Vai trò của Giám đốc chức năng (Giám đốc phòng ban/Giám đốc tài nguyên)

Giám đốc chức năng (hoặc Giám đốc tài nguyên) quản lý và chịu trách nhiệm về nguồn nhân lực và vật chất trong một bộ phận cụ thể, chẳng hạn như CNTT, Kỹ thuật, Quan hệ công chúng, Tiếp thị, v.v. Họ có trách nhiệm làm việc với Giám đốc dự án (Project Manager) để đáp ứng nhu cầu của dự án. Là một người quản lý con người, công cụ hoặc thiết bị, Giám đốc chức năng hoặc tài nguyên duy trì lịch biểu (lịch nguồn lực) cho thấy các tài nguyên này có sẵn cho các dự án và công việc tổ chức khác và họ phối hợp với Giám đốc dự án cần tài nguyên. Điều này có thể liên quan đến việc đàm phán nếu nhiều người, công cụ hoặc thiết bị cần thiết cho nhiều dự án cùng một lúc. Nếu Giám đốc dự án có vấn đề với các tài nguyên được cung cấp bởi Giám đốc chức năng thì họ sẽ hợp tác để giải quyết các vấn đề này.

Mức độ mà các Giám đốc chức năng tham gia vào một dự án phụ thuộc vào cấu trúc tổ chức.

- Trong một tổ chức ma trận, các Giám đốc chức năng và Giám đốc dự án chia sẻ trách nhiệm chỉ đạo công việc của các cá nhân và quản lý các nguồn lực vật chất cần thiết cho dự án. Tổ chức ma trận là tổ chức phổ biến nhất thường gặp.

- Trong một tổ chức theo định hướng dự án, Giám đốc dự án thực hiện tất cả việc chỉ đạo các nguồn lực của nhóm.

- Ngược lại, Giám đốc dự án không chỉ đạo trong một tổ chức theo định hướng chức năng, nơi mà trách nhiệm đó thuộc về Giám đốc chức năng.

Để tránh xung đột, Giám đốc dự án và Giám đốc chức năng phải cân bằng các nhu cầu tương ứng của họ về việc sử dụng các nguồn lực để hoàn thành dự án và công việc chức năng. Nhìn chung, trách nhiệm của Giám đốc dự án là quản lý mối quan hệ này bằng cách sử dụng các kỹ năng giao tiếp và giao tiếp rõ ràng giữa các cá nhân và nhóm, chẳng hạn như quản lý xung đột và trí tuệ cảm xúc (EQ).

Xem thêm 11 Kỹ năng mềm cần có của Giám đốc dự án

Các hoạt động của Giám đốc chức năng

Các hoạt động cụ thể được thực hiện bởi các Giám đốc chức năng trong một dự án khác nhau rất nhiều dựa trên loại cấu trúc tổ chức, cũng như loại dự án, nhưng có thể bao gồm:

• Đăng ký các cá nhân cụ thể vào nhóm dự án và đàm phán với Giám đốc dự án về nguồn nhân lực và tài nguyên vật lý
• Cho Giám đốc dự án biết về các dự án khác hoặc nhu cầu công việc của bộ phận/phòng ban mà có thể ảnh hưởng đến dự án
• Tham gia ​​trong việc lập kế hoạch ban đầu cho đến khi các gói công việc (work package) hoặc hoạt động (activity) được chỉ định
• Cung cấp đánh giá chuyên gia.
• Tham gia phê duyệt tiến độ dự án cuối cùng (final schedule) trong quá trình phát triển tiến độ dự án khi liên quan đến nguồn nhân lực hoặc tài nguyên vật lý dưới sự kiểm soát của họ
• Tham gia phê duyệt kế hoạch quản lý dự án cuối cùng mà trong quá trình phát triển kế hoạch quản lý dự án có liên quan đến nguồn nhân lực hoặc tài nguyên vật lý dưới sự kiểm soát của họ
• Đề xuất các thay đổi cho dự án, bao gồm các hành động khắc phục
• Quản lý các hoạt động trong lĩnh vực chức năng của họ
• Hỗ trợ trong các vấn đề liên quan đến đội nhóm hoặc tài nguyên vật lý dưới sự kiểm soát của họ
• Cải thiện việc sử dụng tài nguyên/nguồn lực
• Tham gia khen thưởng và công nhận các thành viên trong nhóm
• Tham gia xác định rủi ro dự án
• ham gia quản lý chất lượng
• Là một thành viên của ban kiểm soát thay đổi (Change Control Board - CCB)

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Ảnh hưởng của cấu trúc tổ chức đối với dự án

Vai trò của Nhà tài trợ