Sự khác biệt giữa Effective (Hiệu quả) và Efficient (Hiệu suất) có thể được tóm gọn:

- Trở nên Effective là CHỌN ĐÚNG VIỆC.

- Trở nên Efficient là làm việc ĐÚNG CÁCH.

So sánh Effective (Hiệu quả) và Efficient (Hiệu suất) trong Quản lý dự án

Trong quản lý dự án, các khái niệm về Effective và Efficient được sử dụng để đánh giá các quy trình khác nhau. Ngày nay, các tổ chức dựa trên dự án đang vật lộn để cân bằng giữa thời gian, chi phí và phạm vi (cộng với chất lượng), và do đó đang tập trung vào việc thực hiện nó Effective và Efficient. Tuy nhiên, có rất nhiều quan điểm về Effective và Efficient giữa các nhà quản lý dự án và các thành viên dự án cao cấp, điều này gây khó khăn cho việc áp dụng các khái niệm này trong các thiết lập dựa trên dự án.

Theo nhà lãnh đạo tư tưởng Drucker, nếu Effective là CHỌN ĐÚNG VIỆC, thì Efficient là làm việc ĐÚNG CÁCH. Căn cứ vào sự khác biệt này, điều quan trọng là cả hai thực hành Effective và Efficient phải được quản lý theo tỷ lệ chính xác của mỗi và mọi cá nhân.

Trong trường hợp thiếu Effective hoặc Efficient

Như được trích dẫn bởi một học giả tư duy vĩ đại Tim Williams - Effective - chứ không phải Efficient - tạo ra giá trị. Rốt cuộc, một người có thể cực kỳ Efficient khi làm những điều sai trái. Điều này dẫn đến một lượng lớn thời gian làm việc vô ích. Bản chất của con người là đi theo người khác và tuân theo một công thức đang hoạt động trơn tru và dường như đang hiệu quả. Do đó, mọi người nên thay đổi một hệ thống hiệu quả (efficient system) khi sự sống còn bị đe dọa.

Đảm bảo rằng bất kỳ giải pháp nào đều đáp ứng yêu cầu người dùng ngay từ đầu là trách nhiệm chính của một nhà phân tích kinh doanh (busineess analyst). Điều này có thể được thực hiện bằng cách kiểm tra các yêu cầu ban đầu và so sánh những gì họ đã đạt được với những gì đã được đặt ra. Và hơn nữa bằng cách kiểm tra với người dùng / các bên liên quan rằng nhóm phát triển đang làm đúng việc (Effective).

Định nghĩa về Efficient liên quan đến việc giảm thiểu bất kỳ sai lệch nào trong sản phẩm hoặc bất kỳ thay đổi kinh doanh nào so với mục đích thực tế của các dự án. Và nó là một lựa chọn tốt hơn so với việc tạo ra một dự án thất bại. Luôn luôn nên hủy bỏ sớm một dự án thất bại. Tuy nhiên, nhiều Giám đốc dự án và nhà tài trợ của họ sợ làm điều đó.

Trường hợp chất lượng phù hợp

Chất lượng thúc đẩy cả Effective và Efficient. Sự khác biệt là chất lượng quá trình, kiểm tra đầu vào và các đo lường khiếm khuyết nằm trong hạng mục Efficient. Trong khi đó đầu ra/kết quả phù hợp với mục đích, đáp ứng sự hài lòng của các bên liên quan và nhu cầu kinh doanh sẽ nằm trong hạng mục Effective. Để đạt được hiệu quả (Effective) trong kết quả cuối cùng của bạn, cần có hiệu suất (Efficient) trong các quy trình của bạn.

Cải tiến chất lượng là kết quả của kiểm toán chất lượng (quality audit). Trong quá trình kiểm toán, nhóm phát hiện ra các cách cải thiện Effective và/hoặc Efficient của dự án, từ đó tăng giá trị của dự án và đáp ứng hoặc vượt quá mong đợi của khách hàng. Trong Quản lý chất lượng, QA - Quality Assurance (Đảm bảo chất lượng) thực hiện các hoạt động chất lượng có hệ thống và sử dụng kiểm toán chất lượng để xác định quy trình nào sẽ được sử dụng để đạt được các yêu cầu của dự án và đảm bảo rằng chúng được thực hiện Effective và Efficient.

Quản lý dự án, quản lý chương trình và quản lý danh mục từ góc độ tổ chức

- Quản lý danh mục (Portfolio) tập trung vào việc CHỌN ĐÚNG các chương trình và dự án cần thực hiện. Đây là thể hiện đặc điểm Effective.

- Quản lý chương trình và quản lý dự án (Program & Project) tập trung vào việc thực hiện các chương trình và dự án theo ĐÚNG CÁCH. Đây là thể hiện đặc điểm Efficient.

Xem thêm

MỌI KIẾN THỨC VỀ PMP^®

Portfolio vs. Project vs. Program

Leadership vs. Management - So sánh Lãnh Đạo và Quản Lý