Các dự án xây dựng trong bối cảnh hiện nay phải đối mặt với những thách thức lớn, ảnh hưởng trực tiếp đến khả năng triển khai dự án đúng tiến độ và hiệu quả chi phí. Đội ngũ rời rạc, giao tiếp theo từng nhóm riêng biệt, phong cách quản lý mang tính ứng phó và quy trình làm việc kém hiệu quả thường dẫn đến kéo dài tiến độ tiêu tốn nhiều nguồn lực, phát sinh vấn đề chất lượng và tăng sự không hài lòng từ các bên liên quan.

Các phương thức triển khai dự án truyền thống thường khiến kiến trúc sư, kỹ sư, nhà thầu chính và nhà thầu phụ làm việc rời rạc, chỉ trong phạm vi chuyên môn của riêng mình. Điều này dẫn đến mục tiêu các bên không thống nhất và sự phối hợp trở nên kém hiệu quả và hệ quả là dự án rơi vào trạng thái “chữa cháy” liên tục, tiêu hao nguồn nhân lực nhưng kết quả không tương xứng.

Trong suốt nhiều năm, ngành xây dựng được xem là chậm cải thiện năng suất hơn so với các ngành khác. Thực tế này đặt ra nhu cầu phải đổi mới cách thức triển khai dự án, theo hướng tăng cường phối hợp giữa các bên, loại bỏ lãng phí và thúc đẩy cải tiến liên tục.

Quản lý dự án Lean (Lean project management) giúp bổ sung những khung tư duy và công cụ cần thiết để xử lý các vấn đề cốt lõi trong xây dựng. Cùng với đó, khi kết hợp xây dựng tinh gọn (Lean Construction) và quản lý dự án, các nhóm dự án có thể triển khai những dự án tạo ra giá trị cao với mức độ ổn định, chất lượng và giá trị mang lại vượt trội hơn.

Những thách thức hiện nay trong ngành xây dựng

Trong thực tế, các dự án xây dựng quy mô lớn từ lâu đã nổi tiếng với tình trạng vượt ngân sách và chậm tiến độ. Thực trạng này bắt nguồn từ nhiều nguyên nhân, trong đó có chuỗi cung ứng phức tạp, điều kiện thi công tại công trường khó dự đoán, cùng với những vấn đề quản lý đã tồn tại từ lâu.

Tư duy làm việc tách biệt (silo) theo từng bộ phận vẫn còn phổ biến, khiến mỗi bên liên quan chỉ tập trung tối ưu phần việc của riêng mình, thay vì phối hợp chặt chẽ để hướng tới mục tiêu chung của toàn bộ dự án. Bên cạnh đó, việc giao tiếp kém giữa nhóm thiết kế và đội ngũ thi công tại công trường, cùng với sự chậm trễ trong việc nhận diện và xử lý vấn đề từ phía quản lý, khiến dự án thường rơi vào tình trạng quản lý bị động, chỉ xử lý khi sự cố đã phát sinh.

Lãng phí xuất hiện ở khắp nơi: nhân công nhàn rỗi, làm lại, sản xuất dư thừa, tài liệu không cần thiết và đa nhiệm quá mức làm suy giảm hiệu quả. Gần một nửa số dự án bị trễ tiến độ hoặc vượt chi phí kỳ vọng, trong khi mức độ hài lòng của chủ đầu tư vẫn thấp. Thực trạng này kìm hãm đổi mới và kéo dài sự kém hiệu quả của toàn ngành.

Quản lý dự án Lean: Hướng đến tối đa hóa giá trị và tối thiểu hóa lãng phí

Lean Project Management kế thừa các nguyên lý Lean từ mô hình sản xuất của Toyota và đưa chúng vào cách thức triển khai dự án. Cách tiếp cận này hướng đến việc loại bỏ lãng phí một cách liên tục, đồng thời tập trung tối đa vào giá trị mà dự án mang lại cho khách hàng. Theo Lean, mọi hoạt động không tạo ra giá trị đều được xem là lãng phí, chẳng hạn như lập kế hoạch rườm rà, họp không hiệu quả, phải làm lại công việc đáng lẽ có thể tránh được, hay làm quá nhiều việc cùng lúc khiến hiệu quả suy giảm.

Các nguyên lý cốt lõi của Lean bao gồm:

• Xác định rõ giá trị từ góc nhìn của khách hàng và các bên liên quan, thay vì từ quan điểm nội bộ.
• Lập bản đồ dòng giá trị để nhận diện và loại bỏ những bước không tạo ra giá trị.
• Tạo dòng chảy công việc liên tục, đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy, không bị gián đoạn.
• Thiết lập cơ chế “kéo”, trong đó công việc chỉ được thực hiện khi có nhu cầu thực tế, đúng thời điểm cần thiết.
• Theo đuổi sự hoàn thiện thông qua cải tiến liên tục, không ngừng nâng cao hiệu quả và chất lượng.

Trong thực tế, quản lý dự án Lean sử dụng nhiều công cụ quen thuộc để hỗ trợ triển khai dự án hiệu quả hơn, chẳng hạn như lập bản đồ dòng giá trị nhằm trực quan hóa quy trình làm việc; bảng Kanban để kiểm soát khối lượng công việc đang thực hiện; và chu trình PDCA (Lập kế hoạch - Thực hiện - Kiểm tra - Điều chỉnh) nhằm liên tục đưa các cải tiến vào khuôn khổ quản lý dự án một cách có hệ thống.

Bên cạnh đó, các kỹ thuật như 5S giúp tổ chức và sắp xếp không gian làm việc gọn gàng, báo cáo A3 hỗ trợ phân tích nguyên nhân gốc rễ của vấn đề, còn các buổi họp Kaizen khuyến khích đội ngũ chủ động đề xuất cải tiến. Những thực hành này góp phần củng cố các nền tảng cốt lõi của quản lý dự án.

Lean có nhiều điểm tương đồng với Agile, quản lý dự án Lean đề cao việc trao đổi thường xuyên thông qua các buổi họp ngắn hằng ngày và sự phối hợp chặt chẽ giữa các bên. Trọng tâm xuyên suốt của cách tiếp cận này là loại bỏ những hoạt động không tạo ra giá trị. Thực tế cho thấy, các tổ chức áp dụng Lean Project Management thường rút ngắn được thời gian triển khai, kiểm soát chi phí tốt hơn và nâng cao chất lượng dự án.

Lean Construction: Ứng dụng các nguyên lý Lean tại công trường

Lean Construction đưa tư duy Lean vào trực tiếp công trường, giúp thay đổi cách dự án được lên kế hoạch và triển khai trong thực tế. Theo Lean Construction Institute, đây là cách tiếp cận dựa trên quản lý sản xuất, đề cao sự tôn trọng con người và sự phối hợp giữa các bên, nhằm tạo ra giá trị, đồng thời loại bỏ lãng phí xuyên suốt quá trình thiết kế và thi công.

Lean Construction thúc đẩy sự phối hợp chặt chẽ giữa chủ đầu tư, đội ngũ thiết kế, nhà thầu và các tổ đội thi công, qua đó phá bỏ cách làm việc silo theo bộ phận và trao quyền nhiều hơn cho người trực tiếp thực hiện công việc. Một công cụ tiêu biểu của Lean Construction là Hệ thống Last Planner (LPS), trong đó những người làm việc tại hiện trường cùng tham gia lập kế hoạch ngắn hạn, giúp tăng độ tin cậy trong thực hiện và làm cho dòng công việc diễn ra trôi chảy hơn.

Bên cạnh đó, hệ thống 5S giúp công trường luôn gọn gàng và vận hành hiệu quả, giảm thời gian lãng phí do phải tìm kiếm vật tư. Cách tiếp cận giao hàng đúng thời điểm (just-in-time) giúp hạn chế tình trạng bừa bộn và tồn kho dư thừa. Ngoài ra, phương pháp thiết kế theo giá trị mục tiêu (target value design) giúp gắn chặt chi phí dự án với các quyết định thiết kế ngay từ đầu, từ đó tránh được những khoản vượt chi phí tốn kém về sau.

Trọng tâm của xây dựng tinh gọn là xây dựng một văn hóa tôn trọng con người và cải tiến liên tục. Khi vấn đề phát sinh, các nhóm không tập trung đổ lỗi cho cá nhân mà nhìn lại quy trình để tìm cách cải thiện. Các mô hình hợp đồng triển khai dự án tích hợp (Integrated Project Delivery - IPD) có thể hỗ trợ điều này bằng cách gắn kết lợi ích tài chính giữa các bên liên quan. Tuy nhiên, các thực hành của Lean Construction vẫn có thể được áp dụng hiệu quả trong bất kỳ mô hình triển khai dự án nào.

Sự kết hợp giữa Quản lý dự án Lean và Lean Construction: Khi công cụ được sử dụng đúng cách

Quản lý dự án Lean và Lean Construction mỗi phương pháp đều có những công cụ riêng, nhưng giá trị thực sự chỉ được tạo ra khi các công cụ này được sử dụng cùng nhau và hỗ trợ lẫn nhau trong quá trình triển khai dự án. Trong bối cảnh hiện nay, việc triển khai dự án hiệu quả phụ thuộc vào khả năng kết hợp linh hoạt hai phương pháp này để tăng cường phối hợp, giảm lãng phí và nâng cao hiệu quả tổng thể của dự án.

Ví dụ, Quản lý giao diện ( Interface Management), một phương pháp quản lý dự án nâng cao, đóng vai trò then chốt trong việc điều phối các tương tác phức tạp giữa nhiều chuyên môn và nhóm thi công sẽ hiệu quả hơn rất nhiều khi được kết hợp với Big Room Collaboration (Obeya). Đây là kỹ thuật trong Lean Construction, nơi các đội đa ngành được tập trung chung trong cùng một không gian để thúc đẩy giao tiếp trực tiếp theo thời gian thực và giải quyết xung đột nhanh chóng. Khi hai công cụ này được sử dụng đồng bộ, các vấn đề về giao tiếp và phối hợp giữa các bộ phận được phát hiện sớm và xử lý ngay trong không gian “big room”, từ đó giảm đáng kể sự chậm trễ và việc làm lại do phối hợp kém giữa các nhóm thi công.

Tương tự, Hệ thống Last Planner (LPS) trong Lean Construction bổ trợ rất tốt cho kế hoạch tổng thể và biểu đồ Gantt trong quản lý dự án. Khi được sử dụng kết hợp, hai công cụ này giúp xác định rõ các công việc then chốt, đồng thời tăng độ tin cậy trong việc thực hiện nhiệm vụ bằng cách trực tiếp thu hút đội ngũ thi công tham gia vào quá trình lập kế hoạch chi tiết theo cơ chế “kéo”. Sự tích hợp này không chỉ giúp người quản lý nhìn rõ tiến độ ở tầm tổng thể, mà còn cải thiện đáng kể độ ổn định và nhịp độ công việc ở cấp độ triển khai hàng ngày.

Việc sử dụng kết hợp này cũng áp dụng cho quản lý trực quan (Visual Management) và kế hoạch quản lý truyền thông trong dự án. Các bảng trực quan như Kanban hay Andon giúp mọi bên liên quan nắm được tình trạng công việc một cách nhanh chóng và minh bạch, từ đó hỗ trợ và làm rõ hơn các chiến lược truyền thông đã được xác định trong kế hoạch quản lý dự án.

Tương tự, kế hoạch quản lý rủi ro (Risk Management Plans) cũng trở nên hiệu quả hơn khi kết hợp với quản lý ràng buộc trong Lean. Cách tiếp cận này giúp đội ngũ sớm nhận diện và loại bỏ các điểm nghẽn trong quy trình làm việc, từ đó ngăn chặn rủi ro phát sinh ngay từ đầu, thay vì chỉ xử lý khi vấn đề đã xảy ra.

Khi tận dụng tốt sự kết hợp giữa các công cụ này, dự án sẽ hình thành một môi trường làm việc gắn kết, nơi các nhóm có chung cách hiểu và phối hợp với nhau một cách trôi chảy. Cách tiếp cận tích hợp này không chỉ giúp giảm tình trạng làm việc rời rạc theo bộ phận, mà còn trao quyền cho đội ngũ tối ưu toàn bộ dòng chảy của dự án thay vì chỉ tập trung vào từng phần riêng lẻ. Nhờ đó, dự án được vận hành như một hệ thống liên kết chặt chẽ giữa con người và quy trình, cùng hướng tới những mục tiêu chung.

Quan trọng nhất, khi các công cụ và thực hành của Lean Construction được vận hành đồng bộ với quản lý dự án, chúng giúp dự án đạt được các mục tiêu cốt lõi hiệu quả hơn nhiều so với khi áp dụng riêng lẻ. Những mục tiêu này bao gồm tiến độ, chi phí, chất lượng, an toàn và mức độ hài lòng của các bên liên quan.

Cách tiếp cận kết hợp này giúp khắc phục những hạn chế vốn có khi mỗi phương pháp được áp dụng riêng lẻ. Lean Construction đảm bảo việc thi công tại hiện trường diễn ra hiệu quả và tăng cường sự phối hợp giữa các nhóm, trong khi quản lý dự án cung cấp nền tảng lập kế hoạch, kiểm soát và quản lý rủi ro một cách có hệ thống. Khi được tích hợp, hai cách tiếp cận này tạo ra một vòng phản hồi liên tục, giúp dự án vận hành ổn định và đạt được kết quả chất lượng cao một cách nhất quán.

Nâng cao hiệu quả dự án nhờ tích hợp các công cụ

Khi các công cụ Lean và quản lý dự án được tích hợp và sử dụng đồng bộ, dự án ghi nhận những cải thiện có thể đo lường rõ ràng:

• Tăng cường phối hợp: Các vấn đề phát sinh tại các điểm giao thoa giữa các hạng mục và nhóm thực hiện vốn dễ gây chậm trễ được phát hiện và xử lý ngay trong thời gian thực thông qua mô hình hợp tác “big room”.
• Tiến độ đáng tin cậy hơn: Hệ thống Last Planner (LPS) giúp các cam kết công việc bám sát đường găng tổng thể của dự án, hạn chế tình trạng “chữa cháy” vào phút cuối.
• Giao tiếp rõ ràng, minh bạch: Các công cụ quản lý trực quan hỗ trợ hiệu quả cho kế hoạch truyền thông của dự án, giúp thông tin được chia sẻ đầy đủ và dễ theo dõi.
• Giảm thiểu rủi ro: Việc sớm nhận diện các ràng buộc giúp hạn chế rủi ro về tiến độ và chi phí trước khi chúng trở thành vấn đề thực sự.
• Cải tiến liên tục: Các vòng phản hồi từ cả Lean và quản lý dự án giúp củng cố việc học hỏi, đồng thời không ngừng hoàn thiện quy trình làm việc.

Các dự án áp dụng những thực hành tích hợp này một cách nhất quán thường đạt được quy trình triển khai trôi chảy hơn, ít xung đột hơn, chất lượng được cải thiện và mức độ hài lòng của các bên liên quan cao hơn. Việc sử dụng kết hợp các công cụ mang tính bổ trợ tạo ra hiệu ứng cộng hưởng, giúp nâng cao hiệu quả dự án vượt xa so với khi mỗi cách tiếp cận được áp dụng riêng lẻ.

Chuyển đổi ngành xây dựng

Không chỉ dừng lại ở từng dự án riêng lẻ, việc kết hợp quản lý dự án với Lean Construction còn có khả năng thay đổi năng suất và hình ảnh của toàn ngành xây dựng. Bằng cách thúc đẩy niềm tin, minh bạch và hợp tác, Lean giúp ngành dịch chuyển từ đối đầu dựa trên hợp đồng, để chuyển sang tư duy cùng tạo ra giá trị.

Các cách tiếp cận Lean cũng giúp ngành xây dựng bắt kịp công nghệ hiện đại như BIM hay thi công lắp ghép ngoài công trường, qua đó góp phần hiện đại hóa và nâng cao tính bền vững trong xây dựng. Ngày càng nhiều chủ đầu tư yêu cầu đội ngũ dự án phải có năng lực Lean, bởi họ nhận thấy rõ rằng điều này giúp dự án đạt kết quả tốt hơn.

Quan trọng hơn, triết lý tôn trọng con người của Lean trao quyền cho lực lượng lao động tuyến đầu và góp phần giải quyết tình trạng thiếu hụt lao động tay nghề cao, bằng cách khiến nghề xây dựng trở nên hấp dẫn và đáng gắn bó hơn.

Vượt ra ngoài phạm vi từng dự án, quản lý dự án kết hợp Lean Construction có tiềm năng thay đổi năng suất và hình ảnh của toàn ngành xây dựng. Bằng cách thúc đẩy niềm tin, minh bạch và hợp tác, Lean giúp ngành dịch chuyển từ đối đầu hợp đồng sang đồng sáng tạo giá trị.

Lean cũng kết hợp hiệu quả với các công nghệ hiện đại như BIM và tiền chế ngoài công trường, góp phần hiện đại hóa và phát triển bền vững. Ngày càng nhiều chủ đầu tư yêu cầu năng lực Lean từ đội ngũ dự án, vì họ nhận thấy rõ hiệu quả mà phương pháp này mang lại.

Đặc biệt, triết lý tôn trọng con người của Lean trao quyền cho lực lượng tuyến đầu và góp phần giải quyết bài toán thiếu hụt lao động tay nghề bằng cách làm cho nghề xây dựng trở nên hấp dẫn hơn.

Vai trò của phát triển chuyên môn và các chứng chỉ nghề nghiệp

Khi Lean ngày càng phổ biến, các chuyên gia được đào tạo bài bản về Lean Project Management sẽ nâng cao đáng kể khả năng triển khai dự án thành công. Các chương trình đào tạo chuyên sâu và chứng chỉ nghề nghiệp giúp hệ thống hóa kiến thức, chuẩn hóa năng lực và xác thực kỹ năng.

Trong lĩnh vực quản lý dự án nói chung, chứng chỉ Project Management Professional (PMP) là chứng chỉ được công nhận rộng rãi nhất trên toàn cầu. Trong khi đó, các chứng chỉ như LCI-CP hay CM-Lean phản ánh năng lực chuyên sâu về Lean Construction và cách áp dụng Lean trong môi trường xây dựng.

Bên cạnh đó, những chứng chỉ mới như PMI Construction Professional (PMI-CP) giúp các chuyên gia chứng minh khả năng kết hợp cả tư duy Lean và các nguyên lý quản lý dự án vào dự án xây dựng phức tạp. Dù chứng chỉ không trực tiếp quyết định thành công của dự án, nhưng chúng thể hiện tinh thần học hỏi liên tục và sự sẵn sàng áp dụng các “best practices” - những yếu tố quan trọng để nâng cao sự nghiệp cá nhân và góp phần cải thiện kết quả dự án trong thực tế.

Kết luận

Để triển khai thành công các dự án xây dựng có mức độ ảnh hưởng lớn trong bối cảnh hiện nay, ngành xây dựng cần đối mặt và giải quyết những vấn đề tồn tại lâu năm bằng những cách tiếp cận mới. Lean và quản lý dự án mang đến hai hướng tiếp cận bổ trợ cho nhau, giúp loại bỏ lãng phí, tăng cường phối hợp giữa các bên và tạo ra giá trị một cách ổn định, có thể dự đoán được. 

Sự cộng hưởng của hai phương pháp này, đặc biệt thông qua việc sử dụng chéo các công cụ và thực hành tạo nên một “động cơ” mạnh mẽ, giúp dự án đáp ứng các yêu cầu khắt khe về tiến độ, chi phí và chất lượng, đồng thời xây dựng môi trường làm việc an toàn và tích cực hơn.

Khi được áp dụng một cách tích hợp, Lean không chỉ cải thiện từng dự án riêng lẻ mà còn góp phần thu hẹp khoảng cách năng suất kéo dài của toàn ngành xây dựng. Đầu tư vào kiến thức và kỹ năng Lean giúp người làm nghề sẵn sàng dẫn dắt sự thay đổi của ngành trong tương lai, hướng tới những dự án được thực hiện thông minh hơn, nhanh hơn và hiệu quả hơn.

Nguồn: projectmanagement.com

Xem thêm: 

Tương lai ngành Quản lý Dự án: Tại sao M.O.R.E. lại quan trọng

Sức mạnh của 'quản lý dự án' đằng sau các ý tưởng đổi mới vì khí hậu

Rủi ro Lũ lụt: Vì sao chủ bất động sản không nên chỉ nhìn vào vùng bị ngập