Vai trò của giám đốc dự án rất đa dạng, nhưng sự thành công của họ lại dựa vào một kỹ năng chính: giao tiếp hiệu quả. Đây là mạch máu của tất cả các nhóm quản lý dự án và tạo nền tảng cho tất cả các kỹ năng cần thiết khác để thực hiện thành công các dự án.

Để việc giao tiếp có hiệu quả, yêu cầu thông tin liên lạc phải rõ ràng, minh bạch và đa dạng.

Vậy tại sao giao tiếp đóng vai trò quan trọng trong quản lý dự án?

Giao tiếp tác động đến việc thành hay bại trong quản lý dự án. Nếu không có giao tiếp, các nhóm quản lý dự án có thể bị tách rời. Mọi thứ có thể bị lạc lối trong quá trình chuyển đổi ngôn ngữ, thời hạn công việc có thể bị quên lãng và các khía cạnh quan trọng của dự án có thể bị bỏ sót.

Vì tính hợp tác trong nhóm rất quan trọng đối với việc quản lý dự án, nên giao tiếp không hiệu quả có thể dẫn đến xung đột trong nhóm và việc chuyển giao giá trị sẽ thất bại. Nếu bạn không cẩn thận, các quyết định trong dự án có thể trở nên tồi tệ hơn rất nhiều so với dự kiến.

Trên thực tế, một báo cáo của PMI vào năm 2013 tiết lộ rằng, trong mỗi 1 tỷ đô la được chi cho các dự án, có đến 135 triệu đô la dành cho rủi ro và 56% trong số các rủi ro đó là do giao tiếp không hiệu quả.

Tất cả điều này có thể tránh được khi sự giao tiếp trở nên rõ ràng hơn. Bằng cách hiểu được cách thông tin được truyền đạt và biết những kênh truyền thông nào được sử dụng, bạn có thể khai thác hết tiềm năng của việc giao tiếp hiệu quả hơn. Khi tập trung vào giao tiếp như một điểm chính để quản lý dự án, bạn sẽ bắt đầu thấy giao tiếp hữu ích như thế nào trong việc điều phối và giao nhiệm vụ cho các nhóm phù hợp.

Bước đầu tiên để giao tiếp rõ ràng hơn là hiểu về các loại giao tiếp khác nhau có thể diễn ra ở tổ chức của bạn.

Giao tiếp từ trên xuống và từ dưới lên

Sự khác biệt chính giữa 2 loại giao tiếp này nằm ở hệ thống cấp bậc. Trong khi thông tin liên lạc từ dưới lên chuyển từ nhân viên đến quản lý cấp trên, thì thông tin liên lạc từ trên xuống chuyển từ quản lý cấp trên đến nhân viên.

Phong cách giao tiếp sẽ khác nhau tuỳ từng trường hợp, nhưng điều quan trọng là vai trò của họ trong quản lý dự án. Các giám đốc dự án không chỉ có thể tự tin chia sẻ tầm nhìn của mình - họ cũng phải có kỹ năng lãnh đạo dựa trên giá trị. Việc lắng nghe và tiếp nhận phản hồi (giao tiếp từ dưới lên) cũng quan trọng đối với sự thành công của một dự án như là người ủy quyền/giao nhiệm vụ (giao tiếp từ trên xuống).

Giao tiếp bên trong/Truyền thông nội bộ và bên ngoài

Truyền thông nội bộ tập trung vào luồng thông tin giữa các cá nhân hiện đang làm việc trong cùng một dự án. Đây có thể là bất cứ thứ gì từ việc các thành viên trong nhóm chia sẻ các phiên bản cập nhật thông qua một công cụ hỗ trợ cộng tác cho đến việc giám đốc dự án ủy nhiệm các công việc/nhiệm vụ.

Tuy nhiên, giao tiếp bên ngoài tập trung vào luồng thông tin giữa những người làm việc trong dự án và các bên liên quan không trực tiếp tham gia vào việc chuyển giao và hoàn thành dự án.

Cả hai hình thức giao tiếp này đều không thể thiếu trong quá trình quản lý dự án, ngay từ khi hình thành cho đến khi thực hiện triển khai. Các giám đốc phải thúc đẩy một môi trường hợp tác để các thành viên dự án chia sẻ thông tin (truyền thông nội bộ), nhưng giao tiếp bên ngoài cũng quan trọng không kém.

Các bên liên quan được định nghĩa là những người quan tâm đến doanh nghiệp, cụ thể là dự án đang được thực hiện. Đây có thể là bất kỳ ai từ ban điều hành, báo chí, và thậm chí là công chúng (khách hàng). Nếu giao tiếp bên ngoài không hiệu quả, các nhóm dự án sẽ gặp khó khăn vì không có quyền truy cập vào thông tin khiến dự án của mình trở nên hấp dẫn trước các tác động bên ngoài.

Điều này có thể là bất cứ điều gì từ việc nhận phản hồi về một dự án đang được thực hiện từ khách hàng nội bộ và bên ngoài đến việc trình bày ý tưởng với ban điều hành. Việc sử dụng hình thức giao tiếp này cũng có thể giúp doanh nghiệp phát triển trong các lĩnh vực khác, nâng cao trải nghiệm của khách hàng (CX) với phản hồi từ công chúng.

Khuyến khích các bên liên quan bên ngoài (như khách hàng của bạn) chia sẻ phản hồi về sự thành công trong giao tiếp cũng như việc chuyển giao giá trị dự án thông qua phần mềm trung tâm chăm sóc khách hàng trực tuyến (cloud call center software) hoặc bất kỳ diễn đàn nào cho phép chia sẻ phản hồi.

Vậy làm thế nào để giao tiếp có thể được sử dụng và tối ưu hóa trên diện rộng nhằm đảm bảo việc chuyển giao dự án thành công?

Là giám đốc dự án, có rất nhiều điều bạn có thể làm để cải thiện giao tiếp và đảm bảo sự thành công:

Thiết lập chiến lược giao tiếp

Trước khi bắt đầu dự án, bạn hãy đặt ra một chiến lược giao tiếp rõ ràng cho các thành viên trong nhóm. Mục đích là để phác thảo cách mà thông tin sẽ được tạo ra và đi đến những lĩnh vực nào. Hãy suy nghĩ về việc một số thông tin liên lạc sẽ đi từ dưới lên và đi từ trên xuống hay giao tiếp bên ngoài và bên trong, từ đó điều chỉnh chiến lược của bạn cho phù hợp.

Hãy suy nghĩ về những thông tin nào sẽ được chuyển tiếp đến các thành viên trong nhóm ở mỗi bước trên đường truyền thông, từ đó đảm bảo tất cả các bên đều nhận được thông tin.

Các câu hỏi quan trọng cần được cân nhắc bao gồm:

- Mục tiêu của dự án là gì?

- Ai là người nắm vai trò chính trong đó?

- Thành viên nào đang tập trung vào lĩnh vực nào của dự án?

- Thời hạn kết thúc các công việc là gì?

- Đâu là các rủi ro tiềm năng và làm cách nào để giảm thiểu những rủi ro này?

Khi đã có câu trả lời cho những câu hỏi trên và thiết lập được chiến lược giao tiếp cho mình, bạn có thể bắt đầu quy trình ủy quyền/giao nhiệm vụ. Bạn nên phân công rõ ràng ai sẽ thực hiện những công việc gì và cần đáp ứng những kỳ vọng nào.

Sử dụng nhiều kênh và công cụ giao tiếp

Khi làm việc từ xa trở nên bình thường, số hóa nơi làm việc thậm chí còn trở nên quan trọng hơn đối với việc giao tiếp so với trước đây. Chỉ dựa vào một hình thức giao tiếp hoặc công nghệ để truyền tải thông điệp là chưa đủ. Là giám đốc dự án, bạn phải ý thức được đối tượng giao tiếp của mình là ai (các bên liên quan, thành viên trong nhóm, ban điều hành), những kênh và hình thức giao tiếp nào sẽ phù hợp nhất với họ.

Hãy suy nghĩ về tất cả các kênh có sẵn (cuộc họp trực tiếp và giao tiếp từ xa, không lời nói và bằng văn bản) và thử cân nhắc chúng. Mặc dù kênh này không nhất thiết phải tốt hơn kênh kia, nhưng một số kênh sẽ hiệu quả hơn trong việc chuyển tiếp thông tin tùy thuộc vào người mà bạn đang giao tiếp.

Bằng cách điều chỉnh phương pháp giao tiếp và sử dụng nhiều kênh khác nhau, bạn sẽ có nhiều khả năng truyền tải thông điệp của mình một cách rõ ràng hơn. Có thể cân nhắc sử dụng nhiều công cụ như ứng dụng nhắn tin văn bản, phần mềm cộng tác làm việc và phân phối cuộc gọi tự động (Automatic Call Distribution – ACD) kết hợp với giao tiếp bằng văn bản và các cuộc họp trực tiếp.

Đồng cảm và thấu hiểu nhóm của bạn

Trở thành giám đốc dự án không chỉ có nghĩa bạn có quyền giao nhiệm vụ mà bạn cũng cần hiểu và biết rõ về các thành viên trong nhóm của mình. Hãy lưu ý mọi rào cản về văn hóa hoặc ngôn ngữ để có thể điều chỉnh cách giao tiếp của mình cho phù hợp.

Cân nhắc tầm quan trọng của giao tiếp từ dưới lên và sẵn sàng tiếp nhận phản hồi cũng như lắng nghe nhóm của bạn. Điều này sẽ giúp thúc đẩy một môi trường hợp tác lành mạnh, tôn trọng và minh bạch.

Lắng nghe tích cực cũng quan trọng đối với việc quản lý dự án như giao tiếp và sẽ giúp bạn đạt được sự tôn trọng của nhóm trong dài hạn. Khuyến khích những góp ý mang tính xây dựng và cân nhắc thiết lập một công cụ phần mềm hợp tác, nơi mọi người có thể thoải mái nêu ý kiến của mình về dự án đang thực hiện cũng rất quan trọng.

Bằng cách này, bạn sẽ không chỉ cải thiện việc chuyển giao dự án mà còn cả vai trò của mình với tư cách là giám đốc dự án. Hãy thu thập phản hồi mà bạn nhận được về các dự án và kỹ năng giao tiếp của mình, rồi đưa nó vào kế hoạch phát triển nghề nghiệp (PDP - professional development plan) của bạn.
Bạn càng phát triển với tư cách là giám đốc dự án, bạn sẽ càng có nhiều không gian để phát triển trong các dự án của mình.

Cung cấp các bản cập nhật thường xuyên

Hãy đảm bảo bạn luôn cập nhật về tiến độ của dự án với cả nội bộ và bên ngoài, bằng cách sử dụng một công cụ phần mềm cộng tác có thể chia sẻ bất kỳ tài liệu nào và cập nhật các phản hồi hay các thay đổi cần được thực hiện liên tục.

Luôn cập nhật thông tin của mọi người sẽ giúp bạn linh hoạt nếu cần có thay đổi và tạo niềm tin trong nhóm của bạn. Khi báo cáo và cung cấp thông tin cập nhật, điều quan trọng là bạn phải ghi nhớ đến đối tượng giao tiếp.

Bạn có đang cập nhật cho một nhóm các bên liên quan hoặc các thành viên trong nhóm về tiến độ của dự án không? Các đối tượng khác nhau có thể phản ứng tốt hơn với các hình thức giao tiếp khác nhau (các bên liên quan có thể thích dạng biểu đồ và sơ đồ trong khi nhóm dự án có thể thích một cuộc họp ngắn).

Gửi các bản cập nhật hàng tuần về dự án sẽ giúp mọi người nhận được thông tin mới nhất và làm việc hướng tới một mục tiêu chung, tối đa hóa lực lượng lao động (Workforce Optimization - WFO) của bạn.

Phân tích và giám sát chiến lược truyền thông

Khi bạn bắt đầu thử nghiệm chiến lược giao tiếp, hãy đảm bảo rằng bạn sẽ theo dõi chiến lược đó thường xuyên. Các dự án luôn có sự thay đổi, nhu cầu và cách tiếp cận của nhóm bạn cũng vậy; chiến lược truyền thông của bạn cũng cần phản ánh những thay đổi này.

Yêu cầu phản hồi để cải thiện chiến lược truyền thông của bạn và đảm bảo nó đáp ứng nhu cầu của tất cả mọi người trong nhóm (cả nội bộ và bên ngoài). Nếu bạn làm điều này sớm, bạn có thể nhận thấy những rủi ro mà bạn cần phải chú ý. Bằng cách tập trung vào chúng ngay từ đầu, bạn có thể giảm thiểu những điều này và tránh xung đột trong tương lai.

Giao tiếp khi dự án kết thúc

Chỉ giao tiếp trước và trong dự án là chưa đủ - bạn cũng nên giao tiếp với nhóm dự án sau khi bàn giao, kết thúc dự án. Việc ghi lại và công nhận những thành công cũng như thất bại là một phần quan trọng để giành được sự tôn trọng từ nhóm của bạn, từ đó xác định các khía cạnh trong tương lai để làm việc tốt hơn.

Sự thật rằng luôn có chỗ cho sự cải tiến và phát triển liên tục, vì vậy, việc dành thời gian sau khi dự án kết thúc để xem xét các khía cạnh này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt cho tương lai. Việc bàn về những gì đã diễn ra tốt đẹp cũng quan trọng không kém, như việc ghi công cho tất cả những người đã làm việc trong dự án.

Bạn sẽ muốn thúc đẩy một không gian hợp tác lành mạnh trong quản lý dự án, nơi các ý tưởng được lắng nghe và các thành viên trong nhóm của bạn cảm thấy có giá trị.

Tầm quan trọng của giao tiếp đối với quản lý dự án tuyệt đối không được bỏ qua. Giao tiếp hiệu quả là yếu tố không thể thiếu đối với sự phát triển thành công của một dự án cũng như việc chuyển giao dự án. Quản lý dự án là một nỗ lực hợp tác, điều này có nghĩa là thông tin liên lạc rõ ràng và hiệu quả rất quan trọng ở mọi giai đoạn.

Bằng cách tập trung vào cách truyền và nhận thông tin liên lạc, các nhóm quản lý dự án sẽ thấy các dự án của họ được vận hành trơn tru và hiệu quả hơn.

Nguồn: https://www.nutcache.com/