Sow là gì? Báo cáo Công việc và Báo cáo Phạm vi Dự án trong bài thi PMP®

SOW là gì? Báo cáo Công việc (SOW) và Báo cáo Phạm vi Dự án

• Báo cáo Công việc (SOW): còn được gọi là Báo cáo Công việc Dự án (phân biệt với Báo cáo Công việc Mua sắm) là tài liệu bao gồm những mô tả tổng quát về các giao phẩm dự kiến của dự án.
• Báo cáo Phạm vi Dự án: Là tài liệu chi tiết hơn Báo cáo Công việc Dự án về phạm vi và giao phẩm của dự án, có thể thêm vào các giả định và ràng buộc chính yếu nếu phù hợp.

Từ các định nghĩa trong Hướng dẫn PMBOK về Sow là gì? Dường như cả Báo cáo Công việc và Báo cáo Phạm vi Dự án đều rất giống nhau vì cả hai đều chứa mô tả về các giao phẩm của dự án. Tuy nhiên, khi nghiên cứu sâu hơn, có thể thấy rằng:

• Báo cáo Công việc (SOW) chứa thông tin tổng quát của giao phẩm dự án
• Báo cáo Phạm vi Dự án chứa thông tin chi tiết hơn về giao phẩm và các giả định cũng như ràng buộc trong dự án

Ví dụ minh họa

Báo cáo công việc (SOW) chứa ít nhất ba yếu tố sau:

1. Kế hoạch chiến lược tổ chức
2. Nhu cầu kinh doanh
3. Phạm vi tổng quát của sản phẩm

SOW chỉ cung cấp hướng đi bao quát cho dự án, KHÔNG đầy đủ chi tiết thực hiện. Phạm vi tổng quát của sản phẩm trong Báo cáo Công việc phải được triển khai sâu hơn để tất cả các bên liên quan và các thành viên trong nhóm dự án thực sự hiểu được, mong đợi của dự án là gì. Đây là lý do cần có Báo cáo Phạm vi Dự án.

Mặt khác, Báo cáo Phạm vi Dự án bao gồm rất nhiều chi tiết trong dự án (không nhất thiết phải bao gồm tất cả những điều sau đây):

• Mục tiêu
• Phạm vi dự án
• Phạm vi sản phẩm
• Yêu cầu
• Ranh giới
• Giao phẩm
• Tiêu chí chấp nhận
• Ràng buộc
• Giả định
• Cột mốc
• Ước lượng chi phí
• Thông số kỹ thuật
• Yêu cầu quản lý cấu trúc
• Yêu cầu phê duyệt
• …

Báo cáo Phạm vi Dự án có thể được xây dựng dần dần theo thời gian, khi biết thêm chi tiết về các yêu cầu và ràng buộc trong quá trình thu thập yêu cầu và quy trình xác định phạm vi dự án.

Lưu ý rằng Báo cáo Phạm vi Dự án cùng với Cấu trúc phân rã công việc (WBS) và Thư mục WBS tạo thành Đường cơ sở Phạm vi.

Cái nào có trước?

Hai thuật ngữ này thường bị nhầm lẫn trong quá trình thực hành thực tế vì các Giám đốc dự án có thể sử dụng thay thế hai thuật ngữ này với nhau khi nói về tài liệu chứa tất cả các công việc phải hoàn thành trong dự án. Nhưng theo Hướng dẫn PMBOK (vì Hướng dẫn PMBOK dành cho các dự án quy mô vừa và lớn), Báo cáo Công việc (SOW) sẽ chứa phạm vi tổng quan, còn Báo cáo Phạm vi Dự án chứa những thông tin chi tiết, đầy đủ.

Do Báo cáo Công việc (SOW) chứa mô tả tổng quan về phạm vi dự án trong khi Báo cáo Phạm vi Dự án chứa mô tả chi tiết hơn về phạm vi dự án, có thể dễ dàng suy ra rằng, Báo cáo Phạm vi Dự án được phát triển từ nội dung của Báo cáo Công việc (SOW). Vì vậy, các tài liệu cần được triển khai theo trình tự sau đây:

1. Báo cáo Công việc Dự án (SOW) - ghi lại những ý tưởng đầu tiên cho dự án
2. Điều lệ dự án - chính thức ủy quyền cho Giám đốc dự án và khai sinh dự án (= SOW + Kế hoạch kinh doanh + Hợp đồng)
3. Báo cáo Phạm vi Dự án - khi Giám đốc dự án đang thu thập các yêu cầu và xác định phạm vi

Báo cáo Công việc Dự án (SOW) và Báo cáo Công việc Mua sắm (SOW)

Theo đúng như tên gọi, Báo cáo Công việc Mua sắm được tạo ra trong quy trình Quản lý mua sắm cho dự án. Bao gồm đầy đủ thông tin chi tiết để bên bán tiềm năng quyết định xem, liệu họ có đủ điều kiện hoặc lợi ích để theo đuổi dự án hay không. Báo cáo Công việc Mua sắm bao gồm các yếu tố sau:

• Hiệu suất (mô tả những gì có thể đạt được)
• Chức năng (truyền đạt mục đích hoặc kết quả cuối cùng)
• Bản phác họa (truyền đạt chính xác những gì sẽ được thực hiện)

Báo cáo Công việc Mua sắm có thể được bên bán hoặc bên mua triển khai. Bạn chỉ cần nhớ Báo cáo Công việc Dự án chủ yếu dùng trong nội bộ, trong khi Báo cáo Công việc Mua sắm thì ngược lại.

Xem thêm:

Các thuật ngữ dễ nhầm lẫn trong bài thi PMP và Giải thích chuyên sâu