Lead Time là gì?

Trong bối cảnh kinh doanh càng ngày càng năng động, nhu cầu mới của khách hàng cũng từ đó được phát triển liên tục. Những nhu cầu này sẽ được khách hàng đưa cho công ty chúng ta thực hiện, dưới dạng yêu cầu công việc.

Định nghĩa Lead Time

Lead Time là khoảng thời gian từ khi một công việc mới xuất hiện trong quy trình làm việc của chúng ta cho đến khi nó kết thúc.

Tuy nhiên, Lead Time tốt hơn nên được đo lường khi một thành viên trong nhóm cam kết thực hiện yêu cầu mới. Bằng cách này, Lead Time trung bình trong hệ thống Kanban sẽ chính xác hơn nhiều. Nếu không, các mục công việc mới có thể sẽ phải mất hàng tháng trời trong hàng đợi trước khi ai đó có khả năng bắt đầu chúng và Lead Time sẽ tăng lên đáng kể.

Cycle Time là gì?

Một trong những công cụ thuận tiện nhất để đo Lead Time và Cycle Time là sơ đồ luồng tích lũy (Cumulative flow diagram - CFD). Biểu đồ này theo dõi tổng số lượng các mục công việc được đưa vào luồng làm việc của chúng ta và tích lũy các mục công việc đã hoàn thành theo thời gian.

• Để đo lường Lead Time, chúng ta cần tùy chỉnh CFD của mình để đo lường dữ liệu từ thời điểm khi các mục công việc mới được đưa vào cột "Ready to Start - Sẵn sàng để làm" (cột chờ làm) trên bảng Kanban.
• Để đo lường Cycle time, chúng ta cần tùy chỉnh CFD của mình để đo dữ liệu từ thời điểm khi các nhiệm vụ mới được nhập vào cột “In Progress - Đang tiến hành” (cột làm việc).

Làm thế nào để rút ngắn khoảng chênh lệch thời gian giữa Lead Time và Cycle Time?

Đôi khi, một mục công việc có thể sẽ mất nhiều thời gian trong một cột chờ (Ready to Start) trước khi thành viên trong nhóm có thể bắt tay vào thực hiện. Điều này gây ra khoảng chênh lệch thời gian lớn hơn giữa Lead time và Cycle. Do đó, các hạng mục công việc đạt đến giai đoạn hoàn thành chậm hơn.

Để biết vấn đề này xuất phát từ đâu, chúng ta có thể sử dụng hai trong số các công cụ phân tích đó là: Biểu đồ phân tán Cycle Time (Cycle time scatter) và Bản đồ nhiệt (Heat map).

• Cái đầu tiên - Biểu đồ phân tán Cycle Time (Cycle time scatter): sẽ cung cấp cho chúng ta thông tin chi tiết về Cycle time của tất cả các mục công việc trong một khoảng thời gian xác định trước. Bằng cách này, chúng ta có thể xác định các công việc cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành so với các hạng mục khác.

Cả hai công cụ sẽ giúp chúng ta xác định các phần có vấn đề trong quy trình làm việc của mình và thực hiện hành động để loại bỏ những vấn đề này. Chúng ta cần nhớ rằng công việc là một quá trình liên tục và nó thay đổi liên tục. Do đó, chúng ta phải theo dõi quy trình làm việc của mình thường xuyên và sử dụng các công cụ phân tích thích hợp. Chúng sẽ giúp chúng ta điều chỉnh và cải thiện quy trình làm việc của nhóm một cách hiệu quả hơn.

Tóm tắt