Vì sao nhận thức quan trọng đối với thành công của dự án

Vai trò của các chỉ số đo lường: Vì sao việc đo lường quan trọng nhưng chưa đủ

Nghiên cứu của PMI cho thấy những dự án có hệ thống đo lường hiệu suất rõ ràng có khả năng được đánh giá là thành công cao gấp hai lần. Các chỉ số đo lường mang lại cấu trúc, trách nhiệm giải trình và cơ sở để triển khai dự án một cách hiệu quả. Nếu không có chúng, việc theo dõi tiến độ gần như là không thể.Bên cạnh đó, mỗi cá nhân hoặc nhóm liên quan có thể sở hữu những tiêu chí đánh giá riêng mà họ xem là yếu tố quyết định thành công. Việc hiểu được những tiêu chí này giúp nhà lãnh đạo dự án nhận diện các nhu cầu tiềm ẩn và những kỳ vọng tinh tế, nhưng có thể tạo nên sự khác biệt rất lớn trong cách kết quả dự án được đánh giá.

Tuy nhiên, dữ liệu đơn thuần không bảo đảm rằng dự án sẽ được xem là thành công. Nếu chỉ cần dữ liệu là đủ, thành công có thể được tính toán một cách máy móc và mọi dự án được triển khai tốt đều sẽ được ghi nhận xứng đáng. Thực tế không diễn ra như vậy. Nhận thức của các bên liên quan thường là yếu tố cuối cùng quyết định liệu dự án có thực sự tạo ra giá trị hay không.

Điều này không chỉ đúng trong quản lý dự án mà còn xuất hiện trong các quyết định hằng ngày. Hãy lấy ví dụ về các đánh giá sản phẩm trên Amazon. Người tiêu dùng không chỉ tin vào thông số kỹ thuật mà còn tin vào cảm nhận và đánh giá của những người đã sử dụng sản phẩm trước đó. Điều tương tự cũng xảy ra trong quản lý dự án. Nếu những người có ảnh hưởng đến thành công của dự án không tin rằng dự án đã tạo ra giá trị, dữ liệu cũng khó có thể thay đổi quan điểm của họ. Tuy nhiên, ảnh hưởng từ những người khác đôi khi lại có thể làm được điều đó.

Nghiên cứu cũng cho thấy hệ thống đo lường không chỉ nên được sử dụng để theo dõi mà còn cần đóng vai trò định hướng cho các quyết định. Một trong những phát hiện quan trọng của PMI là hệ thống đo lường dự án cần hỗ trợ quá trình ra quyết định chứ không chỉ đơn thuần ghi nhận tiến độ.

Điểm đánh giá thành công của dự án tăng gấp đôi khi đồng thời đáp ứng ba điều kiện:

• Tiêu chí thành công được xác định ngay từ đầu.
• Hệ thống đo lường được sử dụng để hỗ trợ và định hướng các quyết định.
• Các chỉ số được theo dõi xuyên suốt vòng đời dự án.

Tuy nhiên, hiện nay chỉ có 37% dự án áp dụng đầy đủ cả ba điều kiện này. Điều đó cho thấy vẫn còn rất nhiều cơ hội để cải thiện khả năng thành công của dự án.

Do đó, mặc dù các chỉ số đo lường là yếu tố thiết yếu, nhưng chúng cần được xác định, diễn giải và truyền đạt theo cách phù hợp với từng nhóm liên quan. Đây chính là lúc vai trò của quản lý nhận thức được thể hiện rõ nét.

Nhận thức là hiện thực: Cách các bên liên quan định nghĩa thành công

Stephen R. Covey từng nói: "Chúng ta không nhìn nhận thế giới như bản chất vốn có của nó, mà như cách chúng ta được định hình để nhìn nhận thế giới."

Quan điểm này đặc biệt phù hợp trong quản lý dự án, nơi nhận thức của các bên liên quan được hình thành bởi trải nghiệm, định kiến và kỳ vọng của họ nhiều hơn là chỉ dựa trên các số liệu khách quan.

Thay vì chỉ dựa vào dữ liệu có cấu trúc, nhận thức thường được hình thành thông qua những cuộc trao đổi không chính thức. Ví dụ, một nhóm dự án có thể tập trung vào việc đạt được các chỉ số thành công đã xác định. Tuy nhiên, nếu lãnh đạo cấp cao hoặc người dùng cuối thường xuyên chia sẻ những sự không hài lòng trong các cuộc họp, email hoặc những cuộc trò chuyện ngắn ngoài hành lang, thì những cảm nhận đó có thể tác động mạnh hơn các báo cáo chính thức trong việc định hình đánh giá chung về dự án.

Trong khi đội ngũ dự án tập trung vào việc hoàn thành các chỉ số quan trọng và các bên liên quan cũng được cung cấp những thông tin đó, việc đánh giá thành công hay thất bại lại thường dựa trên các cuộc thảo luận, trải nghiệm thực tế và mức độ kết quả dự án đáp ứng kỳ vọng của họ. Điều này cho thấy quản lý nhận thức không chỉ đơn thuần là trình bày dữ liệu mà còn là chủ động tham gia vào những cuộc đối thoại góp phần định hình câu chuyện thành công của dự án.

Một dự án hoàn thành đúng tiến độ và trong ngân sách vẫn có thể bị xem là thất bại nếu những bên liên quan cảm thấy kết quả đạt được không tương xứng với những nỗ lực và chi phí đã bỏ ra. Đây chính là lý do nhận thức giữ vai trò đặc biệt quan trọng, bởi nó ảnh hưởng trực tiếp đến việc một dự án được ghi nhận và tôn vinh hay bị xem nhẹ và phủ nhận.

Để thành công được công nhận, các nhà lãnh đạo dự án cần chủ động xây dựng câu chuyện thành công cho dự án của mình. Điều đó đồng nghĩa với việc làm việc cùng các bên liên quan ngay từ giai đoạn đầu, thấu hiểu quan điểm của họ, liên tục đánh giá cách dự án đang được nhìn nhận và thường xuyên điều chỉnh để đồng bộ kỳ vọng giữa các bên.

Khi đội ngũ dự án duy trì giao tiếp minh bạch và chứng minh rõ ràng rằng các kết quả đạt được phù hợp với những ưu tiên quan trọng của các bên liên quan, khả năng thành công được ghi nhận sẽ gia tăng đáng kể.

Trên thực tế, điều này đòi hỏi nhiều hơn việc chỉ hoàn thành công việc. Nó yêu cầu nhà lãnh đạo dự án phải biết cách kể câu chuyện về thành công theo cách chạm tới mối quan tâm và kỳ vọng của những người liên quan. Quản lý nhận thức không phải là thao túng suy nghĩ của người khác, mà là bảo đảm rằng giá trị dự án mang lại được nhìn thấy, được hiểu đúng và được ghi nhận đầy đủ.

Quản lý nhận thức: Trách nhiệm của nhà lãnh đạo dự án

Để một dự án được công nhận là thành công, nhà lãnh đạo dự án cần chủ động quản lý nhận thức của các bên liên quan. Điều này đòi hỏi sự kết hợp giữa tư duy chiến lược, kỹ năng giao tiếp và khả năng xây dựng mối quan hệ.

1. Thống nhất tiêu chí thành công ngay từ đầu

Nghiên cứu của PMI cho thấy những dự án xác định rõ tiêu chí thành công ngay từ đầu thường đạt điểm đánh giá thành công cao hơn đáng kể.

Nhà lãnh đạo dự án không nên chỉ dựa vào quan điểm của nhà tài trợ dự án mà cần trao đổi với nhiều nhóm liên quan khác nhau để hiểu cách mỗi bên nhìn nhận và định nghĩa thành công.

2. Liên tục đánh giá lại nhận thức của các bên liên quan

Nhận thức luôn thay đổi theo thời gian. Những gì được xem là có giá trị ở giai đoạn đầu có thể không còn giữ nguyên ý nghĩa ở các giai đoạn tiếp theo.

Việc trao đổi và rà soát định kỳ giúp bảo đảm mọi bên vẫn duy trì sự đồng thuận với mục tiêu và kết quả dự án.

Những điều chỉnh cần được thực hiện một cách chủ động nhằm ngăn ngừa sự lệch pha trong kỳ vọng.

3. Kể chuyện bằng dữ liệu: Trình bày chỉ số một cách có ý nghĩa

Dữ liệu cần được đặt trong bối cảnh phù hợp để tạo sự đồng cảm với các bên liên quan. Thay vì chỉ báo cáo các con số đơn thuần, hãy liên kết chúng với các mục tiêu kinh doanh để làm nổi bật giá trị thực sự mà dự án mang lại.

Ví dụ:

Thay vì nói: "Dự án X đã giúp giảm chi phí 10%." Hãy trình bày: "Dự án này giúp doanh nghiệp tiết kiệm 2 triệu USD mỗi năm, tạo nguồn lực để tái đầu tư vào các lĩnh vực tăng trưởng trọng điểm."

4. Xây dựng niềm tin thông qua khả năng thấu hiểu góc nhìn của người khác

Việc hiểu được cách các bên liên quan suy nghĩ (Cognitive Empathy) giúp nhà lãnh đạo dự án dự đoán trước những mối quan tâm của họ và điều chỉnh phương thức giao tiếp phù hợp.

Những nhà lãnh đạo thể hiện được khả năng thấu hiểu sẽ xây dựng được các mối quan hệ bền vững hơn, tạo dựng niềm tin và giúp các bên liên quan cảm thấy họ được lắng nghe cũng như được tôn trọng.

Thành công của dự án luôn biến động: Nhu cầu đánh giá liên tục

Thành công của dự án không phải là một trạng thái cố định. Nhận thức của các bên liên quan liên tục thay đổi trong suốt vòng đời dự án.

Nghiên cứu của PMI nhấn mạnh rằng khi điều kiện kinh doanh thay đổi, kỳ vọng của các bên liên quan cũng có thể thay đổi theo. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo dự án phải liên tục đánh giá lại tình hình và điều chỉnh cách tiếp cận của mình. Nếu không thích nghi kịp thời, mức độ thành công được ghi nhận có thể dần suy giảm ngay cả khi đã hoàn thành các chỉ số mục tiêu ban đầu.

Để duy trì sự đồng thuận và bảo đảm thành công bền vững cho dự án, các nhà lãnh đạo dự án cần chủ động:

• Thường xuyên đánh giá lại các ưu tiên và kỳ vọng của các bên liên quan.
• Truyền thông liên tục về câu chuyện thành công của dự án nhằm duy trì sự đồng thuận.
• Chủ động điều chỉnh cách định vị giá trị của dự án khi bối cảnh và điều kiện kinh doanh thay đổi.

Kết luận: Các nhà lãnh đạo dự án cần làm chủ nhận thức về thành công

Ngày nay, thành công của dự án không còn chỉ được đo lường bằng khả năng triển khai hiệu quả mà còn được đánh giá dựa trên việc dự án có tạo ra giá trị mà các bên liên quan thực sự ghi nhận và trân trọng hay không.

Những người làm chủ được cả năng lực ra quyết định dựa trên dữ liệu lẫn khả năng quản lý nhận thức không chỉ là những nhà lãnh đạo dự án giỏi. Họ còn trở thành những đối tác chiến lược có sức ảnh hưởng lớn hơn, từ đó mở ra nhiều cơ hội phát triển nghề nghiệp hơn.

Những nhà lãnh đạo dự án xuất sắc nhất không chỉ tạo ra giá trị mà còn bảo đảm rằng giá trị đó được nhìn thấy, được hiểu rõ và được ghi nhận một cách nhất quán bởi tất cả những người tham gia.

Khi biết cân bằng giữa dữ liệu định lượng và quản lý nhận thức, các nhà lãnh đạo dự án không chỉ nâng cao khả năng thành công của dự án mà còn khẳng định vai trò chiến lược và gia tăng sức ảnh hưởng của mình trong tổ chức.

Nguồn: PMI Blog, Dave Garrett