Một số cách chạy Daily scrum hiệu quả

Theo Scrumguides.org, Daily Scrum là một hoạt động được kéo dài trong vòng 15 phút được tham gia với các thành viên trong nhóm phát triển sản phẩm (Development Team) với mục tiêu đồng bộ tiến độ của công việc.

Trong bài viết giới thiệu “Bóng đá có 3-5-2, Scrum có 3-5-3”, chúng ta đã được giới thiệu về các khái niệm có trong Scrum, và đặc biệt là các hoạt động diễn ra trong Scrum (Scrum Activities).

Hôm nay, chúng ta hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về khái niệm Scrum hằng ngày (Daily Scrum). Ngoài ra, trong bài viết này, chúng ta sẽ cùng hiểu hơn về một số cách để Daily Scrum trở nên hiệu quả hơn với những người tham gia nhé. 

1. Giới thiệu về Daily Scrum?

1.1 Định nghĩa của Daily Scrum

Theo Scrumguides.org, Daily Scrum là một hoạt động được kéo dài trong vòng 15 phút được tham gia với các thành viên trong nhóm phát triển sản phẩm (Development Team) với mục tiêu đồng bộ tiến độ của công việc.

+ Những gì đã đạt được

+ Kế hoạch tiếp theo trong vòng 24h

+ Những rào cản đang gặp phải

Daily Scrum được diễn ra vào một khoảng thời gian và địa điểm nhất định để giảm thiểu được tính phức tạp của các buổi họp. Theo Scrumguides.org, nhóm phát triển sản phẩm (Development Team) chuẩn có số lượng người ít nhất là 3, và tối đa là 9 người. Vì thế, 15 phút là khoảng thời gian tối đa để diễn ra một buổi Daily Scrum. Điều này không có nghĩa Daily Scrum bắt buộc phải kéo dài đến 15 phút dù team ít người. Daily Scrum có thể kết thúc sớm hơn dự kiến nếu tất cả các thành viên trong team đã hoàn thành. 

1.2 Mục đích của Daily Scrum là gì?

Daily Scrum được sử dụng với mục đích đồng bộ tiến độ công việc được giao, gỡ bỏ rào cản, và lên kế hoạch hoàn thành các công việc mới trong ngày. Daily Scrum không chỉ giúp điều chỉnh các công việc để hướng đến hoàn thành Sprint Goal, mà còn khuyến khích cho các thành viên tự giác đưa ra cam kết hoàn thành công việc trong vòng 24 tiếng.

Ngoài ra, Daily Scrum còn có những lợi ích đáng kể như:

+ Tìm ra rào cản nhanh chóng

+ Dễ dàng chuyển giao kiến thức

+ Đưa ra quyết định nhanh hơn

+ Cải thiện tinh thần đồng đội

+ Nâng cao ý thức trách nhiệm chung của các thành viên

1.3 Các cách thức phổ biến để thực hiện Daily Scrum

Có rất nhiều cách khác nhau để thực hiện, và tùy theo mỗi nhóm mà mọi người sẽ có các cách điều chỉnh khác nhau để làm sao có thể khai thác ích lợi của Daily Scrum nhiều nhất có thể. Dưới đây, mình sẽ giới thiệu về hai cách thức phổ biến nhất để tổ chức Daily Scrum.

1.3.1 Round Robin

- Với cách thức tổ chức Daily Scrum này, mỗi thành viên tham gia đều phải trả lời ba câu hỏi sau:

1. Đã làm gì hôm qua?

2. Sẽ làm gì hôm nay?

3. Cái gì đang cản trở công việc?

- Bằng cách tập trung vào ba câu hỏi này, team mình sẽ biết rõ những công việc đã xong, những công việc sẽ làm, hoặc những công việc đang bị cản trở và cần sự giúp đỡ từ các thành viên khác trong team. Daily Scrum giúp tối ưu hóa khả năng hoàn thành các công việc được định ra trong Sprint Backlog.

1.3.2 Walk the board

Walking the board cũng là một trong những cách thức phổ biến để tổ chức Daily Scrum.Tất cả các thành viên đứng trước bảng phân công vật lí và bắt đầu cập nhật tiến độ của từng thẻ công việc có trên bảng. Một thành viên sẽ đứng ra chịu trách nhiệm cho việc đặt câu hỏi về tiến độ của công việc và di chuyển thẻ tới nơi tương ứng. Việc thực hiện này sẽ được làm từ bên phải bảng sang bên trái bảng theo trình tự.

+ Kiểm tra cái gì có thể phát hành (release).

+ Kiểm tra những phần nào đã được thực hiện.

+ Thực hiện những gì có thể thực hiện.

+ Phân công thêm nhiệm vụ cho thành viên nào cần. 


1.4 Thành viên nào sẽ tham gia Daily Scrum?

- Bắt buộc tham gia đối với nhóm thành viên phát triển sản phẩm (Development Team). Đây là cuộc họp nội bộ của Development Team nhằm kiểm tra tiến độ tồn đọng của Sprint, lên kế hoạch để giải quyết công việc trong ngày, và gỡ bỏ rào cản. Đây là lý do chính mà tất cả các thành viên trong Development Team bắt buộc phải tham gia.

Daily Scrum đề cao tinh thần tự giác của các thành viên. Các thành viên sẽ phải kêu gọi những người khác trong team tham gia Daily Scrum trước khi tới giờ, dù có Scrum Master hay không.

- Daily Scrum mang tinh thần tự giác của Development team, không bắt buộc đối với Scrum Master, Product Owner

Tuy nhiên, Scrum Master vẫn được khuyến khích có mặt để đảm bảo nhóm phát triển sản phẩm tham gia và tổ chức đầy đủ các buổi Daily Scrum. Đồng thời, Scrum Master đảm bảo Development team hiểu được tinh thần của việc hoàn thành Daily Scrum trong vòng 15 phút dù có bao nhiêu thành viên trong team đi chăng nữa.

Ngoài ra Scrum Master sẽ không để các thành viên tham gia làm gián đoạn đến Daily Scrum.

2. Những lỗi thường gặp trong Daily Scrum

2.1 Daily Scrum không diễn ra đúng thời gian quy định

Chúng ta nếu làm việc trong môi trường phát triển phần mềm, hẳn ai cũng đã không dưới một lần tham gia vào Daily Scrum và chứng kiến tình cảnh như nhóm mình. Cuộc họp bắt đầu vào lúc 9h30 sáng, nhưng vào thời gian này lại có một số các thành viên làm việc riêng, nghe điện thoại, hoặc thậm chí đang bận đi lấy hàng do shipper hối quá.

Những việc này ảnh hưởng đến Daily Scrum không thể bắt đầu đúng giờ vì chưa đủ người.

2.2 Daily Scrum không phải là buổi để báo cáo tiến độ với Scrum Master hoặc PO

Đôi khi, Daily Scrum có thể trở thành cuộc báo cáo 1-1 giữa một thành viên với 1 thành viên khác trong team hoặc với Scrum Master, hoặc PO, do những thành viên khác không tập trung vào cuộc họp này hoặc đang trao đổi riêng với nhau. Điều này dẫn tới tiến độ công việc, hoặc thậm chí rào cản của thành viên không được hỗ trợ bởi các thành viên khác.

2.3 Không trả lời đủ ba câu hỏi

Một số thành viên chỉ dừng lại ở hai câu hỏi đầu tiên, và rất hạn chế trong việc trao đổi về những khó khăn mà mình đang gặp phải. Mặc dù có những công việc không đi đúng với tiện độ cần có. Điều này đồng nghĩa với việc một số thành viên này đang có trở ngại, và chưa sẵn sàng để sẻ chia.

3. Làm thế nào để giúp Daily Scrum trở nên hiệu quả hơn?

3.1 Duy trì thói quen họp mỗi ngày vào thời gian nhất định

Thực hiện hằng ngày vào thời gian nhất định giúp hình thành thói quen cho các thành viên, và giúp họ thích nghi với Daily Scrum nhanh hơn.

Để tạo được thói quen này, bạn có thể bắt đầu bằng lời nhắc nhở trong email bằng cách tạo sự kiện định kỳ, và thậm chí có thể đặt một chiếc đồng hồ báo thức vào đúng thời gian diễn ra buổi họp để các thành viên làm quen nhanh với Daily Scrum.

3.2 Thực hiện Daily Scrum vào buổi sáng

Nếu có thể thực hiện họp mỗi ngày vào buổi sáng, điều này sẽ giúp bạn loại bỏ được rào cản sớm nhất có thể. Khoảng thời gian còn lại trong ngày, các thành viên có thể tập trung công việc hơn, thay vì đang làm việc lại phải dừng và tham gia Daily Scrum.

3.3 Di chuyển một vật nhỏ tới thành viên lần lượt phát biểu

Chuẩn bị một vật như trái banh có khối lượng khoảng 100-200 gram để có thể chuyền cho các thành viên tham gia trong buổi họp. Điều này giúp thành viên biết được tới lượt mình, và giúp cho mọi người khác chú ý hơn trong buổi họp.

Việc cầm một vật trên tay sẽ nhấn mạnh trong Daily Scrum, mỗi thành viên tham gia sẽ phát biểu tại thời điểm nhất định. Tuy nhiên, nếu trao đổi về cản trở trong công việc, những thành viên khác có thể phát biểu để giúp đỡ.

Ngoài ra, thời gian cầm banh càng lâu sẽ khiến cho tay thành viên đang phát biểu càng nặng. Đây là một tip nho nhỏ giúp các thành viên phát biểu nhanh hơn, và chuyền banh cho người khác, thay vì giữ quá lâu.

3.4 Nhớ rằng Daily Scrum không phải là buổi thảo luận kỹ thuật

Duy trì Daily Scrum trong khoảng thời gian 10-15 phút, và tuyệt đối không vượt quá 15 phút. Đây là khoảng thời gian để hiểu về tiến độ, rào cản.

Bạn không nên để các thành viên trao đổi về rào cản trong buổi họp này. Những thảo luận sâu hơn có thể xảy ra sau khi đã kết thúc Daily Scrum.

4. Tóm tắt:

Vậy là chúng ta đã cùng tìm hiểu về Daily Scrum cũng như một số cách có thể giúp Daily Scrum trở nên hiệu quả hơn. Đừng ngần ngại chia sẻ thêm những cách mà các bạn áp dụng trong Daily Scrum tại công ty ở dưới comment cho chúng ta cùng học hỏi thêm nhé!!!!!

Nhóm tác giả: 

Bich Nguyen (Snr. Business Analyst, PSM I)

Danh Huynh (Snr. Software Engineer)

Khanh Vo (PMP, PSM I, ITIL v3)

Product Backlog là gì? Có quan hệ như thế nào với WBS

Bản tuyên ngôn Agile - lịch sử hình thành Agile

12 nguyên tắc của Agile

Trong dự án Agile, công việc ước tính có thật sự cần thiết?

Quản lý dự án với Scrum

Scrum of Scrums

User stories - Công cụ lên kế hoạch của Agile

Story points - Công cụ ước lượng của Agile

Velocity là gì - Công cụ đo lường tốc độ hoàn thành công việc của nhóm Agile

Story Map - Lập kế hoạch tổng quát trong Agile

Agile Retrospectives - Nhìn lại và cải tiến hiệu quả công việc dự án

Kanban - phương pháp giúp cải tiến quy trình làm việc của dự án

PDCA - Chu trình cải tiến liên tục

Personas - Công cụ xây dựng hình tượng khách hàng trong Agile

Lean - Tinh gọn hóa quy trình một cách hiệu quả

Hướng Dẫn Scrum 2020 - The Scrum Guide 2020

Bóng đá có 3-5-2, Scrum có 3-5-3

Bắt đầu với Scrum từ đâu đây ta?

Một số cách chạy Daily scrum hiệu quả



Cũ hơn Mới hơn


Thông tin liên hệ

Thông tin chuyển khoản
Công ty Cổ phần ATOHA. Ngân hàng Á Châu (ACB). Số tài khoản: 6868 2468, PGD Tân Sơn Nhì, TPHCM.
Đăng ký khóa học
Chọn khóa học phù hợp bằng cách điền thông tin như link bên dưới. Tư vấn viên Atoha sẽ liên hệ anh/chị ngay.
Câu hỏi thường gặp

“Có. Atoha sẽ có chứng nhận hoàn thành chương trình đào tạo dành cho học viên và cung cấp 35 giờ đào tạo bắt buộc (1 trong 3 điều kiện thi lấy chứng chỉ PMP quốc tế)."

“Cả 2. Tài liệu có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Việt tùy vào lớp. Atoha có thể đào tạo bằng cả tiếng Anh hoặc tiếng Việt."

“Chưa bao gồm. Học viên sẽ cần đóng phí thi trực tiếp cho viện PMI nếu muốn đăng ký thi, phí thi tham khảo 555usd/non-member và 405usd/member. Tham khảo thêm tại: www.pmi.org"

"Một số khách hàng doanh nghiệp tiêu biểu: Nestle, Colgate-Palmolive, Castrol, Coca-Cola, Suntory Pepsico, Carlsberg, Schneider Electric, GEA, Sonion, Terumo BCT, Lazada, NEC, Apave, Vinamilk, VNG, MB Bank, FE Credit, PTI, Mobifone, VNPT, PV Gas, CJS, MB Ageas Life, Deha Software, PNJ, Square Group, Delta, Gamma, DSquare, Vascara, FECON, VNT19, Vingroup (HMS),.."

Liên hệ ngay với Atoha để được tư vấn về chương trình phù hợp

Các khóa học đã đăng ký