Kinh nghiệm làm PM nhiều năm cho tôi thấy, không có cách tối thượng nào để quản lý dự án. Ta cần liên tục quan sát, thử nghiệm và thích nghi. Đặc biệt cần kiên nhẫn trong giao tiếp để hoàn thành công việc. PM thường tin tưởng khi thành viên team dự án ra quyết định, nhưng bạn vẫn phải can thiệp ngay khi có vấn đề. Vì vậy, cần biết cách tạo lòng tin của khách hàng/ chủ đầu tư và cần chia sẻ mục tiêu dự án với team để hướng tới kết quả khả quan nhất.

Dưới đây tôi chia sẻ vài lời khuyên cho PM để quản lý dự án thành công:

💡Lập kế hoạch cho một ngày làm việc với To-Do List

Khối lượng công việc của PM rất lớn, cần chủ động sắp xếp công việc trong một ngày. Từ đó ta tăng năng suất, làm việc có tổ chức, ưu tiên được các công việc quan trọng và tránh việc bị quá tải.

💡Hiểu điểm mạnh, điểm yếu thành viên team dự án

Biết người để dụng người cho đúng. Điểm mạnh điểm yếu của các thành viên sẽ ảnh hưởng đến vị trí công việc ta phân bổ cho họ. Một PM thành công sẽ giao việc cho những người có năng lực/khả năng phù hợp nhất, vì họ hiểu rất rõ cộng sự của mình.

💡Nắm được nhu cầu và yêu cầu của dự án

Cần tận dụng tối đa nguồn lực vốn khan hiếm, nên hãy cẩn trọng với việc chia sẻ vai trò và trách nhiệm dự án. Nhưng nếu dự án thật sự yêu cầu sự hỗ trợ từ chuyên gia, đừng ngần ngại liên lạc với bộ phận HR.

💡Thường xuyên cập nhật với bên liên quan

Hợp tác với khách hàng là yêu cầu cơ bản trong dự án. Nếu có sự cố và chậm trễ, thông báo ngay. Nếu không hãy duy trì việc cập nhật tình hình dựa trên tiến độ dự án.

💡Chú ý yêu cầu

Nên lưu tâm đến tài liệu dự án, nắm chắc ngân sách, các ràng buộc (phạm vi, cột mốc, rủi ro, chất lượng, lợi ích, chi phí). Không nên để xảy ra tình trạng lạm dụng tài liệu dự án, chỉ cần súc tích, cung cấp đủ thông tin cần thiết là được.

💡Luôn trao đổi với team dự án

Tương tác hằng ngày và họp ngắn thật sự giúp giải quyết vấn đề nhanh chóng hơn.

💡Nhấn mạnh các cột mốc quan trọng

Để khép lại dự án một cách thành công nhất, ta cần đạt được các cột mốc quan trọng trong suốt quá trình (từ bắt đầu, lập kế hoạch, kiểm soát và đóng dự án). Tất cả các yếu tố liên quan đến dự án cần phải đạt tiêu chuẩn cao nhất để đảm bảo dự án thành công vượt qua sự mong đợi của khách hàng.

💡Chuẩn bị tâm lý cho những thất bại

Ngay cả kế hoạch tốt nhất cũng sẽ có lỗ hổng. Do đó, quản lý khủng hoảng rất quan trọng vì sẽ có những thách thức không lường trước được. Cần chuẩn bị bằng các phương án quản lý rủi ro, lập kế hoạch nguồn lực và lập kế hoạch dự phòng. Như vậy, PM sẽ giải quyết khủng hoảng nhanh hơn và thông minh hơn. 

💡Sự phù hợp với chiến lược tổ chức

Hãy đảm bảo các mục tiêu kinh doanh được liên kết với các yêu cầu của dự án, và lập kế hoạch dự án phù hợp với chiến lược tổ chức. Từ đó, dự án sẽ nhận nhiều hỗ trợ của ban quản lý. Nến hết sức tránh vượt phạm vi trong dự án.

💡Quản lý và kiểm soát rủi ro dự án

Rủi ro luôn tiềm tàng và khi xuất hiện, chắc chắn sẽ gây tổn thất. Khi tích luỹ đủ kiến thức và kinh nghiệm, bạn sẽ lường trước rủi ro xảy ra khi nào và nên thực hiện hành động gì để cải thiện tình huống.

💡Kiểm tra sản phẩm/kết quả cuối

Đảm bảo kết quả đạt chất lượng và theo đúng tiến độ. Nên kiểm tra thường xuyên xem dự án có đi theo đúng mong đợi từ chủ đầu tư không.

💡Biết được hạn chế của PM

Bạn nên chấp nhận những hạn chế của mình với tư cách là người quản lý dự án. Nếu bạn phải cáng đáng quá nhiều dự án cùng một lúc, bạn sẽ gặp nhiều khó khăn về chất lượng, tiến độ và chệch yêu cầu .

Thật sự nên xem xét, cải thiện và chia sẻ các vấn đề với mọi người vì không có cách chung nào để xử lý tất cả các dự án riêng biệt.

Tác giả: Hany Eskarous

Nguồn: Projectmanagement.com

Lược dịch: Kat- Viện Quản lý dự án Atoha

Xem thêm:

📚 MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

📚 Project Charter là gì? Hướng dẫn viết Project Charter cơ bản!

📚 Kick-off Meeting có quan trọng không?

📒 11 bí quyết thành công của Giám đốc dự án

📒 8 hậu quả Quản lý dự án kém