Hợp tác nhóm quan trọng như thế nào?

Trong số 1400 người (giám đốc điều hành, nhân viên và nhà giáo dục) được khảo sát, 86% nói rằng những thất bại ở nơi làm việc là do sự hợp tác nhóm kém. Dưới đây là các số liệu thống kê khác và lợi ích của việc cộng tác tại nơi làm việc. (Nguồn: https://goremotely.net/blog/workplace-collaboration/)

• 83% nhân viên hợp tác tốt hơn với sự hỗ trợ của công nghệ. Các dạng phần mềm chat nhóm, quản lý nhóm, truyền thông nội bộ có thể giúp nhóm hoạt động tốt hơn.
• 75% nhân viên cho rằng kỹ năng làm việc nhóm và lãnh đạo tốt là yếu tố quyết định sự thành công của các dự án.
• 39% công nhân được khảo sát tin rằng công ty và nhóm của họ có thể hợp tác tốt hơn.

Sử dụng các công cụ quản lý dự án cho phép nhân viên làm việc từ xa, và làm việc từ xa có thể tiết kiệm cho người sử dụng lao động tới $11,000 mỗi năm. Chuyển đổi cách thức làm việc tại văn phòng sang làm việc tự do địa điểm nhờ vào nền tảng số thực sự trở thành bước ngoặc mới cho việc cộng tác nhóm.

Các nghiên cứu cho thấy 3,7 triệu nhân viên ở Mỹ làm việc từ xa ít nhất một nửa thời gian.

• Các nhóm được hỗ trợ các kiến thức và kĩ năng hợp tác có thể mang lại lợi nhuận cao hơn tới 21% - Tạp chí Gallup.
• 61% nhân viên gặp phải tình trạng kiệt sức và 31% trong số đó bị căng thẳng trong công việc – Tạp chí CareerBuilder.
• 80% tất cả nhân viên trên khắp Hoa Kỳ cảm thấy khá căng thẳng do thiếu giao tiếp hiệu quả – Tạp chí Dynamic Signal.
• 63% tổng số nhân viên Mỹ muốn nghỉ việc vì giao tiếp kém khiến họ không thể thực hiện đúng công việc của mình.
• 97% nhân viên và giám đốc điều hành cấp cao tin rằng việc thiếu hợp tác nhóm tốt sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến kết quả của dự án – Tổ chức tư vấn chiến lược cấp cao McKinsey.
• Theo The Economist, 33% tổng số nhân viên nói rằng sự hợp tác trong nhóm tốt hơn khiến họ trung thành hơn. Lý do vì các mối quan hệ tốt trong công ty trở thành một phần không thể thiếu trong cuộc sống của các thành viên. Họ có rất ít lý do để rời bỏ một cộng đồng như “gia đình” của mình.

Vì tầm quan trọng ấy, chúng ta cần thiết phải nâng cao hiệu quả cộng tác nhóm trong tổ chức.

Các kĩ thuật cộng tác nhóm và các phương pháp hay nhất

Kĩ thuật 1: Đặt mục tiêu của đội

Bạn cần đảm bảo rằng mọi người trong nhóm đều biết mục tiêu làm việc nhóm mà họ đang theo đuổi.

Hãy thông báo mục tiêu của nhóm hàng ngày để đảm bảo không có hiểu lầm nào xảy ra trong quá trình thực hiện. Nó sẽ giúp đồng đội của bạn tập trung vào làm việc hiệu quả và phát hiện ngay những lỗ hổng trong giao tiếp và loại bỏ chúng kịp thời.

Bên cạnh việc đề ra những mục tiêu rõ ràng, bạn cần nâng cao kĩ năng lãnh đạo và xây dựng một phong cách quản lý phù hợp với bạn và nhóm. Trong các nhóm hoạt động theo phương pháp Agile, lãnh đạo phụng sự (servant leadership) là một phong cách quản lý rất hữu hiệu, đề cao tính tự chủ và phát huy tối đa năng lực của từng cá nhân.

Các mục tiêu nhóm có thể được trình bày trên các dashboard hoặc white board tại nơi làm việc. Nó sẽ hoạt động như một sự khích lệ bị động, nhằm nâng cao ý thức và định hướng của từng thành viên, chống sao nhãng khỏi dự án.

Kĩ thuật 2: Sử dụng Ice-breaker

Ice-breaker là những hoạt động khơi gợi năng lượng của một nhóm, thường là các hoạt động nhỏ và đòi hỏi sự cộng tác với nhau, hoặc đơn giản chỉ là một câu hỏi, một câu chuyện chung. Sử dụng ice-breaker hiệu quả sẽ giúp bầu không khí làm việc trong team trở nên thân thiện, vui vẻ.

Hãy bắt đầu cuộc họp với những câu hỏi mang tính thường nhật như “Môn thể thao yêu thích của mọi người là gì?” hoặc “Địa điểm du lịch mọi người muốn đến trong năm nay là đâu?”, “Mọi người thích làm gì vào cuối tuần này?”,... Điều đó sẽ tạo ra bầu không khí thoải mái cho cuộc họp và nâng cao tinh thần hợp tác.

Nếu nhóm có thành viên mới, bạn cũng có thể tạo trò chơi nhỏ như tập thể dục cùng nhau tại văn phòng, hoặc là bốc thăm để xem hôm nay ai là người sẽ đặt cơm trưa cho cả nhóm. Những hoạt động này giúp cho các thành viên có cơ hội trò chuyện với nhau nhiều hơn. Việc cảm nhận về tính cách của nhau giúp cho các cá nhân trong nhóm dễ dàng điều chỉnh hành vi cư xử cũng như biết cách trình bày ý kiến của mình, từ đó nâng cao được hiệu quả làm việc của nhóm

Kĩ thuật 3: Làm nổi bật giá trị của từng cá nhân

Kĩ thuật tiếp theo để cải thiện khả năng cộng tác trong nhóm là làm nổi bật giá trị của từng thành viên trong nhóm.

Nếu bạn khiến nhân viên của mình cảm thấy được đánh giá cao và lắng nghe, thì họ có nhiều khả năng sẽ đánh giá cao không gian làm việc, đồng nghiệp và công việc của họ. 

Mặt khác, nếu bạn không làm cho các thành viên trong nhóm cảm thấy được tôn trọng, họ sẽ có nhiều khả năng từ chức hoặc thay đổi nơi làm việc. 66% nhân viên sẽ từ chức nếu họ cảm thấy không được đánh giá cao và con số này thậm chí còn cao hơn ở những người thuộc thế hệ millennials - 76%.

Biết được giá trị của các thành viên trong nhóm sẽ giúp bạn tổ chức dự án của mình một cách dễ dàng mà không cần phải xem liệu nhiệm vụ bạn đã giao cho người X có phù hợp hơn với người Y hay không.

Để làm được điều này, bạn cần cảm ơn và trân trọng những đóng góp hoặc ý kiến dù nhỏ hay lớn của từng thành viên, khích lệ họ khi họ gặp khó khăn trong công việc. Điều dễ thấy nhất trong các team sales có doanh thu rất cao đó chính là mối quan hệ thân thiết giữa sếp và các cấp dưới. Những người lãnh đạo xem nhân viên của họ như anh/chị em của mình và luôn cho họ thấy họ có giá trị thế nào thông qua việc trân trọng các cột mốc dù nhỏ hay lớn.

Kĩ thuật 4: Quản lý sự tập trung

Để truyền cảm hứng cho nhóm của bạn và thúc đẩy họ tiến lên, bạn sẽ tập trung nói về nhiều vấn đề liên quan đến năng suất của nhóm. Hầu hết mọi người đều cố gắng theo đuổi việc làm sao quản lý thời gian và cân bằng công việc với đời sống cá nhân, tuy nhiên, điều này khác xa với thực tế. Trong thực tế, bạn thường bị sao nhãng sự tập trung bất kể bạn đang ở trong công việc hay trong cuộc sống cá nhân.

Nhiều người đặt ra các mục tiêu hàng ngày, sắp xếp các nhiệm vụ của họ trong các danh sách và tiếp tục thiếu sót trong việc đạt được các mục tiêu của họ.Tuy nhiên, cũng có những người có thể vượt qua điều đó thành công. Vậy bí quyết thành công ở đây là gì?

Một số người biết cách quản lý sự tập trung tốt hơn. Họ tập trung vào những nhiệm vụ thiết yếu thực sự tác động đến kết quả. Điều này giúp họ có thể giải phóng khỏi những lo lắng ở hiện tại.

Quản lý sự tập trung có liên quan rất nhiều đến động lực.

- Nếu bạn có động lực, bạn có thể hoàn thành nhiệm vụ nhanh hơn nhiều so với thời hạn bạn đặt ra

- Khi bạn có động lực, bạn biết cách sắp xếp thứ tự ưu tiên các nhiệm vụ của mình tốt hơn.

- Đối với mọi dự án, bạn sẽ có các hạng mục A (quan trọng) và hạng mục B (không quan trọng bằng)

Ví dụ: Hãy xem việc thực hiện lắp ráp một chiếc ô tô.

Các hạng mục A của bạn sẽ là lốp xe, động cơ, khung xe,... Nếu bạn kết hợp những thứ này lại với nhau, bạn sẽ tạo ra một chiếc xe thực sự hoạt động, dù bạn sẽ rất khó chịu khi lái nó, nhưng nó thật sự là một chiếc xe hoạt động được

Các hạng mục B có thể là cửa sổ, ghế, gương,... Xe vẫn có thể hoạt động nếu không có chúng. Chúng chỉ giúp chiếc xe trở nên thoải mái hơn khi sử dụng.

Vậy nên trong trường hợp bạn sắp hết thời gian của dự án, bạn cần phải hoàn thiện được hết hạng mục A

Động lực nào để bạn có thể tập trung vào hạng mục A và không sa đà vào những hạng mục B?

Đó có thể là tỉ lệ thành công của các dự án mà bạn đảm nhận, bạn không muốn bất kì dự án nào của mình có sơ sót hoặc chậm tiến độ. Vì vậy bạn luôn muốn hoàn thành sớm và đúng để đảm bảo ít rủi ro xảy ra

Đó cũng có thể là uy tín của bạn với khách hàng, mức hoa hồng nhận được từ dự án. Dù lí do là gì, khi bạn có động lực đúng, bạn sẽ có được sự tập trung cả trong công việc lẫn đời sống.

Nếu như nó là một động lực sai, bạn muốn thực hiện những hạng mục đơn giản để có thời gian để làm việc khác hoặc bạn quá sa đà vào chi tiết vì chúng nằm trong hiểu biết của bạn và bạn muốn thể hiện bản thân. Tất cả đều khiến bạn đạt được những kết quả không mong muốn và ảnh hưởng cho công việc cũng như cuộc sống cá nhân của bạn.

Kĩ thuật 5: Khuyến khích phản hồi tích cực

Bạn cần tạo ra một môi trường hợp tác, nơi mọi người có thể cảm thấy thoải mái khi cộng tác với những người khác và chia sẻ ý tưởng của bản thân. Đảm bảo rằng bạn tránh những lời chỉ trích và thay vào đó tập trung vào việc đưa ra phản hồi mang tính xây dựng.

Việc sử dụng phong cách lãnh đạo phù hợp chắc chắn sẽ giúp bạn xây dựng đội nhóm theo định hướng đồng đội. Điều quan trọng là xây dựng mối quan hệ giao tiếp và cộng tác vững chắc với nhóm của bạn.

Nếu bạn nhận thấy có những thành viên hướng nội, họ tương đối e dè trong việc chia sẻ, thì hãy mời họ bằng cách đặt những câu hỏi gợi mở như “Anh/chị nghĩ sao về vấn đề này?". Hoặc chúng ta có thể “nâng trọng lượng”của một thành viên nào đó bằng việc nhấn mạnh vào ưu điểm của họ như: “Anh/chị có nhiều năm kinh nghiệm trong lĩnh vực này, không biết ý kiến của anh/chị như thế nào?"

Khi các thành viên đưa ra những phản hồi không tốt hoặc đi quá xa so với chủ đề, chúng ta hoàn toàn có thể điều tiết một cách nhẹ nhàng và hạn chế việc các thành viên khác có những hành động khiến cho người phát biểu bị xấu hổ, ví dụ như :”Ý kiến của em rất hợp lí, nhưng hiện tại chúng ta chỉ có thể làm được A/B/C, tuy nhiên, một số ý tưởng trong đề xuất rất thích hợp để tích hợp vào giải pháp sắp tới. Em có thể trao đổi thêm với chị H về hướng của mình”

Hãy luôn tạo bầu khí thân thiện và tăng cường tính hỗ trợ trong các ý tưởng, đó là cách để mọi phản hồi đều thể thiện được giá trị của nó.

Kĩ thuật 6: Tạo dựng văn hóa tôn trọng đối thoại

Một điều kì lạ là văn hóa trong đối thoại gần như là điều rất đỗi thường tình nhưng lại có khá nhiều người quên đi. Chúng ta hay hít vào micro khi đang họp video gây ra những tiếng động làm nhiễu cuộc họp. Chúng ta thường quên để chế độ rung điện thoại khi tham gia thảo luận với khách hàng và nội bộ. Đi họp muộn, không ghi chép lại những vấn đề quan trọng trong cuộc họp, nghịch điện thoại khi đang đối thoại cùng nhiều những hành vi khác khiến chúng ta tạo nên thói quen không tôn trọng việc giao tiếp. Điều đó ảnh hưởng rất lớn đến sự gắn kết giữa các thành viên.

Tạo dựng văn hóa tôn trọng đối thoại là thiết lập nên những quy chuẩn trong việc tham gia đối thoại, và có cơ chế thưởng – phạt theo quy chuẩn đó.

Giao tiếp văn minh sẽ hình thành nên một đội nhóm văn minh và hiệu quả.

Kĩ thuật 7: Đừng chỉ tương tác tại nơi làm việc

Một trong những kĩ thuật quan trọng nhất trong việc xây dựng tính hợp tác cho nhóm là đưa nhóm của bạn ra khỏi văn phòng. Đừng chỉ đưa họ đi ăn trưa, cafe,… mà hãy tổ chức các hoạt động xây dựng nhóm và những nội dung làm việc theo nhóm khác mà mọi người đều có thể tận hưởng.

Các nghiên cứu cho thấy các công cụ hợp tác như phần mềm quản lý dự án hoặc phần mềm chat nội bộ có thể cải thiện đáng kể hiệu suất của nhóm. Phần lớn những người thuộc thế hệ millennials được khảo sát yêu thích các nền tảng xã hội để hợp tác kinh doanh, và tỉ lệ gia tăng cao ở các thế hệ kế cận như thế hệ X, Y.

Kĩ thuật 8: Hợp tác liên phòng ban (Hợp tác chéo)

Hợp tác nhóm liên phòng ban ngày càng được chú trọng khi các tổ chức cần sự phản ứng nhanh trước môi trường kinh doanh. Các nhân viên tại một bộ phận cụ thể cần trao đổi thường xuyên và hợp tác với nhau để đạt được mục tiêu chung. Nhưng vì sao điều này lại quan trọng?

Ý tưởng về cộng tác nhóm chéo là mỗi nhân viên, xuất phát từ một nền tảng khác nhau, có thể đưa ra những cách giải quyết vấn đề độc đáo mà các thành viên khác trong nhóm không nghĩ đến. Các nhóm với chức năng khác nhau nhìn mọi thứ qua các lăng kính khác nhau, từ đó các nhóm có thêm các giải pháp mới cho vấn đề.

Trong một số tổ chức, sẽ tồn tại các nhóm đa chức năng nhằm kích thích sự sáng tạo và tính tương tác trong các nhóm chức năng. 

Chúng ta đôi khi rất cần những “ngoại lực” để kích thích và nâng cao năng lực của nhóm, và hợp tác liên phòng ban chính là một kĩ thuật hữu hiệu.

---------------------------------

Những tư duy giúp việc hợp tác nhóm trở nên hiệu quả hơn

Dưới đây là 3 trong số các tư duy cần thiết nhất để phát triển hệ thống hợp tác trong nhóm:

Tư duy 1: Cởi mở và tôn trọng

Bạn phải có tư tưởng cởi mở nếu muốn phát triển một mối quan hệ lành mạnh và thiết lập thói quen giao tiếp tốt với đồng đội của mình. Chấp nhận những khuyết điểm và những điều không hay ở bản thân mình và ở đối tượng giao tiếp. Dừng việc phán xét nếu chúng mang đến sự tiêu cực cho bạn hay những người xung quanh.

Tư duy 2: Hãy suy nghĩ đường dài

Bạn cũng nên suy nghĩ lâu dài về mối quan hệ của bạn với mọi người. Đây là một câu nói hay nhấn mạnh tầm quan trọng của suy nghĩ dài hạn - “Nếu bạn muốn đi nhanh, hãy đi một mình. Nếu bạn muốn đi xa, hãy đi cùng nhau”. Những người hiện tại đang là đồng nghiệp của bạn có thể trở thành đối tác trong tương lai cho những dự án cá nhân, hoặc thậm chí là người bạn đời của bạn. Vì thế hãy cẩn thận với những phát ngôn của mình.

Tư duy 3: Tranh luận giúp mối quan hệ gắn kết hơn

Và cuối cùng, trong quá trình hợp tác thì tranh luận là điều không thể tránh khỏi. Nếu bạn nghĩ rằng việc tranh luận sẽ khiến cho mối quan hệ trở nên căng thẳng thì điều đó không đúng. Rất nhiều người trân trọng sự góp ý có giá trị từ người khác. Tranh luận giúp bạn thế hiện sự quan tâm và muốn hợp tác với người khác để hướng đến mục tiêu chung. Nó cũng đồng thời khiến cho mọi người tôn trọng cũng như tin tưởng bạn hơn khi những ý kiến bạn đưa ra hợp lí và giúp họ tiến bộ.

----------------------------------------

Làm thế nào để truyền cảm hứng cho nhóm của bạn?

Cách tốt nhất để truyền cảm hứng cho đồng đội của bạn và cải thiện hiệu suất của nhóm là “Hãy khiến cho mọi người vừa sợ hãi cũng vừa hào hứng”

Nỗi sợ khiến cho con người cảm thấy được sống và “có lửa” trong công việc. Thất bại là một phần tất yếu trong cuộc sống, nhưng sợ thất bại sẽ khiến cho con người bị hạn chế trong “vùng an toàn” của mình. Hãy khuyến khích mọi người thử nghiệm những thứ mới và không sợ thất bại, điều này không những tốt cho từng cá thế trong nhóm, mà năng lực và sự dẻo dai của toàn bộ tập thể cũng được nâng cao.

Bên cạnh đó, hãy tạo một bầu không khí thú vị, nơi mọi người không chỉ làm việc mà còn vui vẻ, từ đó cảm thấy hào hứng hơn để chinh phục những chặng thử thách mới. Nếu môi trường làm việc không tạo được sự hứng khởi mà tràn đầy áp lực, thì trong chặng đường dài, các nhóm sẽ bị “rút cạn” năng lượng và hiệu suất sẽ đi xuống.