Khoảng thời gian cách ly trong hai năm vừa qua đã mang lại nhiều thay đổi trong cách quản lý các dự án, phát triển và phát hành sản phẩm cũng như cách các tổ chức điều phối công việc. Ngay từ đầu, mọi người đã nói về việc đưa mọi thứ “trở lại bình thường” hoặc trở lại như trước đây. Mặc dù lý tưởng là những năm sắp tới đại dịch toàn cầu sẽ kết thúc và mọi thứ sẽ dần trở lại trạng thái bình thường, nhưng rõ ràng một số thay đổi để phục vụ cho giai đoạn cách ly sẽ vẫn tiếp tục tồn tại. 

Một số thay đổi đã được tiến hành từ vài năm trước, và quá trình cách ly chỉ đơn thuần là đẩy nhanh việc áp dụng chúng. Những thay đổi khác được tạo ra bởi tất cả chúng ta nhằm tìm hiểu cách thức làm việc mới và đưa ra những ý tưởng mới và tốt hơn những gì chúng ta đang làm trước đây. Sau vài tháng đầu tiên của đại dịch, mọi người bắt đầu nhận ra rằng nỗ lực tái tạo môi trường văn phòng - với tất cả mọi người làm việc tại nhà không phải là cách tiếp cận đúng đắn. Thay vào đó, một số quy trình mới hoạt động tốt hơn quy trình cũ và sẽ là một ý tưởng hay ngay cả khi không có cuộc khủng hoảng khởi xướng cho những thay đổi này.

Dưới đây là một vài xu hướng trong năm qua có khả năng tiếp tục duy trì sang năm sau và có thể xa hơn thế. Ngay cả khi đại dịch kết thúc, chúng ta sẽ không hoàn toàn trở lại như trước đây. Có thể điều này thật khó tưởng tượng khi tất cả mới bắt đầu, nhưng việc quay trở lại cách làm việc trong quá khứ càng khó khăn hơn.

Các nhóm làm việc từ xa

Khi cả thế giới làm việc tại nhà từ tháng 03/2020, các nhóm làm việc ngay lập tức bị phân tán. Ngay cả khi tất cả các thành viên trong nhóm sống trong cùng một thành phố, tất cả mọi người đều bắt đầu làm việc từ xa tại phòng làm việc tại nhà, trong phòng ngủ hoặc không gian trống trong nhà hoặc căn hộ của họ. Trong hai năm qua, các nhóm đã được thành lập và tìm ra cách để kết nối mà không cần gặp trực tiếp nhau. Mọi người đã chấp nhận rằng khi làm việc từ xa, sẽ không có sự khác biệt giữa làm việc với người ở bên kia đường hoặc ở cách xa hàng trăm dặm. Điều này sẽ không thay đổi trong năm tới và có thể sẽ tồn tại lâu hơn thế nữa.

Các nhóm hiện đã có hai năm kinh nghiệm làm việc với những người mà họ chưa từng gặp, giới thiệu các thành viên mới trong nhóm từ xa và tìm kiếm các thành viên tài năng trong nhóm ở bất cứ đâu trên thế giới. Cách đây không lâu, chấp nhận một công việc ở một nơi khác sẽ đi kèm với nhu cầu di chuyển đến nơi đặt văn phòng; nhưng áp lực này đã được giảm đi đáng kể. Thay vào đó, chúng ta trở nên thoải mái khi làm việc trực tuyến với các nhóm của mình, thông qua video meeting, email, trò chuyện hoặc các phương tiện cộng tác khác. Khái niệm về một nhóm làm việc từ xa từng rất đáng sợ và sẽ yêu cầu các kiểu quản lý và phối hợp đặc biệt để công việc được vận hành hiệu quả. Bây giờ, hầu hết tất cả các nhóm đều chấp nhận và thích ứng với tình trạng này. Ngay cả khi chúng ta quay trở lại làm việc gần nhau, sẽ luôn có một số thành viên trong nhóm làm việc ở một nơi khác. Các nhóm làm việc từ xa sẽ trở thành mặc định, trong khi tất cả mọi người cùng làm việc tại một nơi trong cùng một lúc sẽ trở thành ngoại lệ. Xu hướng này bắt đầu trước đại dịch và sẽ tiếp tục ngay cả sau khi dịch bệnh kết thúc.

Phương pháp kết hợp

Khi đại dịch bắt đầu, các nhóm đang cố gắng tái tạo các quy trình tồn tại trong văn phòng và sau một vài tháng, họ bắt đầu nhận ra rằng điều này sẽ không hiệu quả. Do đó, các nhóm phải đối mặt với việc phát minh ra những ý tưởng mới, phương pháp mới và thậm chí cả những vai trò và trách nhiệm mới, tất cả cùng một lúc. Điều đã trở nên rõ ràng ngay từ đầu là sẽ không có một giải pháp nào cho bất cứ điều gì, rằng tính sáng tạo và linh hoạt nhất định sẽ là yếu tố quan trọng để đạt được thành công liên tục. Nhiều nhóm nhận thấy rằng một số ý tưởng mới của họ đang được áp dụng, và thay vì hạn chế chúng bởi các quy trình cũ, hãy để chúng trở thành phương thức hoạt động mới.

Ví dụ: Các nhiệm vụ trước đây chỉ được thực hiện bởi các nhà quản lý dự án thì nay có thể được thực hiện bởi các thành viên khác trong nhóm. Điều này có thể bao gồm lập kế hoạch, thu thập yêu cầu, quản lý các bên liên quan và hợp tác giữa các nhóm. Thay vì dựa vào một người quản lý dự án cho mọi thứ, một số nhóm đã sử dụng một cách tiếp cận mới cho phép nhiều thành viên trong nhóm tham gia hơn vào dự án. Điều này cũng đúng đối với phương pháp quản lý  mới. Các nhóm đang sử dụng Scrum giờ đây có thể sử dụng kết hợp giữa Scrum và Kanban. Hoặc các nhóm quản lý dự án theo khung quản lý Waterfall thuần túy có thể bắt đầu thêm các chu kỳ lặp lại công việc và một chút linh hoạt vào quy trình chuyển giao. Thay vì bị hạn chế bởi những cách làm việc cũ, các nhóm đã thử rất nhiều điều mới, giữ lại những điều hữu ích và dừng những điều không hữu ích. Điều này đã khiến nhiều tổ chức hoạt động theo mô hình kết hợp, dần áp dụng những ý tưởng tốt nhất từ ​​bất cứ nơi nào họ thấy để thành công.

Cách làm việc kết hợp này sẽ không dừng lại ngay cả khi tất cả mọi người có quay trở lại văn phòng. Các nhóm sẽ tiếp tục duy trì những phát kiến hiệu quả và đưa ra một quy trình kết hợp những ý tưởng mới này. Kết quả sẽ khả quan hơn - với sự phát triển một cách tự nhiên và không ràng buộc.

Thành viên nhóm bên ngoài

Một tác dụng phụ của việc học cách làm việc từ xa là chúng ta có được khả năng làm việc với những người từ các nhóm khác, các tổ chức khác hoặc các công ty khác. Mọi người đã có thói quen làm việc với các thành viên trong nhóm ở một nơi khác và ranh giới tổ chức bắt đầu thay đổi, khi các nhóm tập trung vào công việc đang làm, thay vì nơi mọi người ngồi. Làm việc trực tuyến với một người nào đó từ một tổ chức khác không khác nhiều so với làm việc với một người nào đó từ tổ chức của bạn; một khi bạn đang làm việc với ai đó hầu như không có sự khác biệt nào về nơi họ tồn tại cả về mặt địa lý hoặc tổ chức. Do đó, các nhóm dự án đang được xây dựng và bao gồm các thành viên từ bên ngoài tổ chức. Đôi khi, đó là để bổ sung các kỹ năng cho nhóm, tăng thêm năng lực hoặc cộng tác làm việc với các nhóm khác. Bất kể lý do là gì, càng ngày, các đội sẽ càng có các thành viên bên ngoài trong số các thành viên của họ, và được mong đợi hoạt động gắn kết nhất có thể.

Sự xuất hiện của các thành viên bên ngoài trong nhóm dự án đang trở thành xu hướng. Việc thực hiện một dự án luôn đòi hỏi một chút linh hoạt, điều này sẽ không thay đổi trong hiện tại và tương lai. Các nhóm sẽ tận dụng bất kỳ ai họ có thể, dù họ ở đâu. Các tổ chức tìm ra cách để kết hợp tốt nhất các thành viên bên ngoài vào nhóm của họ là những tổ chức có khả năng thành công cao hơn.

Một số xu hướng đã trở nên phổ biến trong đại dịch có thể sẽ tiếp tục ngay cả sau khi mọi thứ trở lại bình thường. Nhóm và các thành viên trong nhóm có khả năng sẽ vẫn làm việc từ xa, hoặc ít nhất, sẽ không còn bị yêu cầu phải có mọi người trong cùng một phòng tại cùng một thời điểm. Các nhóm dự án sẽ tiếp tục tìm kiếm các cách làm việc mới và tạo ra các quy trình mới kết hợp các tính năng tốt nhất của một số phương pháp quản lý mới. Và thậm chí làm việc với những người từ bên ngoài tổ chức sẽ trở nên bình thường, vì các nhóm dự án bắt đầu trở nên linh hoạt với cách mọi thứ được thực hiện và những người thực hiện chúng. Một số xu hướng này bắt đầu trước khi đại dịch diễn ra, một số trong số chúng đã được tạo ra để ứng phó với đại dịch. Ngay cả khi đã an toàn để làm việc cùng nhau, nhiều cách làm việc mới này vẫn sẽ tồn tại.

Nguồn: projectmanagement.com

Dịch: Atoha