Sau khi trở về từ một chuyến công tác đến Trung Quốc nhằm hỗ trợ các nhà cung cấp ô tô cải thiện dự án kinh doanh của họ, tôi nhận ra rằng những thách thức trong quá trình thực thi dự án trên toàn cầu đều rất giống nhau. Việc thường xuyên tập trung vào phương pháp và chức năng cứng rắn để bảo vệ tài nguyên tổ chức không bị kéo vào dự án buộc các PM (Project Manager- nhà quản lý dự án) phải chiến đấu như Don Quixote (một kỵ sỹ tài ba, thuộc nước Tây Ban Nha) – nhằm chống lại quyền lực (đôi khi là vô hình) và thường bị khuất phục. Hơn nữa, KPIs tạo cơ hội cho những nhà quản lý chức năng tập trung vào năng suất chỉ trong một phần giới hạn của tổ chức, mà thiếu đi việc tối ưu hóa tổng thể, toàn diện và theo định hướng chiến lược. Một phản ứng phổ biến của các nhà quản lý cấp cao là yêu cầu đào tạo để PM biết nhiều hơn và áp dụng được các quy trình, phương pháp và công cụ quản lý dự án tiên tiến nhất. Tuy nhiên, điều này chẳng khác gì một chiếc thuyền gỗ với một cái rìu cùn. Cần có sự thay đổi quan điểm, từ quan điểm vi mô của các dự án đến góc độ vĩ mô của một tổ chức. Và điều này áp dụng được cho cả dự án được quản lý theo phương pháp truyền thống cũng như cho các dự án agile.

Vào năm 2012, Lex Sisney đã xuất bản cuốn sách bán chạy nhất của ông “Vật lý tổ chức - Khoa học phát triển doanh nghiệp” (Organizational Physics – The Science of Growing a Business”). Giống như trong tự nhiên, có những luật lệ ẩn giấu ở mọi khía cạnh của hoạt động kinh doanh của tổ chức. Do đó, cần nắm rõ luật và các nguyên tắc cơ bản để điều chỉnh việc triển khai dự án trong các tổ chức phức tạp, nhằm đạt được hiệu suất tốt hơn cũng như giảm thiểu nguy cơ thất bại.

Theo Sisney, có sáu Luật Vật lý tổ chức: “Những luật này xác định hiệu suất của một tổ chức và giúp cải thiện tổ chức của bạn. Chúng có thể được tìm thấy trong các nhánh cốt lõi của vật lý, bao gồm lý thuyết hệ thống, nhiệt động lực học và chuyển động, cũng như nguyên lý cơ bản nhất của thuyết tiến hóa: tính thích ứng. Hãy suy nghĩ theo cách này: Nếu bạn muốn tổ chức phát triển, nhanh chóng điều hướng, thích ứng nhanh với thay đổi để vươn đến thành công, thì câu trả lời đều nằm trong các luật này."

 Một tổ chức là một hệ thống thích ứng phức tạp.

1. Một tổ chức phải tuân thủ luật đầu tiên về nhiệt động lực học.
2. Một tổ chức phải tuân thủ luật thứ hai về nhiệt động lực học.
3. Một tổ chức phải định hình và ứng phó với môi trường trên toàn bộ hệ thống, bao gồm cả các chi nhánh và bộ phận nhỏ.
4. Một tổ chức phải tuân thủ các điều kiện môi trường xung quanh.
5. Một tổ chức phải tuân theo luật chuyển động.

Khi bạn hiểu sâu hơn về từng luật, bạn sẽ có thể phát hiện ra nó ở khắp mọi nơi xung quanh bạn - gia đình bạn, vòng kết nối xã hội, cộng đồng, chính phủ của bạn và hơn thế nữa. Nói cách khác, bạn sẽ thấy rằng những luật này là chính xác bất kể thời gian, địa điểm hoặc loại tổ chức. Thường thì các lý thuyết quản lý giả định rằng công việc và cuộc sống là những điều riêng biệt. Nhưng sự thật không phải vậy. Bạn sẽ mau chóng rèn dũa kỹ năng phát hiện các nguyên tắc ở khắp mọi nơi - và khi bạn đã làm được điều này, việc nhận ra nguyên tắc trong công việc ở doanh nghiệp của bạn là quá dễ dàng. ”

Nhìn từ một quan điểm hệ thống vào tổ chức và hiệu suất dự án, chúng ta có thể hiểu tại sao mọi thứ thường không đem lại kết quả khả quan. Giống như được mô tả trong IPMA OCB, mọi thứ được kết nối, các dự án cần phải được liên kết với tầm nhìn, sứ mệnh và chiến lược tổng thể của tổ chức, với các quy trình, cấu trúc và phông văn hóa, và thậm chí cả các yếu tố bên ngoài như khách hàng, nhà cung cấp và cơ quan đối tác. Việc áp dụng phương pháp quản lý dự án agile sẽ thất bại, nếu tổ chức chưa sẵn sàng. Có thể là phong cách lãnh đạo của các nhà quản lý cấp cao, quản lý vi mô trong bối cảnh dự án, hoặc suy nghĩ trái ngược phương pháp agile, với cấu trúc tổ chức chủ yếu là phân cấp, đều sẽ ngăn cản dự án thành công.

Thay vì tối ưu hóa quy trình, phương pháp và công cụ quản lý dự án, chúng ta cần tìm hiểu nghệ thuật can thiệp. Nghĩa là làm việc với hệ thống của tổ chức, bồi dưỡng hợp tác và liên kết,cả nội bộ và bên ngoài. Nó đòi hỏi một tổ chức phải năng động, cần được lãnh đạo với khả năng đáp ứng linh hoạt những thách thức bên trong và bên ngoài. Hơn nữa, tất cả nhân sự đều cần hiểu được các vật lý cơ bản của tổ chức và làm thế nào để tận dụng chúng tốt nhất với mục tiêu hoàn thành công việc. Có thể kiến thức này rất khác với những gì đang được giảng dạy tại nhiều trường kinh doanh hoặc khoá đào tạo quản lý, nhưng nếu bạn chấp nhận bản chất của Vật lý tổ chức, bạn chỉ cần tận dụng nó!

Nguồn: https://www.ipma.world/organizational-physics-project-implementation

Người dịch: Kat - Atoha

Xem thêm:

1. Khóa đào tạo Quản lý dự án cho doanh nghiệp của Atoha

2. Bí kíp thi ĐẬU ngay lần thi PMP đầu, lấy chứng chỉ Quản lý dự án

3. Người quản lý dự án là thông dịch viên

4. Các khóa học Quản lý dự án của Atoha

5. 6 cách để quản lý tiến độ thực hiện hiệu quả trong dự án

6. Lịch khai giảng khóa học tại Atoha

7. Lịch thi PMP