Lấy cảm hứng từ báo cáo của PMI về Tối đa hoá thành công dự án: Nâng cao tác động của Nghề nghiệp Dự án – Nâng cao tác động lên thế giới của chúng ta - Maximizing Project Success: Elevating the impact of the Project Profession. Elevating the impact on our world, tôi bắt đầu suy ngẫm về sự thành công của dự án. Điều gì góp phần tạo nên sự thành công chắc chắn trong các dự án? Các phương pháp và quy trình dự án thành công có những đặc điểm nào?

Các dự án thành công không chỉ là kết quả của sự ngẫu nhiên; chúng được thúc đẩy bởi các yếu tố thành công quan trọng, đảm bảo dự án hoàn thành đúng hạn, trong phạm vi ngân sách và đạt được mục tiêu. Dưới đây là một số nguyên tắc và yếu tố đó:

• Phạm vi rõ ràng và mục tiêu có thể đo lường: Một dự án có phạm vi được xác định rõ ràng cùng với các mục tiêu có thể đo lường sẽ đảm bảo rằng các bên liên quan có sự hiểu biết chung về sự thành công của nó, giảm khả năng mở rộng phạm vi và điều chỉnh nỗ lực hướng tới các kết quả chung.
• Lãnh đạo và quản trị mạnh mẽ: Lãnh đạo hiệu quả cung cấp định hướng, động lực và trách nhiệm. Giám đốc dự án nên truyền cảm hứng cho đội ngũ, đưa ra quyết định sáng suốt và vượt qua thách thức để duy trì quán tính và sự tập trung.
• Lập kế hoạch toàn diện: Một kế hoạch dự án toàn diện nêu rõ tiến độ công việc, nguồn lực, rủi ro và các cột mốc quan trọng đóng vai trò là bản đồ chỉ đường cho việc thực hiện dự án. Giai đoạn lập kế hoạch này phải bao gồm bảng đánh giá rủi ro chi tiết để dự đoán các trở ngại tiềm ẩn trước khi chúng xảy ra.
• Sự tham gia của các bên liên quan: Sự tham gia của các bên liên quan trong suốt vòng đời dự án thúc đẩy sự đồng thuận và hỗ trợ. Giao tiếp thường xuyên sẽ giúp quản lý chính xác kỳ vọng và đảm bảo rằng phản hồi được tích hợp vào quy trình, dẫn đến sự hài lòng lớn hơn với kết quả cuối cùng tốt hơn.
• Quản lý tài nguyên: Việc phân bổ tài nguyên hiệu quả, bao gồm thời gian, ngân sách hoặc nhân sự, là điều cần thiết để duy trì dự án đúng tiến độ. Giám sát việc sử dụng tài nguyên thực tế so với kế hoạch sẽ giúp chúng ta điều chỉnh dự án kịp thời để tránh vượt quá ngân sách.
• Tính linh hoạt và khả năng thích ứng: Khả năng thay đổi để ứng phó với các tình huống hoặc thông tin mới là rất quan trọng trong môi trường năng động ngày nay. Các phương pháp Agile thúc đẩy tính linh hoạt trong khi vẫn tuân thủ các mục tiêu cốt lõi.
• Giám sát hiệu suất: Áp dụng các chỉ số hiệu suất chính (KPIs) giúp các nhóm theo dõi tiến độ so với các mục tiêu đề ra trong thời gian thực. Các cuộc đánh giá thường xuyên giúp xác định các vấn đề từ sớm, cho phép thực hiện các hành động điều chỉnh trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn.
• Hợp tác nhóm: Xây dựng văn hóa hợp tác giúp tăng cường giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, đưa ra những giải pháp sáng tạo và nâng cao hiệu suất. Một đội ngũ gắn kết sẽ có khả năng vượt qua thách thức một cách hiệu quả hơn.
• Kiểm soát chất lượng: Duy trì mức tiêu chuẩn cao thông qua việc kiểm tra chất lượng thường xuyên đảm bảo sản phẩm đầu ra đáp ứng kỳ vọng mà không cần tốn kém thời gian và chi phí để sửa đổi về sau.
• Đánh giá sau dự án: Tiến hành đánh giá tổng thể sau khi hoàn thành dự án mang lại những thông tin giá trị về những gì đã làm tốt và những gì chưa hiệu quả. Việc phản ánh này không chỉ giúp tôn vinh những thành công mà còn là cơ sở để cải tiến các dự án trong tương lai.

Các yếu tố trên hầu như luôn có mặt trong các dự án thành công. Tuy nhiên, chúng không phải là điều kiện đủ. Lãnh đạo dự án cũng đóng vai trò rất quan trọng trong quá trình này.

Để dự án chắc chắn thành công, các nhà lãnh đạo dự án cần hội tụ sự kết hợp độc đáo giữa năng lực, tư duy và hành vi nhằm thúc đẩy kết quả dự án và truyền cảm hứng cho đội ngũ của họ. Dưới đây là những yếu tố cần cân nhắc:

• Năng lực (Aptitudes): Một nhà lãnh đạo dự án giỏi cần có kỹ năng phân tích sắc bén để đánh giá những tình huống phức tạp và đưa ra quyết định sáng suốt. Họ phải thành thạo các phương pháp quản lý dự án như Agile và Waterfall để điều chỉnh cách tiếp cận phù hợp với yêu cầu cụ thể của từng dự án. Ngoài ra, việc nắm vững các công cụ và công nghệ truyền thông là điều cần thiết để đảm bảo sự hợp tác hiệu quả giữa các nhóm đa dạng.
• Thái độ (Attitudes): Một nhà lãnh đạo hiệu quả cần nuôi dưỡng tư duy phát triển, xem thách thức là cơ hội học hỏi thay vì rào cản. Điều này giúp họ rèn luyện khả năng thích nghi và kiên trì trước những thay đổi. Họ cũng cần thể hiện sự đồng cảm và trí tuệ cảm xúc, bởi việc thấu hiểu động lực cá nhân và động lực nhóm là chìa khóa để xây dựng một môi trường làm việc tích cực.
• Hành vi (Behaviors): Sự thành công nhất định phụ thuộc vào hành vi lãnh đạo chủ động. Một nhà lãnh đạo dự án cần ưu tiên sự minh bạch, thường xuyên chia sẻ thông tin và cập nhật tiến độ với các bên liên quan, từ đó tạo dựng niềm tin và trách nhiệm. Họ cũng phải hành động quyết đoán, vì những quyết định kịp thời có thể giúp dự án tránh được sự trì trệ và giữ vững động lực.

Tuy nhiên, để duy trì thành công liên tục, còn cần đến nhiều yếu tố khác. Khả năng thích ứng, nhận thức tình huống và sự minh bạch là những thành phần cốt lõi tạo nên thành công của dự án. Khi kết hợp lại, chúng tạo thành một khuôn khổ vững chắc để giải quyết mọi sự phức tạp trong bất kỳ dự án nào:

• Thích ứng (Adaptability): Một nhóm có khả năng thích ứng có thể nhanh chóng điều chỉnh chiến lược và phân bổ lại nguồn lực để đáp ứng những nhu cầu mới. Tính linh hoạt này giúp giảm thiểu gián đoạn và thúc đẩy sự đổi mới, khi các thành viên cảm thấy được khuyến khích thử nghiệm những giải pháp thay thế mà không sợ thất bại.
• Nhận thức tình huống (Situational awareness): Nhận thức tình huống bổ trợ cho khả năng thích ứng bằng cách giúp các nhà lãnh đạo và đội ngũ dự án luôn nhạy bén với bối cảnh cụ thể mà họ đang hoạt động. Việc hiểu rõ các yếu tố như động lực nhóm, nhu cầu khách hàng và áp lực bên ngoài giúp nhà quản lý đưa ra những quyết định phù hợp với tất cả các bên liên quan. Việ sử dụng trí tuệ theo ngữ cảnh này cho phép quản lý dự án một cách chủ động hơn là bị động, từ đó nâng cao khả năng giải quyết vấn đề và cải thiện sự hợp tác trong nhóm.
• Minh bạch (Transparency): Đây là nền tảng để xây dựng lòng tin trong nhóm dự án. Việc cởi mở chia sẻ về mục tiêu, tiến độ, thách thức và thay đổi giúp tạo ra một môi trường mà mọi người đều cảm thấy có giá trị và đầy đủ thông tin. Khi các thành viên hiểu rõ lý do đằng sau các quyết định và nắm bắt được những diễn biến quan trọng, họ có xu hướng tham gia tích cực hơn và cống hiến hết mình. Sự minh bạch với các bên liên quan cũng giúp củng cố mối quan hệ và thống nhất về mục tiêu, từ đó giảm thiểu nguy cơ hiểu lầm hoặc xung đột trong tương lai.

Việc tích hợp tất cả các yếu tố và thành phần như trên vào các quy trình dự án đòi hỏi một đội ngũ với các kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc nhằm đạt được thành công của dự án.

"Power skills" của các thành viên trong nhóm góp phần quan trọng vào việc đạt được thành công của dự án. Các kỹ năng như giao tiếp hiệu quả, trí tuệ cảm xúc, khả năng thích ứng và giải quyết xung đột tạo ra một môi trường năng động nơi các thành viên có thể phát triển.

Khi một nhóm dự án áp dụng được những kỹ năng này, họ sẽ thúc đẩy sự giao tiếp rõ ràng, đảm bảo rằng mọi người đều có tầm nhìn chung. Sự minh bạch này giảm thiểu các hiểu lầm và điều chỉnh các nỗ lực cá nhân đúng với mục tiêu dự án. Trí tuệ cảm xúc cho phép các thành viên trong nhóm điều hướng các động lực với sự đồng cảm và thấu hiểu, xây dựng lòng tin và củng cố mối quan hệ. Một đội ngũ gắn kết sẽ dễ dàng đối mặt với các trở ngại, tận dụng các quan điểm đa dạng để tìm ra các giải pháp sáng tạo.

Khả năng thích ứng là một kỹ năng thiết yếu khác. Các nhóm có thể nhanh chóng điều chỉnh để phản ứng với thông tin mới hoặc tình huống thay đổi sẽ có vị thế tốt hơn để duy trì động lực và đạt được mục tiêu của họ. Hơn nữa, kỹ năng giải quyết xung đột hiệu quả cho phép các nhóm giải quyết bất đồng bằng cách xây dựng nhóm, biến những gián đoạn tiềm tàng thành cơ hội cho sự phát triển và cải thiện.

Sự cộng hưởng được tạo ra bởi các kỹ năng này tăng cường sự hợp tác và thúc đẩy tinh thần. Khi các thành viên trong nhóm cảm thấy được coi trọng và thấu hiểu, sự tham gia của họ tăng lên, dẫn đến năng suất cao hơn và thúc đẩy tư duy sáng tạo. Bằng cách nuôi dưỡng một văn hóa ưu tiên các kỹ năng thiết yếu này, các nhóm dự án cải thiện đáng kể cơ hội thành công của họ.

Tuy nhiên, hầu hết các dự án đều gặp phải những trở ngại, thách thức, tình huống và hoàn cảnh có thể làm chệch hướng sự thành công. Các giám đốc dự án phải đặc biệt chú ý để đảm bảo rằng các vấn đề sau được giải quyết khẩn trương và hiệu quả khi chúng phát sinh:

• Phân bổ nguồn lực không đầy đủ: Thiếu nguồn lực - dù là tài chính, con người hay công nghệ - đều có thể cản trở tiến độ của dự án. Lập kế hoạch và phân bổ tài nguyên hiệu quả là điều cần thiết để đảm bảo đội ngũ đạt được thành công.
• Mở rộng phạm vi: Việc mở rộng phạm vi dự án mà không có sự kiểm soát phù hợp có thể làm chệch hướng tiến độ và ngân sách. Quản lý các thay đổi một cách cẩn thận và duy trì sự tập trung vào các mục tiêu ban đầu là điều cần thiết để tránh quá tải cho đội ngũ.
• Kháng cự với sự thay đổi: Các nhóm thường kháng cự việc áp dụng các quy trình hoặc công nghệ mới. Sự chống đối này có thể kìm hãm sự đổi mới và cản trở tiến trình, vì vậy cần phải xây dựng một văn hóa thích nghi và cởi mở.
• Tiến độ không phù hợp: Việc đặt ra các thời hạn không thể đạt được có thể dẫn đến công việc bị vội vàng, đội ngũ kiệt sức và chất lượng dự án bị suy giảm. Điều quan trọng là thiết lập các cột mốc tiến độ phù hợp và thực tế để việc thực hiện được tiến hành kỹ lưỡng trong khi vẫn duy trì tinh thần cao cho nhóm dự án.
• Sự tham gia của các bên liên quan không đầy đủ: Không thu hút được các bên liên quan quan trọng trong suốt vòng đời dự án có thể dẫn đến việc kết quả dự án không phù hợp với kỳ vọng và nhu cầu của họ. Việc thu hút các bên liên quan sớm và thường xuyên đảm bảo sự đồng thuận và hỗ trợ, điều này rất quan trọng cho sự thành công nói chung.

Khi xuất hiện những vấn đề này, dự án sẽ gặp rủi ro. Dưới đây là một số dấu hiệu cần xem xét khi xác định liệu một dự án có đang đi lệch hướng hay không:

• Dự án vượt quá ngân sách liên tục: Một dấu hiệu cảnh báo rõ ràng là khi ngân sách tiêu thụ của dự án liên tục vượt quá ngân sách đã lập kế hoạch. Điều này cho thấy kế hoạch tài chính kém, phân bổ tài nguyên không đúng hoặc các thách thức không lường trước được chưa được giải quyết thoả đáng. Một dự án không thể duy trì trong giới hạn tài chính của mình khó có thể hoàn thành các cam kết khác.
• Bỏ lỡ các thời hạn và cột mốc quan trọng: Tính kịp thời là yếu tố quan trọng trong quản lý dự án. Khi các cột mốc liên tục bị bỏ lỡ hoặc tiến độ không đạt như kỳ vọng, chứng tỏ sự thiếu hụt trong việc lập kế hoạch và thực hiện dự án. Điều này có thể dẫn đến sự trì hoãn liên tục và tăng chi phí, cuối cùng làm giảm niềm tin của các bên liên quan vào tính khả thi của dự án.
• Suy giảm tinh thần và sự tham gia của nhóm: Yếu tố con người đóng vai trò là yếu tố quan trọng đối với sự thành công của bất kỳ dự án nào. Nếu các thành viên trong nhóm thể hiện tinh thần làm việc yếu, thiếu động lực hoặc tỷ lệ nghỉ việc tăng lên, điều này báo hiệu các vấn đề sâu sắc hơn trong môi trường dự án. Các nhóm mất tinh thần, không gắn kết sẽ kém năng suất hơn và có khả năng gây ra các vấn đề phức tạp khác.

Việc xác định kịp thời những dấu hiệu này sẽ cho phép thực hiện các biện pháp can thiệp đúng lúc để điều chỉnh dự án trở lại đúng hướng, trước khi nó rơi vào trạng thái không thể khắc phục được nữa.

Để biến các dự án gặp khó khăn thành thành công, người quản lý dự án có thể thực hiện năm hành động sau:

• Tiến hành đánh giá kỹ lưỡng: Hành động này liên quan đến việc phân tích chi tiết tình trạng hiện tại của dự án. Điều này bao gồm việc xác định phần phạm vi bị mở rộng, giới hạn về nguồn lực và sự không đồng thuận của các bên liên quan. Bằng cách thu thập dữ liệu và thông tin chi tiết từ các thành viên trong nhóm và các bên liên quan, người quản lý dự án có thể xác định nguyên nhân gốc rễ của các vấn đề và hiểu rõ hơn về tình trạng dự án.
• Thiết lập lại mục tiêu rõ ràng: Sau khi hoàn thành đánh giá, việc xác định lại các mục tiêu dự án một cách rõ ràng và khả thi là điều cần thiết. Điều này yêu cầu sự hợp tác với các bên liên quan để đảm bảo mọi người đều đồng thuận về các tiêu chí thành công. Người quản lý dự án có thể cung cấp hướng dẫn và duy trì sự tập trung của đội ngũ bằng cách thiết lập các kỳ vọng thực tế và các mục tiêu có thể đo lường được.
• Cải thiện giao tiếp: Giao tiếp hiệu quả là điều cực kỳ quan trọng trong tất cả các dự án, đặc biệt là khi gặp phải thách thức. Giám đốc dự án nên tạo lịch theo dõi thường xuyên và cập nhật để thông báo cho tất cả các bên liên quan về tiến độ và các trở ngại. Duy trì các kênh giao tiếp mở sẽ khuyến khích sự hợp tác, tạo lòng tin giữa các thành viên nhóm và đảm bảo rằng các vấn đề được giải quyết kịp thời trước khi chúng trở nên nghiêm trọng hơn.
• Áp dụng các phương pháp Agile: Nếu chưa từng sử dụng, việc áp dụng các phương pháp Agile có thể tăng khả năng thành công của các dự án đang gặp khó khăn. Các phương pháp Agile cung cấp sự linh hoạt trong việc ứng phó với thay đổi và các thách thức bất ngờ đồng thời khuyến khích tiến trình lặp lại thông qua các vòng lặp phản hồi thường xuyên. Phương pháp này cho phép các nhóm thích ứng nhanh chóng, ưu tiên các nhiệm vụ một cách hiệu quả và duy trì đà tiến tới các mục tiêu dự án.
• Tạo động lực và trao quyền cho nhóm: Một sự thay đổi thành công phụ thuộc vào tinh thần và động lực làm việc của nhóm. Giám đốc dự án nên tích cực tương tác với các thành viên nhóm để hiểu rõ các mối quan tâm của họ và cung cấp hỗ trợ khi cần thiết. Trao quyền cho cá nhân bằng cách giao trách nhiệm, khuyến khích tính sở hữu và khuyến khích các phương pháp giải quyết vấn đề sáng tạo có thể dẫn đến kết quả thành công.

Hy vọng bài viết sẽ cung cấp cho bạn một cái nhìn tổng quát về các yếu tố, thành phần và chiến thuật tạo nên những dự án thành công, cùng với cách nhận biết và giải quyết các vấn đề, thách thức và trở ngại có thể gặp phải trong quá trình thực hiện.

Bạn nghĩ gì về việc đạt được thành công nhất định cho dự án? Những chiến lược nào là hiệu quả nhất đối với bạn và tổ chức của bạn?

Nguồn: projectmanagement.com