Mô hình tập trung là một phần quan trọng của các nhóm dự án và quản lý dự án thành công. PMBOK Guide® Phiên bản thứ bảy phác thảo tám lĩnh vực phụ thuộc lẫn nhau trong các lĩnh vực tập trung hoặc lĩnh vực hiệu suất được kết hợp để tạo thành hệ thống chuyển giao quản lý dự án. Thông qua hệ thống này, các dự án cung cấp đầu ra (sản phẩm và dịch vụ) mang lại lợi ích và giá trị cho khách hàng cũng như tổ chức. Các lĩnh vực hiệu suất này bao gồm, Các bên liên quan, Nhóm, Vòng đời, Lập kế hoạch, Công việc dự án, Chuyển giao, Sự không chắc chắn và Đo lường. Hãy cùng xem xét kỹ hơn về Lĩnh vực Hiệu suất Chuyển giao Dự án.

Lĩnh vực Hiệu suất Chuyển giao Dự án tập trung vào các yêu cầu đáp ứng, xác định phạm vi, và kỳ vọng về chất lượng cũng như kết quả vận hành để đáp ứng kết quả dự kiến. Đó là sự khơi gợi và giải thích chính xác các yêu cầu dẫn đến định nghĩa phạm vi tốt và đáp ứng mong đợi về chất lượng của khách hàng. Trong một vài đoạn tiếp theo, tôi sẽ xem xét ngắn gọn từng yếu tố tập trung vào các yêu cầu.

Là người quản lý dự án, chúng ta không chỉ muốn "tạo sản phẩm phù hợp", nghĩa là tạo giao phẩm của chúng ta thật chính xác hoặc theo đặc điểm kỹ thuật, mà chúng ta còn muốn "tạo dựng điều đúng đắn", tức là cho ra kết quả như mong đợi của khách hàng. Bằng cách tạo dựng điều đúng đắn, chúng tôi cung cấp những gì khách hàng cần, từ đó thúc đẩy lợi ích cho việc chuyển giao giá trị. Các yêu cầu được chia làm hai loại lớn, những yêu cầu liên quan đến việc quản lý dự án và những yêu cầu liên quan đến việc xác định giao phẩm. Ở đây tôi sẽ tập trung vào các yêu cầu liên quan đến giao phẩm.

Đầu tiên, mỗi dự án tạo ra một cái gì đó mang tính duy nhất. Luôn luôn có những điều chưa biết khi bắt đầu bất kỳ dự án nào. Số lượng những điều chưa biết và giao phẩm khiến cho loại phương pháp tiếp cận dự án được sử dụng. Theo cách tiếp cận dự án cho thấy, hầu hết các yêu cầu sản phẩm được xác định gần lúc bắt đầu nỗ lực thiết lập. Mặt khác, hầu hết các cách tiếp cận linh hoạt đều sử dụng nhiều giao phẩm theo thời gian, trong đó các yêu cầu cũng được xác định theo thời gian với mỗi lần lặp. Trong cả hai trường hợp, mục tiêu là như nhau, nhằm cung cấp cũng như tạo dựng điều đúng đắn để đáp ứng nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

Thứ hai, tạo dựng điều đúng đắn cũng là phần khó đối với các yêu cầu về phiên dịch. Ngôn ngữ và ý nghĩa có thể không phải lúc nào cũng chính xác. Tôi có thể bày tỏ những gì tôi muốn, nhưng người tôi đang nói chuyện có thể không hiểu chính xác nhu cầu của tôi là gì. Ví dụ, tôi có thể bày tỏ với cộng sự của mình rằng tất cả nỗ lực nên được thực hiện để cung cấp sản phẩm mới vào cuối quý nếu có thể. Trong trường hợp này, sự hiểu biết hoàn toàn dựa trên cách cộng sự của tôi diễn giải các từ "nếu có thể thực hiện được". Tôi có thể bày tỏ những gì tôi muốn, nhưng cộng sự của tôi có thể diễn giải những yêu cầu đó qua một lăng kính khác với tôi. Chúng ta có thể nghĩ rằng chúng ta có một sự hiểu biết chung nhưng thấy rằng chúng ta là những thứ khác nhau. Điều tương tự cũng đúng với các nhóm dự án của chúng tôi và tình hình trở nên phức tạp hơn bởi thực tế là chúng tôi thường giao dịch với nhiều cá nhân và nhóm khách hàng từ các tổ chức khác nhau.

Cuối cùng, chúng ta cần hiểu rằng không phải tất cả các yêu cầu đều giống nhau. Một số yêu cầu thì ở cấp độ cao và liên quan đến vấn đề kinh doanh của dự án. Các yêu cầu khác thì ở cấp độ người dùng hoặc liên quan đến nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Cuối cùng, các yêu cầu cũng có thể ở mức thấp hơn hoặc mức thiết kế. Những yêu cầu cấp thấp hơn liên quan đến thiết kế sản phẩm và đặc điểm kỹ thuật. Xây dựng sản phẩm phù hợp liên quan đến việc đáp ứng các thông số kỹ thuật và tiêu chuẩn cấp thấp này. Thông thường, một đội ngũ thiết kế tốt sẽ có được điều này. Tuy nhiên, cần có một sự kiểm soát về chất lượng để đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn. Như đã nêu ở trên, đảm bảo bạn tạo ra đúng thứ liên quan trực tiếp để hiểu nhu cầu và mong muốn của khách hàng. Đây là mức yêu cầu của người dùng hoặc sản phẩm cần có. Ở cấp độ này, người quản lý dự án và nhóm giải quyết các mong đợi của khách hàng. Sự mong đợi của khách hàng về giao phẩm của chúng ta được đánh giá qua cách sản phẩm của chúng ta được cảm nhận và độ chất lượng mà khách hàng nhận thấy.

Khi chất lượng tổng thể của sản phẩm đáp ứng được mong đợi của khách hàng, mối liên kết mạnh mẽ giữa việc tạo dựng sự phù hợp và đặc biệt là tạo dựng điều đúng đắn đều được rõ ràng. Nỗ lực kiểm soát chất lượng tốt đảm bảo chất lượng sản xuất hoặc tạo ra sản phẩm phù hợp. Tuy nhiên, việc tạo ra đúng sản phẩm hoặc đáp ứng mong đợi của khách hàng chỉ có thể đạt được một cách triệt để bằng việc khơi gợi liên tục và kiểm tra chéo nhu cầu và mong muốn của khách hàng trong suốt dự án. Không nên có bất ngờ với việc chuyển giao, cho dù việc chuyển giao đó được lặp đi lặp lại hay dựa trên số ít.

Nếu tôi phải tổng hợp những gì tôi tin là cấu thành nên Lĩnh vực hiệu suất chuyển giao dự án trong bốn dòng, tôi sẽ nói:

- Hiểu kết quả dự tính, không chỉ là kết quả mong muốn. Tạo dựng điều đúng đắn!

- Tạo ra sản phẩm phù hợp và cho ra đúng sản phẩm để nhận kết quả mong muốn.

- Chất lượng xuất phát từ mong đợi của khách hàng được đáp ứng.

- Sự mong đợi của khách hàng được hiểu thông qua yêu cầu khơi gợi và giải thích.