Trong một tương lai gần, Giám đốc điều hành của một nhà cung cấp dịch vụ viễn thông lớn đang sử dụng một ứng dụng trên điện thoại thông minh để kiểm tra 7 sáng kiến chiến lược của tổ chức. Chỉ với một vài thao tác, cô ấy biết mọi trạng thái của dự án và tỷ lệ phần trăm lợi ích kỳ vọng mà mỗi dự án đã mang lại. Bên cạnh đó, điều lệ dự án, các chỉ số hiệu suất chính, cảm xúc của từng thành viên và sự ủng hộ của các bên liên quan sẽ được ứng dụng cung cấp ngay trong giây lát.

Vị CEO phải tập trung vào những sáng kiến nhằm ​​"đổi mới thương hiệu". Vài tháng trước đó, một đối thủ cạnh tranh lớn đã tung ra một thương hiệu xanh, khiến công ty của cô ấy phải đẩy nhanh việc triển khai tính bền vững. Nhiều hoạt động tự điều chỉnh do AI điều khiển đã diễn ra, dựa trên các tham số do người quản lý dự án và nhóm dự án lựa chọn ngay từ đầu sáng kiến. Ứng dụng này thông báo cho Giám đốc điều hành mọi thay đổi, cũng như các rủi ro tiềm ẩn, từ đó ưu tiên các vấn đề cần ra quyết định, đồng thời cung cấp các giải pháp tiềm năng cho từng quyết định.

Trước khi đưa ra bất kỳ lựa chọn nào, CEO gọi cho người quản lý dự án, người hiện đang dành phần lớn thời gian của mình để huấn luyện và hỗ trợ nhóm, duy trì truyền thông, giao tiếp với các bên liên quan chính. Một vài tuần trước, dự án bị chậm tiến độ so với kế hoạch và ứng dụng đã khuyến nghị nhóm nên áp dụng các kỹ thuật để tăng tốc tiến độ dự án.

Trong cuộc họp, họ mô phỏng các giải pháp khả thi và đồng ý lộ trình thực hiện. Kế hoạch dự án được cập nhật tự động và các thông báo được gửi đến các thành viên trong nhóm cũng như các bên liên quan về những thay đổi và dự đoán về kết quả mong đợi.

Nhờ công nghệ và cách thức làm việc mới, một dự án chiến lược tưởng chừng đã vượt khỏi tầm kiểm soát và có nguy cơ thất bại, giờ đây lại sắp thành công và đạt được kết quả như kỳ vọng.

Quay trở lại hiện tại, quá trình quản lý dự án không phải lúc nào cũng diễn ra suôn sẻ, và viễn cảnh này có thể trở thành hiện thực trong khoảng 1 thập kỷ nữa. Để đạt được điều đó sớm hơn, các nhà đổi mới và tổ chức nên đầu tư vào công nghệ quản lý dự án ngay bây giờ.

Quản lý dự án: Hiện tại và tương lai

Mỗi năm, khoảng 48 nghìn tỷ đô la được đầu tư vào các dự án. Tuy nhiên, theo Standish Group, chỉ có 35% dự án được coi là thành công. Các nguồn lực bị lãng phí và những lợi ích chưa thực hiện được của 65% còn lại là một con số đáng kinh ngạc.

Trong nhiều năm nghiên cứu và xuất bản, chúng tôi đã thúc đẩy công nghệ hóa việc quản lý dự án. Chúng tôi đã tìm ra một trong những lý do khiến tỷ lệ thành công của dự án ở mức thấp là vì sự phát triển của các công nghệ trong quá trình quản lý dự án. Hầu hết các tổ chức và chuyên gia quản lý dự án vẫn đang sử dụng spreadsheets, slides, và các ứng dụng chưa thực sự phát triển. 

Những ứng dụng này chỉ đủ đáp ứng nếu dùng để đo lường sự thành công của dự án bằng các giao phẩm theo đúng tiến độ, nó sẽ không còn phù hợp trong một môi trường hiện đại nơi các dự án và sáng kiến thay đổi và đổi mới liên tục. Mặc dù đã có nhiều sự cải thiện trong các ứng dụng quản lý danh mục dự án, nhưng khả năng lập kế hoạch và cộng tác nhóm, tự động hóa và các tính năng “thông minh” khác vẫn còn thiếu.

Nghiên cứu của Gartner dự đoán rằng đến năm 2030, 80% công việc quản lý dự án sẽ được điều hành bởi AI, được hỗ trợ bởi big data, machine learning (ML). Một số nhà nghiên cứu, chẳng hạn như Paul Boudreau, tác giả cuốn sách Applying Artificial Intelligence Tools to Project Management và nhiều công ty khởi nghiệp đã phát triển các thuật toán để áp dụng AI và ML trong quản lý dự án. 

6 khía cạnh của quá trình quản lý dự án có thể được cải thiện

Chúng tôi coi những phát triển công nghệ sắp tới này là một cơ hội chưa từng có. Các tổ chức và nhà quản lý dự án cần chuẩn bị tốt nhất cho thời điểm này để đạt được nhiều thành công nhất. Hầu như tất cả mọi khía cạnh của quản lý dự án, từ lập kế hoạch, quy trình, con người, đều sẽ bị ảnh hưởng. Hãy xem xét 6 khía cạnh sau:

1. Khả năng lựa chọn và ưu tiên
Lựa chọn và ưu tiên: dự án nào sẽ mang lại giá trị cao nhất cho tổ chức? Khi có dữ liệu chính xác, trí tuệ nhân tạo có thể phát hiện các loại dự án mà các công cụ khác không thể phân biệt được và từ đó đưa ra các dự đoán với độ chính xác cao vượt xa năng lực của con người. Trí tuệ nhân tạo giúp:
Xác định nhanh các dự án phù hợp
Lựa chọn các dự án có cơ hội thành công cao hơn và mang lại lợi ích cao nhất
Loại bỏ cảm xúc ra khỏi quá trình ra quyết định
…

2. Hỗ trợ phòng PMO
Các công ty khởi nghiệp về phân tích dữ liệu và tự động hóa hiện đang giúp các tổ chức tối ưu hóa vai trò của Phòng quản lý dự án (PMO). Điển hình như Tổng thống Pháp Emmanuel Macron sử dụng công nghệ mới nhất để duy trì việc cập nhật thông tin về mọi dự án khu vực công của Pháp. Những công nghệ thông minh này sẽ biến đổi hoàn toàn cách mà phòng PMO đang hoạt động và thực hiện với:

• Giám sát tiến độ dự án tốt hơn
• Khả năng lường trước các rủi ro tiềm ẩn và tự động giải quyết một số vấn đề đơn giản
• Tự động chuẩn bị và phân phối các báo cáo dự án, và thu thập thông tin phản hồi
• Lựa chọn phương pháp quản lý dự án tốt nhất cho từng dự án
• Giám sát việc tuân thủ các quy trình và chính sách
• Tự động hóa các chức năng như cập nhật trạng thái, đánh giá rủi ro và phân tích các bên liên quan thông qua trợ lý ảo

3. Cải thiện tiến độ của các quy trình

Quản lý rủi ro là một trong những lĩnh vực phổ biến nhất trong sự phát triển tự động hóa trong quản lý dự án. Các ứng dụng sử dụng Big data và Machine Learning để giúp các nhà lãnh đạo và chuyên gia quản lý dự án lường trước những rủi ro có thể xảy ra. Những công cụ này cũng có thể đề xuất các hành động giảm thiểu hậu quả và trong tương lai gần, chúng có thể tự động điều chỉnh các kế hoạch để tránh một số loại rủi ro nhất định.
Các cách tiếp cận mới này sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc xác định, lập kế hoạch và báo cáo dự án - những hoạt động hiện đang lặp lại theo một cách thủ công và tốn nhiều thời gian. ML sẽ giúp:
Cải thiện phạm vi dự án (project scope) bằng cách tự động thu thập và phân tích nhu cầu người dùng. Những công cụ này làm rõ sự phức tạp, trùng lặp, thiếu sót và không nhất quán trong quá trình xác định phạm vi dự án.
Cung cấp các công cụ để tạo điều kiện thuận lợi cho việc xây dựng tiến độ và phác thảo kế hoạch chi tiết cũng như nguồn lực cần có
Cung cấp báo cáo tự động, không những giúp tiết kiệm nguồn lực mà còn hiển thị chi tiết trạng thái dự án, lợi ích đạt được,.. một cách rõ ràng, khách quan.

4. Trợ lý ảo

Thực tế chỉ sau một đêm, ChatGPT đã thay đổi hiểu biết của thế giới về cách mà AI phân tích các tệp dữ liệu khổng lồ và tạo ra những văn bản chất lượng chỉ sau vài giây . Oracle gần đây đã công bố một trợ lý kỹ thuật số quản lý dự án mới, giúp cập nhật trạng thái, thời gian cũng như tiến độ công việc thông qua văn bản, giọng nói hoặc cuộc trò chuyện.
Trợ lý ảo học hỏi từ các dữ liệu trong quá khứ để điều chỉnh các tương tác và nắm bắt thông tin dự án quan trọng một cách thông minh. PMOtto là trợ lý dự án ảo tích hợp ML đã được đưa vào sử dụng. Người dùng có thể yêu cầu PMotto lên lịch và phân bổ thời gian cho ai đó để thực hiện nhiệm vụ. Trợ lý ảo sẽ dựa vào dữ liệu cũ để đưa ra mốc thời gian hợp lý, đồng thời có những điều chỉnh phù hợp.

“Lên lịch cho John sơn bức tường vào tuần tới và phân bổ toàn thời gian cho anh ấy để thực hiện nhiệm vụ.” Trợ lý ảo có thể trả lời: “Dựa trên các nhiệm vụ tương tự trước đây được giao cho John, có vẻ như anh ấy sẽ cần hai tuần để hoàn thành công việc chứ không phải một tuần như bạn yêu cầu. Tôi có nên điều chỉnh nó không?”

5. Hệ thống và phần mềm kiểm thử tiên tiến

Kiểm thử là một nhiệm vụ thiết yếu khác trong hầu hết các dự án và người quản lý dự án cần kiểm thử sớm và thường xuyên. Trong tương lai gần, các hệ thống thử nghiệm tiên tiến sẽ được phổ biến rộng rãi trong quá trình quản lý dự án.
Tuyến Elizabeth, một phần của dự án Crossrail ở Vương quốc Anh, là tuyến đường sắt phức hợp với các nhà ga mới, cơ sở hạ tầng mới, đường ray mới và đoàn tàu mới; do đó, điều quan trọng là mọi yếu tố của dự án đều phải trải qua quá trình thử nghiệm và vận hành nghiêm ngặt để đảm bảo độ an toàn và tin cậy. Nhóm dự án đã phát triển Crossrail Integration Facility - Cơ sở tích hợp đường ray. Cơ sở thử nghiệm hoàn toàn tự động này được xem là công cụ vô giá trong việc tăng hiệu quả, tiết kiệm chi phí và khả năng phục hồi của hệ thống. Kỹ sư hệ thống Alessandra Scholl-Sternberg mô tả một số tính năng của nó: “Một hệ thống tự động hóa cho phép xây dựng các thiết lập phức tạp, kiểm tra tính chính xác của quá trình, kiểm tra độ bền diễn ra trong thời gian dài và thực hiện các kiểm tra có tính chất lặp đi lặp lại.” Các cuộc kiểm tra nghiêm ngặt có thể được thực hiện tại cơ sở 24/7, hạn chế tuyệt đối những quyết định/hành động chủ quan và phiến diện của nhà quản lý.

Các công nghệ kiểm thử tiên tiến và tự động giúp phát hiện sớm các lỗi và hỗ trợ các quy trình sửa lỗi tự động phù hợp. Điều này sẽ giảm đáng kể thời gian dành cho các hoạt động thử nghiệm rườm rà, cung cấp các giải pháp dễ sử dụng và hạn chế tối đa các lỗi phát sinh.

6. Hướng phát triển mới cho các nhà quản lý dự án

Đối với nhiều nhà quản lý dự án, việc cảm thấy bị đe dọa bởi sự thay thế của AI có thể khiến họ cảm thấy sợ hãi và lo lắng, nhưng những nhà quản lí thành công sẽ học cách sử dụng những công cụ này để tạo lợi thế cho chính mình. Bạn sẽ không bị đào thải nếu bắt kịp những thay đổi và tận dụng các công nghệ mới vào công việc.

Để trở thành một nhà quản lý dự án trong tương lai, việc trau dồi các kỹ năng mềm, khả năng lãnh đạo, tư duy chiến lược và sự nhạy bén trong kinh doanh là vô cùng cần thiết. Đồng thời, những hiểu biết về các công nghệ tiên tiến cũng sẽ góp nâng cao vị thế cạnh tranh cho bạn trong mắt nhà tuyển dụng. Một số tổ chức đã đưa AI vào các chương trình giáo dục của họ, tiêu biểu như Đại học Northeastern đang kết hợp AI vào chương trình giảng dạy với mục tiêu hướng dẫn cho các nhà quản lý dự án cách sử dụng AI để tự động hóa dữ liệu và tối ưu hóa giá trị đầu tư từ các dự án.

Con người, dữ liệu và tương lai

Cần chuẩn bị kiến thức và kỹ năng để có thể áp dụng công nghệ vào quá trình quản lý dự án cũng như công việc bất cứ khi nào có thể.
Đào tạo các thuật toán AI để quản lý dự án cần một lượng lớn dữ liệu liên quan đến dự án. Tổ chức của bạn có thể lưu trữ dữ liệu nhưng chúng có khả năng được lưu trữ trong hàng nghìn tài liệu ở nhiều định dạng, nằm rải rác trên các hệ thống khác nhau. Khoảng 80% thời gian xây dựng thuật toán ML tập trung vào việc thu thập và làm sạch dữ liệu, lấy dữ liệu thô và không có cấu trúc rồi chuyển đổi thành dữ liệu có cấu trúc để có thể huấn luyện mô hình máy học.

Nếu không có dữ liệu sẵn có và được quản lý đúng cách, quá trình chuyển đổi AI sẽ không thể xảy ra tại tổ chức của bạn, tất cả chúng ta cần chuẩn bị sẵn sàng để đón nhận những sự thay đổi.

Sự phát triển của công nghệ không chỉ thay đổi cách chúng ta quản lý dự án mà còn thay đổi hoàn toàn công việc của chúng ta trong dự án. Các nhà quản lý dự án phải sẵn sàng huấn luyện và đào tạo nhóm của họ để thích ứng với quá trình chuyển đổi này. Họ nên tăng cường tập trung vào tương tác giữa con người với nhau, đồng thời xác định sớm những thiếu sót về kỹ năng công nghệ để kịp thời nâng cấp và cải thiện. Ngoài việc tập trung vào việc các giao phẩm được giao đúng thời hạn, nhà quản lý cũng nên tập trung vào việc tạo ra các nhóm có hiệu suất cao, trong đó, mỗi thành viên được cung cấp đầy đủ những công cụ, kỹ thuật và sự hỗ trợ cần thiết để cho phép họ đạt được hiệu quả tốt nhất.

Nếu bạn đang cân nhắc nghiêm túc về việc áp dụng AI vào các dự án thực tiễn của mình, những câu hỏi sau đây sẽ giúp bạn đánh giá quyết định của mình.

• Bạn có thể đầu tư tài nguyên trong vài tháng để thu thập, làm sạch và cấu trúc lại dữ liệu dự án của mình không?
• Bạn đã quyết định từ bỏ thói quen quản lý dự án cũ của mình, chẳng hạn như báo cáo tiến độ hàng tháng chưa?
• Bạn đã sẵn sàng đầu tư vào việc đào tạo cộng đồng quản lý dự án của mình về công nghệ mới này chưa?
• Họ có sẵn sàng bước ra khỏi vùng an toàn truyền thống và thay đổi triệt để cách quản lý dự án của mình không?
• Tổ chức của bạn đã sẵn sàng chấp nhận và áp dụng một công nghệ mới chưa?
• Bạn đã sẵn sàng để công nghệ này phạm sai lầm khi nó học cách hoạt động cho tổ chức của bạn chưa?
• Các nhà lãnh đạo cấp cao có sẵn sàng đợi vài tháng, cho đến một năm để bắt đầu thấy được lợi ích của tự động hóa không?
• …

Nếu câu trả lời cho tất cả những câu hỏi này là có, thì bạn đã sẵn sàng bắt tay vào quá trình chuyển đổi này. Nếu bạn có một hoặc nhiều câu trả lời “không”, thì bạn cần thêm thời gian để chuyển chúng thành “có” trước khi tiếp tục với dự định chuyển đổi này.

• • •
Như chúng ta đã thấy, việc áp dụng trí tuệ nhân tạo trong quản lý dự án sẽ mang lại những lợi ích đáng kể, không chỉ trong việc tự động hóa các nhiệm vụ, mà còn giúp tổ chức, các nhà lãnh đạo và quản lý dự án lựa chọn, xác định, và đưa ra các quyết định đem lại thành công cuối cùng cho dự án.

Nguồn: Harvard business review