Business Analysis và dự án "Chiếc áo mùa đông của Thỏ"
Dự án của bạn được thực hiện Business Analysis như thế nào? Hãy cùng bài viết dưới đây phân tích các bước cần thực hiện khi BA một dự án.
Ngày xửa ngày xưa, tại một khu rừng nọ, có một chú Thỏ đang làm Business Analyst cho vua Hổ - chúa sơn lâm của khu rừng. Vua Hổ là một người rất nghiêm khắc và quy củ, rất thích làm việc theo hệ thống bài bản. Mấy năm trước, Hổ cử Thỏ đi học về phân tích kinh doanh theo chuẩn PMI tại Atoha. Hiện tại đã đến mùa đông, khu rừng cũng bắt đầu được phủ trắng bởi những đợt tuyết dày. Các loài vật trong khu rừng bắt đầu không chịu được lạnh giá nên một số đã chết rét. Trước tình hình nguy cấp, Hổ quyết định triệu tập Thỏ và giao cho Thỏ nhiệm vụ cùng các kĩ sư Gấu làm ra những “chiếc áo mùa đông” thích hợp cho các loài khác nhau giúp khu rừng vượt qua được hiểm họa này.
Needs Assessment
Nhận được nhiệm vụ, Thỏ tức tốc họp với các thành viên trong dự án của mình, Gấu nâu là một kĩ sư giỏi và rất quan tâm đến mọi người, ông lập tức thảo luận: Hãy sử dụng lông của loài tôi hoặc gia đình của cô Vịt, đây là những loại lông tốt nhất cho việc tránh rét.
Thỏ rất vui vì mọi người đều hào hứng với dự án, nhưng là một BA chuyên nghiệp, thỏ lập tức nói: Trước khi bắt đầu nói về giải pháp, nhằm đảm bảo chúng ta hiểu được hết nhiệm vụ của dự án lần này, mọi người cần phải thực hiện hoạt động “Needs Assessment” – phân tích về yêu cầu cũng như những yếu tố bên trong và bên ngoài của dự án để xác định được hướng đi nào phù hợp cho dự án “chiếc áo mùa đông”.
- Vậy cụ thể chúng ta sẽ phân tích những vấn đề gì? - Gấu nhanh chóng hỏi
- Đầu tiên là “vấn đề chúng ta thực sự cần giải quyết là gì?” và “Cơ hội gì sẽ mở ra khi giải quyết vấn đề này?” - Thỏ đáp
- Chẳng phải chúng ta cần làm ra những chiếc áo tốt nhất giúp mọi người vượt qua mùa đông hay sao? - Gấu lắc lư đầu, tỏ vẻ không hiểu
- Đúng là như vậy, nhưng những mùa đông trước, chúng ta không gặp vấn đề này, điều này có nghĩa là môi trường sống của khu rừng đã thay đổi. Rất có thể những mùa đông sau, chúng ta vẫn sẽ gặp những đợt tuyết dày như vậy, nên những chiếc áo của chúng ta cần phải có độ bền nhất định sử dụng được trong nhiều mùa. Đồng thời, trước giờ mọi người chưa chuẩn bị cho những vấn đề này, đây là lúc ngoài việc thiết kế áo, chúng ta cần giúp mọi người có sự chuẩn bị khi mùa đông tới và áo chỉ là một phần giải pháp. - Thỏ đáp
- Thì ra là như vậy, đúng là hoạt động “Needs Assessment” này rất quan trọng để định hướng cho dự án “chiếc áo mùa đông”. - Gấu vui vẻ nói
- Tiếp đó, chúng ta cần phải xác định được các bên liên quan – Stakeholder, những đối tượng có ảnh hưởng hoặc bị ảnh hưởng bởi dự án lần này.
- Vậy có phải là tất cả các loài vật, bao gồm chúng ta đều là Stakeholder hay không?
- Có thể nói là vậy, tuy nhiên, chúng ta cần phân loại các Stakholder này ra thành nhiều loại để có thể quản lý và giao tiếp tốt hơn, ví dụ: Ai sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho dự án? Ai là người nhận được lợi ích từ dự án này? Ai là người tài trợ cho dự án? Ai là người thực hiện giải pháp?Ai là người sử dụng giải pháp? Ai là người có thể thay đổi hướng đi của giải pháp?…
Trong hoạt động Needs Assessment, các Stakeholder có thể được tổng hợp lại thành bảng và sử dụng RACI Model để hỗ trợ làm rõ:
R – Responsible: Người thực hiện Needs Assessment
A – Accountable: Người chịu trách nhiệm cho Needs Assessment
C – Consult: Người sẽ được tham vấn và hỗ trợ cho hoạt động
I – Inform: Người sẽ được biết về thông tin và kết quả của hoạt động
- Đúng là Thỏ đã đi học ở Atoha nên kiến thức và thực hành đều rất bài bản. Vậy chúng ta nhanh chóng cùng nhau hoàn thành thôi - Gấu liên tục gật đầu tán thưởng
Thế là Thỏ cùng Gấu và những cộng sự lập tức cùng nhau thảo luận và hoàn thành danh sách các bên liên quan. Thỏ còn cẩn thận tìm thêm khá nhiều dữ liệu để đánh giá hiện trạng (gather relevant data to evaluate the situation) bao gồm số lượng áo cần có, những rủi ro quan trọng nhất, chi phí, công nghệ cần thiết,… Cuối cùng, Thỏ tổng hợp vấn đề thông qua tuyên ngôn thực trạng (situation statement) sau:
“Nhiệt độ mùa đông trung bình của khu rừng đang giảm dần trong những năm qua, trung bình 3 - 4 độ mỗi năm, trong 3 năm gần đây. Những nơi trú ẩn hiện tại của các loài không còn thích hợp để chống đỡ lại cái lạnh dẫn đến cần thiết phải thực hiện những biện pháp ngắn hạn thông qua cung cấp “áo mùa đông” cho các loài và hướng đến kế hoạch chống rét dài hạn cho những năm tới”.
Sau khi trình bày xong tuyên ngôn thực trạng, các stakeholder đều đồng ý đây sẽ là định hướng vấn đề cho dự án “chiếc áo mùa đông” và Hổ cũng chính thức chấp thuận cho Thỏ tiếp tục thực hiện các bước tiếp theo. Lúc này, Thỏ bắt đầu đi sâu hơn về nguyên nhân của vấn đề và đặt ra những mục tiêu cụ thể hơn cho dự án.
Thỏ đến tìm Cáo, một trong những "project manager" rất giỏi và có thâm niên trong các dự án lớn nhỏ của khu rừng để hỗ trợ việc đặt ra mục tiêu cho dự án của mình. Cáo tư vấn cho Thỏ phải đặt ra ra mục tiêu tuân theo các tiêu chí SMART, là ký tự viết tắt của các tính chất sau:
Sau 3 ngày làm việc, Thỏ đã lên các Goals và Objectives cụ thể cho dự án “chiếc áo mùa đông” của mình: “Dự án chiếc áo mùa đông phải đạt được tối thiểu 70% các loài sử dụng được giải pháp trong giai đoạn đầu mùa đông năm nay và tiến đến 100% trong cuối mùa, với tổng chi phí không vượt quá 15% ngân khố của khu rừng. Ngoài ra, dự án còn có các mục tiêu hỗ trợ (supporting objectives) như sau:
- Giảm tỉ lệ chết của các loài trong mùa đông xuống còn 5%
- Giảm được chi phí cần thiết để tránh rét cho các loài mỗi năm 5%, ngân sách giảm được sẽ sử dụng việc hỗ trợ phát triển cho mùa xuân
- Thỏ à, con làm tốt lắm, nhưng đừng quên một khi vấn đề đã được xác định và đồng ý bởi các bên liên quan, con cần phải phân tách chúng xuống đến nguyên nhân gốc rễ (root causes) hoặc các cơ hội (opportunity contributors) để có thể đưa ra đề nghị hợp lí cho giải pháp nhé - Cáo nghe xong rất hài lòng, tuy nhiên vẫn không quên nhắc nhở Thỏ.
- Con cảm ơn ạ, nhưng cho con hỏi làm thế nào để có thể tìm kiếm root-causes một cách hiệu quả? - Thỏ gật đầu, tỏ vẻ cảm kích
- Chúng ta có phương pháp là Five-whys, sau đó sẽ dùng các dạng cause-and-effect diagrams như Fish-bone diagrams, Interrelationship diagrams hoặc Process Flows, như vậy sẽ cho ra root-causes hiệu quả. Tuy nhiên, chúng ta cần phải đi sâu thêm. Tất cả nội dung đã có sẽ được phối hợp chung với việc phân tích thêm về nguồn lực (capability) mà dự án cần. Con nhớ lưu ý đây sẽ là nguồn lực mà con “cần” chứ không phải con “có" nhé. Sau khi có các dữ liệu trên thì con mới bắt đầu xem xét về những nguồn lực mà mình đang có, như là số lượng kĩ sư hoặc khối lượng lông có thể cung cấp cho dự án này. Biết được khoảng cách giữa cái “mình cần” và cái “mình có” con mới có thể “fill gaps” được. Rõ chưa Thỏ? - Cáo nói.
| Problem/Current Limitations | Root Cause(s) | New Capability/Features | Project Deliverables to Fill Gaps |
| Tỉ lệ chết trong mùa đông của các loài tăng cao | Cánh rừng lân cận bị khai thác dẫn đến các đợt gió đông thổi đến không được che chắn | - Thêm các rào chắn gỗ thông trước khu rừng - Cần biết dự báo độ lớn của gió đông | - Quy trình xây dựng mới cho khu rừng - Hệ thống đo lường độ lớn của gió đông |
| Các loài chưa có kĩ năng cần thiết để chống lại gió đông lớn | - Huấn luyện kĩ năng sinh tồn mùa đông cho các loài - Khen thưởng cho những loài hoàn thành tốt khóa huấn luyện | - Bộ kĩ năng và huấn luyện viên cho từng loài - Chính sách khen thưởng mới trong khu rừng | |
| Chưa có áo mùa đông và các sản phẩm phục vụ chống rét cho các loài | Sản xuất áo mùa đông và những sản phẩm hỗ trợ cho các loài | Nhà máy sản xuất áo mùa đông cho các loài | |
| Các nơi trú ẩn trong mùa đông bị tàn phá | Nơi trú ẩn không được xây dựng phù hợp cho mùa đông | Phương pháp mới để xây dựng nơi trú ẩn phù hợp cho mùa đông | Quy trình xây dựng phù hợp cho các loài |
| Nguyên liệu xây dựng không cung cấp đủ cho các loài | Làm việc lại với các loài cung cấp vật liệu xây dựng cho các loài | Hợp đồng với các loài cung cấp vật liệu trong và ngoài khu rừng |
Nhìn vào bảng trình bày của Thỏ, Cáo thấy rất hài lòng, quả nhiên sau khi học Atoha khả năng trình bày cũng khoa học hơn. Cáo gật gù tiếp tục hỏi:
- Như vậy là con đã xác định được những vấn đề cần thiết trước khi đưa ra đề nghị về giải pháp cho dự án “chiếc áo mùa đông” này. Con tính những bước tiếp theo sẽ làm như thế nào?
Thỏ nhanh chóng đáp:
- Dạ con sẽ lựa chọn một giải pháp chính và một số lựa chọn thay thế để thảo luận cùng với các bên liên quan. Giải pháp chính cần phải khả thi và được phân tích sơ bộ về rủi ro cũng như chi phí - lợi ích (cost - benefit analysis). Sau khi đó sẽ tổng hợp lại thành một Business Case ạ. Với dự án lần này, con sẽ tập trung vào việc thiết kế áo theo từng bộ phận và sẽ có bộ phận chung cho các loài, có những bộ phận được ghép riêng cho thích hợp với từng loài. Áo này cũng rất phù hợp để thi công rào chắn gỗ thông trước khu rừng cho các đợt mùa đông sau, đồng thời cũng có thể tặng các đối tác nguyên liệu xây dựng nơi trú ẩn ở ngoài khu rừng chúng ta. Chắc hẳn họ cũng đang rất cần.
Cáo gật gù:
- Tốt lắm Thỏ, hãy đem kết quả này trao đổi với các Stakeholder con nhé!
Thỏ nhanh chóng trở về với các cộng sự của mình với những kết quả khả quan của hoạt động Needs Assessment. Mọi người ai cũng hết sức tán thành trong đó có nhà tài trợ (sponsor) của dự án là Hổ. Lúc này, Thỏ cũng kết thúc hoạt động Needs Assessment của mình để chuyển qua một hoạt động tiếp nối.
Planning!
Làm planning thật ra không khó, vì một số thông tin quan trọng như xác định Stakeholder đã được Thỏ trao đổi với mọi người trước đó. Hiện giờ chỉ cần "tài liệu hóa” lại là ổn. Thỏ hướng đến chi tiết hơn về kinh nghiệm (experience), văn hóa làm việc (culture), tầm ảnh hưởng (level of influence) và địa điểm cùng tính sẵn sàng (location and availability) của các Stakeholder.
Sau khi hoàn thành phần Stakeholder, Thỏ tiếp tục hoàn thành 07 mục lớn về những vấn đề quản lý giao phẩm (deliverables) bao gồm:
- Requirements Prioritization Process (Quy trình về mức độ ưu tiên của các yêu cầu giao phẩm)
- Traceability Approach (Cách thức Truy vết yêu cầu)
- Communication Approach (Cách thức truyền thông trong dự án)
- Decision Making process (Quy trình ra quyết định)
- Requirements Verification and Validation Processes (Quy trình kiểm định giao phẩm)
- Requirement Change Process (Quy trình thay đổi yêu cầu)
- Solution Evaluation Process (Quy trình đánh giá giải pháp)
Tất cả các mục này đều phải align (thống nhất) với các yêu cầu trong Requirement Management Plan của dự án và các tính chất về Project Life Cycle mà ở đây, dự án “chiếc áo mùa đông” thuộc loại adaptive.
Như vậy, khi bắt đầu có các yêu cầu về mặt giao phẩm, giải pháp, Thỏ có đầy đủ các quy trình cần thiết để truyền thông đến với các Stakeholder, cập nhật thay đổi và những quyết định được đề ra. Trong tình huống cần xem lại hoặc thay đổi những yêu cầu về giao phẩm, Thỏ cũng dễ dàng truy vết và theo dõi những thay đổi quan trọng. Đặc biệt là Thỏ cùng cộng sự và bên sử dụng có thể đánh giá được giao phẩm sau khi thực hiện, đảm bảo chất lượng của giải pháp đạt được mục tiêu đề ra.
Thỏ tiếp tục bàn với các kĩ sư Gấu:
- Các anh Gấu thân mến, đây là lúc chúng ta sẽ cùng phân tách công việc thực hiện giao phẩm. Các anh đều là những kĩ sư xuất sắc cũng là người thực hiện chính công việc, vậy nên đây là phần các anh sẽ thảo luận rất kĩ với nhau. Chúng ta sẽ phân tách giao phẩm (deliverables) đã xác định xuống đến các công việc và hoạt động cụ thể (Task & Acitivities). Mỗi người sẽ có thời gian làm việc khác nhau nên chúng ta cần thực hiện gắn kết các hoạt động lại (determine the timing & sequencing of tasks).
- Dựa trên các thông tin đó, chúng ta sẽ có thể xác định được các nguồn lực hoặc nguyên liệu cần thiết (identify resource) để có thể tổng hợp lại thành Work Plan. Thỏ sẽ là người hoàn tất plan này và xin sự đồng ý của các Stakeholder trước khi chúng ta bắt đầu thực hiện công việc. Các anh Gấu đã nắm rõ chứ?
Các kĩ sư Gấu gật gù, Thỏ tiếp tục nói:
- Vậy thì hôm nay chúng ta sẽ quyết định như vậy. Plan này sẽ được anh Hổ cùng các bên liên quan ký duyệt. Tiếp đó, để có thông tin về giao phẩm, 02 ngày sau Thỏ sẽ thực hiện một nhiệm vụ quan trọng đó là “Requirement elicitation and analysis” hay còn gọi là thu thập và phân tích yêu cầu. Sau khi thu thập xong và phân tích xong, sẽ đem về cho các anh Gấu thực hiện nhiệm vụ phân tách công việc và đề xuất timeline của mình.
Vậy là tất cả trở về trong hào hứng bởi kế hoạch của dự án, nhưng chỉ có Thỏ là vẫn tiếp tục lo lắng về hoạt động “Requirement elicitation” sắp tới của mình. Thỏ biết, hoạt động này không chỉ đơn thuần là thu thập (collecting) và tổng hợp (gathering) mà nó còn đảm nhận những nhiệm vụ sau:
- Hỗ trợ lãnh đạo ra quyết định (Support executive decision making): Thông qua hoạt động này, các lãnh đạo sẽ có thêm thông tin hỗ trợ nhằm đưa ra các quyết định mang tính chiến lược cho công ty, mà BA là người quan trọng tạo ra các thông tin này
- Tăng sức ảnh hưởng (Apply influence successfully): Các BA luôn cần phải có một quyền lực nhất định dựa vào việc nắm các thông tin quan trọng phục vụ cho mục tiêu dự án. Hoạt động “requirement elicitation” giúp BA đạt được điều này.
- Hỗ trợ đàm phán và hòa giải (Assist in negotiation or mediation): Nhờ có thông tin cụ thể về giao phẩm, cùng sự hiểu biết về các bên liên quan, BA có thể dễ dàng hơn trong việc đàm phán và hòa giải những vấn đề trong dự án.
- Giải quyết mâu thuẫn (Resolve Conflict): Khi có những mâu thuẫn xảy ra bởi vấn đề thiếu hoặc sai lệch thông tin, BA có thể hỗ trợ giải quyết vì là người có trách nhiệm nắm giữ những thông tin quan trọng chính.
- Xác định vấn đề (Define Problem): BA sẽ làm rõ vấn đề hơn và chi tiết cụ thể về giải pháp. Lúc này, những hình dung về vấn đề sẽ thay đổi so với bước “Need Assessment” nhưng sẽ phản ánh đúng với vấn đề thực tế hơn.
Chính vì hoạt động quan trọng như vậy, Thỏ nhanh chóng về nhà và lập nên bảng kế hoạch cho hoạt động thu thập yêu cầu của mình (Elicitation Plan) với các thông tin như:
- Thông tin nào cần thu thập? (What information to elicit?)
- Thu thập thông tin ở đâu? (Where to find that information?) hay còn gọi là nguồn thông tin (Source of information)
- Những phương pháp để lấy thông tin? (How to obtain the information?)
- Thứ tự lấy thông tin như thế nào? (Sequencing the elicitation activities). Điều này cũng rất quan trọng vì đối tượng lấy thông tin khác nhau và thời gian có thể tham gia vào công tác này cũng khác nhau, các thông tin lấy trước cần hỗ trợ cho các thông tin lấy sau nên phải được sắp xếp có chiến lược.
What information | Source | Method | Sequence |
Mỗi loài cần tối thiểu bao nhiêu chiếc áo? | Tộc trưởng các loài | Interview (phỏng vấn) và Survey (Khảo sát) | 2 |
Những loài nào bắt buộc cần áo? | Chuyên viên đặc tính loài | Meetings (Họp) | 1 |
Nên sản xuất thử nghiệm cho những loài nào trước khi tiến đến sản xuất đại trà | Hổ Tộc trưởng các loài Kĩ sư Gấu | Meetings (Họp) | 3 |
Các nguyên vật liệu chính sẽ là gì? | Kĩ sư Gấu Nhà cung cấp | Facilitated Workshop | 4 |
… |
|
|
|
Công việc của BA đôi khi cũng rất căng thẳng và để giữ cho hiệu quả công việc được tốt nhất cần phải work-life balance. Chuẩn bị mọi thứ cho ngày làm việc hôm sau chính là cách giảm bớt áp lực tinh thần cũng như giúp cho việc tận hưởng các thú vui khác được trọn vẹn hơn.
02 ngày hôm sau, Thỏ theo kế hoạch tổ chức các buổi Meetings, Brainstorming, Facilitated Worshop, Focus Group, Interview và thêm cả sử dụng các loại hình Prototyping như Storyboarding, Wireframe,… để thu thập yêu cầu cho giao phẩm một cách tốt nhất.
Hoạt động “Requirement Elicitation” được diễn ra thành công và Thỏ bắt đầu phân tích và tổng hợp các yêu cầu thông qua việc sử dụng các Model. Các Model thường là các mẫu hình và cách thức trình bày rất nhiều yêu cầu một cách đơn giản và trực quan hơn, hỗ trợ làm rõ các thông tin đã thu thập. Trong tài liệu PMI mà Thỏ được học, các Model được phân loại như sau:
| Category | Definition | Example Model |
| Scope Models | Models that structure and organize the features, functions, and boundaries of the business domain being analyzed |
|
| Process Models | Models that describe business processes and ways in which stakeholders interact with those processes |
|
| Rule Models | Models of concepts and behaviors that define or constrain aspects of a business in order to enforce established business policies |
|
| Data Models | Models that document the data used in a process or system and its life cycle |
|
| Interface Models | Models that assist in understanding specific systems and their relationships within a solution |
|
Dưới đây là một phần trong các yêu cầu đã được Thỏ chọn, được trình bày với Model Ecosystem Map:
Tại đây, Thỏ phân chia ra 02 khu chính trong dự án là khu vật liệu và khu đăng ký. Khu vật liệu sẽ tập trung tổng hợp thông tin về vật liệu để thu mua và sản xuất áo, còn khu đăng ký sẽ lưu trữ các thông tin về nhà cung cấp để cập nhật cho khu vật liệu phản hồi những vấn đề về chất lượng.
Thỏ tương đối hài lòng với những yêu cầu này và phối hợp với các kĩ sư Gấu để hoàn thành các chỉ tiêu về mặt chất lượng cũng như chỉ số đo lường giao phẩm. Các đầu mục này đảm bảo được việc truy vết (traceability) những chức năng trong giao phẩm đến các yêu cầu ban đầu của chúng nhằm có thể điều chỉnh (monitoring) khi có vấn đề xảy ra.
Mùa đông gần trôi qua được 1/3, dưới thời tiết khắc nghiệt, đội dự án của Thỏ đã cố gắng để có thể nhanh chóng hoàn thành từng bộ áo cho các loài. Sau bao nhiêu vất vả, những chiếc áo mùa đông dần được đưa vào quy trình đánh giá giải pháp (Solution evaluation) và mọi người ai cũng hài lòng.
Còn bạn, dự án của bạn được thực hiện Business Analysis như thế nào? Có giống như Thỏ hay không?
Xem thêm
Chương trình luyện thi PMI-PBA® hiệu quả
PMI PROFESSIONAL IN BUSINESS ANALYSIS (PMI-PBA)® EXAMINATION CONTENT OUTLINE