Tạo một email có cấu trúc tốt sẽ thể hiện một hình ảnh chuyên nghiệp, giảm thiểu các cuộc họp không cần thiết và đảm bảo thông điệp của bạn được hiểu đúng ngay lần đầu tiên. Thách thức ở đây là tạo ra một email mà mọi người sẽ thực sự đọc và hiểu. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách làm theo một số hướng dẫn đơn giản:

1. Bắt đầu bằng một lời chào phù hợp đề cập đến người nhận càng cụ thể càng tốt. Hãy xem xét văn hóa của công ty khi xác định xem nên sử dụng lời chào bằng tên hay chức vụ. Cố gắng không giả định giới tính hoặc chức danh. Nếu bạn không chắc nên dùng gì thì “Chào buổi sáng” và “Chào buổi chiều” là những lựa chọn an toàn.

2. Cung cấp thông tin cơ bản và bối cảnh cần thiết cho mục đích của email. Đừng cho rằng người nhận sẽ luôn biết bạn là ai và lý do bạn liên hệ với họ. Cung cấp một số thông tin nền tảng đảm bảo rằng mọi người hiểu vấn đề. Độ sâu của thông tin phải cụ thể đối với nhu cầu của người nhận. Ví dụ, một đồng nghiệp đang làm việc chặt chẽ trong dự án có thể chỉ yêu cầu thông tin ở mức tối thiểu, trong khi một người quản lý cấp trên với sự tham gia ít hơn có thể yêu cầu thêm thông tin chi tiết.

3. Khi bạn đã thiết lập thông tin nền tảng của mình, đối với phần nội dung email, hãy truyền đạt thông tin hoặc yêu cầu của bạn một cách rõ ràng và ngắn gọn. Các email tốt nhất phải có mục đích giao tiếp được vạch ra rõ ràng. Tất cả thông tin được chia sẻ nên được tập trung vào việc hỗ trợ mục đích đó. Nếu bạn đặt ra một yêu cầu, hãy đảm bảo rằng email của bạn được truyền đạt dưới dạng một yêu cầu bao gồm nhu cầu cụ thể, ngày đến hạn và lý do / tác động (khi có thể).

4. Hãy chú ý đến giọng điệu và cách thức. Email không nhằm mục đích bắt chước các cuộc trò chuyện bằng lời nói — chúng là một phương tiện đối thoại chuyên nghiệp và nên trang trọng hơn. Rất khó để truyền đạt giọng điệu trong email, vì vậy hãy cảnh giác với khả năng hiểu sai, đặc biệt là khi sử dụng các câu châm biếm, đùa cợt hoặc thành ngữ. Thông tin liên lạc này có thể được lưu trữ dưới dạng điện tử để tham khảo trong tương lai.

5. Không giống như những cuộc đối thoại trực tiếp, trong email bạn có thể sử dụng định dạng để thu hút sự chú ý vào những điểm quan trọng. Bao gồm:

• gạch đầu dòng
• chữ in đậm
• gạch chân

Nên tránh sử dụng quá nhiều chữ viết hoa, dấu chấm than (!!!) hoặc dấu chấm hỏi (???), vì điều này có thể bị hiểu sai thành la hét hoặc tức giận. Sử dụng ngôn ngữ mà người nhận hiểu và tránh các từ viết tắt trừ khi chúng được công nhận rộng rãi.

6. Khi bạn soạn thảo email, hãy xem xét để xác nhận rằng bạn đã truyền tải thông điệp của mình một cách rõ ràng và phù hợp. Sử dụng các công cụ có sẵn với phần mềm email của bạn:

• Thực hiện kiểm tra chính tả.
• Nếu cần, hãy đánh dấu email là “bí mật” hoặc “quan trọng”, điều này sẽ gắn cờ cho người nhận.
• Sử dụng ký hiệu @ để gửi cho một người nhận cụ thể từ một nhóm. Điều này có thể rất hữu ích, đặc biệt là khi giao nhiệm vụ trong suốt một email.
• Sử dụng danh sách phân phối khi liên hệ với các nhóm.
• Sử dụng các mẫu có sẵn nếu bạn thường xuyên gửi cùng một tin nhắn (chẳng hạn như lời nhắc hàng tuần).

7. Ở cuối email, hãy bao gồm chữ ký và nêu rõ tên, chức danh và tổ chức của bạn. Địa chỉ email và số điện thoại cũng thường có trong chữ ký chuyên nghiệp. Nhiều chương trình cho phép bạn tạo chữ ký tùy chỉnh như một thiết bị giúp tiết kiệm thời gian có thể tự động áp dụng cho email của bạn.

8. Thêm một dòng tiêu đề ngắn ghi lại chủ đề. Nếu bạn muốn yêu cầu được phản hồi vào một thời điểm cụ thể, hãy nhớ đưa thời hạn này vào dòng tiêu đề email để người nhận có thể ưu tiên cho phù hợp. Cách tốt nhất là ít nhất bạn nên xác nhận email trong vòng một ngày làm việc. Nếu không nhận được phản hồi trong thời gian đó, có thể chấp nhận gửi theo dõi các nội dung khẩn cấp về thời gian.

9. Bước cuối cùng là thêm địa chỉ email cho người nhận của bạn. Bằng cách thêm vào cuối cùng, bạn có thể tránh gửi email sớm nếu bạn vô tình nhấn “gửi”. Dòng "Tới" sẽ liệt kê những người nhận chính của bạn, trong khi dòng "Cc" được sử dụng cho những người chỉ cần biết tin nhắn. Tùy chọn "Bcc" ẩn tên của những người nhận với nhau, có thể hữu ích khi liên hệ với một nhóm rất lớn (tức là toàn bộ công ty) để ngăn tình huống "trả lời tất cả". Tuy nhiên, hãy thận trọng khi sử dụng điều này làm cơ chế báo cáo ẩn, vì người nhận "Bcc" có thể trả lời bất kỳ ai trong trường "Tới" hoặc "Cc".

Với sự nỗ lực hơn một chút, việc trao đổi qua email có thể hiệu quả như các cuộc họp trực tiếp. Cân nhắc đối tượng của bạn để lựa chọn ngữ điệu và từ ngữ phù hợp. Sử dụng các công cụ và định dạng để làm nổi bật những điều quan trọng. Tập trung vào thông điệp của bạn, tránh những thông tin không liên quan. Quan trọng nhất, giữ cho từ ngữ của bạn ngắn gọn và đầy đủ ý nghĩa. Bằng cách làm theo các hướng dẫn đơn giản này, bạn có thể đảm bảo rằng bạn đang thực hiện một cuộc giao tiếp thành công. Bạn có thể đưa ra những lời khuyên và chia sẻ sai lầm đã mắc phải của bản thân không?

Nguồn: projectmanagement.com