• Trong Khảo sát toàn cầu thường niên về quản lý dự án của PMI năm 2023, 21% số người được hỏi cho biết họ luôn hoặc thường xuyên sử dụng AI trong việc quản lý dự án.
• 82% lãnh đạo cấp cao cho biết AI sẽ có ít nhất vài tác động đến cách thức vận hành các dự án tại tổ chức của họ trong 5 năm tới. (1)
• 91% số người trả lời trong cuộc khảo sát Trải nghiệm khách hàng (CX) chưa được công bố của PMI tin rằng AI ít nhất sẽ có tác động vừa phải đến nghề này và 58% cho rằng nó sẽ có tác động “lớn” hoặc “có tính biến đổi”. (2)

Sự ra đời của Generative AI (GenAI) cùng với việc phát hành rộng rãi ChatGPT của OpenAI vào tháng 11 năm 2022 đã đẩy nhanh tác động của AI đối với lĩnh vực này. Làm thế nào để các nhà quản lý dự án có thể sử dụng AI vào việc tăng năng suất, hiệu quả và thành công của dự án trong tổ chức? Họ phải khám phá và tận dụng những cơ hội mà AI mang lại. Trên thực tế, ít nhất, việc thông thạo những kiến ​​thức cơ bản về AI là điều không thể bàn cãi.

Nghiên cứu Trải nghiệm khách hàng (CX) chưa được công bố của PMI cung cấp dẫn chứng cho thấy nhu cầu nâng cao kỹ năng là việc làm cấp thiết, vì chỉ khoảng 20% ​​người quản lý dự án cho biết họ có kinh nghiệm/hiểu biết thực tế sâu rộng với các công cụ và công nghệ AI; và 49% có ít hoặc không có kinh nghiệm/hiểu biết về AI trong bối cảnh quản lý dự án.

Những người quản lý dự án luôn đi đầu trong sự phát triển của các công nghệ mới nổi và giúp thúc đẩy việc áp dụng AI trong tổ chức, điều này sẽ giúp họ đạt được thành công trong sự nghiệp một cách tốt nhất. PMI cung cấp các công cụ và tài nguyên để giúp bạn vạch ra hành trình phía trước của mình.

Thông qua bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến: 

• Các chiến lược và khuyến nghị để bắt đầu áp dụng GenAI, một tập hợp con của công nghệ AI, trong quản lý dự án.
• Những kỹ năng mà người quản lý dự án cần có, được nhìn qua lăng kính của Tam giác tài năng PMI® - PMI Talent Triangle®. . 
• Cam kết của PMI trong việc hỗ trợ các nhà quản lý dự án thông qua quá trình phát triển công nghệ này.

Các chiến lược để bắt đầu áp dụng GenAI trong quản lý dự án

Insight

GenAI có thể hỗ trợ các nhiệm vụ quản lý dự án theo nhiều cách. Nhiệm vụ càng phức tạp thì càng cần nhiều sự can thiệp của con người để mang lại kết quả chất lượng cao. Phần này cung cấp một khuôn khổ để xem xét sự kết hợp các nỗ lực giữa GenAI và các chuyên gia dự án.

Để khám phá và tận dụng tiềm năng của các công cụ GenAI hiện có ngày nay, hãy xem xét việc đánh giá các nhiệm vụ và sản phẩm phân phối của một dự án theo hai khía cạnh chính. Đầu tiên là mức độ phức tạp, đi từ thấp đến cao và bao gồm các yếu tố như có bao nhiêu biến số liên quan đến nhiệm vụ, có liên quan đến bối cảnh kinh doanh hay không và liệu nó có yêu cầu kiến ​​thức và kinh nghiệm quản lý dự án cụ thể hay không. Khía cạnh thứ hai là mức độ can thiệp của con người cần thiết để đạt được kết quả mong đợi từ công cụ GenAI. Trong trường hợp này, nhiệm vụ càng phức tạp thì càng cần có sự can thiệp của con người để hoàn thành nhiệm vụ.

Trong hai khía cạnh này, các nhà quản lý dự án có thể xem xét sự hỗ trợ mà GenAI có thể cung cấp trên phạm vi từ tự động hóa, hỗ trợ đến tăng cường.

- Tự động hóa
GenAI có thể tự động hóa các nhiệm vụ có độ phức tạp thấp và cần ít sự can thiệp của con người vào kết quả cuối cùng. Ví dụ bao gồm tạo báo cáo, phân tích tài liệu với nhiều loại dữ liệu, tóm tắt ghi chú cuộc họp và thực hiện các phép tính. Cách tiếp cận “tự động hóa” cho phép người quản lý dự án tạo ra các lời nhắc tiêu chuẩn có thể được sử dụng trong các dự án khác nhau và bởi các thành viên khác trong nhóm, vì những nhiệm vụ này thường không cần người quản lý dự án có kinh nghiệm cao để đánh giá và xác minh kết quả.

- Hỗ trợ
Ở cấp độ “hỗ trợ”, các chuyên gia dự án có thể tận dụng các công cụ GenAI để bổ sung cho phân tích của họ, nhận bản thảo đầu tiên để các chuyên gia xem xét và lặp lại xây dựng kết quả mong đợi cho một nhiệm vụ cụ thể. Kết quả của công cụ không thể được coi là hoàn chỉnh nếu không sàng lọc, thử nghiệm và phân tích bổ sung. Ví dụ về phương pháp này bao gồm tạo bản thảo đầu tiên về phân tích chi phí-lợi ích, thực hiện phân tích dữ liệu để sử dụng cho đề xuất thay đổi phạm vi, tạo kế hoạch lập kế hoạch và thực hiện phân tích rủi ro. Kết quả cuối cùng có thể cần sự can thiệp vừa phải từ một chuyên gia dự án có kinh nghiệm để đảm bảo nó đầy đủ và chính xác.

- Tăng cường
Cấp độ phức tạp nhất là “tăng cường”, nơi các chuyên gia dự án có thể nâng cao các khả năng hiện có cũng như khám phá và phát triển các khả năng mới. Cách tiếp cận này giúp người quản lý dự án thực hiện các nhiệm vụ chiến lược và phức tạp hơn dành riêng cho tổ chức hoặc chủ đề, chẳng hạn như tạo ra các trường hợp kinh doanh nổi bật cho dự án và hỗ trợ việc ra quyết định phức tạp với nhiều yếu tố phụ thuộc lẫn nhau và nhiều biến số.

Cuối cùng, các chuyên gia dự án vẫn sẽ hướng dẫn và thực hiện hầu hết công việc, nhưng họ có thể tận dụng GenAI để hiểu rõ hơn và thực hiện các nhiệm vụ cụ thể bằng cách sử dụng nhiều tương tác với công cụ này. Ở cấp độ này, có khả năng kinh nghiệm và kiến ​​thức sâu rộng của cá nhân về kinh doanh và quản lý dự án sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của kết quả cuối cùng.

Hình 1 thể hiện mức độ hỗ trợ mà GenAI có thể cung cấp cho các nhiệm vụ dự án cụ thể, được thể hiện theo các khía cạnh về độ phức tạp của nhiệm vụ và mức độ can thiệp của con người.

Để hưởng lợi từ GenAI, các chuyên gia dự án cần có cái nhìn hệ thống về khả năng của mình và hiểu các cách tiếp cận cũng như chiến lược khác nhau có thể được áp dụng để tận dụng tốt hơn công nghệ GenAI trong công việc hàng ngày của họ nhằm trở nên năng suất, hiệu quả và nhanh hơn cũng như cung cấp các dự án thành công đến tổ chức.

Hoạt động

• GenAI có thể tự động hóa, hỗ trợ và tăng cường các nhiệm vụ quản lý dự án. Bạn và nhóm của bạn chuẩn bị như thế nào để tận dụng GenAI hỗ trợ công việc dự án trong tổ chức?
• GenAI có thể hỗ trợ các nhiệm vụ quản lý dự án nhưng vẫn cần sự can thiệp của con người khi độ phức tạp của nhiệm vụ tăng lên. Làm thế nào bạn có thể đảm bảo rằng bạn và những nhà quản lý dự án trong tổ chức của bạn cung cấp sự giám sát đầy đủ về kết quả đầu ra của GenAI?
• Bạn có đang thảo luận về các sáng kiến ​​nhằm xem xét các quy trình, thực tiễn và kỹ thuật để tích hợp các công cụ GenAI nhằm hỗ trợ khung quản lý dự án doanh nghiệp không?

Hướng dẫn lộ trình phát triển kỹ năng AI của bạn

Tam giác tài năng PMI ® cung cấp một khuôn khổ vững chắc để giúp các chuyên gia dự án hiểu được tác động của GenAI cũng như những kỹ năng và năng lực nào cần được phát triển và cải thiện. Phần này xem xét cách GenAI kết nối ba khía cạnh của tam giác: Cách làm việc, Kỹ năng quyền lực và Sự nhạy bén trong kinh doanh. 

Việc sử dụng GenAI để tự động hóa, hỗ trợ và nâng cao khả năng quản lý dự án của bạn đòi hỏi những kỹ năng mới và tư duy mới đối với công việc dự án. Tam giác tài năng PMI ® giúp các nhà quản lý dự án xác định và theo đuổi các kỹ năng và năng lực quản lý dự án phù hợp. Nó cung cấp lăng kính hoàn hảo để qua đó các nhà quản lý dự án có thể tiếp cận kế hoạch xây dựng kỹ năng GenAI của họ.

1. Cách thức làm việc

Cho dù đó là khả năng dự đoán - predictive, linh hoạt - agile, tư duy thiết kế -design thinking hay các phương pháp thực hành mới vẫn đang được phát triển, thì rõ ràng ngày nay có rất nhiều cách để hoàn thành công việc. Đó là lý do tại sao PMI khuyến khích các chuyên gia dự án trở nên thông thạo nhiều cách làm việc nhất có thể để họ có thể áp dụng đúng kỹ thuật vào đúng thời điểm, mang lại kết quả thành công.

Cách thức làm việc -  ways of working của Tam giác tài năng PMI® tập trung vào việc áp dụng cách tiếp cận, thực tiễn, kỹ thuật và công cụ tốt nhất để quản lý dự án thành công. Với sự sẵn có và tiềm năng của các công cụ GenAI ở cả cấp độ cá nhân và tổ chức, điều quan trọng là tận dụng những kết quả được cải thiện mà GenAI có thể giúp các nhà quản lý dự án mang lại.

Hãy coi “cách làm việc” như một chuỗi các sự kiện và nhiệm vụ để mang lại kết quả, trong đó AI tổng hợp có thể tự động hóa, hỗ trợ hoặc nâng cao các kỹ năng và năng lực quản lý dự án. Ví dụ: 

• Lập kế hoạch dự án: Sử dụng GenAI để đơn giản hóa việc khai thác dữ liệu và phân tích dữ liệu lịch sử nhằm giúp lập kế hoạch và tối ưu hóa dự án tổng thể, đồng thời tạo tài liệu dự án toàn diện xem xét tất cả các Lĩnh vực Kiến thức - Knowledge Areas của PMBOK® Guide.
• Quản lý thời gian và chi phí: Sử dụng GenAI để hỗ trợ ước tính và sàng lọc thời gian và chi phí, hỗ trợ phân tích chi phí-lợi ích, thực hiện phân tích giá trị thu được, tính toán và xác định các hành động giảm thiểu để giải quyết tình trạng vượt chi phí, chậm trễ, v.v.
• Quản lý rủi ro: GenAI có thể hỗ trợ xác định, phân tích rủi ro và đưa ra khuyến nghị chung để giảm thiểu và loại bỏ rủi ro. Nó có thể giúp xác định việc lập kế hoạch rủi ro, báo cáo rủi ro và hỗ trợ truyền thông.
• Hỗ trợ viết và đọc: GenAI đang được sử dụng rộng rãi để cải thiện khả năng viết, bao gồm cả tài liệu và email, nhằm hỗ trợ các nhiệm vụ giao tiếp chung và cụ thể. Nó cũng có thể được sử dụng để tạo mã, tóm tắt các ghi chú cuộc họp và bài học rút ra từ các dự án trước đây cũng như thu thập thông tin chi tiết từ dữ liệu phi cấu trúc.

Người quản lý dự án cũng nên tìm hiểu về mối quan hệ cơ bản giữa dữ liệu và AI, đồng thời làm quen với chiến lược và thực tiễn về dữ liệu của tổ chức. Bằng cách hiểu cách cung cấp dữ liệu cho các công cụ này, người quản lý dự án sẽ có định hướng tốt hơn để hiểu và đánh giá kết quả đầu ra của AI. Kiến thức về dữ liệu cũng sẽ cho phép người quản lý dự án định hình các công cụ và mô hình dành riêng cho dự án - những công cụ dự đoán kết quả, rủi ro, tài nguyên của dự án, v.v. - để họ đưa ra những dự đoán và phân tích chính xác nhất nhằm thúc đẩy quá trình ra quyết định. Kiến thức này cũng sẽ giúp các nhà quản lý dự án xác định và giải quyết những rủi ro mà việc sử dụng GenAI có thể gây ra cho doanh nghiệp.

• Mặc dù các dự đoán cho thấy tiềm năng to lớn của GenAI trong quản lý dự án nhưng tỷ lệ áp dụng hiện tại vẫn rất thấp. Bạn xác định các nhiệm vụ trong dự án của mình như thế nào mà AI có thể được tích hợp để mang lại hiệu suất cao hơn? 
• Với sự tích hợp nhanh chóng của công nghệ AI vào các công cụ quản lý dự án phổ biến, bạn có chủ động xác định và áp dụng các tính năng hỗ trợ AI này để cải thiện hiệu suất dự án không? 
• Xem xét vai trò quan trọng của dữ liệu trong việc thúc đẩy kết quả đầu ra AI chính xác, bạn đang thảo luận những sáng kiến ​​nào trong tổ chức của mình để đảm bảo dữ liệu dự án hữu ích có sẵn để cung cấp cho các công cụ GenAI? 

2. Kỹ năng sức mạnh

Những kỹ năng giao tiếp này bao gồm lãnh đạo hợp tác, giao tiếp, giải quyết vấn đề và tư duy chiến lược. Việc đảm bảo các nhóm có những kỹ năng này cho phép họ duy trì ảnh hưởng với nhiều bên liên quan khác nhau - một thành phần quan trọng để tạo ra sự thay đổi.

PMI's Pulse of the Profession® 2023 (4) đã xác định 04 kỹ năng quyền lực quan trọng cần thiết để giúp các tổ chức chuyển đổi và mang lại kết quả bền vững: tư duy chiến lược, giải quyết vấn đề, lãnh đạo hợp tác và giao tiếp. Tất cả những đặc điểm này có thể được tăng cường nhờ AI ở một mức độ nào đó. Ví dụ: người quản lý dự án có thể đóng góp mang tính chiến lược hơn cho dự án và tổ chức của họ bằng cách áp dụng các công cụ AI vào các khía cạnh khác nhau trong hoạt động kinh doanh, ngành và thị trường của họ để giải quyết vấn đề hiệu quả và nhanh chóng hơn.

• Tích hợp tư duy chiến lược:  GenAI rất quen thuộc với các mô hình và cấu trúc chiến lược. Ngay cả khi bạn không hiểu chiến lược tổ chức ngoài tài liệu cấp cao, việc tìm hiểu những yếu tố điển hình của chiến lược có thể là gì đối với một tổ chức như tổ chức của bạn sẽ giúp bạn mở rộng tầm mắt tới nhiều điểm kết nối cấp thấp hơn nhưng quan trọng mà bạn có thể chưa bao giờ cân nhắc.
• Cải thiện sự cộng tác: Nhắc nhở GenAI ở giai đoạn đầu của quá trình cộng tác giúp nhóm bắt đầu ở một địa điểm khác, vì nó cho phép nhóm bỏ qua tất cả các hoạt động động não về mẫu số chung thấp nhất có thể chiếm ưu thế trong các cuộc họp ban đầu.
• Giải quyết vấn đề nhanh hơn: Giải quyết vấn đề trong quản lý dự án đòi hỏi những quan điểm đa dạng. GenAI có thể giúp giải quyết các phần cụ thể của vấn đề, thực hiện nghiên cứu và đề xuất các giả thuyết. Tuy nhiên, hãy nhớ rằng nó thiếu một cái nhìn có hệ thống để kết hợp tất cả các phần lại với nhau do kiến ​​thức chung về bối cảnh kinh doanh cụ thể của công ty bạn.
• Cải thiện giao tiếp: Sử dụng GenAI để giúp hợp lý hóa giao tiếp ở các cấp độ khác nhau, bao gồm tăng cường quản lý các bên liên quan, đề xuất dữ liệu hỗ trợ, tự động hóa các quy trình giao tiếp ít phức tạp hơn và đánh giá nội dung để giúp truyền tải câu chuyện và quan điểm phù hợp trong các thông điệp nhạy cảm và phức tạp hơn.

Các kỹ năng quyền lực sẽ càng trở thành một lợi thế cạnh tranh, tạo ra hoặc phá vỡ từng dự án vì năng suất AI tăng lên cho phép dành nhiều thời gian hơn cho sự tương tác giữa con người với nhau. Nghiên cứu của riêng PMI, cũng như nhiều nghiên cứu quy mô nhỏ và quy mô lớn trong hai thập kỷ qua, luôn chỉ ra yếu tố con người là một trong những nguyên nhân hàng đầu dẫn đến thất bại của dự án.

Hãy nhớ rằng các thuật toán không thể nhìn thẳng vào mắt bất kỳ ai, nói lên sự thật trước quyền lực, giữ vững đường lối đạo đức hoặc chịu trách nhiệm về các quyết định của mình. Người quản lý dự án có thể làm tất cả những điều này và hơn thế nữa, bao gồm khả năng tương tác với con người, bày tỏ sự đồng cảm, thích ứng, tạo ra các giải pháp phản trực giác, quyết định mơ hồ, đàm phán, quản lý các bên liên quan, lãnh đạo và động viên. Người quản lý dự án có những kỹ năng sẽ không bao giờ tìm được đường vào máy móc, cho dù máy móc có trở nên thông minh đến đâu.

• Bạn dự định tận dụng các công cụ GenAI như thế nào để điều chỉnh các mục tiêu của dự án với các chiến lược tổ chức rộng hơn và đảm bảo mang lại giá trị nhất quán?
• Bạn đang thực hiện những bước cụ thể nào để tích hợp các công cụ AI ở giai đoạn đầu của quá trình động não, xác định và chuẩn bị các tài liệu ban đầu cho dự án?
• Trước việc áp dụng các công cụ GenAI để thực hiện hoặc hỗ trợ một số nhiệm vụ và hoạt động quản lý dự án, bạn dự định cân bằng công nghệ với sự khéo léo của con người như thế nào để nhận biết và tận dụng tính độc đáo trong bối cảnh của từng dự án?