Đối với nhiều chuyên gia, rào cản thực sự trong việc ứng dụng AI chính là chuyển sự quan tâm từ lý thuyết sang thực hành trong công việc hằng ngày. Nhận thức rõ về nhu cầu này, vào tháng 5 năm 2025, Phân viện PMI Bắc Ý (NIC) đã khởi xướng một sáng kiến mới đầy tham vọng: thành lập Cộng đồng Thực hành (Community of Practice - CoP) đầu tiên dành riêng cho AI.

Mục tiêu của sáng kiến này không chỉ tạo ra một nơi để hội viên gặp gỡ hay trao đổi ý tưởng, mà xa hơn là xây dựng một không gian cộng tác thực sự - nơi các thành viên có thể cùng nhau thử nghiệm, triển khai, xây dựng và chia sẻ những kiến thức AI mang tính ứng dụng cao cho toàn bộ cộng đồng NIC. CoP chuyên biệt về AI đóng vai trò là dự án thí điểm và là đơn vị tiên phong trong việc thu thập kinh nghiệm thực tế và các thực hành tốt nhất, qua đó tạo nền tảng cho việc hình thành thêm nhiều cộng đồng thực hành khác trong tương lai.

Vào tháng 1 năm 2025, Davide La Valle được mời đảm nhận vai trò điều phối CoP đầu tiên về AI và ông đã hào hứng đón nhận cơ hội này. Ông hiện là Đối tác Kinh doanh Kỹ thuật số (Digital Business Partner) tại Intesa Sanpaolo, Turin, Ý. Trong cộng đồng, ông đảm nhận vai trò là một điều phối viên theo tinh thần Lãnh đạo phụng sự (Servant Leadership): lắng nghe đề xuất của các thành viên, hỗ trợ tổ chức công việc và quan trọng nhất là kiến tạo một môi trường nơi mỗi người đều cảm thấy mình là một phần trung tâm của hành trình chung. 

Sau giai đoạn khởi động, ông tập trung vào việc hỗ trợ và định hướng hoạt động của các nhóm, điều phối công việc và đưa ra sự trợ giúp trong những thời điểm khó khăn để giúp họ vượt qua các rào cản.

Bài viết này nhằm chia sẻ những bài học quan trọng nhất được rút ra trong quá trình xây dựng và vận hành Cộng đồng Thực hành AI.

Nguồn: projectmanagement.com, 2025

Hơn cả một nhóm công tác: Không gian tự tổ chức cho những ý tưởng đột phá

Bài học đầu tiên liên quan đến chính bản chất của một Cộng đồng Thực hành - và có lẽ là bài học gây bất ngờ nhất. Sức mạnh cốt lõi thực sự của một CoP không đến từ cấu trúc cứng nhắc hay chỉ đạo từ trên xuống, mà đến từ tính tự chủ và khả năng tự tổ chức (self-organize) của những người tham gia.

Khác với những nhóm chuyên môn khác, CoP không phải là một nhóm hội viên được tập hợp ngẫu nhiên theo một chủ đề mơ hồ, cũng không phải là một nhóm dự án với các mục tiêu được nhà tài trợ xác định từ trước, hay là nơi để một chuyên gia giải đáp các câu hỏi cá nhân.

Thay vào đó, CoP là không gian nơi các ý tưởng được hình thành từ chính các thành viên, được tự tổ chức và triển khai vì lợi ích chung của toàn bộ cộng đồng NIC. Sự tự do này chính là động cơ thúc đẩy sự cam kết và tinh thần trách nhiệm. Các thành viên không chỉ thực thi nhiệm vụ mà họ đang đóng góp cho một tầm nhìn chung, đảm bảo rằng kết quả tạo ra có giá trị thiết thực đối với chính cộng đồng đã sản sinh ra chúng.

CoP chuyên biệt về AI khẳng định rằng cộng đồng sẽ tạo ra giá trị lớn hơn khi chính người tham gia tự xác định phương pháp làm việc, mục tiêu và đặc biệt là các sản phẩm bàn giao (deliverables), tương tự như mô hình đã và đang vận hành trong lĩnh vực Agile từ lâu.

Trong CoP, hai vai trò cụ thể được xác định rõ ràng. Mỗi thành viên có thể đăng ký vai trò mong muốn ngay từ đầu và linh hoạt điều chỉnh trong suốt quá trình tham gia.

• Người đóng góp (Contributor): Vai trò mang tính thực thi cao nhất. Các thành viên này trực tiếp tham gia sản xuất các giao phẩm, ví dụ như bài viết, webinar, công cụ, v.v.  và chịu trách nhiệm trực tiếp về việc hoàn thành chúng.
• Người hỗ trợ (Supporter): Vai trò dành cho những cá nhân quan tâm đến chủ đề và mong muốn theo dõi sự phát triển của CoP. Họ không chịu trách nhiệm trực tiếp đối với các sản phẩm bàn giao, nhưng được khuyến khích tham gia cộng tác và hỗ trợ các hoạt động chung của cộng đồng.

Tiếp cận từ dưới lên (Bottom-Up): 60 chuyên gia, 6 nhóm chuyên đề

Sự hưởng ứng đối với sáng kiến này đã vượt xa kỳ vọng với sự tham gia của hơn 60 chuyên gia từ PMI-NIC. Tuy nhiên, điểm đáng chú ý nhất không nằm ở con số, mà ở cách cộng đồng tự hình thành và vận hành. Thay vì áp đặt sẵn các lĩnh vực quan tâm hay chủ đề nghiên cứu, ban điều phối đã phân tích kỹ động lực tham gia và các đề xuất cụ thể do chính các thành viên gửi trong giai đoạn đăng ký. Cách tiếp cận này giúp CoP phản ánh đúng nhu cầu thực tế của cộng đồng, thay vì những giả định mang tính chủ quan từ bên ngoài.

Từ kết quả của quá trình phân tích, các định hướng và đề xuất cụ thể đã được hình thành, đóng vai trò dẫn dắt cho các giai đoạn tiếp theo. Trong đó, một trong những nhu cầu nổi bật nhất là nhu cầu học hỏi, cập nhật và đưa AI vào ứng dụng thực tiễn. Điều này tiếp tục cho thấy khoảng cách vẫn còn tồn tại giữa lý thuyết và thực hành, đồng thời phản ánh mong muốn mạnh mẽ của đội ngũ quản lý dự án trong việc biến AI trở thành công cụ hỗ trợ hiệu quả cho công việc hằng ngày. 

Dựa trên các dữ liệu đầu vào đó, cộng đồng đã tự tổ chức một cách tự nhiên thành sáu nhóm làm việc theo chủ đề, phản ánh sự đa dạng và chiều sâu trong mối quan tâm của các thành viên:

1. Ứng dụng thực tiễn, công cụ và tình huống sử dụng.
2. Phát triển nội dung và quản trị tri thức.
3. Đạo đức, quy định và rủi ro.
4. Đào tạo và phổ biến kiến thức.
5. Phương pháp luận, khung làm việc và hướng dẫn.
6. Phân tích tác động, xu hướng và giá trị chiến lược.

Từ lý thuyết đến thực thi trong chưa đầy sáu tháng

Mô hình CoP, khi kết hợp với sự chủ động và nhiệt huyết của các thành viên, đã tạo ra một tốc độ phát triển ấn tượng. Chỉ trong chưa đầy sáu tháng, CoP về AI đã chuyển hóa từ một ý tưởng ban đầu thành một kế hoạch làm việc có cấu trúc rõ ràng, với các sản phẩm bàn giao đã được phát hành và nhiều hạng mục khác đang trong quá trình hoàn thiện. Dưới đây là tóm tắt các mốc quan trọng (milestones) trong suốt hành trình này:

• Tháng 5/2025: Ra mắt chính thức CoP về AI bằng một buổi hội thảo trực tuyến giới thiệu.
• Tháng 6/2025: Khởi động vận hành, dựa trên việc phân tích chuyên sâu động lực và đề xuất của các ứng viên, đặt nền móng cho các bước tiếp theo.
• Tháng 7/2025: Thành lập chính thức 6 nhóm công tác và xác định các giả định về giao phẩm ban đầu.
• Tháng 10/2025: CoP chính thức "trình làng" trước cộng đồng rộng lớn hơn. Thuyết trình kế hoạch làm việc trước Ban điều hành, xây dựng bộ nhận diện hình ảnh với logo chính thức, đồng thời CoP lần đầu xuất hiện trên các kênh truyền thông xã hội, đánh dấu bước chuyển mình từ một dự án khởi nghiệp sang một dự án có tầm ảnh hưởng và được công nhận.
• Sản phẩm bàn giao đầu tiên: Vào tháng 8, một kho lưu trữ tài liệu và các khóa học về AI đã được phát hành nội bộ cho các thành viên CoP. Đến tháng 10, sản phẩm chính thức đầu tiên của CoP được chia sẻ rộng rãi tới cộng đồng hội viên PMI-NIC: một podcast tập trung vào chứng chỉ CPMAI mới của PMI.

Tốc độ triển khai này là minh chứng rõ nét cho hiệu quả của mô hình CoP, cũng như giá trị được tạo ra khi các chuyên gia có chung động lực chủ động hợp tác cùng nhau. Đồng thời, CoP về AI còn giúp các thành viên xây dựng một mạng lưới kết nối chuyên môn vững chắc, qua đó gia tăng giá trị bền vững và lâu dài cho toàn bộ dự án.

Các sản phẩm cụ thể đang được phát triển cho cộng đồng

Mục tiêu cốt lõi của CoP không chỉ dừng lại ở thảo luận nội bộ, mà quan trọng hơn là tạo ra các sản phẩm bàn giao thiết thực cho toàn bộ cộng đồng PMI và các nhà quản lý dự án quan tâm đến đổi mới sáng tạo.

Hiện nay, các nhóm công tác đang tích cực triển khai nhiều hạng mục nhằm hỗ trợ phát triển chuyên môn cho hội viên. Một số sản phẩm tiêu biểu đang trong quá trình thực hiện bao gồm: 

• Lời khuyên thực tiễn để xử lý sự phức tạp trong dự án: Phân tích chuyên sâu về tác động của Đạo luật AI của EU (EU AI Act) đối với các dự án, tập trung làm rõ các yêu cầu pháp lý, khía cạnh đạo đức và cung cấp các công cụ hỗ trợ để nhà quản lý dự án có thể tuân thủ quy định một cách hiệu quả và khả thi.
• Công cụ đổi mới giúp nâng cao hiệu suất làm việc hằng ngày: Các nguyên mẫu về tác vụ AI có khả năng tăng tốc các công việc tiêu tốn thời gian như lập biểu đồ Gantt hoặc phân tích rủi ro.
• Lộ trình phát triển chuyên môn dễ tiếp cận: Một lộ trình học tập từ các buổi webinar cơ bản như "AI cho người mới bắt đầu" đến các phiên thực hành nâng cao để làm chủ kỹ thuật xây dựng  prompt.
• Nội dung học tập phục vụ phát triển liên tục: Các podcast chuyên đề về các chứng chỉ AI của PMI, cùng với những bài viết tổng hợp nhằm chắt lọc các khái niệm cốt lõi từ các chứng chỉ quan trọng của PMI, Thought Leadership Institute và các tổ chức uy tín trong lĩnh vực. 
• Dữ liệu và góc nhìn từ chính cộng đồng: Triển khai các khảo sát định kỳ để đánh giá mức độ ứng dụng AI của hội viên, qua đó cung cấp dữ liệu thực tế giúp định hướng các hoạt động tiếp theo của CoP và của PMI-NIC.

Chia sẻ tri thức để kiến tạo Cộng đồng

Một bài học quan trọng khác được rút ra trong quá trình vận hành CoP là giá trị tạo ra phải được lan tỏa. Thành quả của các nhóm không phải là tài nguyên dành riêng cho một số ít người, mà phải trở thành tài sản chung của toàn bộ cộng đồng chuyên môn.

Chính vì vậy, một kế hoạch phân phối nội dung đã được xây dựng nhằm chia sẻ các sản phẩm của CoP thông qua các kênh chính thức của PMI-NIC. Nội dung được phân phối linh hoạt theo từng định dạng khác nhau như tài liệu, podcast hay webinar, nhằm đảm bảo tri thức được tiếp cận bởi đông đảo hội viên nhất có thể.

Sứ mệnh của cộng đồng đã được gói gọn một cách hoàn hảo trong một chia sẻ gần đây từ NIC: “Mục tiêu của chúng tôi là góp phần dẫn dắt sự tiến hóa của quản lý dự án trong kỷ nguyên trí tuệ nhân tạo, thông qua việc thúc đẩy trao đổi liên tục các ý tưởng và những thực hành tốt nhất.”

Tự chủ và Chia sẻ: Động lực đổi mới trong mô hình CoP

Cộng đồng Thực hành AI đã cho thấy rằng tính tự chủ, sự tham gia chủ động và tinh thần chia sẻ chính là nền tảng cốt lõi cho học tập và đổi mới trong môi trường chuyên môn hiện đại. Những bài học rút ra từ hành trình này cho thấy sự phát triển năng lực không chỉ đến từ các chương trình đào tạo truyền thống, mà còn được hình thành và nuôi dưỡng thông qua các hệ sinh thái tri thức do chính cộng đồng tự tổ chức.