Joe Wynne là một nhà Quản lý dự án linh hoạt có kinh nghiệm trong việc cung cấp các dự án tầm trung trong các tổ chức lớn nhằm cải thiện hiệu suất hoạt động và quy trình kinh doanh. Ông có một hồ sơ kinh nghiệm dày dặn trong việc cung cấp các giải pháp hiệu quả, mang tính công nghệ, với tầm hiểu biết trong nhiều ngành công nghiệp và sự kết hợp độc đáo các điểm mạnh trong cả quản lý quy trình và quản lý lực lượng lao động.

Bạn cảm thấy Doanh nghiệp đang thiếu hiệu quả trầm trọng trong quy trình triển khai công việc và cơ cấu tổ chức? Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có thể trình bày ý tưởng để cải thiện hiệu suất của các dự án bằng cách sử dụng "phương pháp thác nước (Waterfall)" trong tổ chức của mình, ý tưởng tạo ra liệu sẽ gây ra ít xung đột hơn và hạn chế nhiều hơn những rủi ro? 

Chắc chắn đã từng có Doanh nghiệp nếm trải thất bại từ những phương pháp trên. Họ đã cố gắng bám theo phương pháp Agile. Các nhà quản lý và nhà lãnh đạo có thể đã thấy việc áp dụng các khung công tác mới là quá khó khăn và phân tách.

Giả sử rằng ý tưởng của bạn giúp tổ chức của bạn hoạt động theo mô thức Agile hiệu quả hơn một chút so với mô hình Waterfall tiêu chuẩn. Ý tưởng đó vẫn có thể áp dụng những điều chỉnh tương đối dễ dàng mà không đem lại quá nhiều sự biến động cho tổ chức. Dưới đây là một vài phương án gợi ý… 

Cắt các dự án lớn thành những miếng bánh nhỏ.

Trong một số môi trường, khuynh hướng thường thấy là “cắn” nhiều hơn “nhai”. Một dự án được bắt đầu, một hồ sơ yêu cầu được thống kê và một kế hoạch được phát triển để đạt được danh sách các yêu cầu đó trong một khoảng thời gian nhất định. Sau đó, phải có tiện ích phục vụ việc mở rộng tiến độ và tăng ngân sách.

Một cách hữu hiệu hơn đó là hoạch định một cách hạn chế số lượng yêu cầu và thúc đẩy triển khai dự án khẩn trương hơn với ngân sách tiết kiệm và hạn chế rủi ro. Những yêu cầu theo sau sẽ được áp dụng ở các dự án kế tiếp với tiến độ bố trí xen kẽ  sao cho sự chồng chéo của các hoạt động tương tự (các giai đoạn) giữa các dự án giảm xuống. Điều này thúc đẩy các tài nguyên đồng dạng được khai thác cùng lúc trên cả hai dự án. Dự án đầu tiên đang được phát triển trong khi dự án thứ hai vẫn nằm trên bản thiết kế. Dự án đầu tiên sẽ được thử nghiệm trong khi dự án thứ hai đang được phát triển. Tất nhiên, không phải mọi giai đoạn đều có cùng thời gian hạn định, do đó, sự trùng lặp vẫn sẽ xuất hiện, nhưng dưới tầm kiểm soát nhất định.

 Bán ý tưởng: Tập trung vào lợi ích của chiến lược cho doanh nghiệp (người dùng)

Với những yêu cầu càng khẩn trương và có tác động cao, ta càng cần triển khai nhanh và nhất quán hơn. Một dẫn chứng thuyết phục chính là nỗ lực thêm chức năng vào một hệ thống hiện hành và triển khai nhóm chức năng tâm huyết đó với bộ máy nhỏ gọn và ngày hoàn công sớm. Những nhóm chức năng quá cồng kềnh, không xác định rõ ràng nhiệm vụ có thể được hoãn lại cho các dự án tiếp theo , bắt đầu một tháng hoặc lâu hơn sau đó, thay thế như một dự án lớn “Big Bang”.

• Các dự án nhỏ hơn ít có nguy cơ mang lại lợi ích kinh doanh đúng tiến độ và ngân sách. 

Chồng chéo các giai đoạn trong một dự án.

Có một kỹ thuật khác mà bạn có thể sử dụng sẽ giúp bạn phản ứng nhanh hơn với doanh nghiệp. Thông thường trong thác nước cổ điển, bạn hoàn toàn kết thúc một giai đoạn trước khi chuyển sang giai đoạn tiếp theo. Kỹ thuật này phá vỡ quy tắc đó. 

Tất nhiên, làm được điều này không hề dễ. Trong một số tổ chức, nhóm thiết kế có thể từ chối bắt đầu công việc của mình trước khi danh sách các yêu cầu được đồng thuận phê duyệt. Điều này có lẽ vì trải nghiệm thất bại với những thay đổi giữa dòng ở các dự án trước.

Tuy nhiên, nếu bạn đã chồng chéo các giai đoạn một chút, thì vẫn xuất hiện những lợi ích nhất định. Ví dụ, khi cho phép thu thập yêu cầu vượt quá giai đoạn thiết kế có nghĩa là thiết kế đã có thể hoàn thiện 80% và sẵn sàng để không phải chờ đợi chỉ một vài hạng mục gây tranh cãi. Nhà thiết kế có thể hưởng lợi từ việc không cố gắng ràng buộc, hạn chế công việc của họ phải hoàn thành trong một khoảng thời gian nhỏ hơn. Điều này cũng đúng với testing, có thể bắt đầu sớm trong công việc để giảm nguy cơ có quá ít thời gian test sản phẩm.

Miễn là nhóm "tiếp nhận" biết phần nào của tác phẩm của nhóm "gửi" đã hoàn thành/ hoàn thiện, bạn có thể bắt đầu công việc.

Bán ý tưởng: Tập trung vào lợi ích cho nhóm dự án: 

• Giải thích hiệu quả của các team bắt đầu công việc của họ trước đó. Đừng để từng team nghĩ rằng giai đoạn trước đó đã được cho phép kết thúc muộn về sau này.
• Thông báo rằng nhóm gửi cần trình bày công việc đã hoàn thành cho nhóm tiếp nhận.
• Nếu vẫn còn thiếu sự tin tưởng vào một phần của bất kỳ đội tiếp nhận nào, hãy cung cấp một biện pháp bảo vệ. Trao đổi 1 ngày chính xác để hoàn thành tất cả các kết quả chuyển giao— và quản lý dựa trên điều này.

Bạn có thể sử dụng cả hai hoặc một trong các phương pháp này mà không cần nhiều nỗ lực trong quá trình chuyển đổi. Bắt đầu với một mô hình và sau đó là mô hình còn lại để cho tất cả mọi người tham gia cảm nhận được sự thay đổi trong cách làm kinh doanh và tự trải nghiệm nhữung lợi thế. Hãy nhìn nhận những hình thức này như cách bạn giải phóng bản thân để đóng góp gía trị thông qua cải tiến liên tục, ngay cả khi xuất hiện sự phản kháng.

Nguồn: www.projectmanagement.com

Người dịch: Kat - Atoha

Xem thêm các bài viết khác về Quản lý dự án ngay tại đây.