Một dự án có thể thất bại ngay cả khi hoàn thành đúng tiến độ, đúng ngân sách và đúng phạm vi. Nguyên nhân đôi khi không nằm ở kế hoạch hay đội ngũ thực hiện, mà đến từ việc không quản lý tốt Stakeholders (các bên liên quan).

Thực tế, rất nhiều dự án gặp phải tình trạng khách hàng thay đổi yêu cầu liên tục, lãnh đạo không đồng thuận, người dùng cuối không chấp nhận sản phẩm hoặc các phòng ban phối hợp thiếu hiệu quả. Tất cả đều xuất phát từ việc chưa xác định đúng Stakeholders và chưa có chiến lược quản lý phù hợp.

Vậy Stakeholders là gì? Có những loại Stakeholders nào? Làm thế nào để quản lý Stakeholders hiệu quả trong dự án? Hãy cùng Atoha tìm hiểu trong bài viết dưới đây.

I. Stakeholders là gì?

Stakeholders (các bên liên quan) là những cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc chịu ảnh hưởng bởi kết quả của dự án, theo cả chiều hướng tích cực hoặc tiêu cực.

Nói cách khác, bất kỳ ai có lợi ích, quyền lợi hoặc mức độ tác động đến dự án đều được xem là Stakeholder.

Ví dụ, trong một dự án Stakeholders có thể bao gồm:

• Ban lãnh đạo doanh nghiệp
• Nhà tài trợ dự án (Project Sponsor)
• Project Manager
• Đội dự án
• Khách hàng
• Người dùng cuối
• Nhà cung cấp phần mềm
• Đối tác triển khai
• Cơ quan quản lý Nhà nước (nếu có)

Mỗi Stakeholder sẽ có mục tiêu, kỳ vọng và mức độ ảnh hưởng khác nhau. Vì vậy, Project Manager cần hiểu rõ từng nhóm để có phương pháp quản lý phù hợp.

II. Vì sao nên quản lý Stakeholders?

Theo thống kê từ nhiều nghiên cứu về quản lý dự án, phần lớn nguyên nhân khiến dự án thất bại đều liên quan đến giao tiếp, kỳ vọng và sự tham gia của các bên liên quan hơn là vấn đề kỹ thuật.

Việc quản lý Stakeholders hiệu quả giúp:

• Giảm xung đột giữa các bên.
• Nhận được sự ủng hộ từ lãnh đạo và nhà tài trợ.
• Hạn chế thay đổi yêu cầu vào giai đoạn cuối.
• Tăng mức độ hài lòng của khách hàng.
• Cải thiện khả năng ra quyết định.
• Nâng cao tỷ lệ thành công của dự án.

Đó cũng là lý do Stakeholder Management luôn là một trong những năng lực cốt lõi của Project Manager và được nhấn mạnh trong các tiêu chuẩn quản lý dự án hiện đại.

III. Các loại Stakeholders

Có nhiều cách phân loại Stakeholders, nhưng phổ biến nhất là phân chia thành Stakeholders nội bộ và Stakeholders bên ngoài.

1. Stakeholders nội bộ (Internal Stakeholders)

Đây là những người thuộc tổ chức đang thực hiện dự án, có thể bao gồm:

• Project Sponsor
• Project Manager
• Ban lãnh đạo
• PMO
• Thành viên dự án
• Các phòng ban liên quan như IT, Marketing, Sales, Finance, HR...

Họ thường có ảnh hưởng trực tiếp đến nguồn lực, ngân sách và tiến độ dự án.

2. Stakeholders bên ngoài (External Stakeholders)

Đây là các cá nhân hoặc tổ chức không thuộc doanh nghiệp nhưng có liên quan đến dự án.

Ví dụ:

• Khách hàng
• Người dùng cuối
• Nhà cung cấp
• Đối tác
• Nhà thầu
• Cơ quan quản lý
• Nhà đầu tư
• Cộng đồng

Nhóm này thường ảnh hưởng đến yêu cầu, chất lượng, tính tuân thủ hoặc khả năng triển khai dự án.

IV. Quy trình quản lý Stakeholders trong dự án

Bước 1. Xác định Stakeholders

Bước đầu tiên là xác định tất cả các cá nhân, nhóm hoặc tổ chức có thể ảnh hưởng đến dự án hoặc chịu ảnh hưởng từ kết quả của dự án. Việc nhận diện đầy đủ Stakeholders ngay từ giai đoạn khởi động giúp Project Manager chủ động xây dựng chiến lược quản lý phù hợp và hạn chế những rủi ro phát sinh do bỏ sót các bên liên quan quan trọng.

Bước 2. Phân tích Stakeholders

Project Manager cần phân tích để hiểu rõ mức độ ảnh hưởng, nhu cầu và kỳ vọng của từng Stakeholder. Mục tiêu của bước này là xác định ai cần được ưu tiên tương tác và lựa chọn chiến lược quản lý phù hợp cho từng nhóm.

Project Manager có thể sử dụng các công cụ như Power-Interest Grid, Stakeholder Engagement Assessment Matrix để phân tích và phân loại Stakeholders một cách hệ thống.

Bước 3. Lập kế hoạch quản lý Stakeholders

Dựa trên kết quả phân tích, Project Manager xây dựng kế hoạch nhằm thiết lập và duy trì sự tham gia phù hợp của từng Stakeholder trong suốt vòng đời dự án.

Kế hoạch quản lý Stakeholders thường xác định:

• Mục tiêu tương tác với từng Stakeholder hoặc nhóm Stakeholders.
• Nội dung thông tin cần truyền đạt.
• Phương thức và tần suất giao tiếp.
• Người chịu trách nhiệm thực hiện các hoạt động tương tác.
• Các biện pháp quản lý kỳ vọng và xử lý xung đột khi phát sinh.

Bước 4. Theo dõi và đánh giá mức độ tham gia của Stakeholders

Quản lý Stakeholders không phải là hoạt động chỉ thực hiện một lần ở đầu dự án. Trong suốt vòng đời dự án, vai trò, quyền hạn, mức độ ảnh hưởng hoặc kỳ vọng của các Stakeholders có thể thay đổi do những biến động của tổ chức, môi trường kinh doanh hoặc phạm vi dự án.

Vì vậy, Project Manager cần thường xuyên rà soát, cập nhật chiến lược tương tác và điều chỉnh phương pháp quản lý để phù hợp với bối cảnh dự án và nhu cầu thay đổi của các bên liên quan, thay vì xem đây là một quy trình chỉ thực hiện ở giai đoạn khởi động.

V. Một số công cụ quản lý Stakeholders phổ biến

Để quản lý Stakeholders hiệu quả, Project Manager thường sử dụng:

• Stakeholder Register
• Power Interest Grid
• Salience Model
• Stakeholder Engagement Assessment Matrix
• Communication Plan
• RACI Matrix

Những công cụ này giúp xác định rõ ai cần tham gia, ai chịu trách nhiệm và cách truyền thông phù hợp trong từng giai đoạn của dự án.

VI. Phân loại Stakeholders với Power-Interest Grid

Trong quá trình Stakeholder Analysis, một trong những công cụ được sử dụng phổ biến nhất là Power-Interest Grid (Ma trận Quyền lực - Mức độ quan tâm). Công cụ này giúp Project Manager đánh giá từng Stakeholder dựa trên hai tiêu chí:

• Power (Quyền lực): Khả năng ảnh hưởng đến các quyết định, nguồn lực hoặc kết quả của dự án.
• Interest (Mức độ quan tâm): Mức độ mà Stakeholder quan tâm hoặc chịu tác động bởi dự án.

Việc xác định vị trí của từng Stakeholder trên ma trận giúp Project Manager lựa chọn chiến lược giao tiếp và mức độ tương tác phù hợp, từ đó sử dụng hiệu quả nguồn lực quản lý và tăng khả năng nhận được sự ủng hộ của các bên liên quan.

Nhóm 1: Quyền lực cao - Quan tâm cao (High Power - High Interest)

Đây là nhóm Stakeholders quan trọng nhất vì họ vừa có khả năng tác động mạnh đến dự án, vừa theo dõi sát sao mọi hoạt động. Những thay đổi trong quyết định hoặc mức độ ủng hộ của nhóm này có thể ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành công của dự án.

Theo Power-Interest Grid, chiến lược phù hợp là Manage Closely (Quản lý chặt chẽ).

Nhóm 2: Quyền lực cao - Quan tâm thấp (High Power - Low Interest)

Nhóm Stakeholders này có khả năng ảnh hưởng lớn đến dự án nhưng không tham gia sâu vào các hoạt động hằng ngày. Nếu được cập nhật đúng mức, họ sẽ tiếp tục ủng hộ dự án; ngược lại, việc bỏ qua hoặc cung cấp quá ít thông tin có thể khiến họ mất niềm tin hoặc can thiệp vào những thời điểm quan trọng.

Chiến lược phù hợp là Keep Satisfied (Duy trì sự hài lòng).

Nhóm 3: Quyền lực thấp - Quan tâm cao (Low Power - High Interest)

Mặc dù không có nhiều quyền quyết định, nhóm Stakeholders này lại chịu ảnh hưởng trực tiếp từ kết quả dự án và thường quan tâm đến tiến độ cũng như chất lượng của sản phẩm.

Chiến lược phù hợp là Keep Informed (Duy trì thông tin).

Nhóm 4: Quyền lực thấp - Quan tâm thấp (Low Power - Low Interest)

Đây là nhóm có mức độ ảnh hưởng và mức độ quan tâm thấp nhất. Project Manager không cần dành quá nhiều nguồn lực để tương tác thường xuyên, nhưng vẫn cần theo dõi để kịp thời nhận biết khi vai trò hoặc mức độ ảnh hưởng của họ thay đổi.

Chiến lược phù hợp là Monitor (Theo dõi).

VII. Những sai lầm thường gặp khi quản lý Stakeholders

Một số lỗi phổ biến bao gồm:

• Chỉ tập trung vào khách hàng mà bỏ qua người dùng cuối.
• Không xác định Stakeholders ngay từ đầu dự án.
• Giao tiếp giống nhau với mọi Stakeholder.
• Không quản lý kỳ vọng của Sponsor.
• Chỉ trao đổi khi dự án gặp vấn đề.
• Không cập nhật Stakeholder Register khi có thay đổi.

Những sai lầm này có thể dẫn đến hiểu nhầm, xung đột hoặc làm giảm mức độ ủng hộ đối với dự án.

Trong mọi dự án, Stakeholders luôn đóng vai trò quyết định đến mức độ thành công. Một Project Manager giỏi không chỉ quản lý tiến độ, chi phí hay phạm vi, mà còn biết cách xây dựng sự đồng thuận, duy trì giao tiếp hiệu quả và cân bằng kỳ vọng giữa các bên liên quan.

Việc xác định đúng Stakeholders, phân loại theo mức độ ảnh hưởng và xây dựng kế hoạch tương tác phù hợp sẽ giúp giảm thiểu rủi ro, tăng sự hợp tác và nâng cao khả năng đạt được mục tiêu dự án. Đây cũng là một trong những năng lực cốt lõi mà các doanh nghiệp hiện đại và các chứng chỉ quản lý dự án quốc tế như PMP đặc biệt coi trọng.

Xem thêm:

Stakeholders) trong Quản lý Dự án theo PMBOK8

Các lĩnh vực hiệu suất quản lý dự án

Lĩnh vực hiệu suất Quản trị (Governance) trong Quản lý Dự án

Các lĩnh vực trọng tâm trong quản lý dự án theo PMBOK8