Gần như rất khó có thể theo dõi được các chương trình phức tạp với vô số dự án con trong đó. Bạn đã từng trải qua việc này chưa? Nếu rồi, thì điều bạn cần là một chương trình quản lý dự án vững chắc. Bài viết này sẽ cung cấp cho bạn nhiều gợi ý giúp bạn thành công trong quản lý chương trình.

Trước khi đi vào chi tiết Quản lý chương trình thành công, chúng ta cùng xem lại định nghĩa để tránh sai sót.

Vậy ta cùng bắt đầu nào!

Quản lý chương trình là gì?

Định nghĩa: Một chương trình bao gồm nhiều dự án phụ thuộc lẫn nhau. Tất cả dự án này phục vụ cho việc đạt mục tiêu tổng thể. Vì vậy, chúng ta có thể định nghĩa chương trình là một dự án tổng thể với nhiều dự án con.

Theo tiêu chuẩn PMI, quản lý chương trình bao gồm:

• Xác định giao diện
• Sắp xếp lịch trình
• Phối hợp các nguồn lực
• Quản lý rủi ro tổng thể
• Kiểm soát thay đổi chung

Quản lý chương trình khác với quản lý đa dự án như thế nào?

Trái nghĩa với thuật ngữ “quản lý đa dự án” là các trường hợp mà trong đó nhiều dự án đang được thực hiện đồng thời bởi một đơn vị tổ chức duy nhất. Ví dụ như các dự án CNTT được xử lý cùng lúc, nhưng lại độc lập với nhau, và được thực hiện bởi một thực thể duy nhất.

Lưu ý: Có rất nhiều định nghĩa khác nhau cho thuật ngữ “quản lý chương trình” và “quản lý đa dự án” trên thế giới. Ngoài khu vực nói tiếng Đức, các thuật ngữ như “quản lý chương trình” và “quản lý danh mục dự án” thường được dùng thay thế cho “quản lý đa dự án” (điều này thường gây ra nhầm lẫn ở các khu vực nói tiếng Đức).

Quản lý chương trình khác với quản lý danh mục dự án như thế nào?

Có một sự khác biệt nữa: ở các khu vực nói tiếng Đức, Quản lý danh mục dự án thường xác định định hướng chiến lược tổng thể của các chương trình và dự án.

Sự khác biệt giữa quản lý danh mục dự án, quản lý đa dự án và quản lý chương trình

Vậy người quản lý chương trình làm gì?

Người quản lý chương trình/ giám đốc chương trình chịu trách nhiệm cho một chương trình, bao gồm nhiểu dự án con trong khuôn chương trình. Người quản lý chương trình thường đồng thời là người đứng đầu phòng dự án và/ hay phòng quản lý chương trình (PgrO). Trách nhiệm của người quản lý chương trình có thể bao gồm các trách nhiệm sau đây mà họ phải xử lý cùng nhóm hỗ trợ:

• Xác định các chương trình cần thiết để đạt được mục tiêu chiến lược của tổ chức.
• Chạy dự án cho chương trình
• Đánh giá các dự án đề xuất
• Phê duyệt, trì hoãn hoặc từ chối các yêu cầu dự án
• Giám sát các dự án từ góc độ khách hàng
• Hoạt động như nguồn thông tin tổng thể
• Quản lý tiếp thị dự án
• Quản lý chất lượng

Còn thắc mắc nào không? Vậy bây giờ chúng ta đã hiểu các thuật ngữ này, chúng ta cùng chuyển sang tám mẹo chính để quản lý chương trình thành công.

8 mẹo để quản lý chương trình thành công

Mẹo 1: Thiết lập phòng quản lý chương trình (PgMO) / phòng chương trình

Các chương trình cần phải được kiểm soát kỹ càng. Do tính chất phức tạp và phạm vi của chúng, vì vậy ta cần sự trợ giúp từ một thực thể trung tâm chịu trách nhiệm: đó là phòng quản lý chương trình.

Phòng quản lý chương trình (PgrO) thường bao gồm nhiều thành viên. Thông thường, cần nhiều hơn một người quản lý chương trình để xử lý hết tất cả các yêu cầu.

Trách nhiệm của phòng quản lý chương trình có thể bao gồm:

• Xác định và truyền đạt các đặc điểm riêng của từng chương trình
• Đào tạo các nhà quản lý dự án cho chương trình cụ thể nhất định.
• Hỗ trợ người quản lý dự án khi cần
• Thu thập thông tin về các hoạt động và dữ liệu cần thiết để chuẩn bị cho các cuộc họp cung cấp thông tin thường kỳ.
• Đảm bảo chất lượng dữ liệu của các dự án
• Chuẩn bị báo cáo cho từng ban
• Đưa ra các kịch bản cho các trường hợp xấu
• Chuẩn bị và tiến hành các cuộc họp cung cấp thông tin
•  ….

Phòng quản lý chương trình/phòng chương trình tham gia vào trong các quy trình

PgrO khác với PMO như thế nào: Đừng để nhầm lẫn giữa phòng quản lý chương trình (PgrO) với phòng quản lý dự án (PMO). PMO đóng vai trò là đơn vị kiểm soát tập trung để quản lý các dự án trong toàn công ty hoặc trong các ban riêng lẻ (như CNTT-PMO). PMO xử lý các hoạt động như xây dựng tiêu chuẩn dự án, giám sát dự án, hỗ trợ dự án, đào tạo/ huấn luyện, đảm bảo chất lượng và thậm chí có thể tham gia vào các quyết định chiến lược liên quan đến danh mục.

Mẹo 2: Xác định quy trình kiểm soát

Bước thứ hai để quản lý chương trình thành công là trước hết phải đảm bảo rằng các dự án riêng lẻ được kiểm soát trong công ty của bạn. Nếu không, chương trình cũng sẽ không hoạt động tốt.

Bạn cần có khả năng xử lý đồng thời một lượng thông tin khổng lồ của từng dự án riêng lẻ trước khi kiểm soát được một chương trình bao quát. Điều này đòi hỏi nỗ lực đáng kể để chuẩn bị cho cuộc họp ban điều hành. Bạn cần nhiều thời gian chuẩn bị hơn và mọi thứ cần phải được tổ chức tốt hơn so với các dự án “thông thường”.

Xác định khoảng thời gian thường kỳ cho các ngày họp ban điều hành. Tất cả thông tin phải chính xác, đáng tin cậy và toàn diện - và chuẩn bị đúng giờ cho cuộc họp.

Các khoảng thời gian họp phải phù hợp với khung thời gian của chương trình. Điều này cho phép bạn xác định được các sai lệch, xác định hành động nào là cần thiết và truyền đạt những hành động này đến những người/ tổ chức có liên quan để đảm bảo chương trình thành công.

Mẫu kế hoạch cuộc họp ban điều hành, chỉ ra vai trò tham gia và khoảng thời gian chuẩn bị cuộc họp

Mẹo 3: Tập trung chú ý vào đặc điểm riêng của chương trình

Có lẽ bạn đã có sẵn một phòng quản lý dự án (PMO). Văn phòng này thường chịu trách nhiệm về các tiêu chuẩn quản lý dự án và đào tạo quản lý dự án (xem bảng trên).

Tuy nhiên, mỗi chương trình được xử lý khác nhau một chút. Điều này đặc biệt đúng khi những người và các đối tượng khác bên ngoài tham gia. Việc này thường cần thiết để xác định ra các hướng dẫn riêng biệt cho từng chương trình. Một vài hướng dẫn này có thể sẽ khác một chút so với các tiêu chuẩn PMO.

Vì vậy, phải chắc chắn rằng mỗi người quản lý dự án đều quen thuộc với các hướng dẫn này và đồng ý tuân thủ chúng để quản lý chương trình thành công.

Mẹo 4: Xác định cấu trúc phân chia công việc (WBS) thích hợp

Có cấu trúc phân chia công việc thích hợp cho từng dự án là một điều rất quan trọng. Điều này cho phép chương trình mô tả sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự án liên quan đến nội dung và khung thời gian. Để đạt được điều này, bạn phải xác định các mốc quan trọng cho từng dự án. Những cột mốc này sau đó sẽ được sử dụng để giám sát chương trình.

Gợi ý từ chúng tôi: Nhớ tạo một dự án tổng thể cho các thông tin cấp cao như các mốc chính, v.v. để đơn giản hóa việc giám sát và kiểm soát.

Chúng tôi cũng khuyên bạn nên tạo ra một dự án tổng thể riêng cho chương trình. Kế hoạch chương trình này nên chứa tất cả các thông tin kiểm soát. Tất cả các giao diện hoặc chuyển giao một phần nên được tập hợp lại chung một chỗ và được kiểm soát từ đây.

Làm vậy sẽ giúp cung cấp cho ban điều hành cái nhìn tổng quan tốt hơn và đơn giản hóa việc xử lý, vì ban điều hành chỉ cần mở và chỉnh sửa một kế hoạch dự án duy nhất.

Mẫu phân chia công việc cho một chương trình CNTT

Mẹo 5: Xác định giao diện giữa các dự án

Ban điều hành sử dụng chúng để đưa ra thường xuyên các mục tiêu quan trọng cho các giao diện. Các mục tiêu này được gán cho các dự án tương ứng (từ trên xuống) và người quản lý dự án sau đó chịu trách nhiệm đáp ứng các mục tiêu này.

Ngược lại, các mốc thời gian hiện tại phải được thu thập từ các dự án một cách thường xuyên (từ dưới lên).

Sự khác nhau giữa ngày dự kiến và ngày thực tế của các giao diện giúp xác định mức độ kiểm soát tập trung cần thiết.

Mẹo 6: Triển khai công cụ quản lý chương trình vững chắc

Một công cụ quản lý chương trình / công cụ đa dự án mạnh là điều cần thiết để quản lý chương trình thành công cũng như quản lý các chương trình phức tạp. Nhiều sản phẩm thích hợp hiện đang có mặt trên thị trường, và những sản phẩm này đã trở nên tinh vi hơn bao giờ hết trong vài năm qua.

Để quản lý chương trình thành công, chúng tôi gợi ý một giải pháp có thể cung cấp cho bạn cả hai cách kiểm soát từ trên xuống và từ dưới lên cho các dự án của bạn như đã mô tả ở trên. Yếu tố chủ chốt ở đây là cách bạn có thể xác định các liên kết giữa các dự án.

Kiểm soát từ dưới lên và từ trên xuống giữa kế hoạch chương trình và kế hoạch dự án riêng biệt

Bạn muốn tránh kịch bản mà  trong đó bạn mở giải pháp và thấy ngay tất cả các thay đổi liên quan đến các nhiệm vụ được liên kết nhưng lại không thể xem tình trạng trước đó để so sánh, bởi vì sau đó bạn không thể thấy được chính xác những gì đã thay đổi.

Giải pháp lý tưởng này sẽ cho phép bạn xem lịch trình và chỉ cần nhấp để hiển thị các cột mốc bên ngoài. Điều này sẽ cho phép bạn xem đồng thời các kế hoạch và liên kết chương trình của bạn và bạn cũng có thể dễ dàng sửa đổi kế hoạch của mình.

Mẹo 7: Cài đặt tự động đồng bộ hóa giữa các giao diện

Đồng bộ hóa tự động giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và công sức khi thời hạn dự án bị hoãn lại. Lý tưởng nhất là khi bạn có thể chỉ cần mở kế hoạch chương trình và thấy ngay trạng thái hiện tại của mỗi cột mốc bên cạnh trạng thái lên kế hoạch.

Nếu bạn có nhiều giao diện:

• Một giải pháp như thế này có thể giúp bạn tiết kiệm nhiều thời gian và công sức
• Và bây giờ bạn có nhiều thời gian hơn để quản lý chương trình, bởi vì bạn không còn lãng phí thời gian để thu thập dữ liệu mới nhất, điều này sẽ sớm bị loại bỏ.

Sử dụng phần mềm trung gian tích hợp thích hợp cho phép bạn kết hợp các công cụ phần mềm khác nhau từ các dự án con khác nhau. Việc này rất có ích cho các chương trình quy mô lớn gồm nhiều nhà cung cấp đa dạng trong các lĩnh vực như ngành hàng không vũ trụ. Bạn có thể sử dụng Primavera trong khi những người khác sử dụng Planisware hoặc Microsoft Project Server / Microsoft Project Online.

TPG PSLink là phần mềm trung gian tích hợp hàng đầu giữ vai trò quan trọng trong việc tự động trao đổi dữ liệu

Mẹo 8: Thiết lập hệ thống cảnh báo sớm

Đừng chỉ dựa vào những ngày báo cáo hiện tại khi quản lý thời hạn giao diện. Mà hãy sử dụng Phân tích mốc khuynh hướng (Milestone Trend Analysis viết tắt là MTA) để quản lý chương trình thành công. Công cụ này sẽ giúp bạn đưa ra cảnh báo sớm cho các giao diện và chuyển giao quan trọng nhất, và cảnh báo bạn nếu có nhiều ngày bị dời lịch lại thường xuyên.

Gợi ý từ chúng tôi: Sử dụng các mục tiêu của kế hoạch chương trình làm ngày mục tiêu cho các mốc quan trọng của dự án trong MTA. Điều này cho phép bạn dễ dàng xác định những ảnh hưởng chủ yếu do chậm trễ hay hoãn lại.

Một bản MTA với ngày mục tiêu cho bạn thấy được sự trì hoãn có thể gây nên vấn đề nghiêm trọng

Kết luận Quản lý chương trình thành công

Bài viết này đã giới thiệu cho bạn khái niệm về quản lý chương trình thành công cũng như nắm bắt được sự khác biệt giữa quản lý chương trình với quản lý đa dự án và quản lý danh mục dự án.

Bài viết này cũng cung cấp cho bạn 8 mẹo để quản lý chương trình thành công gồm.

1. Thiết lập phòng quản lý chương trình/ phòng chương trình cho riêng bạn với các nhiệm vụ cụ thể. Điều này bao gồm các khía cạnh như truyền đạt chương trình, hỗ trợ các nhà quản lý dự án, chuẩn bị báo cáo, v.v.

2. Cần phải thực hiện Kiểm soát: đảm bảo rằng các quy trình để quản lý các dự án riêng lẻ và xử lý các cuộc họp ban điều hành được đưa ra rõ ràng và bám sát.

3. Sử dụng PMO để truyền đạt các đặc điểm riêng biệt của chương trình.

4. Xác định cấu trúc phân chia công việc thích hợp cho từng dự án và tạo một dự án tổng thể riêng cho chương trình.

5. Đảm bảo việc truyền đạt nhất quán từ trên xuống và từ dưới lên để truyền đạt các mục tiêu và các mốc thời gian hiện tại.

6. Triển khai hệ thống PM vững chắc để hỗ trợ cho bạn trong nỗ lực này. Hãy chắc chắn rằng bạn thiết lập các liên kết rõ ràng giữa các dự án.

7. Sẽ hiệu quả hơn và nếu cập nhật bằng cách tự động đồng bộ hóa các ngày riêng lẻ với kế hoạch chương trình.

8. Khả năng phản ứng nhanh là rất quan trọng. Sử dụng Phân tích mốc khuynh hướng (MTA) để cập nhật về các ngày được lên lịch lại thường xuyên.

Viện Quản lý dự án Atoha 

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®