Miền hiệu suất bàn giao dự án tập trung vào việc đáp ứng những yêu cầu, xác định phạm vi, và mong đợi về chất lượng, hướng đến việc đáp ứng được kết quả dự kiến. Đây là những ý kiến đúng về những yêu cầu để xác định rõ phạm vi và đáp ứng mong đợi về chất lượng của khách hàng. Ở những đoạn văn tiếp theo, tôi sẽ tóm tắt qua từng yếu tố tập trung vào các yêu cầu.

Là những người quản lý dự án, chúng tôi không chỉ muốn “tạo ra sản phẩm đúng,” tức là tạo ra giao phẩm đúng cách hoặc theo đúng đặc điểm kỹ thuật, nhưng chúng tôi cũng muốn “tạo ra sản phẩm phù hợp,” tức là cung cấp đầu ra mà có thể đạt kết quả như mong đợi của khách hàng. Bằng cách tạo ra sản phẩm phù hợp, chúng tôi cung cấp những thứ khách hàng cần, sau đó hướng lợi ích đến một loạt giao phẩm có giá trị. Những yêu cầu được chia thành 2 bảng phân loại, giải quyết việc quản lý dự án và liên kết với việc xác định giao phẩm. Ở đây tôi sẽ tập trung vào những yêu cầu liên quan đến giao phẩm. 

Đầu tiên, mọi dự án đều tạo ra những thứ độc đáo. Sẽ khó để lường trước những việc sẽ xảy ra khi bắt đầu một dự án. Một số những điều chưa biết được và giao phẩm sẽ dẫn dắt cách tiếp cận của dự án. Với mỗi cách tiếp cận dự án được dự đoán trước, hầu như những yêu cầu của dự án được xác định gần đúng với bản phác thảo. Mặt khác, hầu hết những cách tiếp cận theo mô hình Agile sử dụng nhiều giao phẩm, nơi những yêu cầu cũng được xác định theo thời gian với sự lặp lại. Trong cả hai trường hợp, mục tiêu thì giống nhau, là nhằm cung cấp hoặc tạo ra sản phẩm phù hợp để đáp ứng được nhu cầu và mong đợi của khách hàng.

Thứ hai, tạo ra sản phẩm “đúng” là phần khó của việc làm rõ các yêu cầu. Ngôn ngữ và ý nghĩa có thể không được chính xác. Tôi có thể trình bày điều tôi muốn, nhưng đối phương có thể không hiểu được chính xác nhu cầu của tôi. Ví dụ, tôi có thể chia sẻ với cộng sự của tôi rằng hãy cố gắng hết sức để cung cấp sản phẩm mới vào cuối quý này nếu có thể. Trong trường hợp này, phần còn lại là làm thế nào để cộng sự của tôi có thể hiểu được từ “nếu có thể.” Tôi có thể trình bày được điều tôi muốn, nhưng cộng sự của tôi thì có thể hiểu được những yêu cầu này qua một lăng kính khác tôi. Chúng tôi có thể nghĩ rằng chúng tôi có một cách hiểu phổ biến nhưng thật ra chúng tôi đang ám chỉ những thứ khác nhau. Tương tự với đội nhóm dự án, tình huống tạo ra có nhiều sự phức tạp hơn vì thực tế là chúng ra thường giải quyết nhiều cá nhân và nhóm khách hàng từ những tổ chức khác nhau.

Điều cuối cùng, hầu hết các yêu cầu đều khác nhau. Một số yêu cầu ở cấp độ cao và liên quan đến trường hợp kinh doanh của dự án. Những yêu cầu khác thì phụ thuộc vào cấp độ người sử dụng hoặc liên quan đến nhu cầu khách hàng và mong muốn của họ. Cuối cùng, những yêu cầu cũng ở mức thấp hơn hoặc chỉ phác thảo. Những yêu cầu ở cấp độ thấp giải quyết việc thiết kế sản phẩm và quy cách. Tạo ra sản phẩm đúng liên quan đến việc đáp ứng các quy cách và tiêu chuẩn ở mức độ thấp. Thường thì một nhóm thiết kế tốt sẽ cho ra đúng điều này. Tuy nhiên, một quản lý chất lượng nên bám vào những tiêu chuẩn. Như những điều đã được liệt kê ở trên, việc đảm bảo tạo ra sản phẩm đúng liên quan trực tiếp đến việc hiểu nhu cầu và mong đợi của khách hàng. Đây là lúc mà những cấp độ yêu cầu của người sử dụng hoặc sản phẩm xuất hiện. Ở cấp độ này, quản lý dự án và thành viên giải quyết mong đợi của khách hàng. Mong đợi cho những giao phẩm của khách hàng cho thấy sản phẩm của họ được hiểu như thế nào, và do đó, đây là cấp độ của chất lượng mà khách hàng có thể thấy được.

Khi chất lượng toàn diện của sản phẩm sát với mong đợi của khách hàng, mối liên kết chặt chẽ giữa việc tạo ra sản phẩm đúng và đặc biệt là tạo ra sản phẩm phù hợp được làm rõ. Nỗ lực kiểm soát chất lượng tốt đảm bảo chất lượng sản phẩm hoặc tạo ra một sản phẩm đúng. Tuy nhiên, tạo ra sản phẩm phù hợp hoặc đáp ứng mong đợi của khách hàng có thể chỉ đạt được bằng việc khơi gợi liên tục và kiểm tra chéo những nhu cầu và mong đợi của khách hàng trong suốt dự án. Không nên có sự phát sinh nào với việc bàn giao, cho dù đó là việc lặp đi lặp lại hay dựa trên số ít. 

Việc cấu thành miền hiệu suất bàn giao dự án được tóm tắt trong 4 gạch đầu dòng:

• Hiểu được kết quả dự kiến, không chỉ là kết quả mong muốn. Tạo ra sản phẩm phù hợp!
• Tạo ra sản phẩm đúng và tạo ra sản phẩm phù hợp đều thu được những kết quả dự kiến.
• Chất lượng xuất phát từ việc đáp ứng được mong đợi của khách hàng.
• Mong đợi của khách hàng thì được hiểu thông qua việc suy luận và diễn giải những yêu cầu.

Tác giả: Nick Clemens, Đội ngũ phát triển PMBOK® 7

Nguồn: Projectmanagement.com

Xem thêm:

Dự án và Vòng đời sản phẩm: Tích hợp, không phải Tách biệt

Deliverable là gì? Giao phẩm dự án là gì?