Quản lý dự án là môn khoa học hay nghệ thuật? Trong khi chúng ta tranh luận về câu hỏi vui này trong cả thập kỷ, tôi nghĩ là chúng ta có thể đồng ý rằng quản lý dự án có cả 2 yếu tố này. Nghề nghiệp của chúng ta tiếp tục phát triển bằng sự tập trung vào chất lượng, toàn cầu hóa và vận tốc của sự thay đổi – chúng ta trải qua tất cả. Nhưng điều trên hết, trung tâm của tất cả, có 1 điểm chung – là con người. Tôi thực sự tin rằng chính những tương tác của con người giúp chúng ta mang lại giá trị thông qua quản lý dự án. Do vậy, nền tảng của quản lý dự án dường như là sự tương tác của các bên liên quan.

Bất cứ ai bị ảnh hưởng bởi sự thay đổi trong dự án hoặc tác động đến dự án đều được xem là các bên liên quan. Việc rất quan trọng là cần xác định ai là các bên liên quan, biết được động cơ của họ và xác định mức độ quan tâm, cũng như là hiểu về khả năng tham gia và mức độ ảnh hưởng của họ. Là người luôn thực hiện đánh giá các bên liên quan, tôi tự hỏi bản thân câu hỏi quen thuộc: “Tôi cần dành thời gian và năng lượng của mình ở đâu? Với những người lạc quan? Với những người chống đối? Hoặc là những người trung lập? Tôi không chắc câu trả lời chính xác cho các câu hỏi trên, nhưng kinh nghiệm đã dạy tôi rằng giải pháp tốt nhất là “tất cả những điều trên”.

Người lạc quan luôn có suy nghĩ tích cực, với thái độ có thể làm được tất cả. Họ giúp bạn đưa sáng kiến của mình tiến về phía trước. Phụ thuộc vào cấp bậc của họ, họ có thể chứng minh rằng là nguồn tài nguyên vô giá có thể ảnh hưởng đến những người khác.

Đối với người chống đối, điều cần thiết là hiểu điều gì điều khiển họ, hoặc điều gì thúc đẩy họ? Tại sao họ lại chống đối với dự án? Điều gì có thể làm họ di chuyển lên mức trung lập (không ủng hộ cũng không chống đối)? Có bất kỳ rủi ro tiềm ẩn nào chưa được phát hiện, hoặc là cơ hội hoặc các mối đe dọa, có thể đã bị bỏ qua? Dù sao đi nữa, tôi đang gợi ý rằng mọi người nên chuyển đổi vị trí của họ sang “phía thuận” của dự án; là một người lãnh đạo dự án, vai trò của tôi là đảm bảo rằng mọi người đều có tiếng nói và nhu cầu đó được đáp ứng. Tôi cần đảm bảo rằng trong khi những người không tán thành có thể không bao giờ là người cổ vũ nhiệt tình với sự hỗ trợ, họ có đủ khả năng để thỏa hiệp và không làm hỏng hoặc ngăn chặn các sáng kiến của đội dự án chúng tôi.

Điều đó làm cho những người ở ngay làn ranh giới - có thể lựa chọn trở thành những người trung lập hoặc chọn đứng bên lề để xem điều gì sẽ xảy ra tiếp theo. Những người liên quan này là người mà tôi nhận thấy rằng mình dành nhiều thời gian và năng lượng. Đơn giản vì tôi xem họ là những bọt biển. Họ có thể ảnh hưởng đến quyết định của những người khác. Trong khi tôi không thể kiểm soát mọi kênh giao tiếp và các kênh tương tác của các bên liên quan, tôi có thể chắc chắn rằng họ có thể đủ thông tin cần thiết để ra quyết định.

Một vài cách thực hành hiệu quả tôi dùng để chủ động tạo sự gắn kết của các bên liên quan bao gồm:

• Tạo nhận thức: cho người đó biết hành vi của họ có thể tác động đến những người khác trong nhóm như thế nào và giúp họ xác định các chiến lược khắc phục.
• Tái định vị các tuyên bố tiêu cực: mô hình hóa các phản hồi tích cực của bạn và trả lời các bình luận tiêu cực. Khi có các bình luận tiêu cực (sẽ như vậy, tin tôi đi!), hãy cố gắng diễn giải với một chút ánh sáng tích cực hoặc ít nhất là trung tính.
• Lôi kéo sự tham gia của cả nhóm dự án: đảm bảo rằng mọi người đang làm việc cho cùng một mục tiêu và các bên liên quan đóng góp đều được nghe thấy.

Tôi cho rằng sự tham gia tương tác của các bên liên quan là một nguyên tắc quan trọng - các dự án được thực hiện bởi con người, vì con người. Là người làm nghề quản lý dự án, chúng ta chỉ có một cơ hội duy nhất để tham gia và phục vụ các bên liên quan một cách chủ động. Như thông báo an toàn trên các chuyến bay, luôn luôn đeo mặt nạ oxy cho bạn trước khi giúp người khác.

Tác giả: Maricarmen Suarez, PMBOK® Guide – Seventh Edition Development Team member

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

TỔNG HỢP cập nhật PMBOK® 7th Edition