Dưới đây là các bước hướng dẫn để đào tạo cho nhân viên chưa có kiến thức về Quản lý dự án.

Bước 1: Phân tích yêu cầu

Cần dành thời gian với từng phòng ban, đánh giá kiến thức thực tế của họ về Quản lý dự án, quy trình Quản lý dự án của công ty và vai trò của cá nhân họ. Lắng nghe họ nói, ghi chú lại những quan điểm họ trình bày để chuẩn bị cho các bước sau. Cần chú ý nhất vào thông điệp “Đảm bảo mọi người hiểu được quy trình và mỗi bộ phận cần làm gì vào thời điểm nào”.

Những khái niệm, định nghĩa sau thường bị nhầm lẫn; nên khẳng định lại khi trao đổi:

• Dự án là gì? Vận hành là gì?
• Vai trò của PM là gì? Nhiều người nghĩ họ chỉ đi họp và không làm gì ngoài việc thúc ép mọi người và kiểm soát mọi thứ.
• Tầm quan trọng của một phòng ban trong dự án? Nhiều nhân sự vẫn thấy mình là “người ngoài cuộc” và họ đang bị quấy rầy bởi những người làm dự án khó hiểu.

Bước 2: Chuẩn bị tổ chức training nội bộ

Tôi sẽ giới thiệu tổng quát về PMP^® dựa theo PMBOK^® Guide một cách cơ bản nhất. Quan trọng là mọi người nắm được có bao nhiêu nhóm quy trình trong dự án và giá trị các nhóm quy trình. Cuối buổi training, các phòng ban cần thấu hiểu mức độ quan trọng của họ với dự án. Nỗ lực và đóng góp của họ đem lại tác động to lớn và không thể thay thế. Vì những buổi training này thường chỉ được phép kéo dài 1-2 tiếng, đừng cố nhồi nhét quá nhiều nội dung và cũng đừng làm mọi thứ phức tạp bằng những hoạt động nhóm hoặc những câu hỏi nâng cao. Giữ một số lượng slide tương đối (dưới 15 slides); font chữ to rõ ràng, dễ đọc; nội dung gần gũi với các dự án từng triển khai tại công ty (cả dự án thất bại & thành công); và luôn cố gắng tương tác với mọi người để họ tự suy luận ra được các câu trả lời.

Đừng để buổi training trở thành buổi diễn thuyết không ngừng của riêng bạn về dự án bạn đang triển khai. Người nghe sẽ trở nên thiếu kiên nhẫn và dần mất đi thiện cảm, trong khi bạn đang rất nỗ lực để lấy được niềm tin nơi họ.

Thậm chí, có thể dùng hình ảnh bạn tự chụp các thành viên để làm buổi training thêm sinh động. Mọi người sẽ rất ngạc nhiên khi thấy những hình ảnh chụp lén họ đang tập trung làm dự án. Làm họ thấy hào hứng và họ sẽ tập trung hơn vào những điều bạn muốn nói.

Cố gắng tập luyện trước để buổi training diễn ra suôn sẻ. Nên nhớ, trưởng bộ phận/phòng ban đó cũng sẽ có mặt (nhưng thường ở vị trí quan sát). Hãy chuẩn bị chu đáo nhất có thể.

Bước 3: Ngày tổ chức training

Cần chuẩn bị trước:

• Đảm bảo phòng sạch sẽ và thoáng mát với nhiệt độ thoải mái.
• Sắp xếp mọi người ngồi vòng tròn (kiểu bàn họp hội nghị), ngồi kiểu lớp học không phù hợp để tương tác-trao đổi-tranh luận.
• Chuẩn bị tea-break: cà phê, kẹo, bánh quy… để xoa dịu bầu không khí
• Bắt đầu bằng phần giới thiệu nếu cần thiết

Trong lúc học:

• Cần giới thiệu trước nội dung thuyết trình để mọi người nắm được bạn đang nói phần nào
• Luôn giữ tính tương tác
• Đặt câu hỏi, tạo cơ hội xem mọi người có hiểu những gì bạn đang nói
• Canh chừng thời gian (đặt hẹn giờ hoặc nhờ người nhắc)
• Khuyến khích mọi người đưa ra đề xuất cải thiện và ghi chú lại (để thảo luận về sau)

Bước 4: Follow-up sau đó

1. Chia sẻ file PDF sử dụng để training, nhấn mạnh rằng mọi người có thể thoải mái gặp bạn để hỏi đáp trực tiếp những thắc mắc và bàn luận sâu hơn
2. Chia sẻ tầm quan trọng của việc cập nhật tiến độ dự án và đảm bảo các PM liên quan đều nắm tình hình
3. Lập kế hoạch quy trình của các trưởng nhóm/trưởng bộ phận và team của họ
4. Update về tình hình của các giải pháp đã được đề xuất.

Nếu thực hiện đúng theo các bước, mọi người sẽ cảm thấy mình là thành viên tích cực, quan trọng của một team thống nhất. Họ cũng sẽ nỗ lực hơn để giúp đỡ bạn trong tương lai.

Tổng kết

Dành nhiều thời gian cho từng bộ phận/phòng ban và các thành viên để hạn chế những hiểu lầm, thông tin sai lệch, rủi ro và các vấn đề phát sinh. Đảm bảo rằng kiến thức được phổ biến trong chương trình định hướng cho nhân viên mới.

Theo kinh nghiệm của tôi, cần rất nhiều thời gian để hiểu rõ về Quản lý dự án và cải thiện chất lượng teamwork. Đồng thời, những thành viên thường xuyên bị xem nhẹ và bỏ qua (như kế toán và thủ kho) sẽ cảm thấy được tôn trọng và sự đóng góp của họ là cần thiết.

Tác giả: Stephanie Jaeger

Nguồn: Projectmanagement.com

Người dịch: Kat – Atoha