong khi vẫn phù hợp với các môi trường tổ chức, văn hóa và công nghiệp khác nhau. Tôi tin chắc rằng các tiêu chuẩn dựa trên Nguyên tắc vẫn sẽ vững chắc, mang lại sự ổn định và tập trung vào việc điều chỉnh hành vi và suy nghĩ trong thế giới quản lý dự án đang thay đổi nhanh chóng, và cũng là cách tiếp cận tốt nhất cho tương lai.

Tác giả: Dave Violette, PMP

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

TỔNG HỢP cập nhật PMBOK® 7th Edition