Góc nhìn từ Đại hội Thế giới IPMA lần thứ 34, Berlin 2025

Ngành quản lý dự án đang đứng trước một bước ngoặt mang tính quyết định. Trong bối cảnh các tổ chức phải vận hành trong một môi trường ngày càng phức tạp với tốc độ đổi mới công nghệ chóng mặt, bất ổn địa chính trị gia tăng và áp lực phát triển bền vững ngày càng rõ nét - câu hỏi đặt ra không còn là có nên chuyển đổi Quản lý Danh mục Dự án (Project Portfolio Management – PPM), mà là làm thế nào để thực hiện sự chuyển đổi đó một cách hiệu quả, có kiểm soát và tạo ra giá trị dài hạn.

Tại Đại hội Thế giới IPMA lần thứ 34 tổ chức tại Berlin, tôi có cơ hội trao đổi và thảo luận cùng các chuyên gia quản lý dự án đến từ nhiều quốc gia về hành trình chuyển đổi này. Những chia sẻ tập trung vào cách trí tuệ nhân tạo (AI), tư duy tinh gọn và sự liên kết chiến lược đang từng bước tái định hình phương thức quản lý danh mục dự án trong các tổ chức lớn.

Những thách thức dai dẳng trong Quản lý Danh mục Dự án (PPM)

Mặc dù việc thực hành quản lý dự án đã được chuẩn hóa và hoàn thiện qua nhiều thập kỷ, nhiều tổ chức vẫn chưa thể giải quyết triệt để những thách thức cốt lõi trong quản lý danh mục dự án.  Các nghiên cứu của PMI cho thấy 35% tổ chức thiếu sự liên kết mạnh mẽ giữa các sáng kiến và mục tiêu chiến lược, trong khi 65% lãnh đạo cấp cao cho rằng phân bổ nguồn lực kém hiệu quả là nguyên nhân chính dẫn đến thất bại dự án.

Những nguyên nhân gốc rễ này vốn không xa lạ: danh mục dự án bị quá tải làm phân tán trọng tâm, cấu trúc PMO cứng nhắc làm chậm quá trình ra quyết định, và sự phụ thuộc kéo dài vào trực giác thay vì các phân tích và thông tin chi tiết dựa trên dữ liệu. Điều quan trọng hơn là, nhiều PMO đang rơi vào tình thế tiến thoái lưỡng nan giữa hai yêu cầu đối lập: kiểm soát chặt chẽ để đảm bảo tính kỷ luật, nhưng đồng thời phải đủ linh hoạt để theo kịp tốc độ thay đổi của kinh doanh hiện đại.

AI: Từ kỳ vọng đến thực tiễn trong Quản lý Danh mục Dự án

Hiện nay, việc tích hợp AI vào quản lý danh mục dự án không còn là lý thuyết suông. Theo nghiên cứu của PMI, 82% lãnh đạo cấp cao kỳ vọng AI sẽ tạo ra tác động đáng kể đối với các dự án, trong khi 91% tin rằng công nghệ này sẽ tái định hình toàn diện ngành quản lý dự án. Tuy nhiên, thực tế cho thấy chỉ 21% tổ chức đang khai thác AI một cách hiệu quả trong công việc quản lý dự án.

Nguồn: Shaping the Future of Project Management With AI: Charting Your AI Upskilling Journey with AI. Báo cáo PMI (2023)

Khoảng cách này vừa là thách thức, vừa mở ra cơ hội đáng kể. Các tổ chức tiên phong đã ứng dụng AI vào báo cáo tự động, phân tích dự báo và phân bổ nguồn lực linh hoạt. Những công việc trước đây từng mất nhiều ngày để tổng hợp thủ công thì nay có thể hoàn thành chỉ trong vài giây, giúp nhà lãnh đạo danh mục dự án tập trung vào các thông tin chi tiết mang tính chiến lược thay vì các tác vụ hành chính.

Sự chuyển đổi này không chỉ mang lại hiệu quả vận hành, mà còn giúp PMO nhận diện rủi ro trước khi chúng phát sinh, dự báo nguy cơ chậm tiến độ trước đó nhiều tuần, đồng thời mô phỏng các kịch bản danh mục dự án nhằm hỗ trợ ra quyết định dựa trên dữ liệu. 

Sự chuyển dịch từ quyết định dựa vào cảm tính sang quyết định dựa trên dữ liệu đánh dấu một thay đổi căn bản trong cách thức vận hành quản trị danh mục dự án.

Bài học về chuyển đổi PPM từ các doanh nghiệp tiên phong

Nhiều tập đoàn với quy mô toàn cầu đang cho thấy hiệu quả rõ rệt khi kết hợp hài hòa giữa tính kỷ luật trong quản trị và tính linh hoạt thông qua công nghệ. Việc ứng dụng AI cùng mô hình PMO tinh gọn đã giúp họ giảm 30% tỷ lệ dự án thất bại, rút ngắn thời gian ra quyết định từ vài tuần xuống chỉ còn vài ngày, và nâng mức độ gắn kết ngân sách R&D với chiến lược từ 55% lên hơn 80%.

"Chúng tôi đã chuyển đổi từ việc kiểm soát dự án sang trao quyền cho dự án. Khi đó, PMO không còn là bộ phận giám sát, mà trở thành động lực chiến lược với những phân tích và góc nhìn từ AI." - Ban lãnh đạo Siemens cho hay

Sự chuyển đổi này được xây dựng dựa trên bốn trụ cột cốt lõi:

• Hệ thống hỗ trợ ra quyết định được tăng cường bởi AI, tích hợp dữ liệu vận hành, tài chính và R&D theo thời gian thực.
• Sắp xếp ưu tiên danh mục dự án một cách linh hoạt, liên tục điều chỉnh theo biến động thị trường, các hạn chế trong chuỗi cung ứng và rủi ro địa chính trị.
• Triển khai PMO tinh gọn, chuyển trọng tâm từ tuân thủ quy trình sang tạo điều kiện cho giá trị chiến lược.
• Mô phỏng kết quả của danh mục dự án bằng mô hình số hoá giúp lãnh đạo hình dung trước khi quyết định rót vốn đầu tư.

Điểm then chốt là các tổ chức này không chỉ đơn thuần triển khai công nghệ mới, mà còn tái định nghĩa vai trò của PMO - từ “người kiểm soát” sang “cố vấn chiến lược”, được tiếp sức bởi AI.

Gắn kết lựa chọn danh mục dự án với giá trị bền vững

Là lãnh đạo danh mục dự án, những quyết định của chúng ta không chỉ ảnh hưởng đến kết quả kinh doanh trước mắt mà còn định hình giá trị dài hạn cho xã hội. Mục tiêu Phát triển Bền vững số 9 (SDG 9) của Liên Hợp Quốc - tập trung vào công nghiệp, đổi mới và hạ tầng - cung cấp một định hướng rõ ràng giúp đảm bảo các danh mục dự án mang lại tác động xã hội bền vững.

Quản lý Danh mục Dự án chính là cơ chế hiện thực hóa hạ tầng vững chắc, thúc đẩy tăng trưởng dựa trên đổi mới và hướng tới công nghiệp hóa bền vững. Bằng cách tích hợp trực tiếp tiêu chí bền vững vào tài liệu phân tích kinh doanh, chúng ta đảm bảo mỗi dự án vừa tạo ra lợi nhuận tài chính, vừa mang lại tác động tích cực đối với môi trường và xã hội.

Nghiên cứu gần đây chỉ ra rằng: những tổ chức áp dụng AI cho các mục tiêu phát triển bền vững đang đi nhanh và hiệu quả hơn hẳn so với số còn lại. Cụ thể, 64% lãnh đạo ở nhóm này tin rằng đội ngũ của họ đã sẵn sàng sử dụng AI cho mục tiêu phát triển bền vững, trong khi con số đó ở nhóm chậm phát triển chỉ là 15%. 51% đã đưa AI và yếu tố bền vững vào chiến lược trung tâm (so với nhóm còn lại là 16%), và 45% lãnh đạo nhóm này tự tin vào nền tảng dữ liệu của mình - cao gấp đôi so với các tổ chức còn lại (20%).

Nguồn: Sustainability in the Age of AI: The Integration Imperative. Báo cáo PMI (2025)

Từ kết quả trên cho thấy, việc tích hợp AI và đạt được các kết quả bền vững có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Các PMO đón nhận đồng thời cả hai yếu tố này sẽ định vị tổ chức để nâng cao khả năng phục hồi dài hạn.

Chuẩn bị cho tương lai: 5 trụ cột để nâng tầm quản lý danh mục dự án (PPM)

Để dẫn dắt tổ chức trong bối cảnh đầy biến động phía trước, quản lý danh mục dự án cần tập trung vào 5 năng lực cốt lõi sau:

1. Mô hình quản lý danh mục dự án lai, cân bằng giữa thực thi linh hoạt và quản trị có cấu trúc, giúp tổ chức hành động nhanh chóng mà vẫn duy trì liên kết chiến lược.

2. Ứng dụng AI để ra quyết định, giúp các buổi họp danh mục dự án chuyển từ tranh luận chủ quan thành nơi ra quyết định chiến lược dựa trên dữ liệu.

3. PMO đóng vai trò thúc đẩy tác động, thay vì chỉ thực thi tuân thủ, giúp đội ngũ vượt qua chướng ngại vật và tập trung vào việc tạo ra giá trị có thể đo lường được.

4. Tích hợp yếu tố bền vững như là tiêu chí cốt lõi trong lựa chọn dự án, đảm bảo danh mục dự án vừa hỗ trợ khả năng phục hồi dài hạn, vừa thực hiện cam kết ESG của tổ chức.

5. Xây dựng cơ chế học hỏi liên tục trong đội ngũ quản lý danh mục, để kịp thời điều chỉnh chiến lược và tối đa hóa giá trị khi thị trường thay đổi.

Lời kêu gọi hành động tới cộng đồng IPMA

Hệ sinh thái IPMA - từ các tổ chức chứng nhận, sáng kiến nghiên cứu đến cộng đồng thực hành trên toàn cầu - đóng vai trò then chốt trong quá trình chuyển đổi này. Thông qua khung năng lực Individual Competence Baseline (ICB), IPMA từ lâu đã nhấn mạnh tầm quan trọng của liên kết chiến lược, gắn kết các bên liên quan và tư duy hệ thống.

Khi AI tái định hình ngành quản lý dự án, mạng lưới toàn cầu của IPMA càng trở nên giá trị hơn. Chúng ta cần chia sẻ kinh nghiệm thực tế, phát triển các năng lực mới và cùng nhau định hình cách thức quản lý danh mục dự án ứng dụng AI một cách hiệu quả và có đạo đức trong thực tiễn.

Kết luận: Cân bằng sự hài hòa để dẫn dắt tương lai Quản lý Danh mục Dự án

Tương lai của Quản lý Danh mục Dự án không nằm ở việc chọn giữa tính kỷ luật và tính linh hoạt, giữa phán đoán con người và AI, hay giữa hiệu quả kinh doanh và bền vững. Thay vào đó, nó phụ thuộc vào khả năng hài hòa các yếu tố này trong một hệ thống tích hợp, từ đó tạo ra tác động chuyển đổi bền vững.

Tác giả: Arnis Leikarts | Nguồn: IPMA

Xem thêm

Bài học Quản lý dự án từ công trình Kim tự tháp Ai Cập

Hành trình phá vỡ rào cản silo - kiến tạo dòng chảy giá trị liên tục trong Agile

Biết Dừng Để Tiến Xa: Cách Tập Trung Vào Ít Dự Án Hơn Nhưng Tạo Ra Giá Trị Lớn Hơn

Quy trình chi tiết tạo Chatbot với NotebookLM