Các khóa học đã đăng ký

Hướng dẫn Quản lý dự án cơ bản cho nhân sự không chuyên

Cần chú ý nhất vào thông điệp “Đảm bảo mọi người hiểu được quy trình và mỗi bộ phận cần làm gì vào thời điểm nào”.

Dưới đây là các bước hướng dẫn để đào tạo cho nhân viên chưa có kiến thức về Quản lý dự án.

Bước 1: Phân tích yêu cầu

Cần dành thời gian với từng phòng ban, đánh giá kiến thức thực tế của họ về Quản lý dự án, quy trình Quản lý dự án của công ty và vai trò của cá nhân họ. Lắng nghe họ nói, ghi chú lại những quan điểm họ trình bày để chuẩn bị cho các bước sau. Cần chú ý nhất vào thông điệp “Đảm bảo mọi người hiểu được quy trình và mỗi bộ phận cần làm gì vào thời điểm nào”.

 

Những khái niệm, định nghĩa sau thường bị nhầm lẫn; nên khẳng định lại khi trao đổi:

  • Dự án là gì? Vận hành là gì?
  • Vai trò của PM là gì? Nhiều người nghĩ họ chỉ đi họp và không làm gì ngoài việc thúc ép mọi người và kiểm soát mọi thứ.
  • Tầm quan trọng của một phòng ban trong dự án? Nhiều nhân sự vẫn thấy mình là “người ngoài cuộc” và họ đang bị quấy rầy bởi những người làm dự án khó hiểu.

 

Bước 2: Chuẩn bị tổ chức training nội bộ

 


Tôi sẽ giới thiệu tổng quát về PMP dựa theo PMBOK một cách cơ bản nhất. Quan trọng là mọi người nắm được có bao nhiêu nhóm quy trình trong dự án và giá trị các nhóm quy trình. Cuối buổi training, các phòng ban cần thấu hiểu mức độ quan trọng của họ với dự án. Nỗ lực và đóng góp của họ đem lại tác động to lớn và không thể thay thế. Vì những buổi training này thường chỉ được phép kéo dài 1-2 tiếng, đừng cố nhồi nhét quá nhiều nội dung và cũng đừng làm mọi thứ phức tạp bằng những hoạt động nhóm hoặc những câu hỏi nâng cao. Giữ một số lượng slide tương đối (dưới 15 slides); font chữ to rõ ràng, dễ đọc; nội dung gần gũi với các dự án từng triển khai tại công ty (cả dự án thất bại & thành công); và luôn cố gắng tương tác với mọi người để họ tự suy luận ra được các câu trả lời.

 

Đừng để buổi training trở thành buổi diễn thuyết không ngừng của riêng bạn về dự án bạn đang triển khai. Người nghe sẽ trở nên thiếu kiên nhẫn và dần mất đi thiện cảm, trong khi bạn đang rất nỗ lực để lấy được niềm tin nơi họ.

 

Thậm chí, có thể dùng hình ảnh bạn tự chụp các thành viên để làm buổi training thêm sinh động. Mọi người sẽ rất ngạc nhiên khi thấy những hình ảnh chụp lén họ đang tập trung làm dự án. Làm họ thấy hào hứng và họ sẽ tập trung hơn vào những điều bạn muốn nói.

 

Cố gắng tập luyện trước để buổi training diễn ra suôn sẻ. Nên nhớ, trưởng bộ phận/phòng ban đó cũng sẽ có mặt (nhưng thường ở vị trí quan sát). Hãy chuẩn bị chu đáo nhất có thể.

 

Bước 3: Ngày tổ chức training

Cần chuẩn bị trước:

  • Đảm bảo phòng sạch sẽ và thoáng mát với nhiệt độ thoải mái.
  • Sắp xếp mọi người ngồi vòng tròn (kiểu bàn họp hội nghị), ngồi kiểu lớp học không phù hợp để tương tác-trao đổi-tranh luận.
  • Chuẩn bị tea-break: cà phê, kẹo, bánh quy… để xoa dịu bầu không khí
  • Bắt đầu bằng phần giới thiệu nếu cần thiết

 

Trong lúc học:

  • Cần giới thiệu trước nội dung thuyết trình để mọi người nắm được bạn đang nói phần nào
  • Luôn giữ tính tương tác
  • Đặt câu hỏi, tạo cơ hội xem mọi người có hiểu những gì bạn đang nói
  • Canh chừng thời gian (đặt hẹn giờ hoặc nhờ người nhắc)
  • Khuyến khích mọi người đưa ra đề xuất cải thiện và ghi chú lại (để thảo luận về sau)

 

Bước 4: Follow-up sau đó

  1. Chia sẻ file PDF sử dụng để training, nhấn mạnh rằng mọi người có thể thoải mái gặp bạn để hỏi đáp trực tiếp những thắc mắc và bàn luận sâu hơn
  2. Chia sẻ tầm quan trọng của việc cập nhật tiến độ dự án và đảm bảo các PM liên quan đều nắm tình hình
  3. Lập kế hoạch quy trình của các trưởng nhóm/trưởng bộ phận và team của họ
  4. Update về tình hình của các giải pháp đã được đề xuất.

 

Nếu thực hiện đúng theo các bước, mọi người sẽ cảm thấy mình là thành viên tích cực, quan trọng của một team thống nhất. Họ cũng sẽ nỗ lực hơn để giúp đỡ bạn trong tương lai.

 

Tổng kết

Dành nhiều thời gian cho từng bộ phận/phòng ban và các thành viên để hạn chế những hiểu lầm, thông tin sai lệch, rủi ro và các vấn đề phát sinh. Đảm bảo rằng kiến thức được phổ biến trong chương trình định hướng cho nhân viên mới.

 

Theo kinh nghiệm của tôi, cần rất nhiều thời gian để hiểu rõ về Quản lý dự án và cải thiện chất lượng teamwork. Đồng thời, những thành viên thường xuyên bị xem nhẹ và bỏ qua (như kế toán và thủ kho) sẽ cảm thấy được tôn trọng và sự đóng góp của họ là cần thiết.

 

Tác giả: Stephanie Jaeger

Nguồn: Projectmanagement.com

Người dịch: Kat – Atoha

Từ khóa

PPM Program Management Program Management Professional PMP application Đào tạo PMP Portfolio Management Quản lý dự án chuyên nghiệp Waterfall Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp WPR Stakeholder Preventive Action PMI Project team Project Management Defect Repair CCB Project Charter Work Performance Information Quản lý chương trình chuyên nghiệp NASA 100 rules Project Management Professional ĐÀO TẠO IN-HOUSE PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMIS CAPM Project Management Office Quản lý dự án thực hành Procurement KPIs Sponsor Quality assurance WPD AI Organizational Process Assets Practical Project Management Kick-off meeting PMO Value Ring Quản lý chương trình financial sustainability Project Coordinator Change Request EEF OPA Work Performance Data Governance Procurement Corrective Action Procurement Competencies Quản trị dự án project management Enterprise Environmental Factors Organizational structure Walkthrough Project management team Overhead Cost Project Management Information System Initiating PMO Quality control Lịch thi PMP Project Expediter Project Governance Chuỗi cung ứng Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP Đào tạo Quản lý dự án thực hành Work Performance Reports Change Management Assumption Expert judgment Change Control Board Meeting Quản lý danh mục process group Quản lý dự án WPI OPM Project Manager Change management Constraint PPM Program Management Program Management Professional PMP application Đào tạo PMP Portfolio Management Quản lý dự án chuyên nghiệp Waterfall Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp WPR Stakeholder Preventive Action PMI Project team Project Management Defect Repair CCB Project Charter Work Performance Information Quản lý chương trình chuyên nghiệp NASA 100 rules Project Management Professional ĐÀO TẠO IN-HOUSE PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMIS CAPM Project Management Office Quản lý dự án thực hành Procurement KPIs Sponsor Quality assurance WPD AI Organizational Process Assets Practical Project Management Kick-off meeting PMO Value Ring Quản lý chương trình financial sustainability Project Coordinator Change Request EEF OPA Work Performance Data Governance Procurement Corrective Action Procurement Competencies Quản trị dự án project management Enterprise Environmental Factors Organizational structure Walkthrough Project management team Overhead Cost Project Management Information System Initiating PMO Quality control Lịch thi PMP Project Expediter Project Governance Chuỗi cung ứng Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP Đào tạo Quản lý dự án thực hành Work Performance Reports Change Management Assumption Expert judgment Change Control Board Meeting Quản lý danh mục process group Quản lý dự án WPI OPM Project Manager Change management Constraint PPM Program Management PMI Project Management Professional ĐÀO TẠO IN-HOUSE Project Management 1000PMPPROGRAM Quản lý chương trình chuyên nghiệp AI Quản lý chương trình PMO Value Ring EEF OPA Governance Enterprise Environmental Factors Quality control Project Management Information System Initiating PMIS Program Management Professional Kick-off meeting Chuỗi cung ứng Procurement KPIs Đào tạo PMP Portfolio Management Quality assurance Waterfall PMP application WPR Project Charter Preventive Action Quản lý dự án chuyên nghiệp Defect Repair Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp CCB Stakeholder Project team PMP PgMP Mentoring Work Performance Information Project Management Office NASA 100 rules CAPM Organizational Process Assets Quản lý dự án thực hành financial sustainability Practical Project Management Sponsor WPD Change Request Project Coordinator Quản trị dự án Work Performance Data Organizational structure Project management team Procurement Lịch thi PMP Procurement Competencies Corrective Action Đào tạo Quản lý dự án project management 1000PMP Walkthrough Đào tạo Quản lý dự án thực hành Overhead Cost Assumption Work Performance Reports Expert judgment Meeting WPI Project Governance PMO Project Expediter Change Management Change Control Board process group Quản lý danh mục OPM Quản lý dự án Project Manager Change management Constraint PPM Program Management Program Management Professional PMP application Đào tạo PMP Portfolio Management Quản lý dự án chuyên nghiệp Waterfall Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp WPR Stakeholder Preventive Action PMI Project team Project Management Defect Repair CCB Project Charter Work Performance Information Quản lý chương trình chuyên nghiệp NASA 100 rules Project Management Professional ĐÀO TẠO IN-HOUSE PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMIS CAPM Project Management Office Quản lý dự án thực hành Procurement KPIs Sponsor Quality assurance WPD AI Organizational Process Assets Practical Project Management Kick-off meeting PMO Value Ring Quản lý chương trình financial sustainability Project Coordinator Change Request EEF OPA Work Performance Data Governance Procurement Corrective Action Procurement Competencies Quản trị dự án project management Enterprise Environmental Factors Organizational structure Walkthrough Project management team Overhead Cost Project Management Information System Initiating PMO Quality control Lịch thi PMP Project Expediter Project Governance Chuỗi cung ứng Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP Đào tạo Quản lý dự án thực hành Work Performance Reports Change Management Assumption Expert judgment Change Control Board Meeting Quản lý danh mục process group Quản lý dự án WPI OPM Project Manager Change management Constraint PPM Program Management Program Management Professional PMP application Đào tạo PMP Portfolio Management Quản lý dự án chuyên nghiệp Waterfall Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp WPR Stakeholder Preventive Action PMI Project team Project Management Defect Repair CCB Project Charter Work Performance Information Quản lý chương trình chuyên nghiệp NASA 100 rules Project Management Professional ĐÀO TẠO IN-HOUSE PMP 1000PMPPROGRAM PgMP Mentoring PMIS CAPM Project Management Office Quản lý dự án thực hành Procurement KPIs Sponsor Quality assurance WPD AI Organizational Process Assets Practical Project Management Kick-off meeting PMO Value Ring Quản lý chương trình financial sustainability Project Coordinator Change Request EEF OPA Work Performance Data Governance Procurement Corrective Action Procurement Competencies Quản trị dự án project management Enterprise Environmental Factors Organizational structure Walkthrough Project management team Overhead Cost Project Management Information System Initiating PMO Quality control Lịch thi PMP Project Expediter Project Governance Chuỗi cung ứng Đào tạo Quản lý dự án 1000PMP Đào tạo Quản lý dự án thực hành Work Performance Reports Change Management Assumption Expert judgment Change Control Board Meeting Quản lý danh mục process group Quản lý dự án WPI OPM Project Manager Change management Constraint PPM Program Management PMI Project Management Professional ĐÀO TẠO IN-HOUSE Project Management 1000PMPPROGRAM Quản lý chương trình chuyên nghiệp AI Quản lý chương trình PMO Value Ring EEF OPA Governance Enterprise Environmental Factors Quality control Project Management Information System Initiating PMIS Program Management Professional Kick-off meeting Chuỗi cung ứng Procurement KPIs Đào tạo PMP Portfolio Management Quality assurance Waterfall PMP application WPR Project Charter Preventive Action Quản lý dự án chuyên nghiệp Defect Repair Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp CCB Stakeholder Project team PMP PgMP Mentoring Work Performance Information Project Management Office NASA 100 rules CAPM Organizational Process Assets Quản lý dự án thực hành financial sustainability Practical Project Management Sponsor WPD Change Request Project Coordinator Quản trị dự án Work Performance Data Organizational structure Project management team Procurement Lịch thi PMP Procurement Competencies Corrective Action Đào tạo Quản lý dự án project management 1000PMP Walkthrough Đào tạo Quản lý dự án thực hành Overhead Cost Assumption Work Performance Reports Expert judgment Meeting WPI Project Governance PMO Project Expediter Change Management Change Control Board process group Quản lý danh mục OPM Quản lý dự án Project Manager Change management Constraint PPM Program Management PMI Project Management Professional ĐÀO TẠO IN-HOUSE Project Management 1000PMPPROGRAM Quản lý chương trình chuyên nghiệp AI Quản lý chương trình PMO Value Ring EEF OPA Governance Enterprise Environmental Factors Quality control Project Management Information System Initiating PMIS Program Management Professional Kick-off meeting Chuỗi cung ứng Procurement KPIs Đào tạo PMP Portfolio Management Quality assurance Waterfall PMP application WPR Project Charter Preventive Action Quản lý dự án chuyên nghiệp Defect Repair Đào tạo Quản lý dự án chuyên nghiệp CCB Stakeholder Project team PMP PgMP Mentoring Work Performance Information Project Management Office NASA 100 rules CAPM Organizational Process Assets Quản lý dự án thực hành financial sustainability Practical Project Management Sponsor WPD Change Request Project Coordinator Quản trị dự án Work Performance Data Organizational structure Project management team Procurement Lịch thi PMP Procurement Competencies Corrective Action Đào tạo Quản lý dự án project management 1000PMP Walkthrough Đào tạo Quản lý dự án thực hành Overhead Cost Assumption Work Performance Reports Expert judgment Meeting WPI Project Governance PMO Project Expediter Change Management Change Control Board process group Quản lý danh mục OPM Quản lý dự án Project Manager Change management Constraint

Thông tin liên hệ

Thông tin chuyển khoản
Công ty Cổ phần ATOHA. Ngân hàng Á Châu (ACB). Số tài khoản: 6868 2468, PGD Tân Sơn Nhì, TPHCM.
Đăng ký khóa học
Chọn khóa học phù hợp bằng cách điền thông tin như link bên dưới. Tư vấn viên Atoha sẽ liên hệ anh/chị ngay.
Câu hỏi thường gặp

“Có. Atoha sẽ có chứng nhận hoàn thành chương trình đào tạo dành cho học viên và cung cấp 35 giờ đào tạo bắt buộc (1 trong 3 điều kiện thi lấy chứng chỉ PMP quốc tế)."

“Cả 2. Tài liệu có thể là tiếng Anh hoặc tiếng Việt tùy vào lớp. Atoha có thể đào tạo bằng cả tiếng Anh hoặc tiếng Việt."

“Chưa. Học viên sẽ cần đóng phí thi trực tiếp cho viện PMI nếu muốn đăng ký thi, phí thi tham khảo 555 USD/học viên. Tham khảo thêm tại: www.pmi.org"

“Một số khách hàng tiêu biểu giảng viên chúng tôi đã triển khai như: GE, Apave, Square Group, GEA, Heineken, Sonion, Vinamilk, Mobifone, VNPT, Vascara, Lazada, Suntory Pepsico, VNT19, BIDV, PVcombank, Vietinbank, FECON, Harvey Nash, NTU, FPT, RHDHV, Nestle, Hoa Binh, Coteccons, Cofico,.."

Liên hệ ngay với Atoha để được tư vấn về chương trình phù hợp